Sauna del hotel Liuyang Yintian
1. Dirección General 2
2 Departamento de Finanzas 9
3. Oficina 21
Cuatro. Departamento de Catering 22
Verbo (abreviatura de verbo) Departamento de Room Service 32
Verbo intransitivo Departamento de Seguridad
Oficina del Gerente General
1. Sistema de gestión y control del hotel
1) La producción de productos de servicios intangibles depende de los empleados de varios departamentos y puestos, y los destinatarios de este producto de servicios intangibles son los huéspedes. Hay un proceso de dar y recibir servicios. Para garantizar que todo el proceso se encuentre en un estado estandarizado y de alta calidad, es necesario establecer normas y reglamentos efectivos de control y gestión en todo el hotel.
2) Pasos para implementar la gestión del control:
El primer paso: aclarar los objetivos de trabajo y formular estándares unificados. Los estándares son vitales para el control y la gestión y son la base para evaluar la medición y la calidad del trabajo, incluidos los estándares de tiempo, los estándares de costos, los estándares de cantidad y los estándares de calidad.
Paso 2: Medir y comprobar las condiciones reales de trabajo, inicio, proceso y finalización. Para verificar con frecuencia el progreso del trabajo, los gerentes de hoteles generalmente elaboran gráficos basados en la información y los requisitos para aclarar el progreso del trabajo y las tareas de un vistazo, de modo que los problemas puedan descubrirse, analizarse y solucionarse lo antes posible, corregirse los errores. y guiado correctamente.
Paso 3: Comparar el progreso con los estándares y realizar análisis de diferencias. Debemos adoptar una actitud objetiva, analizar las razones y responsabilizar a las personas hasta que tengamos una respuesta satisfactoria. El análisis debe basarse en la situación objetiva actual. Tales como: control y gestión de cosas, control y gestión del dinero, control y gestión de personas.
Paso 4: Corregir errores o acciones y comportamientos incorrectos de manera oportuna para garantizar que todos los operadores y operaciones del hotel estén bajo control y gestión efectivos.
3) Métodos de control y contenidos
Existen tres métodos básicos: control previo, control in situ y control retroalimentado.
Controles avanzados. El objetivo es centrarse en el control de la inversión en recursos hoteleros, incluyendo: control efectivo de la inversión humana, material y financiera.
Control in situ. Es una cuestión de control, principalmente monitorear el proceso de trabajo en curso para asegurar los objetivos deseados. Hay dos puntos en el control in situ: uno es guiar a los subordinados para que trabajen de acuerdo con los métodos y procedimientos correctos, y el otro es supervisar el proceso de trabajo de los subordinados para garantizar que se logren los resultados esperados.
Control de retroalimentación. El contenido incluye calidad, variedad, precio, cantidad, etc. , así como la actitud de servicio, el tiempo de servicio, el método de servicio, el contenido del servicio, etc. , basado principalmente en estándares de trabajo para medir los resultados del trabajo pasado, descubrir desviaciones, corregir el trabajo futuro y garantizar el cumplimiento de los estándares.
4) Control de enlaces clave
El hotel utiliza principalmente instalaciones y equipos para brindar diversos servicios a los huéspedes. El proceso es muy aleatorio y en el acto. Por lo tanto, debes controlar los enlaces clave según tus propias características. Los contenidos principales incluyen: gestión de personal, calidad del producto, calidad del servicio y consumo de costos.
Control de la gestión de personal. La mano de obra es el mayor coste del hotel. El desarrollo y la gestión de los recursos humanos es el requisito previo fundamental para que la calidad del servicio pueda alcanzar una alta calidad, especialmente el nivel de los gerentes de nivel medio y de base y la calidad de los empleados en puestos importantes. Debe garantizarse que el poder de control esté en manos del director general, quien debe realizar evaluaciones y análisis científicos y eficaces por etapas para garantizar que pueda ascender o descender.
