Cómo prepararse para recibir un cliente importante
Cómo prepararse para recibir a un cliente importante
¿Cómo prepararse para recibir a un cliente importante? El trabajo de recepción requiere que el personal de recepción comprenda el proceso de recepción y generalmente contamos con términos estandarizados. y acciones al recibir invitados, por lo que la preparación por adelantado puede ayudarnos a reducir la aparición de errores. A continuación se explica cómo prepararse para recibir a un cliente importante. Cómo prepararse para recibir a un cliente importante 1
Recepción de clientes corporativos. proceso
Solicitud de recepción----- Determinar el nivel de recepción-----contactar con la unidad de recepción-----organizar el personal de recepción-----recogida en el aeropuerto (estación)- ----organizar alojamiento-----visitar el centro de marketing-----Reunión de líderes-----Acuerdo de catering------Proponer y recopilar asuntos de cooperación------Procesar y determinar asuntos de cooperación------Reunión de liderazgo-------Auto de entrega en el aeropuerto (estación)------Visita telefónica de regreso
1. Solicitud de recepción:
Cuando el personal del departamento de ventas y campo se entera de que el cliente está a punto de visitarlo, notifica a la oficina administrativa y solicita la recepción del cliente. Arreglos, si está en un viaje de negocios, debe notificar de inmediato por teléfono y confirmar la información de contacto del cliente. número de personas que lo acompañarán y si necesita un automóvil para recogerlo y dejarlo en el aeropuerto o en la estación de tren.
2. Determine el nivel de recepción:
Se puede organizar la recepción; según el nivel de visitantes de acuerdo con los siguientes estándares
(1) Nivel de personal ordinario: personal adecuado: inspectores comerciales de distribuidores, personal técnico, diseñadores de empresas de decoración del hogar, fabricantes, mandos intermedios, distribuidores previstos comunes, etc.
a: Los estándares de alojamiento se basan en los requisitos de la otra parte y la empresa no corre con los costos de alojamiento.
b: Estándares de catering: el consumo del almuerzo se controla por debajo de 300 yuanes; y el consumo de la cena se controla por debajo de 400 yuanes;
c: personal de recepción y acompañamiento: el vendedor de base de la empresa, cierto gerente regional
d: vehículo de recepción: tracción en las cuatro ruedas; o taxi.
e: Los estándares anteriores se basan en dos clientes. Si hay más de dos clientes, se cobrará 50 RMB adicionales por persona por el catering. p> (2) Nivel de personal superior: Adecuado para: adquisiciones de ingeniería, líderes de empresas de consumidores terminales, distribuidores cooperativos, gerentes de alto nivel de fabricantes, jefes de empresas exportadoras, etc.
a: Los estándares de alojamiento se basan en los requisitos de la otra parte y la empresa no corre con los costos de alojamiento.
b: Estándares de catering: el consumo del almuerzo se controla por debajo de 500 yuanes; y el consumo de la cena se controla por debajo de 500 yuanes;
c: personal acompañante de recepción: un determinado gerente regional, un determinado supervisor de campo
d: vehículo de recepción: tracción en las cuatro ruedas o; coche de empresa o taxi;
e: Recepción emocional: Para este tipo de personal, los cuadros superiores de la empresa pueden concertar una o dos recepciones en casa, acompañados del personal de recepción, para incrementar la relación entre ellos (según; sobre la cooperación entre las dos partes)
f: Otros artículos de recepción: la empresa se encarga de llevar a los clientes a las principales atracciones locales o entretenimiento nocturno, y el costo se controla por debajo de 700 yuanes, si es necesario, se pueden comprar recuerdos; entregado a los clientes antes de partir. (Dependiendo de la cooperación entre las dos partes)
g: Los estándares anteriores se basan en dos clientes. Si hay más de dos clientes, se cobrarán 100 yuanes adicionales por persona por el servicio de catering. Se cobrarán 200 yuanes por persona por entretenimiento;
(3) Nivel de personal especial: personal adecuado: líderes de distribuidores principales (incluidas ventas nacionales y exportaciones), personal gubernamental principal de un determinado sitio, jefes de departamentos relevantes en las industrias locales, líderes de fabricantes especialmente invitados, líderes especialmente invitados de la compañía y otro personal especial, etc.
a: el estándar de alojamiento son hoteles de cuatro estrellas o más, el precio de la habitación se controla entre 400 y 700 yuanes por habitación y la empresa corre con el costo total
b: estándar de catering; : el almuerzo es simple, el consumo se controla en Menos de 1000 yuanes y el consumo de la cena se controla por debajo de 1000 yuanes
c: Personal de acompañamiento de recepción: cierto gerente regional, cierto supervisor de campo, gerente general de marketing, accionistas;
d: recepción de vehículos: automóvil de negocios o alquiler de un automóvil de alta gama
f: otros elementos de recepción: la empresa se encarga de llevar a los clientes a las principales atracciones locales o por la noche; entretenimiento, y el costo se controla por debajo de 1200 yuanes, si es necesario, se puede organizar antes de que el cliente se vaya. Los recuerdos se entregan como regalo.
(Dependiendo de la cooperación entre las dos partes)
g: Los estándares anteriores se basan en dos clientes, si hay más de dos clientes, se agregarán 100 yuanes adicionales por persona para entretenimiento; se agregarán 250 yuanes adicionales por persona; 3. Comuníquese con la unidad de recepción: de acuerdo con los requisitos de la solicitud de recepción, el personal administrativo debe hacer los arreglos de recepción pertinentes antes de que lleguen los clientes y comunicarse con los clientes de manera oportuna para comprender el número específico de visitantes. , ya sea que necesiten un automóvil, reservar una habitación u otros requisitos, e implementarlos de manera oportuna.
