Red de conocimientos turísticos - Conocimiento turístico - ¿Cómo planificar un evento de marketing in situ a gran escala? La guía de aterrizaje para la planificación de eventos de seis meses...El fuerte impacto del evento y los clientes potenciales de calidad no aparecen de la nada, ya que la planificación eficaz de eventos requiere mucho tiempo y recursos. Dependiendo del evento, todo el proceso puede comenzar con meses de anticipación. En este artículo, fijamos un plazo de seis meses para las campañas de marca para ayudar a las marcas a ordenar sus procesos y preparativos. Por supuesto, no será necesario que todos los eventos se lleven a cabo de acuerdo con esta directriz; los eventos más pequeños o relativamente privados para promocionar un solo evento pueden tardar solo unas semanas en organizarse. Eventos más grandes con más de 1000 personas, eventos híbridos en línea y fuera de línea; La preparación puede tardar hasta un año. Virtual Lobby recomienda que las marcas establezcan una fecha objetivo y luego calculen el tiempo estimado para cada proceso. Puede consultar los pasos enumerados en el artículo, ¡echemos un vistazo! ¿Por qué necesitas una guía de planificación de eventos? Trabajar según el cronograma del plan de campaña permite a las marcas lograr: 1. Incorporar proveedores, socios y patrocinadores a la empresa antes de la fecha límite. 2. Ofrezca a los empleados y a todos los terceros un horario claro para que sepan qué deben hacer, adónde deben ir y cuándo estarán libres. 3. Gestiona mejor tu equipo y deja que todos conozcan sus objetivos y expectativas. 3. Adáptate a cualquier cambio o desafío de último momento y ten un buen plan. 4. ¿Cómo prepararse para el evento? (Tareas principales en orden cronológico) En los primeros dos meses, en las primeras semanas, la marca toma todas las decisiones importantes que afectarán al evento: decidir el equipo de gestión del evento y asignar roles y tareas a todos. ¿Tienen estos empleados las habilidades necesarias para las actividades de gestión de proyectos? Piense en cómo puede asegurarse de que los empleados utilicen sus fortalezas durante todo el proceso de planificación. Establece un objetivo para tu evento. ¿El objetivo de la campaña es aumentar el conocimiento de la marca? ¿Lanzar un nuevo producto o servicio? ¿O construir asociaciones sólidas con otras empresas? De cualquier manera, es necesario identificar los objetivos de la campaña y los KPI utilizados para medir el éxito de la campaña. Identifique su público objetivo. ¿Quién es el grupo objetivo? ¿Qué quieren y necesitan? ¿Qué espera el público de la marca? Comprender a su público objetivo y las características de las personas que desea atraer puede ayudar a las marcas a crear un tema claro y una agenda ganadora. Decida una fecha y asegúrese de que no entre en conflicto con ningún día festivo u otros eventos de alto perfil de la empresa o la industria. Elección de canales de distribución Si una marca planea realizar eventos fuera de línea, es importante conseguir un lugar lo antes posible. Lo mismo ocurre con los eventos en línea, y también es necesario considerar los canales a través de los cuales se llevan a cabo. La práctica de los más de 350.000 clientes del museo virtual muestra que las actividades digitales corporativas en línea se llevan a cabo mejor simultáneamente en dominios privados (sitio web oficial, cuenta oficial de WeChat, aplicación, página de destino de reenvío de ventas, etc.). ) y el dominio público (plataforma de redes sociales, plataforma de noticias, plataforma de medios verticales de la industria, etc.) El primero puede introducir pistas en el dominio privado y activar la actividad de los clientes del dominio privado, y el segundo puede aumentar la exposición del evento; atraer nuevas pistas y fan. Si su empresa actualmente no tiene su propia plataforma de eventos digitales privados, considere cuidadosamente sus opciones para evitar perderse los beneficios adicionales del evento. Se recomienda que la solución de la marca pueda recopilar en profundidad información y datos de comportamiento de los participantes y estar profundamente integrada con otras pilas de tecnología de la empresa. ¿No estás seguro de cómo elegir una plataforma de anuncio de eventos? Los expertos en eventos en línea del lobby virtual lo ayudan a diagnosticar. Puedes poner un enlace a tu capital aquí. Haga presentaciones a las ventas y comuníquese con los ejecutivos de ventas para asegurarse de que estén al tanto de las próximas campañas de marketing. El enfoque inicial de Ventas debe centrarse en el marketing relacionado con la campaña y establecer pautas para el seguimiento continuo de los clientes potenciales. Agregue un ancla para enumerar todas las tareas que deben completarse en una fecha determinada, como pagar un depósito del lugar, producir contenido, etc. Reunirse con terceros para garantizar una comunicación profunda con proveedores, socios y patrocinadores potenciales para maximizar los intereses de todas las partes y contribuir a las actividades de la marca. Cuando comienzas a formular una estrategia de marketing para un evento, debes considerar cómo utilizar todos los canales disponibles para aumentar la visibilidad del evento, como imágenes, materiales de contenido, promoción de videos, selección de invitados, marca CTA, etc. Enviar un correo electrónico de invitación a una cita o un correo electrónico en el tercer mes generalmente logrará el objetivo. También podría considerar enviar una invitación física o un paquete de bienvenida para que los invitados al evento se entusiasmen con el próximo evento. Realizar acuerdos con proveedores, ponentes y patrocinadores. Es hora de cerrar acuerdos y tarifas con diversas actividades para evitar que terceros se retiren en poco tiempo. Elegir un socio tecnológico Si una marca va a realizar un evento en línea o un evento híbrido que sea tanto en línea como fuera de línea, es muy importante qué plataforma de eventos digitales utilizar para publicar contenido y gestionar audiencias. Si una marca quiere realizar mesas redondas, seminarios y sesiones de preguntas y respuestas, también debe considerar la alta disponibilidad de instalaciones de software y hardware. Si esta experiencia es difícil de lograr dentro del equipo, asegúrese de encontrar con anticipación al proveedor adecuado para manejarlo. Prepare un plan de actividades en el cuarto mes para garantizar que el equipo del proyecto de actividades sepa qué hacer si surgen problemas. Por lo general, esto sólo se sabe en una experiencia de ensayo real. En esta etapa, podemos capacitar a los oradores y a varias partes relevantes sobre qué hacer en diversas situaciones y desarrollar un plan para prevenir diversas situaciones de crisis. El pabellón virtual brinda soporte técnico y servicios de reaseguro para ayudar a las marcas a preparar planes de contingencia para la seguridad de la red, transmisión de medios, audio y video, y diversas emergencias en el sitio para garantizar el éxito del evento. Obtenga la versión final del discurso del orador. En esta etapa, se obtiene una versión final del discurso del orador y el contenido del manuscrito se utiliza para guiar la creación de materiales de marketing. Discuta el plan de seguimiento con el equipo de ventas y confirme el plan de seguimiento para los clientes potenciales de seguimiento, y unifique la comprensión conceptual de "clientes potenciales efectivos en el mercado" y "clientes potenciales efectivos en las ventas". Explora funciones para hacer tus actividades más inmersivas.