Control de calidad del producto. La importancia de la calidad del producto radica en establecer estándares de calidad e implementarlos estrictamente. Por ejemplo, los hoteles exitosos nos dicen que deben formular platos estándar unificados, incluyendo color, aroma, sabor, forma, utensilios, calidad, nutrición, higiene, cantidad, tamaño y cantidad. Sólo cumpliendo estrictamente y estandarizando la cocción se puede estabilizar la calidad, y la estabilidad puede considerarse de alta calidad.
Control de calidad del servicio. Principalmente a través de la estandarización, programación y formulación del trabajo de servicio. Y asegurar la mejora de la calidad del servicio a través de registros originales, manejo de quejas de los huéspedes y otras medidas.
Control del consumo de costes. 1. Establecer estándares de consumo de costos, como costos de platos, costos de habitaciones individuales, costos de personal, estándares de costos de gestión, etc. El segundo es fortalecer la contabilidad de costos, la adquisición, la aceptación, la distribución, el uso y la evaluación. Es necesario organizar varias proporciones, utilizar números para indicarles cómo reducir el consumo de costos y mejorar los beneficios económicos, y fijar los precios sobre esta base.
2. Sistema de confidencialidad
1) Toda la ciencia y tecnología no divulgadas que involucran la política, la economía, la defensa nacional y la inteligencia militar del partido y las agencias gubernamentales del país son secretos de estado.
2) Cualquier estrategia comercial, política de gestión, datos financieros, información comercial, informes comerciales, archivos de personal, información de clientes, etc. relacionados con el hotel están dentro del alcance de la confidencialidad del hotel.
3) Todos los empleados del hotel deben respetar estrictamente los secretos de estado y las disciplinas de confidencialidad del hotel y mejorar la conciencia sobre la confidencialidad. No preguntes lo que no deberían preguntar, no leas lo que no deberían ver, no digas lo que no deberían decir y no escuches lo que no deberían decir. Debemos hacer todo lo posible para salvar y detener cualquier signo de fuga, e informar de ello lo antes posible.
4) Todos los documentos oficiales pertenecientes a los departamentos gubernamentales nacionales, provinciales, municipales y a este departamento deben ser firmados, registrados, numerados y enviados en estricto apego al sistema de envío y recepción del hotel.
5) Controlar estrictamente el alcance del envío de documentos confidenciales. Los documentos confidenciales generalmente no se distribuyen, sino que circulan, y la oficina del director general envía los documentos a los lectores para que los firmen.
6) Los documentos con prefijos y números de documento almacenados en cada departamento deben ser limpiados y devueltos a la oficina del gerente general al final del año. Si alguno se pierde, será tratado como confidencial.
7) Si se produce alguna filtración de secretos, se dará amonestación por escrito, pena severa o despido según la gravedad del caso.
3. Sistema de conferencias
1) El hotel celebrará reuniones de marketing regulares o irregulares, reuniones de adquisición de costos, reuniones de gestión de calidad del servicio (TQC) y reuniones de seguridad contra incendios todos los meses, excepto. Los martes, excepto la reunión ordinaria del viernes a las 14:30 horas (circunstancias especiales se notificarán por separado).
2) La reunión ordinaria es presidida por el director general o persona autorizada, y a ella asisten los jefes o personas autorizadas de cada departamento y el gerente de turno el día anterior. Un breve informe sobre la anterior. El trabajo y los arreglos de trabajo para el día se dan en el sentido de las agujas del reloj.
3) La reunión de marketing será organizada por el director de marketing el último lunes de cada mes (el horario específico está por determinar) y será organizada por los gerentes de departamento como el departamento de catering, recreación Departamento y departamento de servicio de habitaciones, así como el gerente de marketing, director de relaciones públicas, director del centro de sauna. El gerente de recepción participó e informó, discutió y resumió las operaciones y el trabajo relacionados con marketing y promoción del mes anterior, este mes. , e incluso el próximo mes por turno.
