Cómo desarrollar un plan de formación
Presupuesto
1. Determinación del presupuesto A la hora de formular un plan de formación, primero se deben considerar las cuestiones presupuestarias.
2. Asignación presupuestaria Aunque el presupuesto de formación per cápita puede utilizarse para determinar el presupuesto de formación, a menudo no se distribuye uniformemente.
3. Resolver el conflicto entre presupuesto y plan. El presupuesto de formación suele entrar en conflicto con el plan de formación. El principal conflicto es que el presupuesto de formación no puede completar la formación incluida en el plan de formación. Por supuesto, también habrá situaciones en las que el presupuesto de formación no se podrá gastar en su totalidad.
Clasificación
1. Tipo de formación Dependiendo del contenido de la formación, podemos dividir diferentes proyectos de formación en diferentes tipos de formación, lo que favorece una organización y gestión unificadas de la formación. ahorra dinero. Formación interna para docentes dentro de la empresa, formación interna para docentes fuera de la empresa y participación en capacitaciones públicas organizadas por empresas externas.
2. Métodos de formación Para diferentes proyectos de formación, podemos utilizar diferentes métodos de formación. En términos generales, podemos dividir los métodos de formación en las siguientes categorías: método de conferencia, método de demostración, método de discusión, método audiovisual, método de juego de roles y método de enseñanza de casos, método de simulación y juego. Los diversos métodos de educación y formación tienen sus propias ventajas y desventajas. Para mejorar la calidad de la formación, a menudo es necesario combinarlos.
3. Niveles de formación Dependiendo del alcance de la formación, podemos dividir la formación en formación a nivel de empresa y formación a nivel de departamento.
Planificación
1. Con base en las responsabilidades (responsabilidades clave), áreas de resultados clave (KRA), habilidades requeridas (requisitos de habilidades) y desempeño de cada puesto, coordinar con cada departamento profesional. Entrevistas al Comité de Capacitación y Desarrollo para identificar las necesidades de capacitación de cada puesto en cada etapa de su desempeño (3 meses, 12 meses, 24 meses) y sentar las bases para la definición de las necesidades de capacitación individuales que trabajan en la empresa (cada Responsabilidades, principales resultados laborales y habilidades laborales requeridas para el puesto).
Los cursos de formación laboral también deben diseñarse teniendo en cuenta los sistemas de gestión o los requisitos específicos del cliente. Los comités funcionales de educación y formación de cada escuela profesional diseñan y desarrollan cursos de formación basados en las necesidades de formación, determinan el contenido de los cursos de formación y forman profesores internos.
2. Con base en las necesidades de capacitación funcional del puesto del empleado y las características de capacidad personal y desempeño del empleado, el supervisor del empleador establece un plan de capacitación y desarrollo personal para el empleado y genera un plan de capacitación personal para el empleado, que incluye en qué cursos debe participar el individuo, métodos de capacitación (obligatorio/obligatorio/electivo/exento) y tiempo de vencimiento del curso (nuevos participantes, 3 meses, 12 meses, 24 meses, etc.).
Verbo (abreviatura) del verbo ) Pasos para desarrollar un plan de formación
El primer paso es confirmar el presupuesto de formación y desarrollo de la fuerza laboral.
El mejor punto de partida para desarrollar un plan de formación es identificar cuánto presupuesto destinará la empresa a la formación y el desarrollo de la fuerza laboral. No tiene sentido desarrollar ningún plan de formación integral sin saber si habrá financiación suficiente para respaldarlo. Por lo general, el presupuesto de formación lo determinan quienes toman las decisiones en la empresa, pero RR.HH. necesita explicar por qué la empresa debería gastar dinero en capacitación y qué retornos obtendrá al presentar una "propuesta" de inversión en capacitación a los tomadores de decisiones. El presupuesto de formación de una empresa puede variar mucho en diferentes industrias, pero normalmente el presupuesto de formación de las empresas con financiación extranjera es el 0,5 de la facturación de 1 a 65.438. Lo que RR.HH. debe gestionar es que el presupuesto de formación se utilice de forma eficaz y aporte beneficios a la empresa.
