Cómo tomar el control de tu tiempo y de tu vida
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Por qué hay que aprender a controlar el tiempo (1)
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El tiempo es vida, irreversible e irremplazable. Una pérdida de tiempo es una pérdida de vida, pero una vez que aprovechas tu tiempo, puedes controlar tu vida y maximizar su valor.
Como consultor de planificación del tiempo y objetivos de vida, he creado un nuevo sistema que está ayudando a millones de personas a utilizar instantáneamente cada minuto de sus vidas de manera más efectiva, para obtener más control sobre su vida.
No soy un experto en organización de Tiempo y Acción. No le estoy diciendo a la gente cómo reducir los movimientos innecesarios, cómo utilizar el menor tiempo y el proceso más meticuloso para completar el trabajo en cuestión, minimizando así esos movimientos innecesarios. Hacer esto significa que debes pensar detenidamente cada acción de antemano y luego reducirla a una serie de acciones mecánicas. Esto sólo hará que tu vida sea aburrida. Incluso se puede decir que este comportamiento extremo de "mirar el reloj" hará que toda actividad humana sea aburrida, porque no hay necesidad de pensar en absoluto.
Por el contrario, el sistema que creé animó a las personas a pensar más en sus acciones. Si sigues mi consejo, quizás empieces a pensar más en cómo utilizas tu tiempo y no tendrás que trabajar tan duro. También podrás hacer más cosas que has querido hacer durante mucho tiempo y disfrutar mejor de la vida.
Así que nunca me llames experto en productividad. Lo que me importa es la "eficiencia". Una persona eficiente selecciona la tarea más importante de todas las tareas posibles y la completa de la manera más eficiente. Cuando se trata de cómo utiliza su tiempo, tomar las decisiones correctas es más importante que completar el trabajo en cuestión más rápido y mejor. La eficiencia en sí misma es algo bueno. Pero en mi opinión, la eficiencia es mucho más importante que la eficacia.
Algunas de las técnicas de las que hablo en este libro pueden sorprenderte. Por ejemplo, digamos que tiene una cita con el dentista en diez minutos. Si eres como la mayoría de las personas, esta vez probablemente intentarás matar a alguien. Pero puedo decirte cómo utilizar esos diez minutos para iniciar una tarea que has estado posponiendo, como redecorar tu casa o analizar tus costos de producción. Al mismo tiempo, lo ayudaré a deshacerse por completo del hábito de procrastinar y a mantener la moral alta durante todo el proceso de trabajo hasta que se complete.
En este libro, conocerá algunas de mis experiencias de clientes, de mi familia y mías propias al utilizar estas técnicas. Verás que mi sistema no es tan rígido, mecánico e inflexible como mucha gente piensa. ¡de nada! De hecho, estas técnicas te resultarán tan interesantes que estarás encantado de intentar aplicarlas. Estas técnicas le brindarán resultados inmediatos que durarán para siempre.
Mi sistema ha ayudado con éxito a muchas personas como a.t&t., Bank of America, IBM, Lever Brothers, Standard Oil Company of California, etc. También ayuda a muchas organizaciones del área y agencias federales. Aquellos que están ocupados todo el día, como el cantante Neil Diamond, la feminista y escritora Gloria Steinem, el diseñador Milton Glaser, el director ejecutivo del Sierra Club, Mike McCloskey, el comandante en jefe del Conservatorio Americano de Música, William Ball, el presidente de Esalen, Mike Murphy, el productor de "Pelo" Michael Butler et al. , y miles de ejecutivos, profesionales, emprendedores, amas de casa, estudiantes, todos ellos.
Confío en mi sistema porque me ha ayudado exitosamente a tomar el control de mi vida. Creo que también puede ayudarte a tomar el control de tu vida y conseguir lo que realmente deseas. No tengo que enseñarte a ser presidente de tu empresa ni ayudarte a conciliar mejor los conflictos entre tus roles profesionales y familiares. Por supuesto que puedes alcanzar estos objetivos a través de este sistema, si son realmente tus objetivos. Pero este sistema también puede ayudarle a convertirse en un estudiante universitario, un jugador de ajedrez, un fabricante de velas o un atleta internacional más eficaz. Todo depende de ti.