4) Una vez compilado el informe mensual de la reunión comercial del hotel, la reunión de adquisición de costos estará presidida por el director del departamento de finanzas y los jefes de los departamentos comerciales relevantes, directores de sucursales y personal relacionado (como (el chef ejecutivo de la cocina china y occidental y su adjunto, director del departamento financiero y adjunto, etc.) participaron. ) y el personal relevante de otros departamentos, resumir, discutir y analizar el trabajo de los servicios de adquisiciones y contabilidad de control de costos, y formular las medidas de mejora correspondientes.
5) La reunión de gestión de calidad del servicio es organizada por el responsable de recursos humanos los jueves de cada mes (el horario concreto está por determinar), y a ella asisten jefes de departamento, directores de sucursal (nivel B/ nivel A y superior) y supervisores de calidad del servicio, resumir y analizar la situación de la gestión de la calidad del servicio hotelero del mes actual, discutir y aclarar el trabajo específico para el próximo mes.
6) El tercer miércoles de cada mes (el horario específico está por determinar), el gerente del departamento de seguridad organiza una reunión de protección contra incendios a la que asisten los directores de protección contra incendios de cada departamento. el supervisor de protección contra incendios del departamento de seguridad y el personal técnico y de ingeniería relevante del departamento de ingeniería, y resume un En términos del trabajo de seguridad contra incendios en el hotel, organizaremos los trabajos de rectificación relevantes, presentaremos sugerencias de mejora y las implementaremos para mejorar completar el trabajo de seguridad contra incendios.
7) Los participantes de cada departamento deberán asistir puntualmente a la reunión. Si no pueden asistir por algún motivo, deberán autorizar o designar un supervisor de siguiente nivel para asistir a la reunión. Cada reunión debe seguir el principio de seriedad y eficiencia, y las herramientas de comunicación deben cambiarse para que suenen o no. No es apropiado contestar el teléfono cuando la reunión es larga. En circunstancias especiales, debe bajar la voz y salir de la sala de reuniones lo antes posible para evitar afectar el buen desarrollo de la reunión.
8) Las actas de todas las reuniones especiales deben redactarse al día siguiente y enviarse con copia al gerente general. Si se toma una decisión en la reunión, se debe informar al gerente general.
9) Las reuniones de análisis financiero (gastos), reuniones de recursos humanos y reuniones de crédito se llevarán a cabo de manera regular o irregular de acuerdo con las instrucciones del gerente general o las necesidades de los departamentos relevantes después de que se complete el informe o bajo Circunstancias especiales En circunstancias especiales, la reunión será realizada por Participantes designados por el director general o departamento.
10) La reunión de análisis financiero analiza principalmente los indicadores operativos del hotel, los gastos y el consumo energético de cada departamento, y plantea requisitos de gestión financiera. La reunión de recursos humanos analiza principalmente la situación de los recursos humanos del hotel y discute tareas especiales de gestión de recursos humanos, como contratación, empleo, promoción de empleados, infracciones disciplinarias, etc. La reunión de crédito resume y analiza principalmente la gestión del crédito, analiza las cuentas por cobrar de los clientes comerciales, formula políticas y planes de recuperación y reduce las cuentas por cobrar del hotel.
11) Las actas de la reunión anteriores son documentos confidenciales del hotel.
4. Sistema de comunicación y recepción
1) Cuando necesite recibir clientes para comidas, alojamiento y otros proyectos debido al negocio, complete el "Formulario de aprobación de banquete" y presiónelo. previa aprobación del jefe de departamento y director general Ejecución de los proyectos aprobados
2) En principio, las recepciones y banquetes deberán realizarse en la tienda. En circunstancias especiales, cuando se requiera consumo fuera de la tienda, aprobación. del gerente general debe obtenerse con anticipación;
3) Después El organizador debe describir brevemente los artículos del banquete en la factura en la tienda o en la factura fuera de la tienda e indicar el número del "Formulario de aprobación del banquete";
4) El departamento de solicitudes enviará el "Formulario de aprobación de banquetes" aprobado al Departamento de Finanzas como referencia;
5) El Departamento de Finanzas revisará las actividades de banquetes del departamento en función de el "Formulario de Aprobación" aprobado.
