Cómo elegir un lugar para la planificación de eventos de conferencias

Resumen: Las reuniones son una actividad esencial para toda empresa, para diversas empresas grandes, medianas y pequeñas, las reuniones internas pueden resolverse en las propias oficinas, pero implican algunas reuniones de negocios y reuniones a gran escala. Como reuniones anuales y reuniones relacionadas con el extranjero, es necesario encontrar el mejor lugar para celebrar reuniones. Entonces, ¿cómo elegir un lugar para la planificación de eventos de conferencias? ¿A qué debe prestar atención al alquilar un lugar para conferencias? A continuación, el editor ha recopilado información relevante, ¡echemos un vistazo! Cómo elegir un lugar para la reunión

1. Haga una lista de opciones

Se debe hacer una lista de los lugares para la reunión y todas las condiciones importantes requeridas para la reunión deben anotarse en la lista. . Si la lista está bien diseñada e indica la calidad del hotel, facilitará enormemente la comparación y selección de varios lugares.

2. Elija un tipo de lugar adecuado

La selección de un lugar adecuado para la conferencia debe basarse en los recursos de la conferencia disponibles en el área local, los procedimientos de la conferencia y el número esperado de asistentes. Se tienen en cuenta los participantes y las características de los participantes. Los antecedentes y, lo más importante, el propósito de la reunión, los objetivos y las preferencias de los asistentes.

3. Adecuación del tipo de conferencia y el lugar

El mejor ambiente para realizar actividades de capacitación es un lugar de educación para adultos que pueda proporcionar personal especializado e instalaciones especializadas.

Las reuniones de investigación y desarrollo requieren un ambiente propicio para la contemplación y la inspiración.

Las reuniones importantes de bonificación y elogio deben ser elegantes y atractivas. El propósito de la reunión es recompensar el desempeño sobresaliente.

Para ferias y exposiciones de nuevos productos, es necesario elegir un lugar con sala de exposiciones, y el transporte a las ciudades donde se ubica el lugar debe ser conveniente.

4. Precio del alquiler del lugar de la conferencia

El precio suele jugar un factor decisivo una vez que se cumplen todas las condiciones, pero en el alquiler del lugar de la conferencia, el precio suele jugar un factor decisivo. Asegúrese de prestar atención al rango de precios y a la unidad. Existe una diferencia esencial entre fijar precios por sesión y fijar precios por día. Generalmente, una reunión se limita a 4 horas. Aproximadamente medio día. Algunos hoteles calculan tres partidos al día. Por lo tanto, asegúrese de aclarar la unidad de precio del lugar del hotel. El cómputo de un día incluye mañana, tarde y noche. Una vez que la unidad de precio está clara, es el tiempo de preparación proporcionado por el proveedor del lugar. El diseño de una reunión lleva tiempo, ¿el tiempo de diseño es gratuito y cuánto cuesta? Por lo tanto, sólo se compara exhaustivamente el precio en todas las circunstancias y el precio final puede utilizarse como referencia para la comparación.

Notas sobre el alquiler del lugar de la conferencia

Después de finalizar el lugar de la conferencia, debe firmar un contrato. La firma de un contrato también es una ciencia. Todos los artículos y precios previamente confirmados deben indicarse claramente. escrito en blanco y negro brillante. También deberá indicarse claramente el número de cuenta de liquidación, el método de liquidación y la moneda de liquidación. Incluyendo los servicios prometidos por el hotel y las instalaciones de apoyo gratuitas del lugar de la conferencia. Eso sí, para reuniones a gran escala, lo mejor es indicar quién está a cargo del lugar en un determinado nivel, para evitar problemas y no poder encontrar a la persona con quien contactar durante la reunión.

Plano de distribución del lugar de la conferencia

1. Disposición básica de las instalaciones

(1) Podio: la altura es moderada y el pasillo que conduce al podio está iluminado. y debe haber el nombre de la conferencia que se está celebrando y el nombre del centro de conferencias o del hotel de conferencias.

(2) Micrófono: El micrófono debe ajustarse con antelación para que el volumen no sea demasiado alto.

(3) Pizarra y bolígrafo.

(4) Equipos audiovisuales: computadoras, proyectores, videograbadores, pantallas, equipos de audio, lápices láser, servicios gratuitos de correo electrónico, aires acondicionados DVD, iluminación, etc.

(5) Iluminación: La iluminación es uniforme, la luz es suave y estable, y fácil de controlar y ajustar.

(6) Audio: incluye mezclador, micrófono de conferencia, etc.

(7) Sistema de vídeo para conferencias: equipos principales como grabadores de vídeo, proyectores, proyectores de diapositivas, máquinas de acrobacias, cámaras y equipos auxiliares como conmutadores de vídeo, distribuidores de vídeo y conversores de formato.

(8) Sistema de comunicación y votación simultánea.

2. Disposición del lugar

(1) Principios básicos de la distribución del lugar:

Tema: Según la naturaleza de la reunión, al organizar el lugar, se debe prestar atención. Se debe prestar atención a resaltar el tema y el propósito de la reunión.

Por ejemplo: el lugar de reunión de los representantes del partido debe ser sencillo, solemne y generoso.

Formal: Cualquier distribución del lugar debe ser ordenada, ordenada y organizada.

Simplicidad: Partiendo del efecto real de la reunión y de sus propias capacidades económicas, nos esforzamos por crear el máximo beneficio económico al mínimo coste.

Práctico: La distribución del lugar debe ser acorde con las funciones requeridas para la reunión.

Armonía: Se debe coordinar el color del lugar y el tamaño de los elementos del lugar.

(2) Modo básico de distribución del lugar

Estilo teatro (auditorio): adecuado para reuniones a gran escala con un gran número de personas, como conferencias de prensa, foros, debates, y ceremonia de lanzamiento, etc.

Estilo de escritorio: adecuado para foros, ruedas de prensa, seminarios, formación, etc. Este formato es conveniente para que la audiencia tome notas.

Tipo círculo hueco (cuadrado o polígono): adecuado para reuniones de menor escala y con estatus equivalente, como reuniones de negocios, seminarios, etc.

En forma de U o de herradura: Adecuado para sesiones de formación de reuniones a pequeña escala.

Alrededor de la mesa: adecuado para banquetes de estilo chino, como fiestas de agradecimiento, recepciones, meriendas, etc.