Pregunte por los sistemas de gestión de impresoras de los distintos departamentos de la empresa:
Sistema de gestión de asuntos administrativos
1 Propósito
Fortalecer la gestión de asuntos administrativos de la empresa, de modo que. que Con el fin de estandarizar e institucionalizar la gestión de la empresa y mejorar la eficiencia del trabajo, este sistema de gestión está especialmente formulado.
2. Ámbito de aplicación
La gestión de asuntos administrativos se refiere a la gestión de reuniones de la empresa; gestión del saneamiento ambiental de la oficina; gestión de la impresión y copia de documentos; La normativa de gestión telefónica espera.
En tercer lugar, responsabilidades laborales
3.1 El Departamento General es responsable de organizar, implementar y supervisar diversos trabajos de gestión;
3.2 Otros departamentos deben cumplir con diversas normas de gestión .
IV.Sistema de Gestión de Conferencias
4.1 Principios Generales: Para estandarizar la gestión de conferencias de la empresa, hacer un buen trabajo en la divulgación y presentación de informes, y lograr la transmisión rápida y efectiva de la misma. Recursos de información de la empresa entre varios departamentos. Para garantizar la implementación efectiva del contenido de la reunión y los asuntos acordados, este sistema de gestión está especialmente formulado.
4.2 Para evitar demasiadas o repetidas reuniones, todas las reuniones normales de la empresa se incluyen en el sistema de reuniones ordinarias, y en principio se celebran según el horario, lugar, contenido y organización especificados en el rutina. El régimen de reuniones de rutina es el siguiente:
4.2.1 Pleno de la empresa: se realiza una vez al final o inicio de cada mes, a la que asiste todo el personal de la empresa, el contenido principal es que cada departamento informe sobre el trabajo del departamento; de acuerdo con el acuerdo de la última reunión, uno por uno el estado de finalización de la implementación de la inspección; el gerente general organizará y desplegará el trabajo general de la empresa el próximo mes;
4.2.2 Reunión de ventas: se lleva a cabo cada semana y al final de cada mes, a la que asiste todo el personal de ventas y personal financiero. El contenido principal es resumir el trabajo de ventas de la empresa esta semana/este mes; predecir las ventas mensuales del próximo trabajo Cantidad; investigar y juzgar las tendencias de desarrollo de la industria y las estrategias de trabajo de ventas.
4.2.3 Reunión Resumen Trimestral: Se realiza al final de cada trimestre o al inicio del trimestre siguiente, participa todo el personal de la empresa. El gerente general resume y comenta el trabajo de cada departamento y organiza el futuro. direcciones de trabajo.
4.2.4 Reuniones temporales: Si es necesario realizar una reunión por necesidades de trabajo u otros motivos, se realizará periódicamente.
4.3 Sede de la reunión
La reunión será convocada y presidida por el director general. Si el director general no pudiera asistir por cualquier motivo, encomendará a un apoderado la convocatoria y presidencia de la reunión. Otros miembros de la reunión podrán exponer sus motivos por escrito u oralmente y solicitar y obtener el derecho de convocar y presidir la reunión. En tales circunstancias, la parte autorizada para convocar y presidir la reunión deberá convocarla lo antes posible.
4.4 Todos los participantes deben llegar a tiempo y no deben llegar tarde, ausentarse o salir temprano sin ningún motivo, y deben firmar la entrada y la salida en el formulario de registro de la reunión. Si no puede asistir a una reunión por algún motivo, debe explicar el motivo en persona al anfitrión de la reunión.
4.5 Todas las reuniones deben ser grabadas por el personal designado. Después de la reunión, las actas de la reunión deben compilarse e informarse de manera oportuna y entregarse al Departamento General para su registro.
4.6 Las reuniones de enlace comercial se realizan cada dos semanas. El asistente de ventas es responsable de guardar las actas de las reuniones, archivarlas y enviarlas al gerente general para su revisión.
4.7 Los asuntos resueltos en la reunión deben ser implementados por los participantes inmediatamente después de la reunión, sin demoras ni acciones superficiales.