El segundo paso es analizar los datos de evaluación de los empleados.
El sistema de evaluación de la empresa debería exigir que los directivos discutan las necesidades individuales de formación con los empleados. Si el sistema de evaluación de su empresa no puede hacer esto, significa que el sistema de evaluación de la empresa no es lo suficientemente científico y necesita mejorar esta función. Esta es su principal fuente de información sobre "quién necesita qué capacitación". Por supuesto, puede haber ocasiones en las que una empresa asigne capacitación a todo el personal para implementar un nuevo sistema de calidad o producción. La responsabilidad de RRHH es recopilar todas las necesidades de formación. A veces se le puede pedir al director de departamento que dé algunas sugerencias sobre qué tipo de formación es actualmente más adecuada para los empleados subordinados del director de departamento.
El tercer paso es hacer una lista de los requisitos del curso.
Según las necesidades de capacitación, enumere varios cursos de capacitación utilizados para satisfacer las necesidades de capacitación. Esta puede ser una lista larga, que abarca desde las necesidades de formación personalizada de un pequeño número de empleados (o incluso de un solo individuo) hasta las necesidades de formación personalizada de muchas personas que quieran participar.
El cuarto paso es modificar la lista para que se ajuste al presupuesto.
A menudo, las necesidades totales de formación superan el presupuesto de formación. En este caso, debemos priorizar y decidir qué cursos se pueden ejecutar y cuáles no. El mejor enfoque es consultar con los gerentes de departamento y darles la oportunidad de decir qué capacitación es más importante. El experto en formación He Shouzhong cree que la consideración más básica es permitir que la inversión en formación logre el mejor rendimiento para la empresa. Qué cursos probablemente tendrán el impacto más positivo en el desempeño de los empleados participantes, mejorando así el desempeño general de la empresa. Si no se puede organizar alguna capacitación requerida, los empleados que soliciten cambios deben recibir una respuesta. RR.HH. debería considerar si existen otras formas de satisfacer la necesidad, como transferir conocimientos a través de capacitación laboral o rotación laboral.
Paso 5: Determinar el proveedor de formación.
Una vez que tengamos la versión final de la lista de cursos, debemos decidir cómo encontrar los proveedores de estas capacitaciones. El primer paso es decidir si utilizar instructores internos o contratar instructores externos. La ventaja de los instructores internos es que son menos costosos y, en ocasiones, pueden ser mejores que los instructores externos (porque los instructores internos tienen una mejor comprensión de las condiciones y procesos organizacionales). Pero a veces, si no puedes encontrar un experto interno para impartir el curso, tienes que buscar un profesor externo. Además, para muchos tipos de formación en gestión (especialmente la formación ejecutiva), los profesores externos suelen ser más creíbles que los internos, que es lo que solemos llamar "a los monjes extranjeros les gusta cantar sutras". Eso no es necesariamente justo, pero es cierto.
El sexto paso es elaborar y distribuir el horario de clases.
Recursos Humanos debe desarrollar un cronograma para toda la capacitación operativa planificada indicando la hora y el lugar del curso. Una práctica común es producir un folleto que contenga información relevante, como una descripción del curso. Este manual se distribuirá como documento de referencia a todos los departamentos (en algunas organizaciones, se entregará una copia a todos los empleados).
Paso 7: Organizar el apoyo logístico para la formación.
Se requiere apoyo logístico para garantizar la formación: disponemos de un lugar para desarrollar el curso (ya sea en el interior o al aire libre), alojamiento para los estudiantes (si es necesario) y todos los equipos e instalaciones como rotafolios, rotuladores, proyector, etc. También debemos asegurarnos de que todos los participantes tengan acceso a materiales educativos. Esto suena común, pero éstas son las áreas donde a menudo se cometen errores. Lo mejor que podemos hacer es asumir que habrá errores y volver a verificar nuestra logística, especialmente si utilizamos un hotel u otro lugar externo para la capacitación.