5. Sistema de inspección
1) Cuando cada departamento sale a realizar una inspección debido a necesidades comerciales y de gestión, debe presentar un informe de solicitud por escrito al director general. El informe debe detallar la hora, lugar, tema, propósito, programa, participantes, costos y transporte de la inspección planificada.
2) El plan se implementará después de la aprobación del gerente general y se presentará al consejo directivo para su aprobación.
3) El departamento de inspección debe organizar personal para visitar, inspeccionar y estudiar de acuerdo con el plan de inspección. Estudie y discuta detenidamente y tome notas relevantes.
4) Luego de regresar al hotel después de la inspección, deberá informar la situación de la inspección por escrito al gerente general dentro de los cinco días hábiles, y el gerente general evaluará y comentará el informe de inspección.
5) El informe de investigación elaborado por el departamento debe tener un tema claro e ideas claras, y no puede generalizarse. El aprendizaje debe orientarse y se deben formular medidas y planes de trabajo para mejorar el trabajo para el siguiente paso.
6) El objetivo final del trabajo de inspección es la superación personal y la * *mejora. La superación personal se trata de ver resultados. * * * Si hay mejoras, se requiere proporcionar el informe de inspección a otros departamentos para referencia y participación, y podrás disfrutar de la experiencia * * * y los resultados * * *.
7) Después de una única inspección específica, el trabajo sigue siendo ineficaz. Si no se implementan los requisitos del informe de inspección, el organizador de la inspección será responsable, hasta e incluyendo sanciones financieras, como la compensación por los costos de inspección.
8) Durante el viaje de inspección se debe observar una estricta disciplina, el comportamiento debe reflejar el espíritu de las personas de las aguas termales y prestar atención a la imagen y el sonido del hotel. Si hay alguna violación de las leyes y regulaciones, el organizador asumirá la responsabilidad de liderazgo y el hotel castigará severamente al organizador y a las partes involucradas.
9) Las regulaciones anteriores también se aplican a viajes de negocios nacionales o internacionales, exposiciones, reclutamiento, capacitación y todas las asignaciones en el extranjero financiadas por el hotel.
6. Procedimiento para aceptar quejas
1) El hotel ha creado un "centro de quejas" para aceptar quejas de huéspedes y empleados.
La "línea directa de quejas" debe colocarse en un lugar visible en la guía de servicios, comentarios de los huéspedes, etc. para que los huéspedes la utilicen. Al mismo tiempo, configure palabras honoríficas como "Bienvenido" y "Gracias por su orientación" junto al número de teléfono de la queja.
2) La persona que atiende la llamada de queja del cliente debe ser paciente y sincera en cualquier momento y bajo cualquier circunstancia, tener una buena actitud de estar del lado del cliente y evitar refutación, sospecha e impaciencia. La parte receptora es responsable de notificar al departamento responsable correspondiente lo antes posible según el contenido de la queja, registrar el período de validez en un libro de registro especial y es responsable de realizar el seguimiento de la queja.
3) El departamento responsable debe conceder gran importancia al contenido de las quejas transferidas desde el teléfono de quejas y debe insistir en tratarlas lo antes posible. El jefe de departamento, o al menos el gerente a cargo del departamento principal, es responsable de tramitar las quejas e implementa un "sistema de responsabilidad por quejas".
4) El departamento responsable debe verificar la queja dentro de 1 hora, y no más de 2 horas en circunstancias especiales.
5) Según la gravedad de la queja, la persona que respondió a la llamada de queja y el departamento responsable decidirán si informarla directamente al gerente general. El gerente general luego instruirá a los departamentos pertinentes para que lo hagan. dar seguimiento de acuerdo al desarrollo de la situación y decidir si se reporta al directorio.
