¿Qué procedimientos se necesitan para realizar una reunión?

? Después de la epidemia de 2020, el negocio de conferencias comenzó a recuperarse lentamente y muchas empresas también comenzaron a organizar sus propios lanzamientos de productos o algunas actividades de exhibición. Sin embargo, bajo el impacto de la epidemia, demasiadas empresas de conferencias han cerrado o aún no han abierto. Para estas empresas, sin duda es necesario subir al escenario y organizarse personalmente. Sin embargo, muchas personas no comprenden el proceso de convocación de la conferencia. Debido a que he estado trabajando en la plataforma de conferencias Xingjie durante muchos años, me gustaría compartir algunas experiencias con ustedes aquí, con la esperanza de ser útiles para las empresas que necesitan realizar sus propias conferencias.

1: Determinar el tema de la reunión, el contenido y la lista de participantes.

El tema de la conferencia aquí puede ser el lanzamiento de un producto, un foro, una cumbre o una exposición, etc. , de acuerdo a la reunión y propósito que cada empresa quiera realizar.

2: Determinar la escala de la rueda de prensa. 65.438+000 deben reservar el lugar con al menos 2 semanas de antelación, 65.438+000-300 al menos 65.438+0 meses, 300-65.438+0000 al menos 2 meses, 65.438+0000 al menos 3 meses. Después de confirmar el número de personas, no olvides contactar con el hotel con antelación para reservar el lugar.

Tres: Organizar cuidadosamente el trabajo de preparación.

1) Determinar el responsable global: responsable de la situación global y la coordinación.

2) Determinar el equipo de recepción: Dividir en varios grupos de trabajo o asignar varias personas para que se hagan cargo según la carga de trabajo, y aclarar la división del trabajo, como recogida, presentación de informes, alojamiento, comidas, coches, actividades, etc.

3) Información de los huéspedes: número de invitados, nombre, sexo, cargo, nacionalidad, método y hora de llegada y salida, contenido y requisitos de la actividad, etc.

4) Preparación del evento: formato del evento, ubicación, anfitrión, carta de invitación, método de viaje, etc. debe formularse con antelación.

5) Guía de la conferencia: Generalmente, debe incluir: discurso de bienvenida, horario, arreglos de alojamiento, arreglos de comidas, arreglos de autobús, información de contacto del equipo de la conferencia y guía de servicios. Al elaborar la guía del congreso se debe tener cuidado para evitar errores evidentes en formato y tipografía, y debe ser revisada por el responsable correspondiente antes de imprimirla. 6) Arreglos del automóvil: arregle el automóvil con anticipación, prepare y reponga los elementos necesarios en el automóvil (toallitas húmedas, paraguas, agua mineral, medicamentos, etc.), brinde comentarios oportunos sobre el itinerario, notifique el espacio de estacionamiento reservado con anticipación, y organizar una orientación dedicada.

7) Personal de recogida en el aeropuerto: organice una recepción individual o múltiple según la situación real y aclare las tareas del personal de recogida en el aeropuerto con antelación. Los invitados importantes deben ser recogidos por personal de los niveles correspondientes.

8) Arreglos de check-in: determine los arreglos de las habitaciones y los requisitos de recepción para los invitados VIP y los invitados comunes, preste atención a los invitados VIP, respételos debidamente, prepare frutas y flores con anticipación y organice las habitaciones. cerca del lugar de la reunión. Lo mejor es estar en el hotel donde se celebra la reunión y tratar de reunirlos en el mismo piso. Es mejor que el equipo de la conferencia instale una oficina en la recepción del hotel cuando los huéspedes se registren, lo que puede reducir muchos problemas.

9) Disposición del lugar: Prepare materiales para la reunión, flores para la mesa, tarjetas para la mesa, agua caliente, agua mineral, té, vasos de papel, refrigerios, frutas, bolígrafos, cuadernos, computadoras y equipos multimedia, micrófonos, tableros, las pancartas esperan. Entre ellos, la preparación de frutas debe seguir los principios de conveniencia y practicidad.

10) Preparación de comidas: comprenda de antemano los hábitos alimentarios de los huéspedes, especialmente los de áreas de minorías étnicas y los invitados extranjeros, determine menús, bebidas, prepare etiquetas de comidas y determine los acompañantes.

11), Otros: preparación financiera, reporteros de medios, fotógrafos, camarógrafos, videógrafos, grabadores, azafatas.

3. Asegúrese de llegar al lugar de la reunión con anticipación antes de que comience la etapa de reunión formal, confirme que el lugar esté completamente amueblado, verifique si el equipo electrónico que se utilizará durante la reunión está defectuoso y prepárese. para la pausa del café. Durante la reunión de seguimiento, el gerente general no puede abandonar el lugar y siempre debe estar atento al lugar para evitar situaciones inesperadas. Si desea utilizar el lugar para comer después de la reunión, asegúrese de organizar los invitados y el tiempo de conexión. Si hay algún problema temporal durante la reunión, comuníquese con la persona encargada de la reunión del hotel para resolverlo lo antes posible.

Cuarto: Después de la reunión, resumir y archivar cuidadosamente, analizar las dificultades y puntos clave en el trabajo de recepción y prepararse para la recepción de la próxima reunión. Si una reunión a gran escala con un gran número de personas no se lleva a cabo con éxito, las consecuencias y las pérdidas serán inconmensurables, por lo que se deben hacer preparativos con anticipación.