Urge un “Plan de Ahorro y Reducción del Consumo Energético Hotelero”
Medidas de gestión de control de costes del hotel
De acuerdo con el espíritu de la conferencia de trabajo de gestión hotelera, el hotel analizó cuidadosamente la situación de la gestión integral en 2009 y se basó en el estándar de "estricto rigor". ", a partir de los ingresos y costos La gestión general se analizó sistemáticamente desde tres aspectos: beneficio y beneficio, y se formularon medidas de gestión de control de costes. Los contenidos específicos son los siguientes:
Primero, aclarar las responsabilidades e implementarlas a las personas.
De acuerdo con los principios de mejorar estrictamente la eficiencia y la implementación humana, formulamos varios sistemas de gestión y mejoramos la ejecución de los sistemas. Aclarar el alcance del trabajo, las responsabilidades laborales y las responsabilidades laborales del control de costos para garantizar la implementación del trabajo.
(1) Establecer una visión sistemática de la gestión de costos hoteleros
En el severo entorno económico del mercado, los hoteles deben establecer el concepto de gestión de control de costos y comprender los objetos, el contenido y los métodos de Gestión de costos. Realizar análisis e investigaciones integrales. Comprenda completamente el alcance del control de costos (costo de producción, costo de inventario, costo de ventas, costo de logística, costo de mantenimiento, etc.) y adminístrelo a través de medios científicos estrictos y meticulosos, para que el hotel pueda seguir siendo invencible en la feroz competencia del mercado. Por otro lado, con el desarrollo de la economía de mercado, los productos intangibles se comercializan cada vez más, y la connotación de gestión de costos también debería ampliarse de los costos de los productos materiales a los costos de los productos intangibles, como los costos de recursos humanos, los costos de servicios y los costos ambientales. costos, etc
(2) Principios de control de costos
Basado en los principios de puntualidad, economía, combinación de responsabilidades y derechos y coordinación mutua, el hotel ha formulado el "Jinding International Hotel Cost Medidas de Gestión de Control”》.
(3) Equipo de inspección de responsabilidad de control de costos
Realizar inspecciones periódicas e inspecciones puntuales irregulares de acuerdo con las medidas de gestión de control de costos formuladas por el hotel. El gerente del departamento es responsable de la autoinspección del departamento y el departamento de inspección de calidad es responsable de las inspecciones periódicas. El equipo de inspección del hotel realiza inspecciones irregulares en todos los aspectos del hotel. Miembros del equipo de inspección:
Duración del grupo:
Líder adjunto del equipo:
Miembros: Gerentes de departamento
(4) A través de la gestión del desempeño Lograr control de costos
De acuerdo con las medidas de gestión del control de costos, ajuste adecuadamente los métodos de evaluación del desempeño del hotel y combine los detalles de la gestión del control de costos con la gestión de la evaluación del desempeño. A través de la evaluación del desempeño, se verifica la implementación de medidas de ahorro de energía en cada departamento, y los empleados que no las implementan o las implementan incorrectamente son criticados, educados y castigados para lograr el efecto de control de costos.
2. Reforzar la gestión laboral y del empleo y simplificar la dotación de personal.
En la gestión hotelera, los costes de recursos humanos son uno de los factores importantes que afectan a los beneficios. El departamento de recursos humanos debe utilizar cálculos científicos, despliegue racional y formación de talentos integrales para reducir el empleo laboral y reducir los costos de recursos humanos.
(1) Cálculo científico en función de las características del hotel.
Realice un análisis científico basado en la situación real del hotel y las condiciones laborales de cada puesto, y considere plenamente factores como la temporada turística, la estructura de la fuente de clientes y la composición de la fuente de clientes. , hacer arreglos razonables en términos de programación de turnos, licencia compensatoria, etc., y hacer cálculos basados en los principios de uso científico del tiempo de trabajo, mejora de la eficiencia del trabajo y utilización plena de los recursos humanos, para evitar la aplicación mecánica de fórmulas y el desperdicio. de recursos humanos.
