¿Cómo controlar los costes hoteleros?
La dirección hotelera debe centrarse en la gestión financiera, para luego utilizarla para impulsar y promover otras labores de gestión en el hotel. Generalmente existen dos tipos de instituciones financieras en la industria hotelera: una es incorporar adquisiciones al departamento de finanzas, que se compone de cinco partes: contabilidad, auditoría interna, caja, almacén y adquisiciones; la otra es gestionar las adquisiciones como un departamento; departamento separado. El autor cree que las adquisiciones deberían incluirse en el departamento de finanzas y ser directamente responsables de ellas el director financiero. El director financiero debe ser un miembro del equipo de liderazgo del hotel, con estatus e importancia sólo superados por el gerente general. Esta configuración tiene principalmente las siguientes ventajas:
Primero, el director financiero puede coordinar directamente la relación entre el interior y el exterior del hotel y entre departamentos, organizar y participar en la operación y gestión diaria del hotel, y unificar control y movilización, lo que favorece el ahorro de mano de obra y recursos materiales y financieros, acelera la rotación de capital, fortalece el control de costos y da pleno juego a las funciones de reflexión y supervisión financiera. El Departamento de Finanzas administra directamente la contabilidad del almacén y el catering. El almacén cuenta con gerentes de almacén de alimentos, gerentes de almacén de bebidas, tabaco y alcohol y gerentes de almacén de materiales, respectivamente. lo cual es propicio para Supervisar y controlar el almacenamiento y uso de materiales.
En segundo lugar, las compras y el almacenamiento dependen directamente del Departamento de Finanzas y están bajo el control directo del Director de Finanzas. De esta manera, el Director de Finanzas puede mantenerse al tanto de las condiciones del mercado, reducir los costos operativos del hotel, ajustar los tipos y. proporciones de compras de manera oportuna, y evitar el mal uso de fondos y la acumulación de materiales. Sus ventajas son:
① Es beneficioso para el control de los costes de adquisición del hotel. El departamento general de compras y el departamento de finanzas investigarán y confirmarán los costos de compra. Para cualquier solicitud de compra, es necesario realizar una investigación exhaustiva y comparar precios, y la decisión final la tomará el director financiero.
② Favorece el ajuste de las tarifas de los costes de restauración. El nivel y los cambios de la tasa de costos de catering están estrechamente relacionados con los cambios en el precio de compra del departamento de compras. Si hay una anomalía en las tasas de costos de alimentos y bebidas, el departamento de finanzas puede reaccionar de inmediato. Primero, analice si la tasa de rotación del inventario es anormal y si la cantidad del inventario es científica. En segundo lugar, analice si el costo de compra es razonable, reduzca la variedad y cantidad de compra si es necesario y ajuste el precio de compra y la tasa de costo de catering a un nivel apropiado.
(3) Comprar directamente bajo el Departamento de Finanzas no solo ayuda al Departamento de Finanzas a comprender las condiciones de los precios de manera oportuna, monitorear y reducir costos, sino que también ayuda a evitar conflictos entre adquisiciones, almacenes y finanzas.
En tercer lugar, los cajeros están gestionados por el departamento de finanzas. Los cajeros no contactan directamente con los clientes, sino a través del "intermediario" del camarero. Esto está más estandarizado, evita errores innecesarios por parte de cajeros y camareros, y facilita la supervisión y el control mutuo de los ingresos y costes del catering.
