¿Cómo recibir bien a los invitados?

Proceso de trabajo de recepción, el trabajo de recepción en realidad parece muy simple, pero está directamente relacionado con la impresión que los demás tienen de nosotros. Esto es muy importante y es una parte que no podemos ignorar. El trabajo de recepción debe estar estandarizado. Echemos un vistazo al flujo de trabajo de la recepción.

El proceso de trabajo de recepción es 1 1, comprenda la situación. Luego de recibir la tarea de recepción, primero aclarar el número de personas, ubicación, tipo de vehículo (número de tren), hora de llegada del vuelo, intención de venir, posible tiempo de estadía y las intenciones y requerimientos de nuestros líderes en la recepción.

2. Organizar el alojamiento. Con base en la información obtenida, haga de inmediato los arreglos correspondientes para la habitación con el departamento de administración e inste al personal de servicio a hacer un buen trabajo en la higiene interior y prepare agua fría y caliente, notifique al departamento de administración y a la casa de huéspedes con anticipación y haga arreglos; comidas de acuerdo a las normas alimentarias establecidas.

3. Muelle (máquina). De acuerdo con el horario del tren (vuelo) del asiento del huésped, llegue a la estación (aeropuerto) con anticipación para recibir al huésped, ayudarlo a realizar el saludo militar y guiarlo fuera de la estación.

4. Bienvenido. Espere con anticipación a dónde está previsto que lleguen los visitantes. Cuando lleguen los invitados, deben saludarlos calurosamente, presentarse y guiarlos al dormitorio para que se aseen y descansen.

5. Introducción. Una vez organizados los invitados, informe a la persona correspondiente a cargo de la unidad de manera oportuna. Cuando los líderes de ambos lados se contacten entre sí, si es necesario, el personal de recepción debe presentar la identidad de nuestros líderes a la otra parte.

6. Captura de actividades. Comprender y solicitar las actividades y disposiciones de trabajo de los líderes superiores después de su llegada, para que tengan conocimiento de ello.

7. Preparar el lugar. Informe al personal relevante de ambas partes con anticipación e inste a nuestro personal de servicio a hacer un buen trabajo en protección.

8. Contar el número de comensales y avisar con antelación a nuestro personal de catering para concertar el número de mesas si fuera necesario.

9. Organizar actividades extraescolares. Considere y organice con anticipación actividades de entretenimiento después de la escuela según los intereses y pasatiempos de sus invitados.

10. Reservar billete de vuelta. Conozca la fecha de salida del huésped con antelación y reserve los billetes.

11, dámelo. Prepare el vehículo con anticipación y notifique al líder para despedirnos.

12. Notificar a la unidad de recogida. Notificar a los invitados con prontitud para reunirse en el trabajo.

13. Realizar el trabajo de acabado. Sólo saldando cuentas con los departamentos pertinentes de manera oportuna y dejando que los invitados se vayan se pueden hacer las cosas.

Datos ampliados

Cuestiones a las que se debe prestar atención en el trabajo de recepción.

1. El trabajo debe ser muy minucioso. Para hacer un buen trabajo en recepción, debes trabajar duro tu cerebro, tu boca y tus piernas. Debes pensar detenidamente y actuar de manera realista. Muchos problemas en la recepción suelen radicar en la palabra "crudo", por lo que la recepción debe ser meticulosa y no descuidada.

2. La actitud debe ser entusiasta. Independientemente del estado del visitante o del tamaño de la "marca", el visitante debe ser recibido con una sonrisa y recibido con una sonrisa, para que el visitante se sienta como en casa tan pronto como comience.

3. La recepción debe ser dirigida. La recepción es una ciencia y hay muchas ciencias. Las personas que reciben tienen diferentes intereses y aficiones, por lo que debemos ser específicos, distinguir la situación y recibir recepciones específicas.

Proceso de trabajo en recepción 2. ¿Cómo hacer un buen trabajo en recepción?

Determinar el número de personas que se alojarán. Cuando se prepare para recibir una recepción, primero determine el número de invitados y luego prepare té, asientos y otros materiales para la recepción.

Determine la hora de llegada, determine la hora de llegada de la otra parte y el personal que lo reciba y guíe debe ser educado, entusiasta y atento.

Comprender la posición de la otra parte y hacer los arreglos correspondientes en función de la posición de la otra parte en términos de especificaciones de recepción, disposición de los asientos, personal de acompañamiento, etc.

