Cómo reembolsar los gastos de viaje
En el modelo tradicional de gestión de viajes, los empleados adelantarán los gastos que excedan el estándar y luego pasarán por el proceso de reembolso una vez que se complete el consumo. El departamento de finanzas reembolsará a los empleados los gastos dentro del rango estándar. el sistema, y el exceso será asumido por los empleados. Sin embargo, durante la contabilidad financiera, puede parecer que el monto de la factura es mayor que el monto del reembolso. Si este negocio ocurre con frecuencia, traerá riesgos de cumplimiento para la empresa. Y a medida que los empleados prestan cada vez más atención a la calidad de vida, muchos empleados están dispuestos a soportar el exceso para obtener una mejor experiencia de viaje, pero se enfrentan a la vergüenza de procesos en línea sin soporte y estándares de viaje únicos para todos. Entonces, ¿cómo resolver este problema y lograr qué pasa con el desarrollo equilibrado entre el ahorro de costos corporativos y la experiencia de consumo de los empleados?
La plataforma de reembolso en la nube de control de gastos innova la función de pago híbrido. Puede definir si se pueden utilizar escenarios de pago híbrido en función del personal, puestos, rangos, proyectos, centros de costos, tipos de negocios y otras dimensiones. también se puede utilizar de acuerdo con diferentes requisitos de escenario para configurar las reglas después de que los productos relacionados excedan el estándar, como los boletos aéreos que excedan el estándar y los hoteles que excedan el estándar no requieran pago mixto; Se permite reservar. La configuración de las reglas es muy flexible e incluso permite a los empleados pasar por pagos mixtos y aprobación secundaria después de exceder el estándar. Tome sus propias decisiones y otorgue a los empleados el derecho a tomar decisiones. Después de que los empleados elijan el pago mixto, la parte de la liquidación mensual se ingresará en el estado de cuenta mensual y la parte del pago personal se ingresará en el flujo de pago personal, simplificando la liquidación financiera y el procesamiento contable, y reduciendo los problemas y riesgos de la contabilidad financiera. También se puede conectar con puntos de asistencia social. La parte sobrante se puede pagar con puntos de asistencia social y la parte con puntos insuficientes se puede pagar a través de plataformas de terceros como WeChat y Alipay. De esta forma, en el marco de los estándares de gastos de la empresa, no solo satisface la experiencia de viaje de los empleados, sino que también les permite gastar libremente bajo la premisa de cumplimiento.
Proceso de reembolso de gastos de viaje
1. Los viajeros de negocios llenan el formulario de reembolso de gastos de viaje - revisado por el superior inmediato, aprobado por el vicedecano responsable, revisado por el personal financiero - Liquidación y pago en caja. Cada líder a cargo será totalmente responsable de la autenticidad y razonabilidad del reembolso de los gastos de viaje.
2. El personal financiero, los auditores y el personal de administración de fondos deberán revisar y ser responsables de los procedimientos de reembolso, los límites presupuestarios, la legalidad de las facturas, la autenticidad y los estándares de viajes de negocios de acuerdo con las regulaciones.
Extensión:
Con todo el proceso, desde la solicitud hasta la conciliación, ¿cómo puede ser tan sencillo el reembolso de los gastos de viaje?
Viajes de negocios fáciles, reembolso feliz
NO.1 Solicitud con un solo clic, reserva en un solo lugar, experiencia de viaje de negocios ¡up!up!
Asocia automáticamente el presupuesto, los empleados envían formularios de solicitud de viaje, completan los detalles del itinerario y el La plataforma pasa directamente los estándares de gastos preestablecidos. Determina si el consumo cumple. Después de la aprobación, los empleados pueden solicitar boletos aéreos y hoteles directamente.