(2) Desarrollar recursos humanos y cultivar talentos compuestos
Debido a la gran cantidad de puestos en hoteles, la división detallada del trabajo y las habilidades laborales únicas de los empleados, no es propicio para Despliegue de empleados, lo que resulta en trabajo y ocio "cansados" La situación irrazonable de "asfixiarse hasta la muerte". Por lo tanto, es necesario llevar a cabo vigorosamente las actividades de "una especialidad, múltiples habilidades", llevar a cabo ampliamente una capacitación cruzada entre diferentes puestos dentro del mismo departamento y entre diferentes departamentos, cultivar talentos compuestos y completos a través de capacitación remunerada, trabajo regular rotación, etc., y maximizar el uso de la mano de obra Ventajas de recursos.
(3) Asignación razonable de talentos y optimización de la estructura de empleo
El Departamento de Recursos Humanos debe optimizar aún más la estructura de recursos humanos en función de las condiciones operativas reales del hotel, calcular científicamente el establecimiento de personal y asignar razonablemente el personal laboral Reducir el número de empleados fusionando puestos similares, ajustando turnos, etc., para lograr una asignación científica, razonable y racionalizada de los recursos humanos.
3. Fortalecer la gestión y control del consumo energético y reducir las pérdidas de equipos.
El mantenimiento del equipamiento hotelero está directamente relacionado con la operación y desarrollo del hotel, y también es una parte importante del ahorro y reducción del consumo energético. Cada departamento debe gestionar estrictamente el consumo de energía del equipo, el consumo de uso, las pérdidas de gestión y los costos de mantenimiento, eliminar el fenómeno de funcionamiento, fugas, goteos y fugas, y vincularlo con la evaluación de desempeño del hotel para reducir el gasto general de consumo de energía del hotel.
(1) La división del trabajo es clara y la gestión debe estar establecida.
1. Cada departamento debe formular un sistema de mantenimiento de equipos de acuerdo con su propia situación, y seguir estrictamente las "cuatro limpiezas" (limpieza de instalaciones y equipos, limpieza de salas de máquinas y almacenes, limpieza de estaciones de trabajo, y limpieza de las áreas de gestión) y "cinco fugas" (sin fugas (fugas, sin fugas, sin fugas de aceite, sin fugas de aire, sin fugas de humo) y "seis buenas" (buen rendimiento del equipo, buena higiene en el lugar de trabajo y buenas instalaciones de sellado ).
2. Mejorar la conciencia de los empleados sobre la urgencia y la importancia de la conservación y reducción del consumo de energía, brindar capacitación profesional periódica a los empleados sobre el uso de las instalaciones y equipos, mejorar el nivel profesional del personal de mantenimiento del hotel y esforzarse. para evitar en la medida de lo posible subcontratar el mantenimiento.
(2) Medidas específicas de implementación de medidas de ahorro de energía
1. Aire acondicionado:
1) Limpiar periódicamente los serpentines de aire acondicionado, desincrustar las unidades de refrigeración y mejorar la transmisión térmica.
2) Reposte periódicamente los cojinetes del motor de la bomba de agua para reducir el desperdicio de energía reactiva.
3) En las estaciones de transición, aprovecha al máximo el aire fresco para ahorrar energía.
4) No utilizar el aire acondicionado cuando la ventana esté abierta. El camarero debe encender y apagar el aire acondicionado según la temperatura real al preparar la habitación.
2. Ascensor:
1) Las mercancías transportadas por el ascensor deben evitar los picos en la medida de lo posible para lograr el propósito de "eliminar picos y llenar valles".
2) El departamento de ingeniería debe designar a una persona dedicada a administrar el ascensor del hotel y realizar inspecciones diarias, mantenimiento y registros de inspección regulares para el uso del ascensor del hotel para garantizar la seguridad y el uso sin problemas.
3) Cuando los empleados toman el ascensor, tienen estrictamente prohibido bloquear puertas, esperar a otros o retirarse del ascensor. El departamento de inspección de calidad es responsable de las inspecciones, y los empleados que violen las regulaciones serán informados al equipo de evaluación del desempeño y se deducirán los puntos de desempeño del departamento de acuerdo con las regulaciones.
4) Los empleados que se encuentran debajo del sexto piso tienen prohibido bajar en ascensor sin carga.
5) Al recibir reuniones y banquetes a gran escala, el conserje y el asistente del vestíbulo deben guiar a los huéspedes para que suban el primer tramo de escaleras.
