¿A qué se debe prestar atención al realizar una conferencia académica internacional?
Traducción al inglés del usuario de Zhihu
34 personas estuvieron de acuerdo
Recientemente estoy buscando una pasantía en planificación de conferencias internacionales y estoy publicando para desarrollar mi carácter.
Organizador:
1. Antes de la reunión:
1. Negociar con el organizador de la conferencia
2. Proporcione información sobre boletos de avión, boletos de tren, alojamiento, lugares de la conferencia, transporte y otra información requerida para la conferencia. Y formule un plan de reunión completo para las partes de la reunión
3. Envíe personal dedicado para ayudar a los clientes en inspecciones in situ de alimentos, alojamiento, lugares de conferencias, viajes, entretenimiento y otros aspectos relacionados del lugar de la conferencia.
4. Determine el plan, firme el contrato y pague el depósito por adelantado.
2. Durante la reunión
1. Recepción de conferencias: una persona dedicada es responsable de la etiqueta, la recogida y la resolución de problemas en el aeropuerto y la estación. Coloque el AM de bienvenida, el cartel de bienvenida, el mostrador de registro, los carteles, etc. en el hotel y en la sala de conferencias con antelación.
2． Preparación previa a la reunión: prepare los materiales de la reunión, los suministros para la reunión, los discursos de la reunión y otros elementos relacionados con la reunión necesarios para la reunión.
3. Lugar de la conferencia: una persona designada irá a la sala de conferencias para revisar los carteles, la iluminación, el audio, el té, etc.
4. Alojamiento para la conferencia: confirme el piso y el número de la sala y pregunte si existen requisitos especiales.
5. Catering para conferencias: horario de comida, normas de comida y confirmación de invitados especiales (musulmanes).
6. Viajes a la conferencia: confirmación del itinerario de la ruta de viaje, uso del automóvil, si el guía turístico agregará atracciones, etc.
7. Entretenimiento de conferencias: Confirmación de las formas de consumo de entretenimiento, estándares de consumo y ubicaciones de entretenimiento.
8. Servicios de conferencias: tomar fotografías grupales de los delegados de la conferencia, brindar servicios de secretaría y servicios relacionados a los delegados.
3. Después de la reunión
1． Pago: proporcione detalles detallados de los gastos y explicaciones durante la reunión, y haga que una persona dedicada verifique con el cliente y realice el pago. Información: recopile información después de la reunión y cree una libreta o lista de direcciones de la reunión de acuerdo con ella. requisitos del cliente.
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Método organizado: seguimiento de los detalles
1. Haga un plan general antes de la reunión y establezca un "cronograma" para el proceso de la reunión;
2. En circunstancias normales, notificar por teléfono cuándo y dónde cada unidad celebrará reuniones y confirmar el número de representantes de cada unidad que asistirán a la reunión.
3. Si el formato de la reunión es más solemne, además del contacto telefónico, es necesario contactar con cada unidad en forma de documento escrito, aviso o invitación, y obtener una respuesta clara (como por ejemplo un documento escrito, aviso o invitación) La carta debe elaborarse especialmente y negociarse con el fabricante de la imprenta).
4. Obtenga la lista de servicios disponibles del organizador de la conferencia, firme acuerdos y contratos relevantes con el organizador de la conferencia para los servicios requeridos y utilice medios legales para proteger sus derechos e intereses legítimos.
5. Desarrolle un calendario de reuniones, discursos de reuniones y contenidos del informe relacionado. Si el contenido de la reunión no implica confidencialidad interna, también puede informar al organizador de la reunión de la situación y pedirle que le ayude en la formulación.
6. Mientras el organizador de la conferencia ayuda a contactar hoteles, aeropuertos, restaurantes, empresas de publicidad, fabricantes de imprentas, flotas y otras unidades, realice consultas oportunas de acuerdo con el "cronograma" para implementar el progreso del plan. .
7. Participar en el trabajo de registro al inicio de la reunión, coordinar el trabajo, distribuir materiales y al mismo tiempo conocer nuevos amigos y profundizar la relación con viejos amigos. Si los delegados participantes necesitan pagar tarifas de conferencia, se les cobrará.
8. Una vez completado el check-in, notifique de inmediato al organizador de la conferencia el número más exacto de personas y habitaciones. Si hay más o menos habitaciones, negocie con el hotel de manera oportuna para evitarlo. problemas innecesarios.
9. Antes de que comience la reunión oficial, verifique el diseño del lugar (iluminación, sonido, forma del lugar, vegetación y equipo especial) para asegurarse de que nada salga mal.
10. Negociar con el organizador de la reunión para establecer horarios razonables para las comidas, el despertar y las reuniones.
11. Realizar la coordinación durante la reunión.
12. Desarrollar un presupuesto financiero que sea consistente con los objetivos generales de la empresa y de esta reunión. El depósito es generalmente del 50% del costo total por adelantado, y los gastos restantes se pagarán al final. de la reunión.
13. Después de la reunión, haga un informe resumido de la reunión basado en la situación real y archívelo.
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Principios a tener en cuenta
1. Establecer objetivos claros
Para cualquier empresa empresarial, para que la reunión sea valiosa, debe tener un propósito claro. Obtenga lo que necesita a través de reuniones, proporcione el valor correspondiente a los asistentes y obtenga un retorno de la inversión.