Antes de que lleguen los clientes, limpie a fondo el entorno de la unidad para que las ventanas queden brillantes y limpias. Si el cliente es muy importante, lo mejor es añadir algunas flores y plantas verdes para embellecerlo.

Imagen del personal, si la unidad tiene ropa de trabajo, lo mejor es mantenerla uniformemente ordenada, si no hay ropa de trabajo, explicar primero y usar ropa que cumpla con los estándares de recepción. servicio al cliente y otro personal a vestirse uniformemente.

Enrutar, celebrar reuniones con antelación, los empleados de todos los departamentos saben que es mejor evitar interferencias externas durante el horario de recepción y las cosas se pueden gestionar con antelación o más tarde. También se debe planificar la ruta de recepción y coordinar la disposición y orden de los vehículos.

Generalmente habrá una reunión después de la recepción. Organizaremos los asientos de los líderes, prepararemos los materiales y artículos de la reunión con anticipación, primero depuraremos el proyector y la computadora para asegurarnos de que no haya errores, el té, el personal de servicio y otras precauciones de recepción, y realizaremos capacitación con anticipación.

Si el viaje de la otra parte dura más de un día, haga arreglos para las comidas y el alojamiento con anticipación e informe el plan de entretenimiento y el presupuesto al líder con anticipación.

Cosas a tener en cuenta

El trabajo de recepción debe cambiar y ajustarse según la identidad, número de personas, naturaleza del trabajo, itinerario, afiliación, etc. de ambas partes.

Flujo de trabajo de recepción. Especificaciones del flujo de trabajo de recepción en oficina

1. Propósito

“Nada es trivial en la diplomacia” y “Ningún asunto trivial en la recepción”. Como parte importante del trabajo de oficina, la recepción es una parte importante para mostrar la imagen de la empresa y encarnar el espíritu y la cultura corporativos. Para establecer una buena imagen de la empresa, ampliar los contactos e intercambios externos de la empresa, mostrar mejor la cultura corporativa y estandarizar aún más el trabajo de recepción, el proceso de trabajo de recepción en la oficina está especialmente estipulado.

En segundo lugar, principios

De acuerdo con el principio de "calidez y cortesía, servicio considerado, economía estricta y recepción de contraparte".

En tercer lugar, la gestión

La oficina es el departamento de gestión homólogo del trabajo de recepción de la empresa. Es responsable de la organización y gestión del trabajo de recepción y coordina los departamentos pertinentes para llevar a cabo las tareas de recepción. , y proporciona servicios logísticos y garantías.

IV.Proceso de recepción

1. Disposición general del trabajo

Después de recibir el aviso de la visita del huésped, según las disposiciones de los líderes de la empresa y de la unidad. y la posición del huésped visitante, el propósito y otras circunstancias específicas, el nivel de recepción se puede dividir temporalmente en tres niveles: A, B y C. De acuerdo con el nivel de recepción, se debe elaborar un plan de recepción, el personal de recepción relevante debe ser organizarse en detalle y se deben hacer los preparativos antes de la recepción.

La categoría A es un estándar de recepción de primera clase, generalmente acompañado por el gerente general e invitados importantes.

La categoría B es un estándar de recepción de segunda clase, generalmente acompañado por líderes de la empresa como; como subdirectores generales; /p>

La categoría C es el estándar de recepción de tercer nivel. Generalmente, los líderes o el personal de los departamentos homólogos relevantes vienen de visita y el trabajo de recepción se realiza de acuerdo con los requisitos del liderazgo.

2. Dispositivo de recogida

Después de recibir el aviso de la visita del huésped, la oficina debe hacer los arreglos para recoger el automóvil un día antes de la visita del huésped, determinar la hora, ubicación e información de contacto del huésped, y hacer una buena preparación. Realizar inspecciones de limpieza y seguridad antes de abandonar el vehículo, y proporcionar suministros necesarios como agua mineral y toallitas húmedas. El conductor responsable de recoger el coche deberá llegar al lugar de recogida con media hora de antelación. Si el huésped nos visita por primera vez, imprima un cartel de recogida si es necesario.

3. Disposiciones de alojamiento

Según el nivel de recepción, organice un lugar de check-in adecuado, reserve una habitación con anticipación y vaya al hotel con anticipación para confirmar el check-in. en el estado si es necesario, incluso pedir al personal de recepción del hotel que haga una tarjeta de habitación. Abra los servicios telefónicos externos, coloque bolsas de artículos de tocador, té, frutas secas, cigarrillos y otros suministros de recepción, y asigne habitaciones a los huéspedes con anticipación.