6) El Departamento de Seguridad contra Incendios y el Departamento de Ingeniería son responsables de la gestión de las llaves del ascensor turístico y tienen prohibido abrirlas en horarios habituales. Si existen motivos especiales, sólo podrá utilizarse con la aprobación del director general adjunto.
7) La sala de monitoreo del Departamento de Seguridad y Protección al Consumidor monitorea el uso de los ascensores del hotel las 24 horas del día y ayuda al Departamento de Inspección de Calidad a supervisar a los empleados que toman los ascensores.
3. Aspectos eléctricos
1) Todos los puestos de logística deben apagar las luces y las computadoras después de salir del trabajo.
2) El departamento de ingeniería es responsable de instalar luces de pasarela controladas por voz y por infrarrojos.
3) La lonchera enciende la luz de trabajo al preparar las comidas y enciende la luz principal después de las comidas.
4) Utilizar lámparas de bajo consumo y sustituir todos los focos de las zonas no de invitados por lámparas de bajo consumo.
5) Los dispensadores de agua de cada departamento son abiertos y cerrados por personal designado.
6) El tiempo de encendido de 1 luz del dosel es:
65438 07:00 (abierto) en invierno - 5:00 (cerrado) del día siguiente
Verano 18:00 (abierto) - 3:00 (cerrado) del día siguiente
Después de las 24:00 en todas las estaciones, los dos juegos de luces del techo se apagan.
7) Áreas públicas 9F-13F: durante el día, encienda la lámpara de araña en el ascensor de pasajeros y encienda un juego de apliques en el pasillo.
A. Encienda las luces de la pared del pasillo a las 08:30 de abril a octubre y apague un grupo a las 05:30 del día siguiente.
b. apliques a las 17:00 de noviembre a marzo, no. Un grupo cerrará a las 6:30 el segundo día;
(Ajustado según las condiciones climáticas)
8) Hay luces permanentes en los pasillos de otros pisos. De 16:30 a 20:30, los focos de todas las plantas se encienden para brindar a los huéspedes una sensación cálida.
9) Cuando el hotel reciba invitados VIP, se encenderán las luces de todos los pisos y la hora específica se ajustará según la situación real.
10) Fuera del horario de atención al cliente, el equipo de megafonía cerrará el agua y la electricidad en los baños públicos después de la limpieza.
4. Agua fría y caliente
1) El personal de inspección del Departamento de Ingeniería inspecciona cada sala de máquinas según el tiempo prescrito, completa cuidadosamente los registros de operación y el agua caliente. La temperatura se controla a 50-55 ℃. En invierno, la temperatura exterior ajusta la temperatura del agua de salida y el vapor.
2) En verano, los inspectores del departamento de ingeniería deben ajustar la temperatura del agua de salida de la unidad principal y encenderla y apagarla en cualquier momento según las condiciones climáticas, al mismo tiempo, el estado de funcionamiento; (estado de "bucle abierto") y el tiempo de funcionamiento (utilización del valle) de la unidad principal de aire acondicionado (temperatura del agua de la sección) para lograr el propósito de ahorrar energía.
3) Todos los departamentos deberían reforzar la gestión para evitar la filtración de secretos. Si el equipo funciona mal, deben proporcionar de inmediato cobertura de garantía al departamento de ingeniería.
4) Cierre el grifo a tiempo cuando se lave las manos y preste atención al ahorro de agua.
5) Cuando laves verduras, intenta utilizar recipientes para su limpieza, ábrelos según sea necesario y ciérralos inmediatamente después de su uso. Cuando use agua en la cocina, puede usarla como desee y está estrictamente prohibido dejar correr agua durante mucho tiempo.
5. Gas
Cuando se utiliza gas, se debe abrir según sea necesario y la válvula de gas debe ser abierta por una persona dedicada. Evite abrir el gas cuando no esté en uso para garantizar la seguridad y reducir el desperdicio.
6. Los repuestos de las instalaciones y equipos de cada departamento no deben desecharse cuando se caen, sino que deben devolverse al departamento de ingeniería para reducir el mayor costo de reemplazar todo el conjunto de equipos debido a la imposibilidad de comprar repuestos.
