Buscando un sistema de gestión de contratos de una empresa conocida
1 Propósito y ámbito de aplicación
1.1 Con el fin de fortalecer la gestión de contratos de ventas, mejorar la satisfacción del cliente y esforzarse por completar el 100% de los contratos de los usuarios, este sistema es especialmente formulado.
1.2 Este sistema se aplica a los contratos de venta de productos siderúrgicos y subproductos (acuerdos) firmados entre el departamento de marketing y los usuarios, tales como contratos de venta de barras corrugadas, palanquillas de acero, escorias de alto horno firmados para lograr un valor agregado en; venta de productos o servicios de apoyo a las ventas Contratos de compra y contratos de procesamiento de barras de acero y palanquillas de acero, contratos de almacenamiento, contratos de arrendamiento y otros contratos necesarios firmados para realizar el vínculo logístico de ventas;
2 Responsabilidades
2.1 El Departamento de Marketing es responsable de preparar los planes anuales y mensuales de recursos de ventas de los productos y subproductos siderúrgicos de la empresa. Después de firmar el contrato de venta con el usuario, envíe el plan de producción mensual y de diez días (incluido el plan de cambios) al departamento de fabricación de manera oportuna de acuerdo con los requisitos del contrato. La Oficina de Gestión del Departamento de Marketing es responsable del registro y almacenamiento de los contratos de venta, que pueden ser consultados por los departamentos de gestión pertinentes.
2.2 El departamento de fabricación es responsable del diseño de calidad de los contratos de venta de productos del cliente y de la firma de los acuerdos técnicos del cliente. Dentro de los tres días posteriores a la entrada en vigencia del contrato, el departamento de marketing transmitirá la fecha de entrega del contrato, la cantidad, los requisitos de calidad y otra información al departamento de fabricación. El departamento de fabricación formula el plan de operación de producción del contrato y el plan de logística en función de la organización de producción y los requisitos de tiempo de entrega, y emite instrucciones de producción después de la confirmación por parte del departamento de marketing para garantizar que la empresa pueda realizar entregas de acuerdo con el contrato de venta y el cronograma planificado. Una vez determinado el plan de logística de producción, si los requisitos de tiempo de entrega cambian debido a motivos de producción o de clientes externos, el departamento de fabricación o el departamento de marketing solicitarán cambios de acuerdo con el procedimiento de cambio del plan. Después de llegar a un acuerdo, el plan de logística de operación de producción. se volverá a preparar.
2.3 Cada planta de fabricación es responsable de la producción y entrega de acuerdo con las instrucciones de producción del departamento de fabricación, y de tomar medidas correctivas y preventivas, organizar la implementación y rectificación y verificación de situaciones en las que no se pueda cumplir el 100% del contrato. completado debido a la responsabilidad del departamento de su eficacia.
2.4 El Departamento de Transporte es responsable del envío de productos y subproductos, y organiza los envíos de manera oportuna de acuerdo con los requisitos del conocimiento de embarque del departamento de marketing para garantizar la entrega dentro del período del contrato.
3 Proceso de gestión de contratos de ventas
3.1 El Departamento de marketing es responsable de todos los contratos (acuerdos) de ventas y los negocios de ventas relacionados de la empresa.
La negociación, revisión y firma de contratos externos de adquisiciones y tramitación, el departamento de marketing es responsable de la ejecución, seguimiento y custodia de los contratos firmados.
3.1.1 Negociación, revisión y firma de contratos:
3.1.1.1 Los comercializadores tienen el derecho y la obligación de negociar y redactar contratos con los clientes en nombre de la empresa en función de los requisitos especificados. y características del objeto (protocolo). Sin el consentimiento de la dirección de la empresa, nadie del departamento de marketing podrá expresar, negociar o prometer firmar un contrato expresamente en nombre de la empresa.
3.1.1.2 Los términos, formato y contenido del texto del contrato (acuerdo) deberán cumplir con las disposiciones y requisitos de la Ley de Contratos y de la empresa. Si el contrato requiere anexos, estos deben firmarse y aprobarse con referencia a los requisitos del contrato.
3.1.1.3 Al negociar un contrato (acuerdo), el personal de marketing debe comprender completamente el estado crediticio de la parte contratante y su capacidad para ejecutar el contrato con base en el estado de negociación del contrato, presentar el borrador; contrato (acuerdo) al director de marketing y al líder del departamento de ventas de la empresa para su aprobación (antes de comprometerse con el cliente) si la empresa requiere modificaciones al borrador del contrato (acuerdo), el negociador del contrato debe proporcionar comentarios inmediatamente al cliente o renegociar para su aprobación. Después de que ambas partes llegan a un acuerdo a través de la comunicación, pueden firmar un contrato formal (acuerdo).