Paso 8: Organizar los alumnos correspondientes al curso.
Incluso para tareas aparentemente simples, a veces puede resultar difícil asignar a los estudiantes adecuados para que asistan al curso. Básicamente, informamos a los participantes del lugar de capacitación que han reservado, los enviamos a la capacitación, les decimos dónde ir, cuándo llegar y tal vez les sugerimos que traigan una calculadora o completen un cuestionario antes de la capacitación. La empresa suele avisar la inscripción a la formación con dos o tres meses de antelación para que los estudiantes puedan concertar su horario y tener tiempo de participar el día de la formación. Es habitual que algunos estudiantes cancelen en el último momento (normalmente por presión laboral), por lo que debe haber una lista de espera de estudiantes para reservar las plazas de formación disponibles.
Paso 9: Analizar la evaluación post-curso y tomar las acciones adecuadas.
Queremos que nuestras inversiones en formación sean lo más efectivas posible. Como cualquier otra inversión, debemos evaluar los resultados que hemos logrado. La forma más obvia de hacerlo es hacer que los participantes completen un formulario de evaluación del curso después de cada sesión. Todos los formularios de evaluación son verificados por RR.HH. como profesor para comprobar la calidad de la enseñanza. Las continuas críticas positivas indican que el curso está dando sus frutos. Si un curso recibe constantemente una mala calificación, utilizamos estos datos para decidir qué es necesario cambiar (contenido, duración o presentador, etc.) y tomamos medidas para cambiarlo de modo que el curso pueda optimizarse y actualizarse para los participantes. Otra forma de evaluar los cursos podría ser pedir a los gerentes de primera línea que hagan que los participantes realicen una reunión de recapitulación después de cada sesión de capacitación. Los participantes brindaron comentarios sobre cómo aplicarían lo aprendido en su trabajo extraescolar.
Este es un método muy eficaz, pero RR.HH. necesita convencer a los directivos de primera línea para que lo utilicen.
Implementación
Una vez formulado el plan de formación, cómo implementarlo es sin duda lo más crítico. Con base en la investigación y la práctica a largo plazo del equipo de expertos del China Business International Management Institute, una institución de capacitación nacional autorizada, resumimos varios aspectos involucrados en cómo implementar el plan de capacitación:
1. el entrenador. Encontrar un entrenador adecuado no es fácil. Para las empresas es muy caro formar a un formador cualificado y la calidad del formador afecta directamente el efecto de la formación. Un excelente formador no sólo debe tener amplios conocimientos teóricos, sino también una rica experiencia práctica, sólidas habilidades de formación y una personalidad atractiva y noble.
2. Determinar los materiales didácticos. Generalmente, los formadores determinan los materiales didácticos. Hay cuatro fuentes principales de materiales didácticos: materiales didácticos de ventas externas, materiales didácticos internos dentro de la empresa, materiales didácticos desarrollados por empresas de formación y materiales didácticos escritos por formadores. Un buen conjunto de materiales didácticos debe centrarse en los objetivos, ser conciso y directo, bien ilustrado y atractivo.
3. Determinar el lugar de entrenamiento. El lugar de entrenamiento también afecta la efectividad del entrenamiento. Generalmente, existen los siguientes tipos de lugares de formación: salas de conferencias internas de empresas, salas de conferencias externas de empresas y salas de conferencias internas de hoteles. Los lugares de formación deben organizarse de acuerdo con el contenido de la formación.
4. Preparar el equipo de entrenamiento. Por ejemplo: TV, proyector, pantalla, etc.
5. Determinar el tiempo de entrenamiento. Debe considerar si es de día o de noche, entre semana o fines de semana, temporada alta o fuera de temporada, cuándo comienza y cuándo termina.