7. Está estrictamente prohibido el uso de calentadores eléctricos, varillas calefactoras y otros aparatos eléctricos no relacionados con el trabajo en el hotel. En caso de incumplimiento se descontarán 2 puntos de la valoración del desempeño.
8. El Departamento de Ingeniería imparte periódicamente formación sobre el uso y mantenimiento de equipos de cocina, intercomunicadores y paneles de aire acondicionado para los departamentos pertinentes para prolongar la vida útil de los equipos y reducir los costes de mantenimiento.
Cuarto, fortalecer el control de costos de adquisiciones
Para programar, estandarizar y abrir la adquisición de materiales y equipos hoteleros, purificar los canales de adquisición y reducir los costos de adquisición, el Departamento de Finanzas clasifica todas las adquisiciones. y hacer pleno uso de Internet, periódicos y otros medios para divulgar al público información sobre adquisiciones a fin de lograr licitaciones abiertas y adquisiciones públicas.
Método de compra
1. Los proveedores deben tener calificaciones de persona jurídica, los bienes proporcionados deben cumplir con los estándares de la industria y poder proporcionar certificados de inspección de la industria.
2. Realizar revisiones y ajustes de proveedores una vez al año y anunciar públicamente el estado de contratación de proveedores a través de Internet, periódicos y otros medios. La selección de proveedores sigue los principios de apertura, transparencia, competencia leal, equidad e integridad.
3. El comprador y el usuario se separan. El usuario verifica la calidad de la mercancía, revisa el precio de compra y firma el formulario de aceptación o solicitud de compra. El costo de compra se incluye en la evaluación de desempeño del departamento. .
4. El comprador clasifica los materiales adquiridos según la cantidad comprada, recopila información y materiales extensos y establece archivos de proveedores de renombre.
5. Para materiales con gran cantidad y alto valor, como cáñamo, porcelana, consumibles, abulón, aleta de tiburón, etc. , los proveedores deben tener las cualificaciones necesarias.
(2) Procedimientos de contratación
1. En las actividades de contratación, los compradores y el personal relacionado que tenga interés en los proveedores deben evitar hacerlo.
2. Los proveedores que participen en la licitación deberán acreditar su idoneidad.
3. El hotel establece un equipo de revisión de ofertas de adquisiciones para revisar las calificaciones y el desempeño de los proveedores, probar la calidad de las muestras y participar en las negociaciones de precios de adquisiciones. Sellar las muestras seleccionadas para su inspección.
4. Todos los miembros del equipo de negociación se centran en las negociaciones con los proveedores respectivamente. Durante la negociación, no se divulgará la tecnología, el precio y otra información de otros proveedores relacionados con la negociación.
5. Después de la negociación, el equipo de negociación requiere que todos los proveedores que participan en la negociación realicen una cotización final dentro del tiempo especificado. El comprador deberá seguir los principios de satisfacción de las necesidades de adquisición, equivalencia en calidad y servicio. y la cotización más baja se determina entre los candidatos de cierre propuestos por el equipo de negociación.
6. Para consultas y adquisiciones, se debe establecer un equipo de investigación. En función de las necesidades de adquisiciones, el equipo de investigación identifica al menos tres proveedores de la lista de proveedores que cumplen con las calificaciones correspondientes y les pide que coticen. Los proveedores se determinarán con base en los principios de cumplimiento de los requisitos de adquisición, igualdad de calidad y servicio y cotización más baja.
(3) Supervisión e inspección de las actividades de adquisiciones
1. El Departamento de Administración revisa la legalidad de las adquisiciones y la validez de los contratos.
2. Queda terminantemente prohibida la colusión entre usuarios y proveedores. Una vez descubiertos, devolverán los bienes y los descalificarán como proveedores. El precio de los bienes de segunda mano es más alto que el de bienes similares en el mercado y no se realizará ninguna liquidación.
3. Ninguna persona podrá en modo alguno obstruir o restringir la participación en las licitaciones de proveedores que cumplan con las calificaciones especificadas.
4. Nadie podrá exigir a los compradores o al personal de adquisiciones que compren a sus proveedores designados.
5. Los miembros del equipo de revisión de adquisiciones tienen estrictamente prohibido coludir maliciosamente con proveedores o agencias de adquisiciones o aceptar sobornos durante el proceso de adquisiciones.
