Exposiciones dentro de exposiciones
(2) Normativa sobre equipamiento de exposición. Restricciones a los materiales de exhibición: muchos países estipulan que las exhibiciones deben utilizar materiales ignífugos, restringir el uso de plásticos y restringir el uso de productos químicos peligrosos. Regulaciones sobre aparatos eléctricos: las exposiciones en la mayoría de los países tienen regulaciones estrictas sobre aparatos eléctricos, y los indicadores técnicos de los aparatos eléctricos utilizados deben cumplir con las regulaciones y requisitos locales.
(3) Disposiciones sobre el aborto. Restricciones de pasillos: principalmente regulando y limitando el ancho de los pasillos. Para garantizar un flujo fluido de personas, la exposición estipula el ancho de los pasillos y prohíbe que los stands, accesorios y obras de los expositores ocupen los pasillos; los televisores y los productos minoristas a menudo causan congestión, por lo que existen requisitos correspondientes, por ejemplo, los televisores. No deben mirar hacia los pasillos y los mostradores deben estar separados de los pasillos a cierta distancia.
(4) Normativa contra incendios. Normativa ambiental de protección contra incendios: Si se trata de un stand de gran superficie, se deberán habilitar salidas o salidas de emergencia en proporción al área de exposición y al número de visitantes esperados, y se deberá colocar señalización. Normativa sobre equipos contra incendios: Deberá estar equipado con equipos contra incendios. Regulaciones de personal: algunas exhibiciones requieren que el stand designe un jefe de bomberos y requieren que todo el personal del stand comprenda las regulaciones contra incendios y las salidas de emergencia.
(5) Regulaciones y restricciones sobre exhibiciones. Principalmente para exhibiciones anormales, incluidas exhibiciones de exceso de altura y sobrepeso. Siempre que se tomen las medidas adecuadas, normalmente se puede solucionar. Por ejemplo, el límite de altura se puede discutir con la sala de exposiciones siempre que la sala de exposiciones sea lo suficientemente alta; las exhibiciones con sobrepeso pueden usar soportes en el piso para dispersar la carga unitaria. Un problema común y difícil es el tamaño de la puerta de descarga de la sala de exposición, que es una limitación natural. Las exhibiciones con exceso de altura y peso generalmente deben admitirse antes que las exhibiciones de otros expositores. Si hay algún problema difícil de resolver, debe discutirlo con el organizador de la exposición o el propietario de la sala de exposición lo antes posible. Estas exhibiciones suelen tener valor promocional para la exposición, por lo que los organizadores estarán dispuestos a ayudar activamente. Algunas exposiciones consideran la seguridad y restringen el funcionamiento de la máquina. Para las armas, generalmente existen regulaciones especiales y los procedimientos son muy problemáticos.
(6) Normativa sobre medio ambiente. Límite de volumen: la música de fondo la organiza el organizador de la exposición y el volumen del equipo audiovisual de los expositores debe controlarse dentro de un rango que no afecte a los expositores circundantes. Limitaciones de color: si los organizadores de exposiciones quieren lograr un efecto armonioso, a menudo exigen color. Se requiere que los expositores utilicen un tono base o tono de título. La exposición también puede proponer la fuente y el tamaño del título, y la mayoría de las regulaciones a este respecto son relativamente laxas. Siempre que los expositores cumplan con las regulaciones y no interfieran con los stands circundantes (como el ruido excesivo), generalmente los expositores pueden diseñar la forma del stand, colocar las exhibiciones y usar los colores a voluntad.
(7) Normativa en materia laboral. Muchos países (especialmente los países desarrollados) estipulan que el personal de la exposición debe ser trabajadores registrados sindicalmente. Los expositores no pueden hacerlo ellos mismos. Por ejemplo, en Nueva York, EE. UU., si un expositor toma un martillo para clavar clavos, los trabajadores locales tomarán el martillo para impedirle trabajar. Suena ridículo que los estadounidenses le priven de su "derecho a trabajar", pero es un hecho y debe respetarse.