6) Al aceptar quejas de los huéspedes alojados en el hotel, el departamento responsable debe adjuntar una tarjeta de disculpa o una carta de disculpa del gerente general a la canasta de frutas, merienda o flores de disculpa de acuerdo con las regulaciones. y el supervisor del departamento o gerente de sucursal debe ser entregado personalmente en la sala. Entre ellos, se debe seleccionar la tarjeta de disculpa o la carta de disculpa del gerente general según las circunstancias y la gravedad de las circunstancias. Si el huésped que presenta la queja ha abandonado el hotel o es un huésped no residente, el departamento responsable debe escribir una carta de disculpa lo antes posible después de enterarse del huésped que presenta la queja. El gerente general la revisará y la enviará por correo, generalmente dentro de los dos días. Si no hay una dirección exacta, intente activamente contactarlo por teléfono. Encuentre denunciantes a través de otros métodos como correo electrónico, correo electrónico, etc. para asegurarse de que haya una respuesta para cada denunciante.
Si no se puede encontrar al denunciante, trate la queja como una "respuesta preparatoria" inconclusa y proporcione una respuesta correctiva lo antes posible cuando se encuentre al denunciante o la próxima vez que venga al hotel para consumir.
7) El requisito central para manejar las quejas es resolver el problema rápidamente, resolver la queja satisfactoriamente lo antes posible y recuperar la satisfacción del cliente.
8) El departamento responsable clasificará las respuestas del huésped y archivará la información de la queja en conjunto, y también requerirá que la información del archivo original se envíe al Departamento de Recursos Humanos para su archivo. Este departamento sólo guarda copias.
9) En la reunión de análisis de calidad integral del hotel, asegúrese de resumir y analizar las quejas de este mes, descubrir las causas fundamentales de las quejas y formular medidas correctivas de manera oportuna en función de las causas fundamentales. . Las medidas deben ser sólidas y significativas, y las rectificaciones deben ser rápidas para garantizar que no haya "fallos secundarios". Todos los departamentos del hotel se esfuerzan por tener "cero quejas" este mes.
10) Penalización por queja: El hotel definitivamente sufrirá pérdidas o afectará las quejas de los huéspedes. Por lo tanto, toda denuncia será sancionada, y el director general o departamento responsable impondrá las sanciones administrativas y económicas que correspondan en función de la naturaleza y gravedad de la denuncia. Los resultados de la sanción serán incluidos en este archivo y archivados por el Departamento de Recursos Humanos.
11) Nota especial: Los cuatro números de teléfono de quejas anteriores son solo los puntos centralizados de quejas de los clientes. Todas las llamadas telefónicas y receptores en la tienda seguirán los procedimientos y requisitos anteriores tan pronto como reciban quejas de los clientes. .
7. Procedimientos de recepción VIP
(1) Preparativos antes de llegar a la tienda
1. Comprenda de antemano la nacionalidad, nombre, título, hábitos, llegada. horarios y arreglos de actividades durante la estadía;
2. Antes de que llegue el VIP, verifique los preparativos de los departamentos relevantes y prediga el estado de salud de la habitación y el funcionamiento de las instalaciones. >3. Una hora antes de la llegada del VIP, verifique el estado de entrega de flores y frutas e inste al personal de recepción a llegar con media hora de anticipación para garantizar que todo el trabajo de recepción se desarrolle sin problemas.
(2) Recepción en la tienda
1. Cuando los VIP ingresan al lobby, deben dirigirse y saludar a los invitados de manera proactiva, entusiasta y precisa.
2. Presentar las habitaciones y las instalaciones y equipos del hotel a los VIP;
3 Cuando lleve a los invitados VIP a la habitación reservada, registre con precisión la identificación válida del huésped y asegúrese de que la verificación. -en el formulario de registro Una vez que el contenido sea correcto, pida cortésmente al invitado que firme;
4. Solicite las opiniones de los invitados VIP y brinde un servicio atento en cualquier momento.
(3) Trabajar después de llegar a la tienda
1. Envíe el formulario de registro a la recepción de manera oportuna e introdúzcalo con precisión en la computadora para crear un archivo VIP;
2. Reportar al gerente general cuando sea necesario El gerente informa sobre la llegada y recepción de invitados importantes.
