Cómo elegir un lugar de encuentro

1. Haz una lista de opciones. Se debe hacer una lista de los lugares de reunión con todos los requisitos importantes requeridos para la reunión. Si la lista está diseñada de forma razonable, indicará la calidad del hotel, lo que facilitará enormemente la comparación y selección de varios lugares.

2. Elija el tipo de lugar adecuado. Al elegir una ubicación adecuada para la conferencia, debe considerar exhaustivamente los recursos locales disponibles para la conferencia, el programa de la conferencia, el número esperado de participantes, los antecedentes de los participantes, el propósito más importante de la reunión, los objetivos y las preferencias de los participantes.

Hoteles: (por tipo)

Hoteles de negocios: Este tipo de hoteles cuentan tanto con diseño exterior como con decoración interior, además de avanzadas herramientas de comunicación y espacios de negocios aptos para reuniones (Hay pisos comerciales específicos), que generalmente encarnan plenamente la connotación de negocios modernos, eficientes y rápidos. El hotel puede albergar no sólo reuniones pequeñas sino también reuniones grandes. Cuenta con una o más salas multifuncionales, abiertas las 24 horas del día y con una sólida capacidad de servicio. Además, hay muchos restaurantes chinos y occidentales, diversas tiendas, gimnasios, piscinas y otras instalaciones.

Hoteles resort: este tipo de hoteles suelen construirse en un complejo turístico o a orillas del mar. Su diseño exterior, planificación de jardines y decoración interior reflejan plenamente las características locales e integran ocio y entretenimiento. Al mismo tiempo, con el desarrollo de la sociedad, los hoteles turísticos también pueden ofrecer las correspondientes instalaciones para conferencias, comida deliciosa y diversas actividades que representan características locales y estacionales, lo que sin duda facilita enormemente las unidades de conferencias.

(Por ubicación)

Ubicado en el centro de la ciudad: Al elegir un hotel en el centro de la ciudad, considere la distancia entre el hotel y el aeropuerto (incluso si hay mucho tráfico) . Si los participantes son de China o de la región, sería prudente elegir un hotel de este tipo. Los organizadores de conferencias generalmente prefieren elegir un hotel en el centro de la ciudad con instalaciones y funciones completas en una ciudad ideal, para que los familiares acompañantes de los asistentes puedan tener muchas actividades que hacer. Algunos hoteles son reconocidos por sus servicios de primera clase y una buena reputación a menudo convierte al hotel en la primera opción para la planificación de conferencias.

3. Haga coincidir el tipo de reunión y la ubicación. El mejor entorno para la realización de actividades formativas es un lugar de educación de adultos que pueda disponer de personal e instalaciones especializados (el centro de formación profesional de una empresa o un punto de formación en un complejo turístico). Las sesiones de I+D requieren un entorno propicio para la meditación y la inspiración (lo mejor es un centro de formación u otro lugar tranquilo). La ubicación de la reunión anual de la sociedad generalmente se determina en función de las opiniones de los miembros (normalmente un hotel en la ciudad más popular que pueda ofrecer servicios de conferencias). Las reuniones de premios y reconocimientos importantes deben ser de alto nivel y atractivas. El propósito de la reunión es recompensar el desempeño sobresaliente. Para ferias comerciales y exposiciones de nuevos productos, es necesario elegir un lugar con sala de exposiciones y el transporte a las ciudades donde se encuentra el lugar debe ser conveniente.

4. Cosas a tener en cuenta al visitar el sitio. Antes de considerar una visita al sitio, verifique que se hayan cumplido los requisitos previos: El oferente (hotel) acepta y está de acuerdo con todo lo que figura en la lista de nombres de la reunión. El postor (hotel) debe ser el mejor de la lista corta y básicamente aceptar los términos del contrato elaborados por el postor (hotel).

5. Visita el sitio en persona. Preste atención a los siguientes cinco puntos durante las inspecciones in situ: Conozca a las personas que pueden tomar decisiones. Esto ayudará a resolver problemas de transacciones que puedan surgir en el futuro. Si es posible, deberá realizar la visita en las fechas sugeridas por el hotel.