(8) Disposiciones sobre los procedimientos pertinentes. La mayoría de las exposiciones requieren que los expositores envíen diseños para su revisión y que completen trámites antes de la construcción. Después de que una empresa decide participar en una exposición, debe ponerse en contacto con el organizador de la exposición y completar la información de la exposición relacionada con la empresa. La información de la exposición incluye el siguiente contenido, incluidos materiales de introducción a la exposición, formularios de solicitud de exposición, tarifas de exposición, servicios relacionados, mapas de stands de exposición, manuales del expositor, etc. Complete el formulario de participación, devuélvalo al organizador de la conferencia y espere la aprobación. Al mismo tiempo, lo que las empresas deben hacer en este momento es verificar la autenticidad de la información del organizador de la exposición y evitar ser engañadas por "exposiciones fraudulentas". Planificación de la exposición
Una vez aprobada la aprobación, la empresa puede comenzar a preparar la exposición. Las empresas expositoras deben realizar suficientes estudios de mercado, recopilar información diversa y clasificarla. A través de esta información, podemos desarrollar un plan integral de planificación de exposiciones, como selección de exposiciones, presupuesto de costes, formación de expositores, etc. Entre ellos, se debe considerar en su totalidad el presupuesto para gastos de exposición. Los gastos de exposición generalmente incluyen: alquiler de stands, diseño y construcción de stands, gastos de transporte, tarifas de alojamiento y comidas del expositor, tarifas de alquiler de equipos, tarifas de publicidad, tarifas de información, tarifas de alquiler de salas de conferencias, etc. Si tienes un presupuesto suficiente, también puedes reservar algunos fondos como fondo de emergencia para hacer frente a gastos imprevistos.
Diseño del stand Los expositores deben determinar la ubicación del stand con el organizador de la exposición con anticipación y se les recomienda elegir un stand que les convenga lo antes posible según la selección del stand. Un stand estándar suele tener 9 metros cuadrados (3 mx 3 m) y proporciona algunas instalaciones básicas necesarias para la exhibición. Incluye una pared expositora de tres lados, dos focos, una mesa expositora, dos sillas y un juego de enchufes de tres piezas. Para esas ubicaciones especiales, la construcción y el diseño del stand son diferentes. Los expositores deberán diseñar según el tipo de su stand (isla, doble apertura, carretera, península). Si el expositor no es bueno en el diseño y la construcción de stands, puede cooperar con algunas empresas de exhibición profesionales para personalizar su propio stand especial según el tipo de stand.
Publicidad temprana
Utilice Internet y los medios para publicar algunos anuncios promocionales para ampliar la influencia de la empresa. Las condiciones del hardware de exhibición están listas y los expositores comenzarán la capacitación para expositores. Implementar la estrategia general de exhibición, capacitar a los expositores en habilidades profesionales y dominar, exhibir y dar servicio a la información de la exhibición. Durante la exposición
Los expositores deben atraer la atención de los visitantes y ampliar la visibilidad corporativa mediante la distribución de materiales promocionales, demostraciones de productos en el sitio y la distribución de obsequios. Si el equipo de exhibición proporcionado por el organizador de la exposición no es suficiente, los expositores pueden comunicarse con algunas empresas de exhibición para alquilar algunos equipos de exhibición o brindar otros servicios. Durante la exposición, los expositores deben prestar atención a posibles problemas de seguridad y garantizar la seguridad personal y de propiedad de los expositores. Seguimiento de la exposición
Después del cierre de la exposición, la empresa debe contactar o visitar a los clientes acumulados en la exposición y a las personas que pueden convertirse en clientes potenciales para promocionar la empresa. Y hacer un resumen de esta exposición y analizar las ventajas y desventajas de la exposición. Pueden ocurrir emergencias inesperadas en el lugar de la conferencia o exposición, que es el momento que más pone a prueba la calidad del organizador. Es mejor que los organizadores enumeren las posibles emergencias con anticipación y las manejen de acuerdo con medidas preestablecidas para evitar ser tomados por sorpresa.
Todos los involucrados deben saber qué hacer en caso de incendio. El humo y el pánico suelen causar más víctimas que el propio incendio. Los organizadores de la exposición son responsables de informar a los visitantes sobre los procedimientos de escape y salidas de emergencia y de proporcionar información adecuada sobre prevención de incendios a los participantes. Muchos organizadores imprimen folletos sobre seguridad contra incendios y los entregan a los asistentes en kits de información.
Al realizar inspecciones in situ, concéntrese en comprobar el equipo y la integridad de las instalaciones de seguridad, como por ejemplo si existe un sistema automático de extinción de incendios, si el equipo de extinción de incendios está intacto y es eficaz, y si las medidas de seguridad las salidas son suaves. Estos controles no son innecesarios y los organizadores no deberían correr ningún riesgo. Es mejor prevenir los problemas antes de que ocurran que solucionarlos antes de que ocurran.