4.8 La Dirección General es responsable de la formulación e interpretación de este sistema.
V. Normas de Gestión de la Higiene en la Oficina
5.1 Principios Generales: Con el fin de crear un ambiente de oficina limpio y ordenado, potenciar el sentido de responsabilidad y pertenencia a la empresa de los empleados, y promover la Estandarización y orden del trabajo diario de la empresa, establecer la imagen de la empresa y formular especialmente estas normas de gestión sanitaria.
5.2 Todo el personal de la oficina debe prestar atención a la higiene y hacer que el ambiente dentro y fuera de la oficina esté limpio, ordenado y uniforme. Está prohibido escupir por todas partes y evitar estar sucio, desordenado y pobre.
5.3 El saneamiento ambiental de la oficina es administrado por el personal de la oficina. Todo el personal realizará una limpieza pequeña una vez al día y una limpieza importante cada dos días de acuerdo con el cronograma de saneamiento para eliminar los puntos muertos en el saneamiento.
El 4 de mayo, los responsables de la gestión sanitaria deberán aplicar estrictamente las normas sanitarias, dividir el trabajo, cooperar y desempeñar sus respectivas funciones. Los horarios de llegada requieren que lleguen al trabajo 10 minutos antes de su hora libre y comiencen a limpiar 10 minutos antes.
5.5 Requisitos higiénicos:
5.5.1 Mantener el suelo limpio y libre de suciedad, aguas residuales y tierra flotante.
5.5.2 Las puertas y ventanas deben estar limpias y libres de polvo, y el vidrio debe estar limpio y transparente.
5.5.3 Los escritorios, mesas, sillas y material de oficina de escritorio deben colocarse de forma ordenada, ordenada y razonable, y las mesas y sillas deben mantenerse limpias, libres de polvo y sin daños en todo momento.
5.5.4 Las superficies de los ordenadores, impresoras y otros equipos de oficina deben estar libres de polvo y suciedad, y las paredes deben estar libres de polvo. No se deben colgar objetos en las paredes.
5.5.5 Los libreros y diversos libros y materiales en los libreros deben clasificarse y disponerse cuidadosamente para su inspección. No hay ningún desorden en la parte superior del armario.
Al igual que los periódicos se colocan de forma limpia y ordenada, sin polvo.
5.5.6 El baño requiere que no haya suciedad en el espejo, ni marcas de agua en el lavabo, toallas limpias, baños limpios y sanitarios, limpieza de basura todos los días y artículos colocados prolijamente.
5.6 El personal de oficina debe respetar los resultados laborales de quienes están de turno y mantener un buen ambiente sanitario. Todo el personal debe realizar el mantenimiento de rutina.
5.7 Corresponde a la Dirección General la formulación e interpretación de este sistema.
VI.Medidas de Gestión para la Impresión, Fotocopia y Fax de Documentos
6.1 Disposiciones Generales: Con el fin de estandarizar e institucionalizar las labores de impresión, fotocopia y fax de la empresa y ahorrar papel de oficina, se establece el presente reglamento. se formulan Reglamento.
6.2 El departamento general de la empresa es responsable de la gestión de las impresoras, fotocopiadoras y faxes. Todas las máquinas y equipos deben inspeccionarse periódicamente y mantenerse de manera oportuna para garantizar el trabajo y los negocios normales.
6.3 La empresa aboga por la oficina sin papel y todos los documentos innecesarios son documentos electrónicos.
6.4 Excepto la impresión y copia de documentos importantes (sistemas de gestión, contratos, etc.). ) Utilice papel blanco. Utilice papel de una sola cara para imprimir y copiar otros materiales para reducir el consumo de papel.
6.5 Al momento de imprimir o fotocopiar, el personal de cada departamento debe completar un formulario de registro de uso de papel y registrar el uso y cantidad de papel.
6.6 Al final de cada mes, el Departamento General presentará un informe junto con el uso de material de oficina en función de la cantidad real de papel utilizado.
6.7 Estas medidas de gestión se implementarán simultáneamente con las “Medidas de Gestión de Material de Oficina”.
7. Reglamento de Gestión de Confidencialidad
7.1 Principios Generales: Con el fin de salvaguardar los intereses de la empresa, mantener los secretos de la empresa y fortalecer aún más la gestión de los materiales informativos de la empresa, este reglamento es formulado.