(4) Trabajo VIP al salir de la tienda
1. Determine la hora de salida, prepare las cuentas con 10 minutos de anticipación y notifique a los departamentos pertinentes
2; 10 minutos antes Notifique al personal correspondiente para que lo despidan en la puerta del vestíbulo en cuestión de minutos. Si hay un coche del hotel para llevarlos hasta allí, insta al conductor a esperar en la puerta con 5 minutos de antelación.
3. Envía al invitado a la puerta y agradécele nuevamente.
(5)Escribir un informe de recepción.
El informe de recepción debe incluir el siguiente contenido:
1 ①VVIP: Funcionarios importantes como jefes de estado (invitados muy importantes)
2 ②VIP: Gobierno; funcionarios, celebridades (VIP)
③IP: invitados importantes (estrechamente relacionados con el grupo o por encima del nivel medio de la empresa)
④SP: invitados especiales (invitados que se quedan con frecuencia o tiene quejas que requieren atención)
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Segundo, Departamento de Finanzas
(1) Sistema de gestión de reembolsos financieros:
1. autoridad:
1.1 Los préstamos hoteleros o los reembolsos por viajes de negocios de los empleados deben ser revisados y firmados por los gerentes de cada departamento, informados al departamento financiero del hotel para su revisión y presentados al gerente general para su aprobación antes del préstamo. o se podrá realizar el reembolso.
1.2 Cuando los empleados realizan un viaje de negocios, deben completar un "Formulario de solicitud de viaje de negocios" y solicitar la aprobación de acuerdo con los procedimientos prescritos, y luego pedir prestados los gastos de viaje al departamento financiero por adelantado.
1.3 Después de que los empleados regresan de un viaje de negocios, deben completar el formulario de reembolso de "gastos de viaje" de acuerdo con el tiempo prescrito y los procedimientos de aprobación y enviarlo al Departamento de Finanzas para su reembolso.
2. Normas de reembolso de gastos de viaje de los empleados:
2.1 Los viajes de negocios de los empleados se pueden dividir en "de larga distancia" y "de corta distancia", es decir, aquellos que pueden regresar. y ida y vuelta en el mismo día son "corto recorrido", y los que superan un día son "largo recorrido".
2.2 Estándares de reembolso de viajes y alojamiento: (RMB/persona/día)
Estándares de trabajo
Departamento de Personal General 80
Jefe de Departamento Nivel 120
Subgerente general de la empresa Nivel 180
2.3 Normas de asignación de viajes de negocios:
2.3.1 Los viajes de negocios de corta distancia de los empleados se consideran asistencia y ya no recibirán asignaciones para viajes de negocios. Si se salta una comida por motivos especiales, puede disfrutar de un subsidio de hasta 8 RMB por día con la aprobación del director general.
2.3.2 Estándar de asignación por viajes de negocios de larga distancia: (RMB/persona/día)
Estándares de trabajo
Cuartel General del Estado Mayor 15
Gerente de Departamento nivel 25
Subdirector general nivel 35
2.4 Estándares de reembolso de viajes y transporte de empleados:
2.4.1 Transporte: El gerente general del hotel puede ser contratado de acuerdo con el Acuerdo para llevar aviones y vehículos con cama blanda a nivel de gerente de departamento e inferior: entrenar a personas con cama dura y pasajeros expresos; El gestor externo podrá realizar el transporte especificado en el convenio al tomar posesión de su cargo.
2.4.2 Los gastos de transporte de los empleados en viajes de negocios de larga distancia y los gastos de transporte terrestre de los gerentes y superiores pueden ser reembolsados, en principio, las personas por debajo del nivel gerencial no pueden tomar taxis. Si se requiere un taxi en circunstancias especiales, el reembolso sólo se podrá realizar con la aprobación del gerente general.
2.4.3 Los empleados que trabajan en esta ciudad no pueden reembolsar tarifas de taxi sin circunstancias especiales.
3. Normas de reembolso de gastos de viaje de los empleados:
3.1 Los gastos de alimentación, alojamiento y transporte se realizarán según las normas prescritas, y la parte excedente será pagada por uno mismo (si existen circunstancias especiales, el reembolso sólo se puede realizar con la aprobación del director general. El resto se les devuelve).
