¿Cuáles son los procedimientos para los intercambios culturales y comerciales y qué departamentos los revisan y aprueban?
1. Negociar la cooperación para el alquiler del lugar con el organizador principal e iniciar la consulta del proyecto.
1. Consulta del proyecto por parte del organizador; comprender la información básica del organizador, como el tema de la exposición, la hora, la ubicación, el área de exposición, etc.
2. Sala de inspección in situ del recinto: si los parámetros técnicos del recinto cumplen con los requisitos expositivos.
En segundo lugar, firme un contrato de alquiler del lugar
1. Determine el contrato de arrendamiento, el área de arrendamiento, el tiempo, el método de pago inicial, la liquidación del saldo, etc.
2. Aprobación y declaración de los procedimientos pertinentes. Homologación para industria y comercio, protección contra incendios, seguridad pública, fiscalidad, etc. El organizador principal se encarga de ello de forma independiente y la sala de exposiciones colabora. Un mes antes de la exposición, complete los documentos de aprobación (requeridos para exposiciones internacionales), protección contra incendios, procedimientos de seguridad pública y otras aprobaciones (como publicidad, aprobación de catering) un mes antes de la exposición.
Tres. Soporte de servicio del recinto
1. El equipo de servicio del recinto se comunica con el equipo organizador principal para implementar el plan de servicio integral para la exposición.
Departamento de operación de la sala de exposiciones: mapa de ubicación del stand, plano de construcción del stand, almacenamiento de la exhibición, declaración de aduanas y plan de transporte de la exhibición, plan de negocios, etc.
Departamento de logística del recinto ferial: electricidad, agua, conexión de gas, climatización, red, ascensor, suspensión, limpieza, etc.
Departamento de Limpieza: Planes de limpieza e higiene, etc.
Departamento de Seguridad: Consultar el certificado del plan de seguridad de la exposición
Departamento de Catering de Congresos: Plan de catering, plan de congreso
Departamento de Publicidad: Planificación de publicidad, etc.
2. Gestión del recinto: organización, desarrollo y salida de la exposición.
Convocar una reunión previa con el organizador una semana antes de la exposición para confirmar el plan, refinar el contenido del plan, verificar los preparativos del trabajo y brindar buenos servicios.
Realizar y cancelar exposiciones, y ordenar cuidadosamente los contenidos de los trabajos. De acuerdo al plan previamente determinado, cada módulo brindará servicios paso a paso. Trabajar con la unidad principal I y el Departamento de Seguridad para realizar patrullas de seguridad contra incendios, patrullas en el sitio y patrullas de seguridad eléctrica en el área de exhibición, administrar el flujo de personas, logística y transporte en el sitio, mantener el orden y manejar diversas emergencias. .
En cuarto lugar, visitas de retorno y liquidación del cliente
El día antes de la mudanza se llevará a cabo una reunión de coordinación de la mudanza. El organizador completará el formulario de encuesta de satisfacción del cliente y. distribuirlo.
El primer día de desmontaje se confirmarán las hojas de alojamiento y liquidación del proyecto; el Departamento de Supervisión e Inspección de Planificación evaluará los servicios de cada departamento.
Le pediré a mi adjunto que le proporcione un plan de exposición para 2015, con nombres específicos de la exposición, lugares de exposición, horarios de inicio de la exposición, organizadores y presentaciones detalladas. Espero que esto ayude.