Además: No existe el "no tiempo" en este mundo. Si usted es como muchas personas que están demasiado ocupadas para realizar su trabajo, recuerde que hay muchas personas en el mundo que están más ocupadas que usted, pero como resultado, realizan más trabajo. Esta gente no tiene tanto tiempo como tú. ¡Simplemente aprendieron a usar mejor su tiempo! Usar el tiempo de manera efectiva es una habilidad que cualquiera puede dominar, tal como conducir un automóvil, y en este libro te doy todas las herramientas que necesitas para dominarla. Te mostraré un conjunto de métodos razonables y prácticos que te ayudarán a controlar mejor tu tiempo en lugar de convertirte en un esclavo del tiempo, para que puedas alcanzar tus objetivos de vida.
En definitiva, nada en este mundo es más importante para ti que el tiempo. Todos tienen la misma cantidad de tiempo. Cada uno de nosotros sólo dispone de 168 horas a la semana. No puedo darte más tiempo. Pero puedo ayudarte a utilizar tu tiempo de manera más eficiente.
Cuando tengas que tomar una decisión entre dos objetivos en conflicto, recuerda que siempre puedes ajustar tus prioridades.
Sólo tienes que escribir tus objetivos en un papel, no en una canica.
Si no deseas darle mayor prioridad a un objetivo (como volver a la escuela) o menor prioridad a otro objetivo (como pasar más tiempo con tu familia), entonces puedes considerar colocar ambos objetivos con igual importancia. Incluso si dedicas dos horas más a un objetivo que a otro, aún puedes decirte a ti mismo que ambos objetivos están en la misma posición. Incluso si dos objetivos entran en conflicto o deben completarse en el mismo período de tiempo, puedes renunciar tranquilamente a uno de ellos (sólo temporalmente, por supuesto). Espere hasta la próxima semana o el próximo año y podrá optar por centrarse más en este objetivo.
Hay que afrontar este reto, hay que determinar qué es realmente importante y establecer prioridades en consecuencia. Para filtrar estos objetivos, te recomiendo que utilices las tres listas de objetivos que has preparado.
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Cómo ordenar
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Saca tu lista de objetivos de vida y selecciona los tres más importantes en un minuto de vida. objetivos. Enumere el más importante de los tres objetivos en -1. La segunda columna más importante es la A-2. El siguiente es el A-3. Haga el mismo filtrado para su lista de deseos de tres años y su lista de deseos de seis meses.
Hasta ahora, has seleccionado nueve objetivos de tres listas. Para seguir seleccionando los tres objetivos más importantes, debes sacar una hoja de papel en blanco y escribir en él: "Mis tres objetivos más importantes a largo plazo son..." Luego, escribe estos tres objetivos en orden: A - 1, A-2, A-3.
Bien, ahora has completado la declaración preliminar de tus objetivos de vida y tienes una idea aproximada de lo que quieres obtener de la vida.
Cuando veo clientes individuales, a menudo paso mucho tiempo discutiendo sus declaraciones de propósito de vida. Esta discusión puede durar unas dos semanas y normalmente la revisamos seis o siete veces antes de que finalmente podamos escribir una meta de vida que realmente represente las necesidades del cliente. También puedes intentar revisar tus objetivos de vida repetidamente, lo encontrarás realmente útil.
Así como un fotógrafo profesional toma una foto una y otra vez hasta lograr el efecto deseado, tú también puedes lograr el efecto más claro revisando repetidamente tus objetivos de vida. Así que te sugiero que repitas el ejercicio de hoy mañana y compares los dos resultados. Puedo garantizarle que nunca obtendrá exactamente el mismo resultado; lo más probable es que agregue información nueva en su segunda revisión. Así funciona el cerebro humano.
Dado que la declaración de objetivos de vida no es estática, debe actualizarse continuamente por etapas. La mejor época del año para reevaluar su declaración de propósito es su cumpleaños. Incluso si te diste una gran lista de metas el año pasado, las cosas serán diferentes este año, por lo que la lista del año pasado no necesariamente representará tus pensamientos sobre las metas de este año. A medida que crece, su lista de objetivos debe actualizarse.
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*El capítulo 6 comienza ahora.
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No tengas miedo de enumerar actividades por miedo a asumir responsabilidades. Nadie te obliga a hacer lo que está en tu lista. Al establecer prioridades, puede juzgar si implementar una actividad en función del tiempo y esfuerzo requerido para cada actividad. Pero incluso esos sueños aparentemente imposibles podrían ayudarte.