6. Enviar notificación. Asegúrate de que todos los que van a venir hayan sido notificados, para que haya un seguimiento final para que todos sepan la hora, lugar y contenido básico de la capacitación.
Planificar
Proyectos/planes a largo plazo
(1) Establecer objetivos de capacitación: a través de la investigación y el análisis de las necesidades de capacitación, transformar las necesidades generales de capacitación en empresas. El objetivo general de la capacitación es lograr diversos objetivos de producción y operación a través de la capacitación y mejorar el nivel de gestión de la empresa. A través del resumen del plan de formación del año pasado y el análisis de las necesidades especiales de formación, se puede establecer un objetivo especial para mejorar la situación actual a través de la formación, que se convirtió en este
ejemplo de plan de formación de Siemens
Anual Elementos clave de la formación. (2) Estudiar la tendencia de desarrollo de la empresa: el departamento de capacitación corporativa trabajará con los gerentes clave relevantes para estudiar el plan de producción y marketing de la empresa y determinar cómo lograr las metas anuales de producción y operación de la empresa a través de la capacitación. El logro de una meta de producción y operación a menudo depende de si uno o varios empleados completan la tarea correctamente; completar la tarea correctamente depende de si los empleados tienen el conocimiento, las habilidades y la actitud necesarios para completar la tarea. Identifique áreas que requieren capacitación examinando cada objetivo comercial. El departamento de capacitación corporativa también debe trabajar con el personal relevante para estudiar el estado actual de producción y operación de la empresa, descubrir las deficiencias que necesitan mejora y buscar qué tipo de capacitación puede mejorar el status quo y lograr el propósito especial de la capacitación.
(3) Clasificación por objetivos de capacitación: la capacitación en torno a los objetivos de producción y operación de la empresa debe incluirse en los planes de capacitación empresarial; las actividades de capacitación relacionadas con la mejora de los niveles de gestión empresarial deben incluirse en los planes de capacitación gerencial. Por tanto, la formulación de un plan de formación es un proceso de diseño específico de diversas actividades de formación en función de los objetivos de formación. Las actividades de formación empresarial empresarial se pueden dividir en formación de calidad, formación en idiomas y formación empresarial especializada. Las actividades de formación gerencial de la empresa son principalmente capacitación para gerentes por encima de los líderes de equipo, incluida la capacitación sistemática en supervisión y gestión y capacitación especial para capacitadores.
(4) Decidir los cursos de capacitación: los cursos son el tema de la capacitación y los empleados que participan en la capacitación deben dominar y aplicar el contenido del programa de capacitación después de estudiar y discutir algunos temas. En el plan de capacitación anual, se deben organizar cursos para diversas actividades de capacitación, enumerando principalmente los detalles de las actividades de capacitación, que generalmente incluyen: temas de capacitación, tiempo de capacitación, lugar de capacitación, métodos de capacitación, etc. Preste atención a que el alcance del curso de capacitación no sea demasiado amplio, para evitar demasiada superposición en los cursos de capacitación para cada proyecto, pero el alcance no debe ser demasiado limitado, para no comprender verdaderamente los conocimientos y habilidades del participante; proyecto, y debe limitarse principalmente a los cursos necesarios para familiarizarse con el proyecto de formación.
Una vez determinados los cursos de formación, es necesario preparar los materiales didácticos para cada curso. Los materiales didácticos deben incluir las siguientes partes: describir brevemente el propósito de los materiales didácticos; enumerar los cuadros de los materiales didácticos pertinentes; del contenido del material didáctico escribir los materiales didácticos en el siguiente orden: Nombre de los materiales didácticos, esquema del libro de texto y plan de tiempo, contenido principal, métodos y métodos de implementación, preguntas de discusión, métodos de revisión y materiales utilizados.