6. El equipo de revisión de adquisiciones evaluará el precio de compra, el efecto de ahorro de fondos, la calidad del servicio, el estado crediticio y si existen actividades ilegales de la adquisición centralizada.
(4) Reembolso de gastos de adquisición
1. Para los materiales que hayan sido aceptados en almacén, los gastos se confirmarán en el momento de la aceptación.
2. Respecto al costo de firma del contrato, como el costo de producción del procesamiento subcontratado por parte de los artistas, empleo temporal, temporada temporal, etc. , los procedimientos de aprobación deben completarse antes de incurrir en gastos. Una vez incurrido el gasto, debe ser confirmado y firmado por el departamento usuario dentro de un mes e informado al Departamento de Finanzas. Cada departamento tiene derecho a rechazar tarifas por más de un mes, y la responsabilidad correspondiente recae en el gerente. Derrotar retrasos y gastos ficticios.
5. Fortalecer la gestión del control de costes diarios y reducir el consumo diario.
(1) Lavado de ropa y gestión de consumibles de bajo valor
1. Se deben utilizar rejillas y empujadores especiales en cada paso del uso de la ropa, envío y recepción, y lavado. almohadilla y funda para evitar la contaminación repetida de la ropa y aumentar los costos de lavado. Al entregar la ropa a la fábrica de lavandería, el empleado de ropa debe inspeccionarla estrictamente, encontrar cualquier problema y solicitar de inmediato la devolución o compensación. El capataz de lino informará mensualmente el estado de la inspección.
2. Bajo la premisa de garantizar la calidad del servicio al cliente, el departamento de atención al cliente ordenará la ropa de cama de la habitación de huéspedes de acuerdo con la limpieza de la cama a largo plazo. La habitación de invitados se puede cambiar una vez por semana según corresponda. La entrega de servilletas pequeñas debe aumentarse o disminuirse según la situación del cliente, y las toallas pequeñas reutilizadas deben limpiarse a tiempo para el próximo uso.
3. Reciclar artículos desechables valiosos y basura con valor de reciclaje. Cuando se limpie y se retire la habitación, la mitad de las botellas de champú, gel de ducha y loción se reciclarán, mezclarán y reutilizarán. Durante los grandes banquetes, el departamento de catering debe controlar el uso de servilletas, recuperar los juegos de palillos y palillos sin usar y dañados para su reutilización, y retirar los cojines de papel floral al cerrar la mesa.
4. Incrementar la gestión de material de papelería, lápices, servilletas, palillos y otros útiles, y prohibir a los camareros su uso. Controlar estrictamente el consumo de servilletas, palillos, material de papelería, etc. y aumentar o disminuir según las necesidades del cliente.
5. El uso de agentes limpiadores debe controlarse y mezclarse en proporción. Otros artículos de limpieza, como detergente en polvo, trapeadores, bolas de acero, guantes de goma, etc. , se debe enviar una cierta cantidad fuera del almacén cada mes y no debe exceder el límite prescrito.
6. El departamento de atención al cliente distribuye los consumibles según los clientes y las condiciones de almacenamiento para garantizar que no haya desperdicios ni pérdidas, y que las cuentas sean coherentes.
(2) Gestión de catering
1. El departamento de catering gestiona estrictamente la distribución, el almacenamiento, el procesamiento preliminar, la cocción y la recogida de las comidas, de acuerdo con el menú estándar formulado por el hotel Gastos de control de materiales.
2. El capataz de vinos debe hacer un buen trabajo en la conservación del vino, y el departamento de finanzas debe verificar estrictamente las calificaciones del comerciante de vinos, la variedad, el precio, la calidad y la cantidad del vino, y dominar el monto mensual del reembolso en efectivo por tapa de botella.
3. El comedor del personal debería aprovechar al máximo los recursos del hotel (restos de las cocinas de cada planta) para mejorar las condiciones alimentarias y controlar los gastos de alimentación de los empleados. El comedor de los empleados debe desarrollar un sistema de gestión de entrega de residuos de alimentos para cada piso y registrar en detalle el contenido y la cantidad de la entrega.
