Cómo hacer una hoja de presupuesto detallada para conferencias y exposiciones

Hacer presupuestos para conferencias y exposiciones no es un concepto. En general, Zhangjiajie Yuanda Conference Company ha resumido el presupuesto de la conferencia en los siguientes aspectos basándose en años de experiencia: 1. ¿Costos de transporte? Los costos de transporte se pueden dividir en: (1), costos de transporte desde el punto de partida hasta el lugar de la conferencia, incluidos vuelos, ferrocarriles, autopistas, barcos de pasajeros y costos de transporte desde la estación de destino, aeropuerto, muelle hasta el alojamiento (2). , Costos de transporte durante la conferencia: principalmente costos de transporte desde el alojamiento al club, desde el club al comedor, desde el club al lugar de intercambio de negocios y costos de transporte durante la conferencia. (3) Transporte de despedida y transporte de regreso, incluidos vuelos, ferrocarriles, carreteras, costos de transporte en barcos de pasajeros y tarifas de alojamiento a aeropuertos, estaciones y puertos. ? 2. ¿Tarifas de sala de conferencias/salón? Específicamente, se puede subdividir en: (1) Alquiler de salas de conferencias: en términos generales, el alquiler de salas ya incluye algunas instalaciones de uso común, como punteros láser, sistemas de sonido, mesas y sillas, podios, pizarras o pizarrones, bolígrafos a base de aceite, Tiza, etc. , pero no se incluyen algunas instalaciones no convencionales, como equipos de proyección, decoraciones temporales, stands de exposición, etc. , incluso cuando sea necesario instalar líneas de voz fuera de la tribuna. (2) Costos de alquiler de instalaciones de conferencias: esta parte del costo se refiere principalmente al alquiler de algunos equipos especiales, como proyectores, computadoras portátiles, sistemas móviles de interpretación simultánea, sistemas de visualización del lugar, sistemas multimedia, equipos de video, etc. Generalmente se requiere un cierto depósito de uso al alquilar, y la tarifa de alquiler incluye soporte técnico y costos de mantenimiento del equipo. Vale la pena señalar que al alquilar equipos, se deben establecer requisitos específicos para varios parámetros de rendimiento (normalmente puede consultar a una empresa de servicios de conferencias profesional para obtener la relación precio/rendimiento más adecuada), de lo contrario la conferencia podría verse afectada. Además, los precios de alquiler de estas instalaciones para conferencias pueden variar mucho según la marca, el origen y el estado. (3) Tarifa de diseño del lugar: si no hay requisitos especiales, en términos generales, esta parte de la tarifa se incluye en la tarifa de alquiler del lugar. Si tiene requisitos especiales, puede negociar con un proveedor de servicios de conferencias profesional. (4) Otros costos de apoyo: estos apoyos generalmente incluyen impresión publicitaria, etiqueta, servicios de secretaría, transporte y almacenamiento, entretenimiento y atención médica, medios de comunicación, relaciones públicas, etc. Debido a la naturaleza temporal de estos apoyos, si los organizadores de conferencias se acercan a estas industrias individualmente para solicitar apoyo, los costos pueden ser más altos que las tarifas del mercado. Si un proveedor de servicios de conferencias profesional actúa como agente, obtendrá precios relativamente bajos y soporte profesional. ? Para estos soportes de servicios separados, el organizador deberá indicar los requisitos con el mayor detalle posible y firmar un acuerdo de servicio separado. 3. ¿Cuota de alojamiento? El costo del alojamiento debería explicarse por sí solo: vale la pena señalar que parte del precio del alojamiento es el precio total, pero también puede ser necesario agregar impuestos gubernamentales. El alojamiento puede ser uno de los mayores gastos de una conferencia. Encuentre un proveedor de servicios de exhibición profesional y, por lo general, podrá obtener mejores descuentos. ? Las tarifas normales de alojamiento no sólo están relacionadas con factores como el nivel de estrellas del hotel y el tipo de habitación, sino también con los servicios disponibles en la habitación, como comunicaciones de larga distancia en la habitación, lavado y cambio, bebidas del minibar, lavandería única, Internet. , suministro de frutas y otros servicios. Los organizadores de la conferencia deberían aclarar los servicios y el alcance de los hoteles que deberían cerrarse o abrirse. 4. ¿Gastos de alimentos y bebidas? Los costos de catering para reuniones pueden ser simples o complejos, según la agenda y el propósito de la reunión. (1) El desayuno es generalmente tipo buffet. Por supuesto, también se puede cenar en mesa. El coste se puede calcular en función del número de personas (pero teniendo en cuenta la particularidad de las comidas del congreso y la preparación de las materias primas, el número estimado de personas). los comensales no pueden diferir en un 15% del número real de comensales; de lo contrario, el restaurante tiene motivos para negarse a pagar según el número real de comensales y cobrar según el número reservado) (2), ¿almuerzo y almuerzo? El almuerzo y el almuerzo son básicamente cenas, que pueden tener el formato de presupuesto-buffet de números o de presupuesto de mesa-mesa. Si el organizador desea comprar las bebidas él mismo en lugar de proporcionárselas al restaurante, el restaurante puede cobrar una tarifa de servicio. (3), bebidas y cargos por servicio? Por lo general, si come en el restaurante de un hotel de alta estrella, el restaurante negará al anfitrión que le traiga bebidas. Si se pueden llevar las bebidas, los restaurantes generalmente cobran una tarifa de servicio. Cuando se celebran conferencias y banquetes en hoteles de alta estrella, normalmente se añade una tarifa de servicio de aproximadamente el 15% al ​​nivel de consumo básico. (4) ¿Pausa para el té en el lugar? Este coste se presupuesta básicamente en función del número de personas. A la hora de presupuestar puedes proponer combinaciones de comidas para diferentes periodos de tiempo. El precio del coffee break comunicado por el organizador suele incluir los honorarios del personal de servicio. Si el patrocinador requiere servicios no programáticos, ¿es posible que se necesite presupuesto adicional? 5. Gastos diversos de salas de conferencias (alquiler de salas de conferencias, honorarios de equipos, materiales promocionales, etc.) 6. Gastos diversos de viajes a la conferencia: (boletos, hoteles, automóviles, comidas, guías turísticos, fiestas, etc.).

)?7. Regalos de conferencias y otros gastos: