Habrá una reunión de 500 personas en el hotel cuando abra. ¿Cómo debe organizar y planificar la recepción el departamento de limpieza?
1. Número de asistentes
Número total esperado de asistentes a la reunión
2 Fecha
□ Fecha de llegada del equipo
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□ Fecha de salida del equipo
□ Fecha límite para determinar el número final de reservas
3. Alojamiento
□ Número aproximado de habitaciones. requeridas, incluidas habitaciones individuales y dobles Habitaciones, suites
□ Precio de la habitación para los participantes
□ Confirmación de reserva de habitación: habitación para delegados, habitación para el presidente del equipo o secretario de la organización organizadora
□ Reserva de habitaciones Copiar documentos
4. Instalaciones y suites gratuitas
□ Sala de recepción de conferencias - precio
□ Horarios y fechas de apertura de los bares , cafeterías, etc.
□ Nombre, dirección y número de teléfono del invitado que reservó la sala de recepción de la conferencia
□ Consulta la sala, propina
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□ Si el invitado del lugar ha sido invitado y recibir respuesta
□ Entradas gratuitas con la carta de invitación
□ Organizar el transporte de los ponentes y locales. dignatarios
□ Ya sea para recordarles a todos El portavoz está listo para hablar
□ Haga arreglos para dar la bienvenida a los distinguidos invitados a la entrada
6. p>
□ Notas especiales colocadas en los asientos VIP
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□ Lista de equipamiento proporcionado por el hotel y precios de uso
□ Carteles en el mostrador de registro, sala de recepción de conferencias, "Prohibida la entrada a delegados que no pertenecen a la conferencia", agencias de viajes, mostradores de recepción, etc.
□ Equipos de iluminación: focos, reflectores, operadores
□ Escenario - tamaño del área
□ Pizarra, tablero de franela, tablero magnético
□ Soporte para gráficos y soporte para pizarra
□ Podio iluminado, apuntador de voz, mazo, caja de resonancia
□ Equipos de amplificación pública - micrófono, su modelo y cantidad
□ Equipos de grabación, operadores
□ Equipos de diapositivas, control de iluminación, operadores
□ Flores especiales y plantas
□ (Se ha ajustado el tono) Piano, órgano
□ Tocadiscos, discos
□ Servicio de impresión
□ Vestuario de artistas
□ Instalaciones de estacionamiento y reparación de automóviles
□ Decoraciones: verificar el cumplimiento de los requisitos de protección contra incendios
□ Equipos especiales
□ Acuerdo de precio global para servicios adicionales
□ Teléfono
□ Fotógrafo
□ Taquígrafo
□ Banderas, pancartas, lemas
□ Radio y TV
□ Transmisión en vivo y costos de operación
□ Circuito cerrado de televisión
Reunión
( Inspecciones antes de la reunión)
□ Proporcionar un plano del lugar
□ La fecha y hora correctas de cada reunión
□ Cada sala de reuniones: su alquiler cantidad
□ Sede del Comité Organizador de la Conferencia
□ Número total de asientos, disposición de los asientos y mesas de conferencias para cada reunión
□ Escalonar los horarios de las reuniones para garantizar un transporte fluido, incluyendo servicios de ascensor
□ Podio - tamaño
□ Equipo requerido para cada reunión (consultar según lista de equipos e instalaciones)
□ Otros requisitos especiales (consultar los siguientes elementos antes de la reunión)
□ Asegúrese de que la sala de conferencias esté abierta y tenga personal
□ Los asientos estén dispuestos según sea necesario
□ Hay suficientes asientos en el lugar
□ Refrigeración y calefacción El sistema está funcionando normalmente
□ El equipo de amplificación está funcionando normalmente y los micrófonos están disponibles
□ El equipo de grabación está funcionando normalmente
□ El número y tipos de micrófonos están completos
□ El podio está listo y las instalaciones de iluminación son buenas
□ Mazo, molde
□ Botellas de agua, agua y vasos en el podio
□ Botellas de agua para los participantes, agua, vaso de agua
□ Guardias de guardia en la entrada
□ Cenicero, percha, fósforos
□ Proyector, pantalla, soporte listo, proyeccionista en espera
□ Propuesta de discurso
El monitor funciona normalmente
□ Lápices, cuadernos, páginas de papel
□ Los soportes para gráficos, soportes para pizarras, pizarrones e instalaciones relacionadas están listos
□ Piano, órgano
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□ Letreros, banderas, pancartas
□ Instalaciones de iluminación disponibles
□ Flores y plantas especiales disponibles
□ Otras instalaciones especiales
□ (Si la sala de conferencias es difícil de encontrar) hay señales direccionales disponibles
□ (Si la sala de conferencias se cambia temporalmente) El aviso se ha publicado en un lugar destacado
□ La taquígrafa está presente
□ Los fotógrafos estarán presentes en la reunión
(Después de la reunión, se asignará personal para manejar los siguientes asuntos inmediatamente)
□ Retirar las instalaciones del organizador
□ Inspección ¿Hay alguna pertenencia olvidada?
