El proceso de recepción de clientes visitantes

El proceso de recepción de clientes visitantes. Una buena recepción puede hacer que los invitados se sientan bien. Esta es la cara de la empresa. ¿La secuencia es correcta?, ¿Cómo hacerlo específicamente? El proceso de recepción de clientes visitantes.

Proceso de recepción de clientes visitantes 1 Proceso de etiqueta de recepción empresarial 1: preparación completa antes de la recepción

1. Comprender la situación básica del cliente.

El primer paso. recepción comercial El primer paso es comprender la información básica del cliente, incluida la empresa, nombre, género, nacionalidad, ocupación, puesto, nivel y el número específico de personas que lo visitan;

También hay algunos detalles, como la fecha, hora y lugar específicos de la visita.

2. Determinar las especificaciones de acogida.

Determinar las especificaciones concretas de recepción según la situación concreta del cliente.

3. Organizar el proceso de recepción

Disponer los vehículos de recepción, los vehículos de los clientes, el catering y el alojamiento de los clientes, etc., dentro de los estándares especificados.

4. Selección del personal de recepción de negocios

Seleccionar el personal de recepción y organizar todos los aspectos del trabajo de recepción de acuerdo con su capacidad laboral.

Proceso 2 de etiqueta de recepción comercial: trabajo de servicio en recepción

El servicio de recepción comercial es el enlace central en el proceso de recepción comercial y es un proceso de recepción de servicio directo cara a cara.

En este proceso debemos organizar e implementar según los requisitos del plan de recepción, ser serios y responsables, y completar minuciosamente cada servicio de recepción.

Al mismo tiempo, el plan original debe revisarse e implementarse de manera oportuna en función de las circunstancias cambiantes.

El servicio de recepción de negocios requiere que el personal de recepción, especialmente la persona a cargo, comprenda la situación general y sea bueno en coordinación y comunicación, sea pragmático y bueno en improvisación, y solicite instrucciones e informes con prontitud; líderes superiores.

Sé bueno integrando todas las fuerzas y únete como uno solo para completar la tarea de recepción.

1. Recepción de clientes y arreglos de alojamiento

Llegue al lugar designado con anticipación para recibir a los clientes. Si los líderes y los departamentos relevantes van al aeropuerto, estación o muelle a recoger clientes, deben determinar y notificar con anticipación la hora de reunión, el lugar, los arreglos del autobús y la hora de salida.

Ayuda a los clientes a contactar con el aeropuerto o estación para firmar billetes y recoger equipaje.

De acuerdo con la política y el plan de recepción, llegue a la casa de huéspedes del hotel donde se hospeda o cene y realice la etiqueta de recepción de bienvenida.

Después de que el cliente llegue a la residencia, haga arreglos para que el personal distribuya el equipaje y envíe un manual de recepción (que incluya arreglos de alojamiento, horarios de actividades, arreglos de autobús,

horario de comida, ubicación y aspectos relacionados). precauciones, etc.) a los clientes.

2. Banquete

El líder que acompaña la comida debe llegar primero al lugar del banquete;

Conozca el número de personas, la hora, el lugar, el método y los estándares. del banquete, y avisar al hotel con antelación;

Preparar cuidadosamente el menú del banquete y diseñar el banquete;

Colocar las tarjetas de asiento y revisarlas. El personal de recepción debe llegar al salón de banquetes con una hora de anticipación para supervisar e inspeccionar los servicios relacionados;

Servir platos y bebidas estrictamente de acuerdo con el menú del banquete propuesto, manejar situaciones especiales de acuerdo con las intenciones del anfitrión. y los líderes acompañantes, y captar con precisión el ritmo de servicio de los platos, no debe ser ni demasiado rápido ni demasiado lento;

El personal de recepción guía activamente a los clientes para que se sienten y se vayan.

3. Concertación de reuniones y charlas de negocios

Aclarar la información básica de la reunión de negocios, incluyendo el nombre, cargo, número, objeto, participantes, naturaleza, etc. (conversación).

