¿Cuáles son los arreglos del proceso para los asuntos de eventos?

El campo de la planificación de actividades es muy amplio, las formas de las actividades son diferentes y los elementos de ejecución de las actividades también son diferentes. El proceso de conferencia de actividades se puede resumir de la siguiente manera:

. 1. Aclarar los antecedentes y finalidad de las actividades.

2. Aclare el tema de la actividad, la hora, el lugar, los participantes, el número de participantes, el contenido de la actividad y los tipos y cantidades de materiales de preparación relevantes.

3. Organizar un grupo de trabajo de asuntos de la conferencia, determinar el liderazgo y los miembros del grupo de asuntos de la conferencia y formular los arreglos para la preparación de la reunión.

4. De acuerdo con la agenda de la reunión determinada, formular el presupuesto de la reunión y solicitar gastos especiales de reunión.

5. Determine una agenda clara para la reunión, implemente la asistencia de los participantes, la ubicación específica de la reunión, los arreglos de alojamiento para los participantes, los vehículos de la reunión y los planes de emergencia de seguridad, y forme una guía de muestra de la conferencia, que será se confirmará después de la confirmación. Inicie la impresión.

6. Publicar el aviso de la reunión, incluida la hora, la ubicación, los requisitos de formato para enviar los materiales de la reunión y los participantes.

7. Confirma al hablante: elige historias que sean capaces de hablar, influyentes, universalmente respetadas, ricas en experiencias reales, conmovedoras o divertidas.

8. Ensayar según el tiempo para evitar la falta de tiempo y un final prematuro.

9. Publicidad previa al evento.

10. Determine el estilo y el contenido de los materiales, como imágenes de fondo, boletos de participación, carteles en las mesas, direcciones, mapas de ruta del lugar del evento, etc., y comience la producción después de la confirmación.

11. Consultar la disponibilidad de diversos materiales promocionales.

12. Arreglos de habitaciones y catering para los participantes.

13. Organizar la llegada del personal al lugar de la reunión con antelación y organizar las salas de reuniones, el alojamiento y los asuntos de catering.

14. Verifique la disponibilidad de diversos materiales de la conferencia, incluidos materiales de presentación de informes, guías de la conferencia, etc.

15. Consultar la organización del alojamiento y catering del congreso. Si hay cena, coordinar el lugar y las bebidas.

16. Determinar el tiempo de entrada y el contenido de la construcción.

17. Comunicarse con el anfitrión con un día de anticipación y realizar ensayos y preparación en el lugar.

18. Organizar y distribuir la sala de conferencias y asegurarse de que todo el equipamiento interior esté en su lugar.

19. Inspeccionar exhaustivamente la implementación de diversas tareas y organizar el personal de orientación, el personal de mantenimiento de registros de reuniones, los operadores de proyección por computadora de conferencias y el personal de fotografía y videografía.

20. Determinar la hora específica para que los participantes lleguen al lugar de la reunión y agruparlos en grupos.

21. Una persona designada sostendrá un cartel para saludar a los invitados y conducirlos al área de recepción. Al mismo tiempo, los invitados serán reunidos y conducidos al automóvil. Llegue al hotel y será dirigido a la recepción para registrarse.

22. El personal que esté familiarizado con los invitados debe pararse en la puerta para recibirlos, registrarse para la reunión y entregar tarjetas de sala y bolsas de información cuando los invitados estén en su lugar.

23. Recepción VIP: Una persona dedicada y un coche exclusivo le acompañarán durante todo el trayecto. El vehículo exclusivo será entregado en el hotel, trasladado a la zona VIP para descansar, realizar los trámites y entregarse. a la habitación. Durante las reuniones, los altos directivos los acompañarán personalmente y los guiarán en la primera fila.

24. Elige una ubicación para la foto.

25. Coordinación del billete de vuelta.

26. Proceso de despedida: Programar una salida programada en el lobby del hotel, con una persona dedicada para liderar el grupo y una persona dedicada para seguir el auto.

27. Después de la reunión, recicle sus propios elementos, organice las actas de la reunión, publique los resultados de la reunión y resuma la experiencia y las lecciones aprendidas de la organización de la reunión.

El proceso anterior es un proceso estándar de conferencia a gran escala. En la aplicación real, se puede ajustar según el tamaño de la conferencia. No importa qué tipo de actividad se realice, debe haber un plan y un proceso de actividad detallados, y la ejecución se subdivide de acuerdo con el plan. Cuanto más clara sea la subdivisión, más exitosa será la ejecución de la actividad.