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Planifique bien
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El ejercicio de declaración de objetivos de vida puede ayudarle a ver su futuro ideal con mayor claridad, ayudándole así traer el futuro al presente. El segundo trabajo de planificación del tiempo le ayuda a decidir qué acciones específicas tomar para lograr sus objetivos a largo plazo.
Para poder realizar una planificación a largo plazo y establecer objetivos, primero es necesario realizar una serie de planificación a corto plazo, lo que requiere que usted determine algunas actividades específicas. Puedes completar una actividad. Y estas actividades son los pasos en el camino hacia el logro de sus objetivos. Por ejemplo, su objetivo es la seguridad financiera. Para lograr este objetivo, puede optar por depositar $65,438+00 por día, o puede discutir su plan de inversión con su asesor de inversiones. Estas son las acciones específicas que usted toma para lograr sus objetivos.
Una vez que planifiques tus objetivos a corto y largo plazo, tus objetivos y actividades se alinearán bien. La mayoría, si no todas, las actividades de la planificación a corto plazo le ayudarán a lograr sus planes a largo plazo.
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Cómo enumerar actividades según tus objetivos de nivel A (1)
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Si quieres lograr algo de abstracción Para lograr su objetivo, como la felicidad, el éxito o la independencia financiera, es posible que deba realizar muchas acciones diferentes. Por ejemplo, si quieres pasar una buena noche de fiesta, te garantizo que existen al menos 25 o 50 formas de lograr ese objetivo (sin engordar ni hacer nada ilegal). Esto es válido para cualquier objetivo, sin importar cuán grande o pequeño sea.
Para determinar qué acciones debe tomar para lograr sus objetivos de nivel A, debe (1) enumerar todas las actividades posibles para cada objetivo de nivel A (2) establecer las prioridades correspondientes para la selección de las actividades más efectivas; actualmente.
Al enumerar actividades, asegúrese de expandir su imaginación tanto como sea posible. Escriba tantas respuestas como sea posible lo más rápido posible; esta es la mejor manera de usar su imaginación. Aprovecha tu intuición.
No sólo eso, cuando estás estresado, es probable que tengas nuevas ideas. La velocidad le permite superar inconscientemente esos factores de autocontrol, porque ni siquiera tienen tiempo para trabajar. Un elemento clave al enumerar actividades es seguir escribiendo. Nunca dejes que la punta del lápiz se despegue del papel o perderás el tiempo.
No intentes comentar tus ideas. No eres responsable de nadie en la lista. Si intentas ocultar algo, te estás mintiendo a ti mismo. Nunca etiquetes ninguna actividad como "buena", "mala" o "frívola", al menos no cuando la enumeres. Recuerde, cuando revise estas decisiones más adelante, podrá eliminar por completo las actividades sin importancia.
Y no te limites porque te preocupa no poder completar una actividad. Porque después de un análisis cuidadoso, es probable que descubras que aquellas actividades que parecen difíciles de completar a primera vista no lo son tanto después de todo. Pase lo que pase, no hagas ningún juicio al hacer tu lista.
No tengas miedo de enumerar actividades por miedo a asumir responsabilidades. Nadie te obliga a hacer lo que está en tu lista. Al establecer prioridades, puede juzgar si implementar una actividad en función del tiempo y esfuerzo que requiere cada actividad. Pero incluso esos sueños aparentemente imposibles podrían ayudarte.
Si crees que no hay nada que enumerar, puedes intentar repetir los ejercicios anteriores, como modificar el contenido enumerado anteriormente, agregar nueva información, ampliar, complementar contenido, agregar detalles, etc. La clave es seguir escribiendo.
Supongamos que tu objetivo es convertirte en un escalador profesional. Puedes hacer una lista de todas las montañas que quieres escalar, incluidas aquellas que parecen imposibles, como el Monte Everest. ¿Quizás sólo quieras conquistar las montañas de América del Norte? ¿Quizás euroasiático? Puedes dividir estas actividades en categorías y luego desglosarlas aún más... hasta llegar a la actividad más específica. La clave es seguir escribiendo.
Aunque te animo a que enumeres tantas actividades como puedas sin pensar, me gustaría recordarte: nunca confundas objetivos con actividades. Recuerde, las actividades son acciones concretas que se pueden realizar. Su objetivo puede ser vivir una vida más saludable. Las actividades específicas podrían incluir: saltarse el postre esta noche, hacer ejercicio tres veces esta semana y no fumar durante 24 horas.