2. Mejorar la recopilación y el análisis de la información
La recopilación de información es extremadamente importante, incluida la comprensión de las necesidades de los clientes (para obtener más detalles, consulte el apéndice del proceso - Cliente). Ficha de Análisis de Necesidades), entender a los asistentes a la reunión, entender los medios de comunicación, entender el presupuesto, analizar las propias carencias, etc.
3. Búsqueda de la innovación continua
Cada reunión es un desafío para la capacidad de innovación, sin importar el contenido o la forma, la innovación continua puede hacer que cada reunión esté llena de pasión y entusiasmo.
4. Haga un plan exhaustivo
Ya sea un diagrama de Gantt o un cronograma, un plan exhaustivo debe incluir todos los detalles de la reunión. Además, se puede evitar garantizar un seguimiento regular. Una planificación cuidadosa se convierte en la decoración de las paredes del director del proyecto.
5. Implementar una gestión in situ estricta
Al realizar la gestión in situ, se debe controlar estrictamente los asuntos del cronograma. Cualquier omisión conducirá al fracaso de la reunión. Además, la persona a cargo en el sitio debe tener la capacidad de adaptarse a los cambios (ver 14 elementos)
6. Cierre y resumen detallado
Las reuniones exitosas requieren una planificación creativa; habilidades activas de negociación y comunicación; operaciones estandarizadas y gestión financiera; excelente empaque y retroalimentación sistemática. Resuma después de la reunión ¿cuánto valor aportó? ¿Cuál es el retorno de la inversión de su empresa? ¿Volverán los asistentes a su conferencia el próximo año? Reúna estas respuestas y úselas al planificar la próxima reunión.
7. Esfuércese por la excelencia, no por la perfección.
No importa cuán grande o pequeña sea la reunión, no importa cuán bueno sea el plan de la reunión, es imposible alcanzar la perfección. Lo importante son sugerencias, diseños y modificaciones.
8. Comprender las industrias involucradas en la conferencia
Para brindar una gestión exitosa de la conferencia, los organizadores deben comprender las industrias involucradas en la conferencia, la terminología profesional y las tendencias generales de la industria.
9. No te metas con cosas grandes sólo para ahorrar un poco de dinero.
Asegúrate de que los proveedores con los que cooperas proporcionen servicios de alta calidad y nunca sacrifiques la calidad del producto. reunirse solo para ahorrar un poco de dinero, al final, el que más pierde es usted mismo.
10. Recuerda, el cliente siempre es lo primero
Tu audiencia es tu cliente, te pagarán, por eso deben sentir y aceptar el valor, La importancia de este encuentro debe ser ser apreciado. Si crees que hay algo más importante que los clientes, recuerda: ¡los clientes siempre son lo primero!
11. Controlar razonablemente el presupuesto
Debemos aprender a analizar y utilizar el presupuesto de forma razonable. El dinero extra gastado debería beneficiar primero a los asistentes.
12. Maximiza el uso de la tecnología
La tecnología puede ayudarte mucho. Utiliza la tecnología tanto como sea posible de principio a fin para que los clientes y el personal puedan utilizarla fácilmente. Es importante recordar que la tecnología no puede reemplazar la interacción humana. (Para conocer la aplicación de la tecnología, consulte "Embalaje de conferencias multimedia")
13 Comunicación clara y clara
La comunicación clara y clara es la clave del éxito de todo el proyecto. . Imagina que eres un asistente que no entiende los planes internos, los procedimientos o el trabajo de respaldo. ¿Cómo puedes entender todo esto en el menor tiempo posible?
14. Gestión madura de crisis
Para problemas imprevistos y posibles escenarios de crisis, se deben preparar soluciones, enumerar las peores consecuencias y luego proponer soluciones una por una.
15. Proporcionar valor suficiente
Para satisfacer las necesidades de los asistentes, un proyecto de conferencia debe poder proporcionar valor útil a la audiencia, ya sea educación, formación o novedad. Lanzamientos de productos Conferencia o reunión de distribuidores: el contenido es la clave, y un contenido sustancial hará que el valor se refleje en la reunión.
Mabang Travel
¡La respuesta número uno es muy buena!
Pero creo que puedo mencionar algunas cosas sobre la recepción.
Primero: ¡Determine el método de transporte de los invitados!
Avión: Obtén fecha de salida, número de vuelo, varias personas, información de contacto, contactos
Tren de alta velocidad: La misma información que el avión, solo el tren de alta velocidad ¡número!
¡Los aeropuertos y las estaciones de tren de alta velocidad deben disponer de personal dedicado que coloque carteles para recibirle! ¡Utilice el tema de su conferencia como señal! ¡El personal es notificado con antelación sobre el entorno del aeropuerto!
Segundo: después de obtener la primera información, ¡necesitas encontrar un alquiler de autos local!
¡Envía esta información al gestor de flota de la empresa de alquiler! ¡Presta atención a cuáles requieren conductores ingleses y cuáles son chinos! ¡Reorganizarán esta información y organizarán una lista de las placas y la información de contacto del conductor! ¡Tu decides!
¡Así tendrás tranquilidad!
Además, si hay invitados importantes que necesitan usar un automóvil localmente, es mejor comunicarse con el líder del equipo para decidir qué automóvil pedir para el cliente y simplemente escuchar la llamada del huésped.
¡Nuestra empresa recibió una vez una demanda de 300 vehículos!
¡Los modelos van desde doble R, BBA, Bieshang, hasta grandes autobuses de 53 plazas!