7.2 El contenido confidencial de la empresa incluye los siguientes aspectos:
7.2.1 Las principales decisiones y asuntos de la empresa;
7.2.2 Las estrategias comerciales no implementadas de la empresa. dirección empresarial, planificación empresarial, proyectos empresariales y decisiones empresariales;
7.2.3 Contratos internos, acuerdos, informes de viabilidad y actas de reuniones importantes;
7.2.4 Expedientes de clientes;
7.2.5 Diversos estados financieros e informes estadísticos de la empresa;
7.2.6 Información de productos de la empresa, cotizaciones de productos y otra información;
7.2.7 Personal de los empleados de la empresa expedientes, salarios, ingresos laborales e información;
7.2.8 El sistema de gestión interna de la empresa.
7.3 Según la clasificación, la información de la empresa se divide en tres categorías: ultrasecreta, confidencial y secreta.
7.3.1 Nivel de alto secreto: documentos y tecnologías importantes para la toma de decisiones que afectan directamente los derechos e intereses de la empresa durante el proceso de desarrollo empresarial de la empresa.
Materiales informativos;
7.3.2 Confidencialidad: planes de trabajo de la empresa, estados financieros, datos estadísticos, actas de reuniones importantes e información de clientes.
Materiales, condiciones de funcionamiento, sistemas de gestión, etc. ;
7.3.3 Nivel confidencial: Expedientes del personal de la empresa, contratos, convenios, salarios de los empleados y otra información.
7.4 Los documentos e información confidenciales pertenecientes a la empresa deben ser administrados por personal dedicado, y no se permite que otro personal extraiga, copie o consulte.
7.5 Los gerentes responsables de documentos e información confidenciales no revelarán secretos de la empresa en comunicaciones e intercambios privados, ni en público.
* * * Los secretos de la empresa no deben discutirse en lugares públicos y los secretos de la empresa no deben difundirse de otras maneras.
7.6 Cualquier persona que filtre documentos e información confidenciales de la empresa y cause problemas económicos; Las pérdidas de la empresa se abordarán de acuerdo con el sistema de recompensas y castigos de la empresa. La empresa tiene derecho a exigir las responsabilidades económicas y legales de las partes involucradas.
8. Sistema de gestión de documentos
8.1 Principios generales: La gestión de archivos es uno de los contenidos importantes de la gestión empresarial. Para estandarizar la gestión de archivos de la empresa, este sistema está especialmente formulado.
8.2 Ámbito de aplicación: Se utiliza principalmente para la formación, archivo, clasificación, identificación y almacenamiento, préstamo, confidencialidad, estadísticas, destrucción y otros contenidos de gestión de diversos archivos de la empresa.
8.3 Gestión de archivo de archivos
8.3.1 Cada departamento debe designar una persona dedicada a ser responsable de los archivos, con responsabilidades claras para garantizar la información y los documentos originales.
Los documentos confidenciales completos deben conservarse de forma segura.
8.3.2 Los archivos deben organizarse sistemáticamente y deben establecerse directorios e índices de archivos para facilitar la búsqueda y utilización.
8.3.3 Los archivos deben conservarse de cuatro maneras: no dispersos (los archivos no están dispersos), no desordenados (los archivos no se mezclan), no perdidos (los archivos no se pierden ni se filtran) y no dañado (los archivos no se pierden ni se filtran) no están dañados).
8.3.4 Los archivadores deben cumplir con los requisitos de antirrobo, fuego, insectos, roedores, humedad y polvo para mejorar la seguridad de los archivos. Las limas dañadas deben repararse rápidamente y mantenerse limpias e higiénicas.
8.3.5 Establecer y mejorar el sistema de registro de archivos entrantes y salientes, y realizar estadísticas de archivos entrantes y salientes según el período de almacenamiento.
8.4 Préstamo de documentos
8.4.1 Los archivos prestados deben conservarse correctamente y en orden, y está estrictamente prohibida su alteración. Preste atención a la seguridad y la confidencialidad, y la reproducción, copia, préstamo y pérdida no autorizados están estrictamente prohibidos.
