Al recibir huéspedes extranjeros, ¿a qué debe prestar atención al registrarse en un hotel?
En primer lugar, es necesario comprender la situación básica de los invitados o delegaciones extranjeras que nos visitan. Por ejemplo, el número total de invitados extranjeros, incluidos los cónyuges de los invitados y otro personal, las posiciones de los visitantes, el género, el orden del protocolo, etc. , que puede ser proporcionado por la otra parte por adelantado. Cuando se visita a invitados estatales importantes, el personal de seguimiento incluye el séquito oficial (o miembros de la delegación) y el personal, y algunos miembros del séquito oficial son altos funcionarios gubernamentales. Además, visitaron algunos dirigentes nacionales, acompañados de empresarios, periodistas y tripulaciones especiales de aviones. Estos deben entenderse claramente de antemano para que las unidades pertinentes puedan prepararse en consecuencia.
También puede preguntar a los invitados extranjeros con antelación sobre sus preferencias dietéticas, tabúes religiosos y otros hábitos de vida especiales. Si es necesario, también puede solicitar información sobre el tipo de sangre del visitante. Antes de elaborar el calendario de visitas del visitante, también es necesario comprender las fechas y horarios de llegada y salida, las rutas de transporte y realización, así como los deseos específicos de la visita. El departamento de aviación civil puede controlar de cerca el momento específico de despegue y aterrizaje de la aeronave.
El cronograma debe ser adecuadamente compacto. Hay muy pocas actividades y los huéspedes a veces sienten frío en el hotel sin nada que hacer; demasiadas actividades pueden dejarlos exhaustos. Mantener el equilibrio adecuado en su agenda no es fácil. Para permitir que los invitados vean más cosas y se comuniquen con más personas en un tiempo limitado, a menudo es fácil programar demasiado y no tener tiempo para relajarse.
Para conseguir mejores resultados, algunas delegaciones numerosas pueden organizar actividades en grupo. Se pueden organizar algunas actividades menores para que asistan otros miembros de la delegación para reducir la fatiga de los invitados. El nivel de las especificaciones de la recepción refleja la importancia y el entusiasmo por recibir a los huéspedes.
También suele ser sensible al nivel de especificación de recepción. Por lo tanto, es necesario comprender correctamente las especificaciones de recepción para los huéspedes visitantes.
El nivel de los estándares de acogida suele reflejarse en varios aspectos. Por ejemplo, el tamaño del banquete, la identidad de los principales invitados que asisten al banquete; la solemnidad de algunas actividades ceremoniales y, a veces, incluso los arreglos para el alojamiento y el transporte se considerarán un reflejo de las especificaciones de la recepción. Por lo tanto, para los invitados estatales del mismo nivel, las especificaciones de recepción deben mantenerse aproximadamente iguales y no dar a la gente la sensación de favorecer a uno sobre el otro. Sin embargo, brindar una recepción "excepcional" a algunos invitados estatales que tienen necesidades especiales en la política o las relaciones entre los dos países puede tener efectos obvios.
Aunque las especificaciones de recepción pueden reflejarse en muchos aspectos, la recepción de los líderes es particularmente importante. Quién lo recogió y cómo fue son temas candentes de preocupación. A veces los principales líderes del país anfitrión no están en la capital y los invitados están dispuestos a hacer todo lo posible para reunirse en otro lugar. Por lo tanto, al formular planes de recepción y organizar cronogramas de actividades, se debe prestar especial atención a las entrevistas a los líderes.
Todos los países prestan especial atención a la seguridad de los invitados extranjeros, especialmente los invitados estatales. Algunos países toman medidas de seguridad especiales cuando visitan invitados estatales importantes. Esto se debe a que el gobierno anfitrión tiene la responsabilidad de garantizar la seguridad física de los huéspedes durante su estancia dentro de su territorio. Según la práctica internacional habitual, el país anfitrión tiene la responsabilidad de proteger la seguridad de los invitados estatales desde el momento en que ingresan al país. El gobierno anfitrión debe trabajar con el gobierno visitante para desarrollar planes para protegerlos, incluidas escoltas policiales, control in situ, seguridad estricta, degustación de alimentos, seguridad del tráfico y todas las demás medidas técnicas y preventivas necesarias. Los conserjes también deben considerar la seguridad al considerar la programación y los arreglos del lugar del evento.
Es muy importante la recepción de los invitados extranjeros durante su visita. La vivienda, los automóviles y la vida diaria deben ser lo más cómodos, convenientes y seguros posible, y la comida debe ser deliciosa. El alojamiento debe elegirse en una zona tranquila con un bello entorno para que los huéspedes puedan descansar adecuadamente después de actividades ajetreadas y estresantes. Generalmente, las visitas de Estado se llevan a cabo principalmente en pensiones estatales y hoteles de alta gama, que están bien equipados, son atentos y tienen experiencia. Para cumplir con los estándares de etiqueta, algunos países organizan que los huéspedes se alojen en palacios, villas y otros lugares. La bandera del país visitante o la bandera del jefe de Estado se izará en la residencia del jefe de Estado. Al asignar alojamiento, el personal circundante, como secretarias, traductores, guardias personales y personal de servicio, deben vivir en habitaciones cercanas a los huéspedes. Los altos funcionarios de la delegación también deben estar debidamente organizados. A menos que sea necesario, los solteros también deben disponer habitaciones separadas en lugar de que los solteros compartan habitaciones.
El anfitrión puede organizar y asignar el alojamiento y luego pedir la opinión del huésped; también puede darle al huésped un mapa de la ubicación de la habitación con anticipación y dejar que el huésped lo organice él mismo.
En cuanto a la comida, debemos hacer todo lo posible para que sea acorde a los hábitos y aficiones de los invitados extranjeros. Según las costumbres de los invitados extranjeros, algunas bebidas, frutas, etc. Debe estar listo en la habitación para que lo tomen en cualquier momento.
Para el patrón de la bandera y las instrucciones de producción de la bandera nacional del país invitado (la bandera del jefe de Estado), puede solicitar la partitura del himno nacional a la otra parte a través de canales diplomáticos. Además, deberíamos recopilar algo de música de los países visitados para la música de la cena y las actuaciones nocturnas.
Cuando los invitados estatales visitan, generalmente entregan obsequios a los líderes y al personal del país anfitrión, y el país anfitrión también entregará obsequios en consecuencia para expresar su gratitud. Los obsequios se intercambian entre los líderes, ya sea en persona durante las reuniones o a través del conserje; el conserje puede entregar obsequios al séquito general y al personal. Los obsequios deben evitar ser similares y repetitivos. Por lo tanto, los obsequios entregados a los invitados estatales durante cada viaje deben registrarse para referencia futura. Los regalos para los invitados de Estado que visiten el país deberán transportarse en un avión especial. Si no hay un avión especial, generalmente no es aconsejable dar regalos grandes, frágiles y difíciles de transportar y dejar que los invitados se los lleven como equipaje de mano.
Todo debe ser educado y relativo.