3.2 Los gastos de alimentación se cobrarán según las normas prescritas y no se reembolsarán los gastos relacionados.
3.3 Los gastos de comunicación se reembolsarán con el bono de correos.
3.4 Los gastos de comunicación deben ser revisados y aprobados por el líder y el "Formulario de reembolso de gastos de comidas de invitados" debe completarse y solo puede reembolsarse después de la aprobación del gerente general.
3.5 El subsidio de alojamiento no está disponible para viajes de negocios de corta distancia.
3.6 Los viajeros de negocios que no tengan gastos de alojamiento pueden recibir un subsidio de alojamiento del 50% del estándar de alojamiento.
3.7 Los empleados serán reembolsados dentro de los 5 días hábiles posteriores al regreso de un viaje de negocios. Si un empleado no reembolsa dentro del tiempo estipulado, el departamento de finanzas deducirá los gastos de viaje anticipados del salario del mes en curso y los pagará cuando se realice el reembolso.
3.8 El Departamento de Finanzas no reembolsará documentos de viaje, billetes falsos o facturas con más de un mes de antigüedad.
3.9 El Departamento de Finanzas tiene derecho a preguntar directamente sobre gastos de viaje falsos al hotel donde los empleados se hospedan en viajes de negocios, y el hotel impondrá sanciones según la gravedad del caso.
4. Normativa sobre visitas familiares de los empleados:
Salvo disposición en contrario del convenio, no se reembolsarán los gastos de visitas familiares de los empleados.
5. Este sistema es formulado e interpretado por el departamento financiero del hotel.
(2) Procedimientos de revisión financiera para el reembolso de gastos:
1. El departamento financiero debe fortalecer la gestión y supervisión de los fondos de reserva y los pagos anticipados, y manejarlos de acuerdo con los siguientes procedimientos.
1.1 Los empleados del hotel deberán solicitar un préstamo cuando viajen por negocios. El contador completa un formulario de solicitud de préstamo completo según el contenido y prepara un comprobante contable. El contador, el cajero y el beneficiario deben firmar el comprobante de pago.
1.2.1 Los pagos anticipados del hotel deben pagarse de acuerdo con el contrato o acuerdo, y se pagan después de la revisión financiera y la aprobación del gerente general; si los procedimientos de pago están incompletos, los contadores no pueden preparar el pago; vales o realizar pagos.
1.2.2 Los pagos anticipados en contratos y acuerdos notificados por la junta directiva no están sujetos a lo dispuesto en el párrafo anterior.
1.3 La utilización de los fondos de reserva y anticipos deberá ajustarse a las siguientes normas:
1.3.1 Tener fines, plazos y límites específicos;
1.3. 2 Los recibos de gastos o comprobantes de aceptación deben reembolsarse al Departamento de Finanzas dentro del período especificado; el reembolso debe realizarse en efectivo o cheque dentro de los siete días de las compras esporádicas y el pago por adelantado debe reembolsarse mediante transferencia bancaria dentro de los 20 días.
1.3.3 En principio, si no se especifican los gastos anteriores, no se tomarán prestados los siguientes fondos.
1.3.4 El departamento financiero no reembolsará gastos que violen los propósitos prescritos y no cumplan con los estándares de gasto.
1.3.5 Para los fondos de reserva que no hayan sido reembolsados o devueltos sin causa justificada, si el plazo de vencimiento es dentro de los tres meses, se cobrará un interés adicional del 20.000% de la tasa de ocupación de capital diario. base por más de tres meses El tipo de interés diario para las comisiones de ocupación de capital cobradas durante menos de un año es del 0,3%. El capital y los intereses se deducirán del salario del próximo mes.