8.4.2 El personal de cada departamento puede acceder directamente a los archivos dentro del ámbito comercial del departamento. Si necesita verificar documentos importantes y archivos confidenciales que no se encuentran en el departamento, debe explicar el motivo y solo podrá tomarlos prestados con la aprobación de los líderes de la empresa.
8.5 Destrucción de archivos
8.5.1 Ningún individuo o departamento de la empresa puede destruir archivos de la empresa sin permiso.
8.5.2 Para los archivos que han excedido el período de retención, el administrador del archivo debe completar el "Formulario de solicitud de destrucción de archivos" y solo puede implementarse después de la aprobación del gerente general.
8.5.3 El personal de gestión de archivos debe inspeccionar cuidadosamente los archivos de la empresa aprobados para su destrucción, y registrar y archivar el "Formulario de solicitud de destrucción de archivos" aprobado y los archivos que se destruirán.
8.6 Este sistema de gestión y el sistema de gestión de expedientes de personal se implantarán simultáneamente.
9. Normativa de Uso Telefónico
9.1 Principios Generales: Con el fin de mejorar la eficiencia de la empresa, ahorrar gastos de oficina y asegurar la comunicación, esta normativa se formula en base a la situación real de la empresa. compañía.
9.2 El número de teléfono de la empresa se utiliza principalmente para el desarrollo comercial y la comunicación externa. Está prohibido chatear por teléfono y está prohibido realizar llamadas personales, llamadas de voz y llamadas de información.
9.3 Las llamadas de larga distancia deben ser lo más breves y concisas posibles sin realizar llamadas telefónicas.
9.4 Intente evitar las llamadas de negocios de la empresa y mantenga las llamadas personales lo más breves posible, generalmente dentro de los 3 minutos.
9.5 Al marcar sus respectivos números fijos comerciales, el personal de ventas no podrá utilizar * * *, mezclarlos o apropiarse indebidamente de ellos para otros fines.
9.6 El tiempo dedicado a contestar llamadas telefónicas personales debe controlarse en tres minutos. Por lo general, rara vez se reciben llamadas personales para asuntos que no son urgentes. Está estrictamente prohibido ocupar recursos comerciales y mantener abiertas las llamadas.
9.7 El uso de teléfonos en el almacén deberá cumplir con las “Normas de Gestión Telefónica del Almacén”.
9.8 El teléfono no debe sonar más de tres veces. El idioma estándar utilizado por la centralita para contestar llamadas externas es: "¡Hola! ¡Gran Muralla Min'an!". El idioma de transferencia es: "¡Espera!". "El lenguaje utilizado para atender las llamadas debe ser estandarizado, conciso y educado.
9.9 La oficina imprime una lista de teléfonos al final de cada mes, verifica el registro de teléfonos y supervisa el uso, y deduce las tarifas de manera uniforme.
9.10 Si el teléfono falla, se debe notificar al Departamento General de inmediato, y el Departamento General se encargará de que profesionales lo reparen. Si las reparaciones realizadas por personas no profesionales de este departamento conllevan el desguace de la máquina o daños provocados por el hombre en los componentes principales, la responsabilidad será del interesado.
Quienes disfruten de subsidios telefónicos el 11 de septiembre deberán tener sus teléfonos móviles encendidos las 24 horas del día para realizar contactos comerciales.
X.Documentos de respaldo
10.1 Sistema de gestión de archivos de personal WI-HR-010
10.2 Medidas de gestión de suministros de oficina WI-HR-011
10.3 Sistema de gestión de recompensas y castigos WI-HR-008
XI. Registros relacionados
11.1 Formulario de registro de reunión FM-HR-041
11.2 Acta de reunión FM-HR-042
11.3 Plan de salud mensual FM- HR -043
11.4 Formulario de registro de uso de papel FM-HR-044
11.5 Formulario de préstamo de archivos FM-HR-045
11.6 Formulario de solicitud de destrucción de documentos FM- HR -046
Doce. Términos Complementarios
Este sistema es formulado e interpretado por el Departamento Administrativo y de Recursos Humanos y será implementado luego de la aprobación del Gerente General. Lo mismo aplica para las revisiones.