3.1.1.4 Para los productos de acero en la lista de productos regulares, el departamento de marketing puede firmar y enviar directamente contratos de venta relevantes con los usuarios de acuerdo con las necesidades comerciales para los productos de acero en la lista de productos no convencionales, el negocio del departamento de marketing; Después de comprender completamente las necesidades del cliente, redactará el texto del contrato, organizará el departamento de fabricación y los fabricantes relevantes y otros departamentos para realizar revisiones de contratos de acuerdo con los "Procedimientos de control de revisión y confirmación de requisitos del producto", y enviará rápidamente los resultados de la revisión de la empresa al cliente, y luego de llegar a un acuerdo con el cliente, con base en la negociación final y revisión de los resultados se firman y aprueban.
3.1.1.5 Todos los contratos de ventas del departamento de marketing deben ser presentados para su aprobación y aprobados y sellados por el director del departamento de marketing. En el negocio de venta que cumple con la política de precios de productos de la empresa, todos los productos con un precio único de más de 100 toneladas y barras de refuerzo que deban fijarse deben firmar un contrato de venta única de barras de refuerzo de 1.000 toneladas y un volumen de laminación fijo; La empresa correspondiente puede fabricar menos de 500 toneladas. Si la cantidad del contrato de venta excede los estándares anteriores o el precio de venta excede los requisitos de la política establecidos por la empresa, debe ser revisado por el director del departamento de marketing, aprobado por el líder de la empresa. y colocado con el sello del contrato de la empresa. Los subproductos y materiales de desecho se venden mediante contratos previa licitación de acuerdo con los requisitos del sistema de gestión de ventas. El personal de marketing envía el texto del contrato firmado y sellado por la unidad del cliente al supervisor de la empresa para que lo firme y selle con el sello del contrato (sello oficial), y el contrato entra en vigor.
3.1.65438+ Alcance del acuerdo de integridad firmado: proveedor a largo plazo por más de un año (incluido un año); contrato económico con un volumen de compras y ventas único de más de 65438 millones de yuanes; 654,38+0 millones de yuanes El contrato económico de compra y venta anterior.
3.1.2 Modificación, ejecución, seguimiento y guardado del contrato:
3.1.2.65438+
3.1.2.2 Cambio de contrato: Después de que el contrato entre en vigor, si el usuario propone un cambio de longitud y puede aceptar el cambio antes de que se publique el plan de producción. Si la fecha de entrega de la fábrica de la empresa no puede cumplir con las condiciones de entrega, ambas partes deben pasar por los procedimientos de confirmación y aprobación; se informará al director del departamento de marketing para su aprobación para evitar que la situación exceda el mes. Las especificaciones, los grados de acero y los cambios de precios se presentarán al Ministro de Marketing para su aprobación antes de su implementación.
3.1.2.3 Si la rescisión del contrato no se implementa o no cumple con las condiciones de implementación, se debe informar al director del departamento de marketing para su aprobación y al supervisor de la empresa para su aprobación.
3.1.2.4 El Departamento de Marketing informa (y ajusta) los requisitos del plan de producción en función de la fecha de entrega del usuario y los fondos contables. Durante el proceso de ejecución del contrato, el administrador del contrato debe informar periódicamente el estado de ejecución del contrato al departamento de marketing y a los líderes de la empresa. El administrador del contrato, los revisores y los aprobadores siempre deben prestar atención a los riesgos del contrato y hacer buenas predicciones de riesgos.
3.1.2.5 Debido a una redacción y revisión laxas de los contratos, un seguimiento e implementación inoportunos e inadecuados de los contratos y la falta de implementación o implementación de planes de predicción de riesgos, los negociadores, redactores y revisores de contratos deberán cumplir con Normativas pertinentes de la empresa.
3.1.2.6 Custodia del contrato: Después de la ejecución del contrato, los datos relevantes sobre la ejecución del contrato deben organizarse y archivarse, y conservarse para referencia futura de acuerdo con la normativa pertinente del gestión documental de la empresa.
3.2 El departamento de fabricación implementará aún más el plan de producción de acuerdo con los requisitos de planificación del departamento de marketing y organizará la producción en función de la situación de producción organizada por la empresa. Cada fabricante organiza la producción de manera oportuna de acuerdo con el plan de producción para garantizar que el contrato se complete a tiempo.
3.3 El Departamento de Transporte gestiona los productos terminados en función de la información del producto terminado de cada fabricante e implementa el plan de entrega en función de la información del conocimiento de embarque del Departamento de Marketing para garantizar una entrega 100% a tiempo.
4. El departamento de marketing tiene el derecho final de interpretar este sistema.