(3) Gestión de almacenes en todos los niveles
1. Los almacenes en todos los niveles deben comenzar con la gestión básica, centrándose en fortalecer la clasificación y el almacenamiento del almacén, la aceptación de la carga, el almacenamiento y el almacenaje. custodia e inspección aleatoria, y despacho y recepción de la construcción en siete aspectos incluyendo materiales, contabilidad e inventario, y establecimiento de archivos, para lograr el propósito de reducir costos hoteleros.
2. Todos los departamentos deben fortalecer la educación en ética profesional para los custodios de almacén. Todos los artículos que entran y salen del almacén deben estar estrictamente registrados y está estrictamente prohibido llevar artículos del hotel sin permiso. Los líderes de departamento realizan inspecciones periódicas y los líderes de equipos de inspección realizan inspecciones irregulares. Si se descubre que los empleados han violado las regulaciones, se les impondrá una multa de 5 veces el precio de los bienes que recibieron y se deducirán 5 puntos de la evaluación del desempeño de su departamento.
3. Algunos consumibles (baterías, lámparas de bajo consumo, etc.) deben sustituirse por otros nuevos y seguir estrictamente los procedimientos de desguace. Algunas herramientas de mantenimiento, comunicación y otras herramientas deben distribuirse a otros bajo su propio riesgo.
4. El Departamento de Finanzas realiza un inventario de cada almacén todos los meses y el hotel realiza inspecciones aleatorias de vez en cuando. El responsable de este puesto será responsable de los problemas descubiertos durante la inspección aleatoria. Cualquier pérdida causada por un recuento descuidado del inventario correrá a cargo de las personas responsables correspondientes.
(4) Fortalecer la gestión del automóvil y controlar estrictamente los costos del automóvil.
1. Implementar estrictamente el sistema de despacho de automóviles. Además del automóvil del director general, otros departamentos deben completar una solicitud de automóvil. 0378 requiere la aprobación del gerente general, y 0379 e Iveco requieren la aprobación del gerente del departamento administrativo. El conductor no podrá abandonar el vehículo hasta recibir la orden de despacho. Minimizar el número de viajes y el consumo de combustible. Si un conductor viola esta regla, se deducirán 2 puntos de la evaluación de desempeño mensual.
2. Sólo ida, único destino, más de 300 kilómetros, no se permiten coches.
3. Los conductores deben completar los registros de conducción cada vez que conducen para que el departamento administrativo pueda comprender el kilometraje y el consumo de combustible.
4. Evaluación del consumo de combustible del vehículo cada 100 kilómetros. El kilometraje y el consumo de combustible del vehículo se anuncian cada mes y se utilizan como parte de la evaluación del desempeño del conductor. El consumo de combustible más bajo será recompensado con 3 puntos. Al mayor consumo de combustible se le descontarán 3 puntos.
5. Cuando el coche reposte combustible en el lugar designado por el grupo, el departamento administrativo llevará registros y el conductor deberá firmar en todo momento. No repostar de forma privada (excepto para largas distancias).
6. Los automóviles deben repararse según sea necesario. Antes de las reparaciones, se debe presentar un informe escrito indicando los motivos y los costos estimados. Las reparaciones solo se pueden realizar después de la aprobación del gerente general. revisado.
(D) Desarrollar medidas efectivas para controlar los cargos telefónicos en las oficinas.
1. En función de las necesidades de trabajo, el Departamento de Administración reexaminará los derechos de uso de teléfonos fijos para cada posición del hotel, y cancelará las líneas externas innecesarias o que ya no se utilicen.
2. Para otros puestos que no tengan funciones de llamadas locales o larga distancia, se pueden transferir servicios de enlace externo a través de la centralita. Los asuntos de contacto deben registrarse en la centralita previa aprobación del jefe del departamento.
3. Fortalecer la gestión de los teléfonos con tarjeta. El formulario de solicitud deberá ser cumplimentado y firmado por el responsable del departamento. El Departamento de Administración es responsable de las inspecciones, revisiones y recargas mensuales. Establezca un límite en la factura telefónica y usted será responsable de exceder el límite.
Las máquinas POS 4.6 solo se utilizan para deslizar tarjetas y el hotel solo paga tarifas mensuales. Los empleados no podrán utilizar la línea telefónica para realizar llamadas, y el exceso de facturas telefónicas correrá a cargo del responsable del puesto.
