Red de conocimientos turísticos - Preguntas y respuestas turísticas - ¿Cómo organizar una reunión? ¿Qué deberían considerar los organizadores de la conferencia? En general, los requisitos del lugar son: limpio, tranquilo, luminoso, ventilado, de tamaño adecuado, bien equipado, seguro y confidencial. Los requisitos restantes son los siguientes: Además de los requisitos de limpieza, tranquilidad, luminosidad, ventilación y seguridad, los pasos/métodos también deben considerar la distribución del lugar, como la forma, el tamaño, la ubicación de las mesas y sillas, etc. Se pueden organizar pequeñas reuniones en salas de conferencias generales, incluidas las cuadradas, rectangulares, redondas y ovaladas. En el centro de la sala de conferencias se coloca una mesa de conferencias rectangular. Se pueden colocar una o dos macetas con flores en el centro de la mesa, y los misioneros utilizan los cuatro lados para colocar documentos, material de oficina y tazas de té. El número de sillones alrededor de la mesa depende del número de personas. La posición del presidente suele estar en ambos extremos de la mesa de conferencias, dependiendo de la dirección de la puerta, normalmente en el lado izquierdo de la puerta. Las reuniones multilaterales utilizan mesas redondas regulares o mesas poligonales porque los asientos de las mesas redondas regulares o poligonales están divididos en dos partes. Las reuniones grandes y medianas se organizan en salas de conferencias, y las salas de conferencias en forma de abanico son mejores que las rectangulares. La tribuna y el podio están dispuestos frente a la sala de conferencias. El podio debe ser una mesa rectangular con tablero blanco, azul cielo u otro color. Cuelga carteles encima o detrás del escenario. El logotipo suele estar escrito en blanco sobre un fondo rojo, pero las empresas también pueden utilizar oro sobre un fondo rojo. El podio no debe ser demasiado grande ni demasiado alto y debe estar en armonía con la estatura del orador. Se pueden colocar flores y bonsáis delante del escenario para que el podio luzca armonioso, cómodo y agradable a la vista. Frente a la tribuna se encuentran los asientos para los participantes, los cuales deberán contar con mesas y asientos. Es conveniente para colocar documentos y tomar notas, y los asientos no están demasiado llenos, lo que facilita entrar y salir. En seminarios y simposios, las mesas y sillas se pueden disponer en semicírculo o en un pequeño cuadrado. Además de documentos y materiales, también se pueden colocar bebidas y frutas frente a la mesa, y se proporciona un micrófono para facilitar que los participantes hablen en la mesa original y realicen una comunicación multidireccional. El tamaño del local debe ser adecuado al número de personas. Es mejor que sea demasiado pequeño que demasiado grande. Si el lugar es demasiado grande, quedará suelto y es fácil que la gente llegue tarde y se vaya temprano, lo que no favorece la obtención de buenos resultados en la reunión, si es pequeño y compacto, es fácil concentrarse; Lleno de emociones. Para reuniones de trabajo o reuniones del mismo sistema, los asientos de los participantes se ordenan según su posición. Cuanto más alta es la posición, más cerca del asiento del presidente. Sentados a ambos lados, la izquierda es alta y la derecha baja, y el frente es alto y el trasero bajo. Para reuniones como seminarios y simposios, los participantes pueden sentarse en cualquier momento sin asignar asientos. Las reuniones importantes de tamaño grande y mediano deben agruparse por región, sistema y unidad, y los asientos deben asignarse con anticipación. Los participantes deben estar dirigidos por un secretario o un miembro del servicio. Asientos del podio. Los asientos en la tribuna para las reuniones importantes deberían estar bien organizados. Dependiendo del número de personas, la tribuna tiene una o más filas de asientos, y la primera fila de asientos debe ser de número impar. El orden de los asientos debe basarse en la posición de los miembros de la mesa y la importancia de la reunión. El mismo principio se aplica a los invitados especiales que se sientan en el podio. En el medio de la primera fila está el jefe, seguido por el izquierdo, luego el derecho; primero la izquierda y luego la derecha, la izquierda arriba y la derecha abajo. La primera fila es el asiento principal. Segundo en la última fila, otros en orden. Coloque una etiqueta con su nombre frente a su asiento para que sea más fácil sentarse. Instalaciones del recinto. Todas las instalaciones del lugar de celebración deberán estar preparadas antes de la reunión, tales como amplificación, grabación, reproducción, discos, videos, fotografía, proyectores, proyectores, luces, ventiladores o aires acondicionados, papel de grabación, papelería, juegos de té, etc. Instrumentos, equipos, etc. Se deben realizar inspecciones y depuraciones repetidas (como el volumen del altavoz) con anticipación para evitar fallas o errores temporales. Otras preparaciones. Para una conferencia larga, los asistentes deben preparar comidas y alojamiento. Debería haber personal médico de guardia fuera del recinto. Quienes vengan de lejos deberán estar preparados para recoger y dejar vehículos. Si la reunión se va a difundir a través de los medios de comunicación, prepare un esquema promocional. Las reuniones importantes deben contar con personal de seguridad y medidas de seguridad. En el plan de congresos, si se organizan visitas, inspecciones, visitas turísticas y otras actividades, o se regalan fotografías, materiales, souvenirs, etc. Debes estar preparado antes de la reunión.