El personal y los departamentos relevantes deben hacer los siguientes preparativos:

Notificar a los departamentos y al personal relevantes de nuestra empresa con anticipación para prepararse para la reunión (conversación);

Confirme la hora de la reunión (conversación), organice el lugar y los asientos de la reunión (conversación);

Determine la grabadora, si se necesita traducción, fotografía o reportaje de noticias, determine el traductor y el fotógrafo con anticipación e informe al personal. reportero;

La recepcionista comercial primero saluda a los clientes en la puerta. Cuando los clientes ingresan a la sala de conferencias, nuestro personal debe levantarse inmediatamente para saludarlos.

Si es necesario tomar una foto de ambas partes durante la reunión, haga arreglos para que la foto se tome después de que ambas partes se den la mano.

4. Coordinaciones para visitas de negocios

Todos los preparativos para la visita deben realizarse con anticipación, incluidos los materiales y vehículos para el viaje.

Organizar a los líderes y acompañantes; personas con anticipación;

Responsable del trabajo de servicio relacionado y del enlace y coordinación con invitados externos;

Asistir al área de recepción para manejar emergencias en el sitio durante el proceso de recepción;

Mientras viaja, brinde a los clientes información básica a lo largo del camino de manera oportuna.

5. Negocios, ocio y entretenimiento

Solicitar opiniones de los clientes y organizar actividades según sus preferencias y hábitos.

Organizar el lugar y determinar la hora del evento.

Organiza actividades de entretenimiento como películas, fitness, deportes, etc., organiza veladas culturales y haz los preparativos pertinentes antes de la recepción.

Controla de forma flexible la duración del evento en función de los intereses del cliente.

Tercer proceso de etiqueta de recepción empresarial: trabajo posterior a la recepción

El trabajo posterior a la recepción se refiere principalmente al trabajo de despedida y al resumen de la experiencia posterior al trabajo de recepción.

1. Despedida de los clientes visitantes

La despedida es el último servicio de todo el proceso de recepción y debe tomarse en serio para dejar una impresión inolvidable en los clientes.

Compruebe si la hora de llegada y el lugar del vuelo o tren de salida del cliente han cambiado y si el avión (tren) se ha detenido.

Diseñar e implementar la etiqueta de despedida según la política de recepción y el plan de recepción.

Para mostrar solemnidad, quienes participaron en el servicio de recepción hicieron cola en la residencia del cliente para despedirlos.

El personal de despedida vigila el regreso del avión y del tren del cliente antes de regresar.

2. Limpiar la cola

Incluye principalmente la limpieza de la habitación, liquidación de gastos de recepción y recogida y archivo de información.

3. Resumir la experiencia

Una vez finalizada cada tarea de recepción, se debe realizar un resumen oportuno y cuidadoso. Reconocer logros, identificar brechas y elogiar unidades e individuos con contribuciones sobresalientes.

Resumir experiencias y lecciones puede profundizar la comprensión de las reglas del trabajo de recepción y promover la mejora continua del trabajo de recepción.

El proceso de recepción de clientes visitantes. Escribe los motivos del plan

Los antecedentes y la importancia son la ideología rectora del trabajo.

2. Principios de recepción

3. Pasos y precauciones para el saludo y la recepción

Cuarto, métodos de recepción

1. Determine el número de personas que saludan y recepcionistas.

2. Etiqueta de bienvenida, conocimientos básicos de etiqueta de recepción y educación y capacitación en etiqueta de recepción.

3. Preparación del regalo

4. Bienvenido a tomar transporte. 5. Gestión de visitas a empresas. Ruta del recorrido de los verbos intransitivos. Siete. Arreglos de alojamiento. ocho. Manejo de emergencia. Nueve. Cosas a tener en cuenta en la etiqueta de recepción.

Primero, dar la mano

1. Todo el mundo puede practicar un apretón de manos moderado. Ser demasiado ligero genera desprecio en la gente. Demasiado pesado, no es bueno. Tiempo del apretón de manos: unos 5 segundos. Antes de estrechar la mano, cuente 1, 2, 3, 4, 5 en su mente.

2. Los hombres no pueden estrechar la mano de las mujeres. No podía estrechar la mano de una mujer a menos que ella saliera primero.

En segundo lugar, etiqueta de bienvenida

1. Presente al líder primero y luego preséntelo por turno. ¡Hola! Este es el presidente Yao de nuestra empresa y este es el vicepresidente Zhang.