8. Información de la exposición
□ Número de exposiciones. y plano
□ Horario de apertura de la exposición
□ Fecha de lanzamiento
□ Fecha de cierre de la exposición
□ Ubicación de la exposición
□ Nombre del expositor
□ Alquiler diario
□ Punto a marca
□ Gastos de mano de obra
□ Servicios eléctricos y de carpintería
□ Servicios integrales de electricidad, energía, vapor, gas, suministro de agua y alcantarillado
□ Factura de electricidad
□ Mamparas y cortinas de fondo
□ Almacenamiento de cajas de envío
□ Medidas de seguridad
9. Check-in
□ Hora de registro
□ Formulario de registro, su contenido y número de ejemplares
□ Tablas de registro, número y tamaño
□ Sillas
□ Cenicero
□ Máquina de escribir, cantidad y modelo
□ Personal: personal del hotel o de la organización de conferencias
□ Botella de agua, taza
□ Instalaciones de iluminación
□ Tablones de anuncios, cantidad y tamaño
□ Señalización
□ Notas, bolígrafos, lápices y otros artículos de papelería
□ Armarios cajeros, cantidad y tamaño
□ Archivo gabinetes, cantidad y tamaño
□ Cajas fuertes
(Verifique lo siguiente antes de que comience el check-in)
□ Si el personal está en su lugar y familiarizado con los procedimientos de registro
□ Archivadores, cantidad y tamaño
□ Directrices para el cobro de cheques
□ Regulaciones de reembolso
□ Contenido que se debe incluir en el formulario de inscripción
□ Contenido del certificado de representante
□ Precios de entradas y normativa relacionada
p>□ Recepción de invitados y VIPs
□ Programa y otros materiales listos
□ Venta de billetes de ida
□ Suministro de urgencias
□ Recepción
□ Papelera
□ Lista de registro impresa
(Si los delegados completan el formulario de registro ellos mismos, prepare los siguientes elementos)
□ Se incluyen mesas y sillas adicionales. instalado al lado de la estación de recepción
□ El formulario de registro y los lápices están listos
□ Las instrucciones para completar el formulario están publicadas en un lugar que es fácil de verificar para las personas
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□ La mesa de llenado de formularios debe estar adecuadamente iluminada
(La oficina de registro debe tener una persona responsable de los siguientes asuntos)
□ Ser capaz de tomar decisiones basadas en principios
□ Verifique el monto al final del registro
□ Organizar alojamiento para los representantes que vengan a registrarse antes del final de la oficina de registro
10. Música
□ Reproducir grabaciones en la recepción O tocar en vivo
□ Reproducir grabaciones o presentaciones en vivo en banquetes
□ Reproducir grabaciones o presentaciones en vivo en eventos especiales
□ Reproducir grabaciones o realizar presentaciones en vivo
□ Vista previa de intérpretes y orquesta
□ Atril para banda u orquesta
11. Otros
□ ¿Está organizado tanto para hombres, mujeres y niños y maravillosos programas de entretenimiento.
□ ¿Se proporciona cuidado infantil temporal?
□ ¿Hay servicio de alquiler de coches? ¿Se proporciona?
12. Noticias y publicidad
□ Centro de noticias, máquina de escribir, teléfono
□ Si se ha establecido un comité de publicidad sólido
□ Visita personal al periódico
Redactor jefe, director de programas de radio y televisión
□ Preparar un programa promocional integral destinado a aumentar el número de miembros
□ Preparar publicaciones de interés periodístico
□ Organizar fotografías para la organización anfitriona y prepararse para la publicidad
□ Imprima los discursos con anticipación
De hecho, el departamento de limpieza no hace tanto trabajo como el restaurante, la recepción Informa a la habitación qué tipo de espacio preparar y simplemente haga los preparativos con anticipación, como de costumbre. Es solo que habrá más problemas (por ejemplo: el agua está demasiado fría, no se puede ver la televisión, no se puede conectar a Internet, hay ruido, etc. Debes tener experiencia en el manejo de esto. Si no puedes manejar hay un gerente de turno, no te preocupes.), más Mantenga algunos consumibles o artículos pagados por usted mismo en reserva. Mantenga abierto el intercomunicador con recepción en todo momento. Si el huésped necesita cambiar de habitación, enviar cosas, etc., la recepción avisará a la habitación y simplemente seguirá las instrucciones (abrir una orden de compra).