¿Qué preparativos debe hacer el personal de secretaría para el viaje de negocios de su jefe?
Ya sea que el líder esté invitado a asistir a un seminario o a negociar un asunto específico, el secretario debe comunicarse con el secretario de la otra parte con anticipación y concertar una cita para la hora y el lugar del evento. en tren o en autobús ¿Vas en avión? ¿Es mejor salir el lunes por la tarde o el martes por la mañana? Además de asistir a seminarios (o negociar negocios), ¿hay algo más que hacer? ¿Hay algo más que preparar? Para estos temas, elabore un esquema con anticipación y encuentre un momento para hacer un informe especial al líder. El líder podrá realizar algunas modificaciones en el horario de la secretaria en función de sus propios hábitos o aficiones.
Una vez organizado el cronograma, haga algunas copias más y envíe una copia al líder, a los responsables del trabajo diario en casa y al personal relevante. A la hora de organizar tu agenda debes dejar espacio para el tiempo, sobre todo si es la primera vez que visitas un lugar. Sin embargo, este margen de maniobra también es relativo. Si quieres hacer turismo, lo mejor es hacerlo durante tu tiempo libre.
Al contactar con la otra parte, también puede utilizar otros canales, como sus propias filiales o departamentos gubernamentales encargados del turismo, para conocer el entorno, el clima, las calles, etc. donde se encuentra la otra parte. Estos horarios también sirven como referencia importante. Si es la primera vez que se comunica con la otra parte, entonces el secretario debe considerar los detalles con anticipación, como dónde recogerlo o cuándo visitar a la otra parte, porque esto a menudo afecta fácilmente la imagen de la empresa y del líder. sí mismo.
1. Reservar billetes
Cuando se prepare para reservar billetes (o billetes de avión), asegúrese de consultar el horario de trenes más reciente, porque hay muchos horarios estacionales o temporales si no lo hace. Presta atención al horario del tren, es posible que no puedas reservarlo.
Cada empresa tiene regulaciones diferentes sobre el trato a los empleados y cuadros que viajan por negocios. Por ejemplo, según las regulaciones, no todas las personas que viajan por negocios pueden tomar la cabina de primera clase en el avión. La secretaria primero debe reservar los boletos antes de reservarlos, asegúrese de averiguar qué nivel de trato puede disfrutar el líder cuando viaja por negocios.
Lo más problemático cuando viajas en un viaje de negocios es cambiar de coche. Si no tienes cuidado, perderás el tren y te retrasarás, por lo que es mejor no cambiar de coche si puedes ir directamente. . Si vas a cambiar de tren en una estación importante, debes planificar más tiempo.
Para evitar accidentes, se debe marcar el horario con los horarios de salida y salida de otros medios de transporte, como aviones y barcos, para que se puedan realizar traslados oportunos y flexibles a otros medios de transporte. según las condiciones reales.
Desde el horario habitual, las secretarias deben prestar atención a aprender a reservar y comprar billetes de avión, billetes de ferry, así como a utilizar cheques, a cambiar moneda extranjera, etc., para para garantizar la fluidez de su trabajo.
2. Organizar el alojamiento
Cuando un líder viaja por negocios, el tipo de hotel en el que se hospedará generalmente depende de sus aficiones y hábitos personales. A algunos les gusta vivir en pequeños hoteles tranquilos y elegantes; a otros les gusta vivir en magníficos hoteles de alta gama; a otros les gusta vivir en habitaciones individuales y a otros les gusta vivir en una habitación con dos personas.
Si es la primera vez que vas a un viaje de negocios y allí hay una filial o una oficina propia, pide que se pongan en contacto contigo para gestionarte el alojamiento. De lo contrario, solicite una presentación al departamento de turismo o transporte local. A menos que existan circunstancias especiales, no busques tu propia habitación de invitados o agente, porque tan pronto como vayas a ellos, te invitarán calurosamente a quedarte con ellos. Cuanto más entusiastas están, más problemas causan.
3. Suministros para llevar en todo momento
Las secretarias deben pensar en las cosas que los líderes deben llevar consigo cuando salen de viaje de negocios. Si viajas lejos por negocios y te olvidas de traer algo y tienes que volver a recogerlo, sería un desperdicio. Antes de partir, el secretario debe hacer una lista de las cosas que lleva consigo el líder, divididas en artículos comerciales y privados, y mostrarle al líder lo que falta.
Los líderes generalmente necesitan llevar consigo los siguientes suministros cuando viajan por negocios: tarjetas de presentación, información, cuadernos, cronogramas de actividades, mapas, mapas de tráfico, cámaras, reproductores de casetes y algunos artículos de repuesto, como repuestos. vasos, ropa de repuesto, calcetines y detergente para ropa, medicamentos, etc. Sin embargo, cuando el secretario está preparando estas cosas, no puede traer algunas de ellas tan bien como otras, traer demasiado será problemático. Sólo podrás llevar lo necesario, e intentar llevar lo menos posible.
4. Arreglos laborales antes de partir
Por un lado, el secretario prepara para que el líder se vaya de viaje de negocios, pero por otro lado, también le pide al líder que hacer arreglos para los asuntos de la empresa. Cuando los líderes se van de viaje de negocios, especialmente si el viaje de negocios lleva mucho tiempo, habrá más solicitudes e informes de varios departamentos.
En este momento, el secretario debe prestar atención a organizar el descanso del líder y no dejar que el líder se vaya de viaje de negocios lleno de fatiga y preocupación. Por ejemplo, dos o tres días antes de la salida, el secretario saludaría a los departamentos pertinentes y retrasaría la entrega de algunos materiales informativos habituales hasta que el líder regresara.
5. ¿Qué debes hacer el día que el líder sale?
El día de la salida, ya sea que el líder salga de la empresa o directamente desde casa, debe concertar una cita. autobús a la estación. El día de la salida, conviene hacer una última comprobación del funcionamiento del tren o del avión, sobre todo porque los aviones suelen sufrir retrasos debido al mal tiempo. Por lo tanto, si viaja en avión, asegúrese de preguntar en el aeropuerto sobre el estado del vuelo. ese día.
5.1 Antes de la salida
Antes de la salida, asegúrese de comprobar cuidadosamente si el líder ha olvidado algo. Si es así, todavía hay tiempo para compensarlo.
5.2 Después de la salida
Después de subir a tu jefe al tren o avión, debes llamarlo inmediatamente para informarle de la hora de recogida. Especialmente si cambia el número de tren o vuelo original, asegúrese de informar a la otra parte sobre los nuevos cambios.