2. Presentar a los hombres a las mujeres. Hola, soy el Sr. Wang.

3. Presentar al más joven al mayor. "Hola, gerente general Liu, soy Xiao Wang". No lo cambies.

4. Al recoger personas en el aeropuerto, recoger su equipaje y organizar el alojamiento. "¡Hola! ¡Muchas gracias! ¿Cómo estuvo tu viaje?"

3. Etiqueta de recepción

1. Suba y baje uno o dos pasos en presencia de invitados. No vayas demasiado rápido.

Da dos o tres pasos a la vez. Algunos invitados, especialmente las mujeres, no pueden caminar con faldas pequeñas. Si das dos o tres pasos a la vez, ella tendrá que correr detrás de ti para seguirte, lo que puede cansarte.

2. Deja que los invitados suban por el interior de las escaleras. El maestro está afuera. El interior es el lado que rodea el centro. Probablemente sea eso. Organice y escriba el resto de acuerdo con sus necesidades reales.

El proceso de recepción de clientes visitantes.

Saluda. Después de recibir a un cliente, lo primero que debe hacer es saludarlo calurosamente.

Entra y siéntate. Después de un breve saludo, presente cortésmente al cliente y pídale que espere.

Vierte un vaso de agua. Luego se dio la vuelta y sirvió una taza de té para el cliente. El té suele ser media taza y no se puede llenar hasta arriba. No llene demasiado el té y recuerde a los clientes que eviten quemarse.

Pregunta para qué estás aquí. Entregue el agua al cliente, luego siéntese junto al cliente, tenga una comunicación sencilla con el cliente, vea cuál es el propósito de la visita del cliente, vea si ha concertado una cita y luego proceda al siguiente paso según el propósito del cliente.

Ve directo al grano.

Después de comprender el propósito del cliente, de acuerdo con la intención del cliente, si el cliente ha concertado una cita con antelación, se le dirigirá a la persona que concertó la cita. Si el cliente llega a conocer los productos o servicios relacionados de la empresa, puede pedirle a alguien que se los presente.

En segundo lugar, las habilidades para recibir clientes.

Cálida y generosa. Debe ser cálido y generoso al recibir a los clientes y atenderlos con el servicio más entusiasta, para que los clientes puedan sentir la sinceridad, el buen servicio y el buen ambiente de la empresa.

Servicio con una sonrisa. Para recibir a los clientes con el fin de retenerlos y conquistarlos con éxito, como recepcionista debes insistir en atender con una sonrisa para que los clientes se sientan realmente respetados.

Vestir apropiadamente. También debes vestirte apropiadamente cuando atiendas a los clientes. Al fin y al cabo, es una cuestión de imagen corporativa. Como recepcionista, debes vestirte apropiadamente.

No sólo puede demostrar cualidades personales, sino que también representa la imagen de la empresa, cualidad imprescindible para el personal de recepción.

Aspecto limpio. Como recepcionista al recibir clientes de la empresa debes utilizar la mejor imagen para recibirlos, porque no te estás representando a ti mismo en este momento.

Pero la empresa, como recepcionista, debe mantener una apariencia ordenada para que usted luzca enérgico y enérgico.

Bajo y generoso. Como recepcionista de una empresa, también debe ser una persona con los pies en la tierra, que no se avergüence, ni se sienta tranquila ni inferior cuando se encuentre con problemas.

Ni arrogantes ni impetuosos, simplemente recibe a cada cliente con humildad.

El proceso de recepción de clientes visitantes

Con el fin de establecer una buena imagen de la empresa, demostrar el nivel de gestión y ampliar los contactos e intercambios externos de la empresa, con un espíritu de "calidez". y cortesía, servicio considerado",

Implementar estrictamente los principios de economía, recepción de contraparte, igualdad de estatus, estándares estrictos y gestión unificada.

En segundo lugar, ámbito

Aplicable a todo tipo de trabajos de recepción en la empresa y departamentos afines.

En tercer lugar, gestión

El departamento de personal administrativo o la oficina del director general es el departamento de gestión centralizada del trabajo de recepción de la empresa y es responsable de la organización y gestión del trabajo de recepción y su formulación. Planes de recepción para invitados importantes.

Coordinar los departamentos relevantes para realizar tareas de recepción y brindar apoyo logístico; luego de recibir citas de visita importantes, cada departamento de la empresa debe reportar al departamento de personal administrativo o a la oficina del gerente general.