El sistema en la nube de control de tarifas de Shengyi agrega automáticamente información sobre vuelos, hoteles, automóviles y otra información de las principales plataformas y realiza comparaciones de precios en la misma pantalla. Los empleados pueden elegir el producto con la relación precio/rendimiento más alta. Al realizar el pedido, el sistema coincide y verifica automáticamente los estándares de viaje de los empleados y admite el control de la desviación estándar en función de múltiples dimensiones, como departamentos, proyectos y personal. Si los estándares exceden el estándar, puede utilizar la función de reserva de emergencia para hacer reservas después de realizar la solicitud. el líder para recibir instrucciones.
Al realizar el pedido, hay muchas escenas sorpresa que se pueden desbloquear, por ejemplo, cuando muchas personas están en un viaje de negocios, los pedidos de las personas que viajan con ellas se muestran de forma inteligente, eliminando directamente el tiempo de consulta y. la comparación y la reserva son más rápidas; el estándar de diferencia se calibra automáticamente, que puede ser Haga clic para seleccionar productos que cumplan con el estándar, pagará el exceso y el ahorro será suyo; En este punto, en el proceso de solicitud de empleado + reserva + consumo, se implementa el control de gastos en todo momento, se verifica automáticamente el cumplimiento del consumo y se logra "consumo es igual a cumplimiento".
NO.2 Reembolso conveniente, no es necesario adelantar dinero para consumo comercial.
Al reembolsar, es fácil perder demasiadas facturas y los procedimientos para completar las facturas son complicados. pero ahora el consumo online está libre de facturas. El pedido muestra automáticamente las tarifas correspondientes y puede modificarse, eliminando la necesidad de que los empleados completen los informes individualmente.
Si hay gastos de consumo fuera de línea que deben reembolsarse juntos, puede ingresar los gastos mediante la importación manual o la importación de facturas. La plataforma admite múltiples métodos de importación, como reconocimiento de fotografías, importación de álbumes de fotos, importación de enlaces. escanee la recopilación de códigos QR, etc., para que los empleados no tengan que hacerlo manualmente, complete, coloque el boleto y el subsidio se calculará automáticamente, lo que hará que el reembolso sea más conveniente y eficiente.
La plataforma en la nube de control de gastos de Shengyi también presenta un flujo de aprobación móvil. Los empleados pueden iniciar la aprobación en cualquier momento y en cualquier lugar a través de teléfonos móviles o computadoras. Pueden verificar el progreso de la aprobación en tiempo real e instar al personal de aprobación correspondiente. que no haya ansiedad por el reembolso. A través de la plataforma, es posible combinar la solicitud anticipada, la aprobación de gastos, la gestión de procesos en proceso y el reembolso posterior al evento, acortando significativamente el tiempo de reembolso de los empleados.
NO.3 Apertura y conciliación automática de cuentas, solo un paso desde el reembolso hasta la contabilidad
Cuando los empleados viajan por negocios, pueden utilizar la liquidación unificada de la empresa dentro del estándar y una sola factura. se puede utilizar Complete todas las liquidaciones y reduzca la intervención manual. En este momento, el proveedor de servicios puede realizar pagos de fondos inmediatos para la empresa. Cuando la cuenta vence, la empresa conciliará y liquidará las cuentas de manera unificada.
El modo de liquidación es flexible, admite la definición de períodos contables basados en múltiples dimensiones, admite liquidación unificada para el grupo o liquidación separada para cada empresa persona jurídica y cada entidad contable.
La plataforma en la nube de control de tarifas de Shengyi admite la conciliación automática diaria y la apertura de cuentas. La plataforma obtiene datos de facturas a través de la interfaz, genera automáticamente facturas diarias y las compara de manera inteligente con las facturas del proveedor de servicios si se encuentra alguna anomalía. , le recordará inmediatamente. Facilite el procesamiento oportuno de la contabilidad de liquidación. El procesamiento de conciliación automatizado mejora enormemente la eficiencia del trabajo de conciliación y liquidación.
Una vez completada la conciliación, el comprobante se generará automáticamente y la factura y el comprobante enviados por correo se archivarán juntos, despidiéndose así del largo proceso de reembolso anterior.