4. Organización del trabajo publicitario

Después de recibir el aviso de la visita del huésped, recopilar información relevante según la situación del huésped y el nivel de recepción, diseñar y producir el cartel publicitario y la publicidad de la empresa. máquina de subtítulos de bienvenida a los invitados Después de la visita, haga un buen trabajo siguiendo el recorrido, tomando fotografías en el lugar y otros trabajos relacionados.

5. Organización de la visita

Después de recibir el aviso de la visita del huésped, notifique con anticipación a los departamentos pertinentes de la empresa y prepárese para la visita de acuerdo con el nivel de recepción.

Antes de que los invitados vengan a visitar la empresa, deben notificar a los líderes relevantes y al personal de recepción con anticipación para saludarlos. Durante la visita, el personal de recepción brindará servicios, tomará fotografías y videos y organizará autobuses de enlace de manera oportuna.

6. Organización de la reunión

La oficina debe preparar los materiales pertinentes, como flores, frutas, té, cuadernos, papel, bolígrafos, etc. El día antes de la llegada de los invitados, imprima las tarjetas de asiento de los participantes, prepare las computadoras portátiles, proyecte subtítulos de bienvenida y verifique el ambiente sanitario de la sala de conferencias y sus alrededores.

Al comienzo de la reunión, el personal de la oficina debe volver a llenar el té para los invitados a tiempo y agregar agua cada 10 a 15 minutos; si el mismo grupo de invitados se reúne durante varios días consecutivos, deben cambiar la cantidad; variedad de frutas y elaboración de tazas de té en la sala de conferencias y limpieza de ceniceros.

Observaciones: Diagrama esquemático de la tribuna y disposición de los asientos de reunión.

7. Organización de comidas

Organizar las comidas en el hotel con antelación según el nivel de invitados recibidos, notificar a los participantes, determinar el número de comensales y pedir las comidas con antelación según los gustos dietéticos de los invitados y los posibles tabúes. Preparar bebidas, cigarrillos, etc. , organice los vehículos y recoja y deje a tiempo.

Observaciones: Cuadro de disposición de asientos para invitados al banquete.

8. Disposición de la actividad

Cuando el huésped está en la empresa, si el huésped necesita acompañarlo a las áreas circundantes de acuerdo con el acuerdo del líder de la empresa, el personal de recepción. Debe determinar la ruta del recorrido con anticipación y contratar un guía turístico para el lugar escénico, lugares para cenar, vehículos turísticos, etc.

y preparar cámaras fotográficas, toallitas húmedas, agua mineral, paraguas, etc. y organizar todo el recorrido y las actividades de entretenimiento de acuerdo con las necesidades de los invitados durante el recorrido.

9. Arreglos de regreso

De acuerdo con el itinerario y las necesidades del huésped, ayúdelo a reservar boletos de avión o de tren de regreso, prepare regalos y haga arreglos para que los vehículos se entreguen de manera segura a la salida. punto, y el personal de recepción preparará el check out del hotel y otros trabajos de seguimiento.

Etiqueta de recepción del verbo (abreviatura de verbo)

1. Apariencia: rostro limpio, bien vestido.

2. Comportamiento: firme y digno, tranquilo y generoso.

3. Discurso: Tono gentil, educado y elegante.

4. Actitud: sincera y entusiasta, ni humilde ni arrogante.

5. Reciba la tarjeta de presentación: Recíbala con ambas manos respetuosamente y guárdela solemnemente en su bolsillo después de leerla.

6. Liderar: generalmente camina delante y a la derecha del invitado, gira a la izquierda de vez en cuando, sigue los pasos del invitado y extiende la mano en la esquina.

7. Al entrar al ascensor: guíe a los invitados primero en entrar, primero en salir y presione el botón del ascensor a tiempo.

Notas sobre los verbos intransitivos

Cuando durante la recepción se trate de asuntos confidenciales y reuniones importantes, se debe prestar especial atención a la confidencialidad. Durante la recepción se debe presentar adecuadamente a la empresa, distinguiendo entre interior y exterior. En ocasiones que no sean adecuadas para tomar fotografías, explíquelo a los turistas con tacto.

Siete. Resumen

Una vez finalizado el trabajo de recepción, debemos resumir puntualmente los problemas existentes en el trabajo, ser buenos para descubrir deficiencias en el trabajo, atrevernos a proponer áreas que necesitan mejora en el trabajo, esforzarnos por alcanzar la excelencia. , y contribuir al desarrollo de la fortaleza de la empresa.