Y ayudar en la formulación de planes de acogida. Las recepciones importantes que requieran coordinación entre los líderes de la empresa, el departamento de personal administrativo y la dirección general deben notificarse con 2 días de anticipación.

Cuatro. Procedimientos y Normas

Proceso:

Recepción, preparación, recogida en el aeropuerto, gestión de hoteles, reuniones, visitas, comidas y banquetes.

Preparación para la primera recepción

La preparación antes de la recepción es una parte importante del trabajo de recepción y la base para el buen desarrollo de todo el trabajo de recepción. El trabajo preparatorio incluye confirmar y complementar la información de acceso; determinar las especificaciones de recepción, etc.

(1) Confirmar la información de la visita

La recopilación de información del cliente es la base para preparar la recepción. Después de recibir información sobre la visita de un cliente, primero debe confirmar la información del visitante, incluidos los siguientes aspectos:

1. Visitantes: incluido el número de visitantes, nombre, identidad (posición, nivel, etc.); género, nacionalidad (existen requisitos y costumbres especiales para el alojamiento, etc.) de los integrantes principales,

contactos e información de contacto que los acompañan, etc. Los clientes extranjeros también deberán indicar si van acompañados y traducidos por un agente nacional.

2. Plan de visita: incluye propósito de la visita, hora de la visita, hora de salida, modo de transporte y frecuencia, si se requiere reserva, reserva y recogida.

3. Cuando los clientes extranjeros vienen de visita y necesitan que les enviemos una carta de invitación para solicitar una visa, debemos pedirle a la otra parte que proporcione el nombre completo y el número del pasaporte del visitante, y preguntarle al cliente para confirmar el contenido antes de enviar una carta de invitación formal.

Además, se deberá informar a los clientes del nombre y datos de contacto de nuestro personal de recepción para facilitar la comunicación entre ambas partes y actualizar la información en el momento oportuno.

Al contactar, asegúrese de repetir información clave, como nombre, número de teléfono, fecha, número de vuelo, etc. y solicite a la otra parte que confirme para garantizar la exactitud.

(2) Complementar la información relevante

para garantizar el efecto de recepción. Por lo tanto, para los clientes, especialmente los nuevos clientes importantes, sus pares deberían saber más sobre ellos. Incluyendo información detallada del cliente,

antecedentes de la empresa, fortaleza de la empresa, estado operativo, alcance del negocio, mercado regional, modelo de negocio, propósito de la visita del cliente, lo que principalmente le interesa, costumbres nacionales,

p>

Hábitos y preferencias, así como detalles a los que prestar atención.

Cuando el personal/departamento de recepción correspondiente envía el "Formulario de solicitud de recepción de visitas de clientes", estos materiales deben enviarse juntos para referencia de los líderes de la empresa.

(3) Posicionamiento estándar

En términos generales, las especificaciones de recepción se dividen en tres formas según la situación real.

1. La recepción recíproca, que es la especificación de recepción más común, se refiere a una forma de recepción adoptada al ponerse de pie para recibir a nuestros líderes e invitados. Su estatus y nivel son aproximadamente los mismos.

2. La recepción de Gog se refiere a una forma de recepción adoptada por los líderes para recibir a aquellos de nosotros que estamos por encima de los invitados.

3. La recepción de bajo nivel se refiere a una forma de recepción adoptada por los invitados acompañantes cuyo estatus es inferior al del visitante.

En la preparación para el trabajo de recepción, sólo posicionando correctamente las especificaciones de recepción podemos determinar a qué líderes invitar a asistir, cómo organizar vehículos e itinerarios y completar el plan de recepción.

Ver: Nivel de recepción y tabla de definición estándar:

⑷Organizaciones de viaje

Discute el cronograma de visitas con el cliente, envía correos electrónicos y faxes al cliente para confirmar la mercancías, y dejar que la producción y otros departamentos relacionados estén listos para recibir.

Presta especial atención a qué productos y talleres debes mirar, maximiza tus fortalezas y evita las debilidades, y organiza completamente el contenido que quieres mostrar a tus clientes. Especialmente los clientes extranjeros con itinerarios de negocios, pragmáticos y compactos son siempre los más populares.

Cuando realmente lo visites, siempre que sigas estrictamente el itinerario (incluso deliberada y estrictamente), siempre podrás dejar una buena impresión en los empresarios extranjeros.