2. Desarrollar presupuestos de costes y establecer y mejorar sistemas de evaluación y análisis de costes.
Ésta es la clave para el control de costes. Sólo cuando se elaboran indicadores presupuestarios específicos para cada elemento de coste del hotel y se evalúan estrictamente en función de ello, el control de costes puede desempeñar realmente su papel. Al preparar los presupuestos de costos se deben respetar los principios de exhaustividad, pertinencia y racionalidad. El presupuesto debe basarse en las características de cada departamento y de cada proyecto, y proporcionar los indicadores presupuestarios de costos correspondientes dentro del rango controlable. Por ejemplo, al comienzo de cada año, hotel, presupuesto de flujo de caja, presupuesto de mantenimiento de ingeniería, gastos de oficina, gastos de viaje, gastos de automóvil, gastos de entretenimiento empresarial, etc. Y asignarlo a cada mes, determinar la persona responsable específica e implementarlo paso a paso. A finales de cada mes se llevan a cabo reuniones de análisis de costos a las que asisten los departamentos de finanzas, trabajo, inspección de calidad y otros departamentos. Evalúe estrictamente la implementación del presupuesto de costos mensual de cada departamento operativo, realice un análisis detallado de los proyectos que difieren mucho del presupuesto de costos, descubra las razones y mejore rápidamente los eslabones débiles en el control de costos.
3. Fortalecer el control interno e incrementar los esfuerzos de supervisión e inspección.
(1) Fortalecer el control de costes de adquisiciones.
La adquisición de materiales es la primera etapa del flujo de capital hotelero y también es un vínculo clave. El control de calidad es muy importante para los hoteles. Primero, se debe establecer un sistema de gestión de adquisiciones para estipular la autoridad de los solicitantes de adquisición de materiales y las personas autorizadas, el proceso de adquisición de materiales, las responsabilidades y relaciones de los departamentos relevantes, los métodos de adquisición, las cotizaciones y aprobaciones de precios, etc. Por ejemplo, hotel Luego de revisar si los materiales se compran con urgencia, si hay inventario en el almacén, si hay sustitutos, etc. , si realmente necesita comprarlo, firmarlo y enviarlo al gerente general para su firma final, todos los enlaces son indispensables.
El Departamento de Adquisiciones desarrolla planes de adquisiciones basados en órdenes de compra aprobadas, realiza consultas de precios, comparaciones de precios y negociaciones con proveedores, luego selecciona proveedores y completa los proveedores seleccionados y sus cotizaciones en la orden de compra. Las órdenes de compra que superen una determinada cantidad deben ir acompañadas de cotizaciones escritas de más de tres proveedores para que las audite el director financiero (o el director financiero). Separación de trabajos incompatibles durante el proceso de adquisición;
(1) Las órdenes de compra son presentadas por el departamento usuario o el departamento usuario. El departamento de compras es responsable de la implementación.
(2) El personal de adquisiciones no actuará como inspectores de carga al mismo tiempo.
(3) El aprobador y ejecutor de pagos no pueden encargarse de la tarea de encontrar proveedores y solicitar precios al mismo tiempo.
④ El personal que compra, almacena y utiliza bienes no puede llevar contabilidad.
⑤ Revisar la separación de funciones entre el ordenante y el pagador.
(2) Reforzar el control de costes de restauración.
Los costes de catering son la mayor parte de los costes variables del hotel, lo que afecta directamente a los beneficios de la empresa y es el más importante para Caodian. El control de los costes de restauración no consiste en reducir indefinidamente los costes de restauración, sino en reducir el consumo de materias primas garantizando al mismo tiempo la calidad de los servicios de restauración. Generalmente, la tasa de gastos de restauración se fija entre el 45% y el 48%. Tradicionalmente, los departamentos de catering tenían que tener una hoja de costes estándar para cada plato del menú de cada restaurante. Producir una hoja de contabilidad de costos estándar es una tarea grande y compleja. Se deberá calcular y registrar uno por uno el peso y precio unitario de todas las materias primas y complementos de cada plato. Este trabajo lo realizan conjuntamente contadores de costes, contadores de catering y chefs. La "receta de menú estándar" final es un modelo para las operaciones diarias de los chefs en cada restaurante. Con el objetivo de controlar los costos, el gerente del departamento de catering, como principal responsable, debe revisar frecuentemente la cocina y señalar oportunamente los desperdicios durante la operación del chef, como por ejemplo si las sobras se utilizan por completo y si hay comida. residuos en los basureros y alcantarillas, etc. Los chefs deben controlar el proceso operativo en su trabajo diario, formular procedimientos y estándares operativos razonables, aumentar la tasa de producción y reducir el desperdicio tanto como sea posible. El Departamento de Finanzas debería contratar un contador de catering a tiempo completo para llevar a cabo la contabilidad, supervisión e inspección diarias de los costos de catering, comprender la situación y proporcionar comentarios de manera oportuna. A final de mes, la tasa de costes de restauración del mes se vinculará a los salarios del director de restauración, del chef, del director de compras y del contable de restauración.