2. Revisión de comprobantes originales:
Después de que los comprobantes originales de reembolso sean revisados y firmados por los gerentes de cada departamento, serán presentados al gerente general del hotel para su revisión y aprobación. Todo lo que exceda el ámbito de competencia deberá ser aprobado por el director general de la empresa. El bono original debe tener el siguiente contenido:
2.1 Nombre del bono;
2.2 Fecha de llenado del bono;
2.3 Nombre de la unidad o persona física que llenó el bono;
2.4 Firma o sello del agente;
2.5 Nombre de la entidad que recibe el bono;
2.6 Contenido económico del negocio;
2.7 Cantidad, precio unitario e importe;
2.8 Todas las facturas y recibos deben cumplir con las “Medidas de Gestión de Facturas de la República Popular China” y sus normas de implementación. Los comprobantes originales obtenidos de otras unidades deberán llevar el sello oficial de la unidad que los llenó; los comprobantes originales obtenidos de particulares deberán estar firmados o sellados por la persona que los llenó; los comprobantes originales emitidos a terceros deberán llevar el sello; sello oficial de la unidad, y aquellos que manejan negocios de cobranza deben llevar el sello oficial de la unidad. Estampado con el sello financiero especial de la unidad.
3. Requisitos técnicos para documentos originales:
3.1 Todos los comprobantes originales con montos llenados con palabras y números deben cumplir con letras mayúsculas y minúsculas.
3.2 El voucher original de la compra física deberá contar con un formulario de aceptación completo. Los materiales que deben almacenarse en el almacén deben completar el formulario de recibo de almacén, y el personal de almacenamiento físico completará la cantidad real recibida de acuerdo con el plan o contrato y lo firmará después de la aceptación. Los materiales que no requieran ser almacenados en el almacén deberán ser entregados al personal de custodia física o usuarios para su aceptación y se deberán firmar los comprobantes.
3.3 El comprobante de pago original deberá contar con el comprobante de pago y firma del beneficiario o persona física, la firma del aprobador y la base de pago.
3.4 Los pagarés por préstamos para viajes de negocios de los empleados deben adjuntarse a los comprobantes contables. Al recuperar el dinero, se debe emitir un recibo por separado y no se devolverá el recibo original del préstamo.
3.5 Para remesas prepagas, el agente deberá completar el formulario de solicitud de pago como el comprobante original y no deberá reemplazarlo con un recibo de remesa.
3.6 En principio, el comprobante original de pago en efectivo deberá estar firmado por la propia persona. Si alguien confía a otra persona para que actúe como agente, el agente deberá firmar; si una persona lidera a varias personas, firmarán a cada persona una por una, y un capítulo (palabra) no se firmará entre llaves en la columna.
3.7 Los vales originales elaborados por uno mismo deben estar científicamente diseñados, estandarizados en formato y claramente calculados. Como depreciación, fondos de bienestar para empleados, etc. , indique el nombre, la base de acumulación, la tasa de retiro, el monto del retiro, etc. Al pagar salarios y honorarios, se debe indicar el estándar de pago, la tasa de pago y el monto del pago.
3.8 Cualquier bono con contenido incompleto, letra poco clara o inconsistente con el contenido del propio negocio económico deberá ser devuelto o corregido.
4. Contenido y requisitos de llenado de los comprobantes contables:
4.1 Fecha del comprobante: Generalmente se deberá cumplimentar según la fecha de aceptación efectiva del negocio económico.
4.2 Número de comprobante: La secuencia natural deberá compilarse una vez al mes.
4.3 Resumen del bono: Debe ser conciso y conciso, reflejar fielmente el contenido del negocio económico, y no debe ser vago ni demasiado breve.
4.4 Materias contables: deben fijarse según la normativa pertinente.
4.5 Monto del bono: debe ser consistente con el bono original.
4.6 La cantidad del bono original adjunto debe ser consistente con el bono original.
4.7 Firma o sello del personal relevante: El cajero, contador y pagador deberán firmar o sellar los comprobantes contables correspondientes.
4.8 Cuando el personal contable llene comprobantes contables, deberá adjuntar comprobantes originales con el contenido completo.
5. Los asuntos aprobados por el director general a que se refiere este sistema, como el viaje de negocios del director general, deberán ser aprobados por el director general adjunto.
6. Este sistema es formulado e interpretado por el departamento financiero del hotel.