Ayude a elaborar un plan de compra de artículos para un hotel grande
1. Formular un plan de adquisiciones
(1) Cada departamento del hotel deberá preparar un plan de adquisiciones y un plan de adquisiciones al final de cada año en función de la tasa de consumo anual de materiales y la tasa de pérdidas. y el pronóstico para el segundo año debe informarse al Departamento de Finanzas para su revisión;
(2) Para compras no planificadas o artículos agregados temporalmente, se deben hacer planes o informarse al Departamento de Finanzas para su revisión;
(3) Los planes de adquisiciones deben realizarse por cuadriplicado. Guarde una copia para usted y presente las otras tres copias al Departamento de Finanzas.
2. Aprobación de los planes de adquisiciones:
(1) El Departamento de Finanzas resume los planes de adquisiciones y los informes de varios departamentos y los revisa;
(2) Finanzas El departamento elabora un presupuesto para la compra de materiales en función del desempeño comercial del hotel este año, el consumo de materiales y la tasa de pérdida, los indicadores comerciales y las previsiones comerciales para el segundo año;
(3) Informar el plan de compras resumido y aprobación del Gerente de presupuesto;
(4) El plan de adquisiciones aprobado se presentará al Director Financiero para su supervisión e implementación. Para requisitos de adquisiciones no planificados y no aprobados, el Departamento de Finanzas tiene el derecho de rechazar el pago.
3. Adquisición de materiales:
(1) El personal de compras realizará compras oportunas de acuerdo con el nombre, especificación, modelo, cantidad y unidad de los artículos de acuerdo con el plan de adquisiciones aprobado. asegurar el suministro oportuno.
(2) Para suministros a granel o suministros a largo plazo, se pueden firmar acuerdos de suministro a largo plazo con fábricas, hoteles y tiendas relevantes de acuerdo con el plan aprobado para garantizar la calidad, cantidad, especificaciones y variedad de artículos y necesidades de suministro.
(3) Los alimentos, comidas, ingredientes aceitosos, vinos, bebidas, etc. utilizados en el departamento de catering son ordenados por el chef ejecutivo, chef o departamento de banquetes. El departamento de compras debe ordenarlos de acuerdo con el plan. o pedido. Órdenes de compra para asegurar el suministro.
(4) Se pueden comprar pequeñas cantidades temporales y no planificadas de suministros que se necesitan con urgencia con la aprobación del gerente general o del gerente del departamento correspondiente autorizado por el gerente general para garantizar su uso.
4. Aceptación del material en el almacén:
(1) Ya sea que los materiales comprados se marquen directamente o se coloquen en el almacén, deben ser aceptados por el encargado del almacén; >
(2) La aceptación del encargado del almacén se basa en la muestra del pedido y la factura se acepta según la calidad y la cantidad. Una vez completada la aceptación, se debe firmar la factura o se debe emitir un formulario de aceptación. Si es necesario marcar directamente las mercancías, siga los procedimientos. Si es necesario colocar las mercancías en el almacén, las mercancías deben colocarse en el almacén. almacén según la normativa.
5. Reembolso y pago
(1) Pago:
① El pago de los materiales a granel comprados por el comprador debe ser revisado por el director financiero y aprobado únicamente. después de la confirmación Pagadero;
② Para la liquidación de cheques, el cajero generalmente completa el cheque en función de las cifras o documentos precisos proporcionados por el comprador. Si el comprador recibe un cheque en blanco y liquida con la otra parte, el el monto debe limitarse a un rango determinado;
③Según el sistema financiero del hotel, aquellos que pagan más de 1.000 RMB deben utilizar un cheque o confiar un banco para liquidar el pago, mientras que aquellos que pagan menos de RMB. 1.000 pueden pagar en efectivo.
④ Si necesita un pago en efectivo de más de 30 yuanes, el pago debe ser revisado y aprobado por el gerente del departamento de finanzas o el director financiero, pero el efectivo debe estar dentro de un cierto rango.
(2) Reembolso:
① El reembolso del comprador debe basarse en la factura firmada por el inspector y el formulario de aceptación. Debe ser revisado por el cajero para ver si es así. aprobado o dentro del presupuesto previsto. Sólo se puede dar después de la aprobación para reembolsar.
② Si un comprador compra bienes a un trabajador autónomo, puede emitir una factura a través del departamento de impuestos. Si el vendedor no tiene una factura debido a una necesidad urgente, el vendedor debe escribir una. certificado de venta y firmarlo y sellarlo si hay más de dos compradores, el reembolso solo se puede otorgar después de la aprobación del gerente del departamento o director financiero.
Sistema de operación comercial del departamento de compras
1. De acuerdo con los requisitos del departamento usuario y el formulario de solicitud de adquisiciones, realice consultas y selecciones de varias partes y complete el precio y la calidad. y cuestionarios de proveedores;
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2. Enviar un cuestionario al supervisor, informar la situación de la consulta y determinar el mejor plan de compras después de la revisión.
3. disposición del supervisor, de acuerdo con el plan de compras determinado por el director del departamento de compras. Iniciar compras;
4. Completar compras spot y compras de futuros de acuerdo con los procedimientos de trabajo establecidos por el hotel y este departamento; /p>
5. Cualquier problema que surja durante la aceptación de la mercancía debe investigarse inmediatamente y aclarar los motivos e informar al supervisor;
6. el almacén para su aceptación y almacenamiento, y pasar por los procedimientos de almacenamiento pertinentes.
7. Informar la variedad, cantidad y estado de pago de la mercancía a los departamentos correspondientes, y adjuntar el formulario de solicitud de compra o contrato de distribución.
8. y la factura, recibo de almacén o contrato de compra se presentará al Departamento de Finanzas para su corrección y revisión, y se gestionarán los procedimientos de reembolso o liquidación.