5. La centralita se encarga de registrar las transferencias de larga distancia de varios departamentos, y el departamento administrativo realiza inspecciones periódicas.
6. El número de teléfono del gestor de clientes es 6267978, que sólo es utilizado por agencias de viajes, no se permiten reservas online y otros negocios. Si hay alguna infracción, se descontarán 2 puntos del rendimiento mensual.
7. Está prohibido chatear en privado en el teléfono de la oficina. En caso de incumplimiento se descontarán 2 puntos por cada valoración de desempeño.
(5) Gestión de gastos de oficina
1. Gestión de equipos de oficina:
1) Abogar por la oficina sin papel. Utilice documentos electrónicos tanto como sea posible para reducir el uso de papel. Si puede utilizar una computadora para disfrutar de los archivos transferidos a través de Internet, intente transferirlos a través de Internet.
2) Utilice y opere el equipo de oficina correctamente para garantizar la calidad del papel (el papel es plano y libre de grapas y otros desechos), se prohíben las operaciones ilegales, se encuentran fallas y se informan las reparaciones de manera oportuna a prolongar la vida útil de la máquina.
3) Al imprimir documentos, el texto puede estar en negrita, principalmente estilo Canción. En documentos informales, los márgenes y el interlineado se pueden reducir adecuadamente, y el tamaño de la fuente se puede reducir para que sea más fácil de leer. Utilice tetragramas pequeños, interlineado de 25 pt y márgenes de 2 cm.
4) Cada departamento debe designar una persona dedicada a administrar el equipo de oficina y asignar responsabilidades a cada persona. A otros se les prohíbe operar sin autorización. Si se encuentra una falla, comuníquese con profesionales para repararla a tiempo para mejorar la eficiencia. Si el equipo de oficina se daña intencionadamente, los gastos de reparación correrán a cargo del interesado.
5) Queda estrictamente prohibido imprimir o copiar documentos y certificados que no estén relacionados con el trabajo. Los documentos copiados de cada departamento deben registrarse, revisarse mensualmente por el gerente del departamento administrativo y firmarse por el gerente de cada departamento para su confirmación.
2. Gestión de material de oficina:
1) Cada departamento deberá presentar un plan de solicitud de material de oficina antes del día 14 de cada mes en función de las necesidades reales. gerente, se presentará al Departamento de Administración Después de la verificación y el resumen por parte del departamento, se presentará al Departamento de Finanzas para su aprobación y luego al Gerente General para su aprobación.
2) Todos los empleados deben conservar adecuadamente los materiales de oficina, utilizarlos con moderación, evitar el desperdicio, controlar estrictamente el consumo y los daños innecesarios y compensar los materiales de oficina que se pierdan o dañen por irresponsabilidad.
3) Ahorra papel. Puedes escribir a mano sin imprimir. El papel se puede utilizar por ambas caras. Los avisos de reuniones y banquetes se escriben a mano en papel carbón para reducir el uso de papel.
3) Portalápices, tijeras, cortador de papel tapiz, grapadora, calculadora, sacaclavos, etc. La cuenta detallada de material de oficina debe verificarse con el departamento administrativo departamental y no debe reutilizarse. Cuando sea necesario utilizar elementos dañados, se deben reemplazar por otros nuevos.
4) Se utiliza para material de oficina, como bolígrafos, cuadernos, cintas adhesivas, borradores, etc. Las solicitudes las realiza cada departamento, y la vida útil de los artículos se determina en función de las necesidades laborales reales de cada puesto de trabajo: los bolígrafos y bolígrafos de carbón se recogen cada tres meses, y los recambios se pueden recoger una vez al mes, los cuadernos y cuadernos de registro; se recolectan cada seis meses; avisos y libretas. Se recolectan carpetas cada dos meses (carpetas, cajones, etc.).
5) Cuando los empleados cambian de trabajo, deben devolver los materiales de oficina (carpetas, calculadoras, grapadoras, etc.) al departamento original, de lo contrario el gerente del departamento no podrá firmar la carta de renuncia, Recursos Humanos El Ministerio lo hará. fortalecer el control.