Vale, puedes hacer una lista. Saque tres hojas de papel blanco y escriba los tres objetivos de nivel A que seleccionó frente a usted en tres hojas de papel. Dividiremos sus objetivos en actividades realizables. Con los consejos anteriores en mente, enumere tantas actividades como pueda que le ayudarán a alcanzar su primer objetivo de nivel A en tres minutos. Luego utilice el mismo método para enumerar las actividades correspondientes a los otros dos objetivos de nivel A. Luego puede regresar y todos dedican al menos tres minutos a revisar el contenido de cada lista; puede agregar nuevas actividades, eliminar algunos elementos, consolidar algunos elementos o incluso crear algunas actividades nuevas.
Tomemos como ejemplo a un estudiante de secundaria. Su objetivo es convertirse en un jugador de softbol profesional, que es su objetivo de nivel A. Pero también quiere ir a la universidad, otro objetivo de nivel A. Y su tercer objetivo de Clase A es más apremiante: quiere ser el lanzador abridor de un equipo de softbol universitario. Evidentemente, el tercer objetivo es el más urgente. Para lograr este objetivo, tuvo que mantenerse en forma durante todo el invierno, corriendo una milla por día y yendo al gimnasio tres veces por semana. Sólo así podrá estar listo cuando llegue la primavera. Para ser admitido en el equipo de softbol de la universidad a la que postuló (como la Universidad del Sur de California, que tiene el mejor equipo de softbol), tuvo que estudiar mucho. Además, esta semana realizará un importante examen de matemáticas. Además, hacer todo lo posible para jugar bien en esta Liga de Campeones también es una actividad de nivel A para él.
Otro ejemplo clásico proviene de una mujer que empezó a trabajar de nuevo. Sus tres hijos estaban en la escuela y ella empezaba a tener algo de tiempo libre. Lleva doce años casada. Antes de casarse, trabajó como enfermera. Para lograr su objetivo de nivel A (regresar al trabajo), debe completar una serie de actividades de nivel A: asistir a algunos cursos necesarios, conocer los últimos avances en la industria de la salud, comunicarse con otras enfermeras y asegurarse de que está equipado para regresar al trabajo en todas las condiciones del puesto y busca constantemente oportunidades que se ajusten a sus propias condiciones.
Una vez conocí a un estudiante universitario que estaba a punto de graduarse. Su objetivo a largo plazo es tener un buen salario y vivir una vida feliz. Pero primero debe alcanzar un objetivo a relativamente corto plazo: elegir una carrera adecuada. Para ello, primero debe encontrar un trabajo. Entonces, las actividades de nivel A que debe completar actualmente incluyen: decidir sobre qué industria necesita aprender, comunicarse con los empleados de la industria que le interesa, preparar un currículum vitae, preparar una carta de presentación, elegir entre muchas oportunidades profesionales y programar entrevistas.
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Cómo enumerar actividades basadas en tus objetivos de alto nivel (2)
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Uno de mis clientes siempre sintió como si estuvieran perdiendo demasiado tiempo. Me dijo: "No me gusta mi trabajo actual. Soy vendedor de seguros, pero lo que realmente me gusta es hacer relaciones públicas. Estoy ocupado buscando oportunidades todos los días. Cada vez que tomo un café o almuerzo, Estaba ocupado contactando a la gente y diciéndoles que quería trabajar en relaciones públicas”. Pero descubrí que solo había hablado con cinco personas en los últimos dos meses. En otras palabras, aunque está ocupado buscando nuevas oportunidades todos los días, el alcance de su búsqueda todavía se limita a un pequeño círculo. En otras palabras, no hizo ningún nuevo progreso.
De hecho, el sentido común nos dice que para encontrar un trabajo en una industria altamente competitiva como las relaciones públicas, quienes buscan empleo deben contactar al menos a 50 personas cada mes. Cuando descubra que las personas con las que acaba de contactar no le brindarán ninguna ayuda, debería intentar contactar a más personas; esta debería ser su actividad de nivel A en este momento.
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Eliminar tareas sin importancia.
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Cuando enumeras cuidadosamente todas las posibles actividades de nivel A, descubrirás que tienes demasiado que hacer y poco tiempo. Aquí es cuando necesitas priorizar tus actividades: si necesitabas crear e imaginar al enumerar actividades, ahora necesitas volver completamente a la realidad. Para hacer esto, primero necesita identificar aquellas actividades sin importancia y detenerlas inmediatamente.