(3) Reforzar el control del consumo energético.
El consumo energético es otro de los grandes gastos de los hoteles. Por ejemplo, porque el hotel En los últimos años, con el fin de ahorrar energía, Hotel X ha establecido un grupo de liderazgo en ahorro de energía liderado por el director financiero y el vicepresidente a cargo del proyecto para fortalecer la gestión y control del consumo diario de energía. En primer lugar, en los departamentos que consumen mucha energía, como los departamentos de catering y las lavanderías, se instalan contadores de agua y electricidad. Se asignan responsabilidades a las personas, que se controlan y evalúan estrictamente de acuerdo con las cuotas de consumo emitidas cada mes. El segundo es investigar el uso de energía de todo el hotel y encontrar otras medidas específicas de ahorro de energía. Por ejemplo: ajustar el tiempo de suministro de aire de la lavandería y del departamento de catering, implementar un suministro de aire centralizado, unificado, regular y de punto fijo para reducir el tiempo de combustión de la caldera, medir periódicamente la temperatura del piso, ajustar el tiempo de uso del aire acondicionado; según la temperatura; ajustar las luces de la calle fuera del hotel según el clima y los cambios estacionales y el tiempo de encendido de las luces de neón. Se espera que todo esto ahorre un consumo de energía de 654,38 millones de yuanes al año.
(4) Reforzar el control diario de los equipos.
El hotel dispone de multitud de instalaciones, como sistemas centrales de aire acondicionado, calderas, ascensores, equipos de lavandería, etc. La inversión en equipos, las actualizaciones y el mantenimiento rutinario suponen un gasto elevado, por lo que se debe establecer un sistema de "mantenimiento preventivo" para gestionar los equipos.
En primer lugar, al invertir en equipos, debemos considerar la naturaleza a largo plazo, el ahorro de energía y la facilidad de uso del equipo para evitar modificar el equipo para ahorrar energía en el futuro. Por ejemplo, el Hotel X. Debido al equipo atrasado y la baja utilización de energía, las fallas frecuentes resultan en un alto consumo de energía y altos costos de mantenimiento del equipo. En los últimos años, el Hotel "Big Horse and Small Cart" ha cambiado la unidad de bromuro de litio por un motor de combustión directa. Cuando el aire acondicionado del hotel se utiliza para refrigeración, se refrigera directamente a través de una máquina de combustión directa, en lugar de generar vapor mediante la combustión de una caldera, que se convierte en aire frío a través de una unidad de bromuro de litio. Estas dos modificaciones por sí solas pueden ahorrar alrededor de 300.000 yuanes en tarifas de uso de gas natural cada año. El hotel utiliza nuevas tecnologías que han obtenido patentes nacionales. Cambiar la bomba de circulación de agua de refrigeración del aire acondicionado de 50 caballos de fuerza a 30 caballos de fuerza y la bomba de circulación de agua de refrigeración de 30 caballos de fuerza a 18 caballos de fuerza puede ahorrar más de 80.000 yuanes en facturas de electricidad al año.
El segundo es realizar el mantenimiento diario del equipo, lo que puede extender la vida útil del equipo, evitar gastar muchos costos de mantenimiento debido a fallas del equipo y acortar la vida útil del equipo.
El tercero es controlar el mantenimiento diario del hotel. De acuerdo con las regulaciones del hotel, cada departamento debe completar un formulario de solicitud al realizar el mantenimiento y enviarlo al departamento de ingeniería luego de ser firmado por el gerente del departamento. Una vez que el despachador del proyecto reciba el formulario de solicitud, enviará a una persona dedicada a realizar la reparación. Qué cobrar y cuánto cobrar debe ser firmado por el director del proyecto para su confirmación. Una vez completado el mantenimiento, el gerente del departamento usuario debe firmar los resultados y materiales del mantenimiento para evitar lagunas y desperdicio durante el proceso de mantenimiento.