(5) Planificación del presupuesto de capacitación: el presupuesto de capacitación es la estimación del costo total de varios proyectos de capacitación y proyectos de capacitación gerencial cuando el departamento de capacitación corporativo formula el plan de capacitación anual. El presupuesto se estima con base en los fondos requeridos para las diversas actividades de capacitación del proyecto, el costo de equipos y equipos, así como el costo de materiales didácticos, material didáctico, salidas y actividades profesionales.
Plan a corto plazo
Plan a corto plazo se refiere al plan específico de cada actividad o curso formativo para diferentes materias y contenidos. Los pasos para desarrollar un plan detallado de actividades de capacitación son los siguientes:
1. Establecer el propósito de la capacitación: aclarar los resultados que los alumnos deben lograr después de completar el plan de capacitación.
2. Diseñar el esquema y la duración del programa de formación - Proporcionar la estructura básica y el calendario del programa de formación.
3. Redacte un cronograma del curso de capacitación: proporcione a los estudiantes un cronograma específico e impleméntelo en un cronograma detallado, es decir, semanas, días y horas de capacitación.
4. Diseñe formatos de aprendizaje: proporcione a los estudiantes formas efectivas de completar todo el plan de aprendizaje y utilice diferentes formatos de aprendizaje, como observación, pasantías, reuniones, informes, tareas y pruebas en diferentes etapas de aprendizaje.
5. Desarrollar medidas de control: utilizar registros, informes de reuniones periódicas, inspecciones móviles y otros métodos de control para monitorear el progreso del plan de capacitación.
6. Determine el método de evaluación: evalúe de manera integral el efecto de la capacitación de los estudiantes en función de la evaluación del desempeño de los estudiantes, el trabajo de tareas, el examen escrito y los informes de capacitación de los estudiantes.
Principio
El plan de capacitación debe satisfacer las necesidades tanto de la organización como de los empleados, considerar las condiciones de los recursos de la organización y la base de calidad de los empleados, y considerar plenamente el avance del personal. entrenamiento y la incertidumbre de los resultados del entrenamiento.
Principio 1: los planes de capacitación deben basarse primero en las operaciones de la empresa, y lo "atractivo" debe ser "útil"
Principio 2: más personas obtendrán más apoyo;
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Principio 3: Se deben investigar las necesidades de capacitación al formular un plan de capacitación;
Principio 4: Durante el proceso de planificación, considerar el diseño de diferentes métodos de aprendizaje para satisfacer las necesidades y diferencias individuales de los empleados;
Principio 5: Obtener el mayor compromiso y recursos suficientes posibles de los ejecutivos y jefes de departamento de la empresa para respaldar diversos planes de formación específicos, especialmente el compromiso con el tiempo de formación de los alumnos;
Principio 6: Se deben tomar algunas medidas positivas para mejorar la eficiencia de la capacitación;
Principio 7: Prestar atención a los detalles de la capacitación;
Principio 8: Prestar atención al contenido de la capacitación;
Principio 9: Centrarse en la eficacia de la formación.
Factores que influyen
Al formular un plan de capacitación, se deben considerar los siguientes factores:
1. Participación de los empleados Permitir que los empleados participen en el diseño y la decisión. La elaboración del plan de formación no sólo profundiza la comprensión de la formación por parte de los empleados, sino que también aumenta el interés y el compromiso de los empleados con el programa de formación. Además, la participación de los empleados puede hacer que el diseño del curso se ajuste más a las necesidades reales de los empleados.
2. Participación de los directivos Los jefes de cada departamento suelen tener un mejor conocimiento de las capacidades de los empleados de sus departamentos y qué tipo de formación necesitan, por lo que su participación, apoyo y asistencia son muy importantes para el éxito del plan de ayuda.
3. Tiempo Al formular un plan de capacitación, es necesario predecir con precisión el tiempo de capacitación y si el traslado de personal durante este período puede afectar el funcionamiento de la organización. La organización de los cursos y los métodos de formación deben realizarse estrictamente de acuerdo con el calendario preestablecido.