Toma la lista de actividades que acabas de hacer, analiza cada actividad cuidadosamente y pregúntate: Durante los próximos siete días, ¿voy a dedicar al menos cinco minutos a esta actividad (por supuesto, algunas actividades pueden ¿No tardarás tanto)? Si su respuesta es "no", le sugiero que cancele el evento de inmediato.
Cuando marcas una actividad, no tienes que dar una razón específica: puede que simplemente no disfrutes haciéndola, o puede que no estés recibiendo la ayuda necesaria, o crees que es demasiado difícil, o estás demasiado ocupado... Cualquiera sea el motivo, si sientes que no puedes dedicar el tiempo necesario a una actividad, descártala inmediatamente.
Si al final descubres que has revisado casi todas las actividades, te sugiero que empieces desde el principio y hagas una nueva lista de cuatro actividades que creas que son significativas o en las que estás dispuesto a invertir tiempo. en.
No dudes en eliminar algo sólo porque es importante (como encontrar un nuevo trabajo). Si no quiere ocuparse de ello ahora, márquelo de inmediato (después de todo, puede esperar hasta la próxima semana para pensar en programarlo) y no permita que se le acumule el trabajo.
Después de modificar las tres listas de actividades de nivel A, puede resumir los resultados de las tres listas en una sola lista de tareas. Esta lista puede contener una docena de actividades que son importantes para usted y en las que está dispuesto a invertir tiempo para completarlas durante la próxima semana. A continuación, debe comenzar a establecer prioridades para todas las actividades. Escriba A-1 después de la actividad más importante y A-2, A-3 y A-4 después de otras actividades. Una vez determinada la secuencia, puede determinar la fecha de vencimiento de cada actividad y comenzar a programar tiempos específicos para completar las actividades. Al programar, debe considerar cuidadosamente cuándo se le deben asignar nuevas tareas. Si tienes que asistir a clases nocturnas tres días a la semana, sólo tendrás a tu disposición dos tardes durante la jornada laboral. Supongamos que tu tarea actual es cenar con amigos, ¿qué día piensas programarla? Si te encargaran empezar a leer Guerra y paz, ¿cuándo empezarías? ¿Vas de camino al trabajo en coche? Una vez que se toma una decisión, documéntela inmediatamente.
¡Elige una prioridad y hazlo ahora!
¿Cómo puedes acercarte a tus objetivos de vida? Cada día es una nueva oportunidad. De ahora en adelante, elige al menos una de tus actividades de nivel A y hazla de inmediato. Descubrirá que está fácilmente un paso más cerca de sus objetivos de vida.
Cuando eliges por primera vez actividades de nivel A, debes prestar atención a aquellas con contenido más corto y más fáciles de realizar. Si eliges una actividad más difícil, te sugiero que la dividas en partes más pequeñas y comiences con la parte más fácil, o la parte que implica menos problemas, o la parte que más valoras.
Una vez que elijas una actividad, el enfoque de tu día estará claro. Durante las próximas 16 horas aproximadamente, siempre podrás encontrar unos minutos para acercarte un paso más a tus objetivos de vida. ¡Empiece ahora!
El capítulo 5 y este capítulo son las partes más básicas e importantes de la gestión del tiempo. He enumerado los contenidos principales de estos dos capítulos aquí para ayudar a los lectores a revisar: (1) Enumerar posibles objetivos a largo plazo (2) Comience a trabajar de inmediato, priorice los objetivos y confirme los objetivos de nivel A (3) Enumere las actividades que pueden; ser requerido para alcanzar las metas de nivel A; (4) Establecer la prioridad de las actividades y determinar las actividades de nivel A (5) Organizar un cronograma específico para completar las actividades de nivel A; (6) Completar las actividades correspondientes de acuerdo con el cronograma;
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*Capítulo 7 El papel del horario
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Aún necesitas tiempo para completar las tareas rutinarias: despertarte, leer el periódico, consultar el correo electrónico, asistir a reuniones de trabajo periódicas, mantener el área de tu oficina limpia y ordenada, mirar televisión, lavar platos, conducir a los niños... el número de estas tareas depende enteramente de su posición en su organización, círculo familiar y social.