4. Los planes de formación de costes deben ser coherentes con las limitaciones de recursos de la organización. Algunos programas pueden ser ideales, pero si se requieren grandes cantidades de dinero para capacitación, no todas las organizaciones pueden permitírselo. Que se pueda garantizar la fuente de los fondos y que se puedan asignar y utilizar racionalmente no sólo está directamente relacionado con la escala, el nivel y el alcance de la formación, sino también con si los formadores y los alumnos pueden tener una buena actitud hacia la formación.
Pasos
1. Empresa primero, luego departamento
Al formular un plan de capacitación, primero puede formular un plan de capacitación a nivel de empresa y luego formular un departamento. -plan de entrenamiento de nivel. Los planes de capacitación a nivel de empresa incluyen principalmente capacitación en gestión previa al empleo, capacitación técnica previa al empleo, capacitación en gestión de calidad, capacitación en gestión empresarial y otros planes de capacitación.
Los planes de formación a nivel departamental se desarrollan en función de las necesidades de formación del departamento.
El departamento de desarrollo puede incluir formación en gestión técnica, formación en tecnología de aplicaciones, formación en previsión tecnológica, etc.
El departamento de soporte técnico puede incluir capacitación en tecnología de aplicaciones, capacitación en conocimiento de productos de la empresa, capacitación en conocimiento de productos de agentes, capacitación en gestión de proyectos, capacitación en certificación de redes, etc.
El departamento de ventas puede incluir formación en conocimiento del producto de la empresa, formación en estrategia de ventas, formación en conocimiento empresarial, etc.
El departamento de marketing puede incluir la formación en conocimientos sobre productos de la empresa, la formación en conocimientos de marketing y la formación en estrategias de marketing;
El departamento de gestión de la información se centra en la formación en tecnología de redes;
A través de planes de formación a nivel de empresa, organizar la formación junto con *** puede reducir eficazmente los costes de formación. Al formular planes de capacitación del departamento, se debe tener en cuenta la brecha entre los empleados del departamento y los conocimientos y requisitos de habilidades del trabajo. Una vez desarrollado el plan de capacitación a nivel de empresa, será más específico desarrollar planes departamentales basados en el plan a nivel de empresa. Los retrasos en las discusiones de planificación a nivel departamental no afectarán la implementación de los planes de capacitación a nivel empresarial.
2. Borrar información de entrenamiento.
La información del proyecto de capacitación incluye mes de capacitación, tipo de capacitación, nombre de la capacitación, método de capacitación, rango de participantes, participantes principales, presupuesto de costos, etc. Los jugadores clave deben ser evaluados después del entrenamiento.
3. Discutir con el departamento
Los planes de capacitación a nivel departamental deben discutirse con el gerente del departamento. Durante la discusión, el director del departamento podrá proponer un aumento del contenido de la formación y del presupuesto de formación. El presupuesto de formación debe controlarse estrictamente, pero el contenido de la formación puede aumentarse, principalmente mediante formación interna, por supuesto. Además, el director de formación debe dejar claro al director de departamento que la formación a nivel departamental la lleva a cabo el director de formación para ayudar al departamento, no el director de formación. De lo contrario, pueden surgir fácilmente disputas administrativas durante el proceso de implementación de la capacitación.
4. Informar a las partes implicadas
En la encuesta de necesidades de formación encontraremos algunos empleados cuya capacidad laboral no se ajusta a los requisitos del puesto (principalmente aquellos con buena actitud laboral y trabajo inconsistente). habilidades) personal). Además de convertirlos en objetivos clave de formación en el plan de formación, es mejor que la empresa les diga a las partes que sus habilidades laborales no están calificadas, para que puedan tener una especie de presión formativa. Esto les permitirá participar más activamente en la formación.