4. Organizar el personal de recepción:
La empresa organiza el personal de recepción según las necesidades del trabajo, y los responsables de las tareas de recepción deben implementar estrictamente todo el proceso de recepción de acuerdo con los estándares. En circunstancias normales, el personal de recepción no debe cambiar a voluntad antes de que el visitante se vaya.
5. Recogida en el aeropuerto (estación):
Después de recibir la tarea de recepción, el personal de recepción debe confirmar cuándo llegará el vuelo del visitante (autobús lanzadera), el lugar de llegada, y el número de vuelo (número de tren), nombre y características de la persona visitante. Cuando utilice un automóvil, primero confirme si la empresa tiene un vehículo antes de continuar.
Si es imposible conseguir un vehículo, se debe notificar al cliente e informarle sobre el método de transporte, especialmente si viaja en avión. Puede informar al cliente que tome el expreso de alta velocidad hasta la estación Hongyun o que tome un taxi. Después de la estación, tome la autopista hasta el aeropuerto. Después de recibir a los visitantes, el personal de recepción ayudará a llevar el equipaje al coche, y organizará el orden de alojamiento y comidas según el horario del turno o las necesidades de los visitantes.
6. Disposiciones de alojamiento:
Después de llegar al alojamiento, el personal de recepción debe tomar la iniciativa de ayudar a los visitantes a llevar su equipaje a la habitación. y explicar brevemente el uso de las instalaciones de la habitación, dejar su número de contacto. Dependiendo de si los visitantes son de larga o corta distancia, haga arreglos para que descansen o vayan directamente al centro de marketing. Y comuníquese con el Departamento de Asuntos Internos con anticipación para organizar la recepción en el Centro de Marketing.
7. Visitas al Centro de Marketing:
La recepción en el Centro de Marketing es principalmente para visitas a salas de exposición, y generalmente no se concertan visitas a oficinas. Después de que el personal de recepción acompaña a los visitantes a la sala de exposiciones, el asistente de ventas de la sala de exposiciones debe tomar la iniciativa de acercarse, utilizar palabras amables, hacer arreglos para que los visitantes se sienten y ofrecer té. El trabajo principal de presentación lo realiza el personal de recepción y colaboran los asistentes de ventas de la sala de exposiciones.
(como liderar, presentar información relevante, crear atmósfera, etc.) Los aspectos más destacados del trabajo de introducción son: muestras, efectos de pavimento, distribución de la sala de exposiciones, explicación de nuevos productos, coordinación de mobiliario y sonido. efectos, trabajo El personal es el principal responsable del alcance del trabajo, la cultura corporativa, las perspectivas corporativas, etc. La explicación detallada es la clave para saber si los distribuidores de varios lugares pueden copiar bien el centro de marketing. Antes de presentar a los líderes de la empresa, el personal de recepción puede discutir con antelación las opiniones de cooperación y el objetivo principal de la visita con los visitantes en la sala de exposiciones.
8. Entrevista con el líder:
Antes de llevar a los visitantes a conocer al líder, el personal de recepción debe comunicarse con los líderes de la empresa, confirmar la hora y el lugar de la entrevista, y luego lleve a los visitantes a reunirse con el líder. Al reunirse, el recepcionista primero presenta a ambas partes y luego explica brevemente los principales temas de discusión del visitante. (Nota especial: al presentar a los líderes de la empresa, debe elogiarlos intencionalmente o no para mejorar su estatus y aumentar la ventaja de la negociación).
9. Arreglos de catering:
El La oficina administrativa puede saberlo. Después de reunirse con los departamentos pertinentes, la recepción general requiere que los empleados comerciales o los empleados de un determinado departamento de campo lo hagan juntos. Después de establecer algunos estándares, pueden hacer arreglos para que el personal de recepción acompañe a los visitantes a la comida y organizar. Bebidas según los hábitos de los invitados. Durante la comida, el personal de recepción puede animar adecuadamente el ambiente y favorecer la comunicación emocional entre ambas partes. (Nota: el personal de recepción no debe beber en exceso y no realizar el check out frente a los huéspedes al realizar el check out)
10. Proponer y recoger asuntos de cooperación:
Después de la recepción anterior Pasos, una vez establecida la comunicación emocional entre las dos partes, el personal de recepción puede hacer arreglos para que ambas partes pasen a la etapa de negociación comercial. De acuerdo con la situación real del trabajo de la empresa y los estándares del departamento relevante, proponga el contenido de los asuntos de cooperación, consulte el contenido de los asuntos de cooperación propuestos por los visitantes y tome notas.
11. Tratar y determinar asuntos de cooperación:
De acuerdo con el principio de ganar-ganar, el personal de recepción recoge las opiniones de ambas partes entre la empresa y los visitantes en función de la El contenido de los asuntos de cooperación, los maneja e incluso El trabajo finalizado se presentará a ambas partes por escrito después de la confirmación de ambas partes.
12. Charlas de liderazgo:
Después de que ambas partes lleguen a un acuerdo sobre asuntos de cooperación, los líderes de ambas partes generalmente llevarán a cabo una ceremonia para felicitarse mutuamente y el personal de recepción hará los arreglos pertinentes de manera oportuna.
13. Regreso al aeropuerto (estación):
Cuando los visitantes salen, serán acompañados por el personal de recepción hasta el lugar de regreso. Para ayudar a los visitantes, el personal de recepción les recordará si hay algún recuerdo entregado por la empresa, debe recordarse o entregarse directamente al personal visitante. Al despedir el automóvil, debe esperar hasta que el visitante desaparezca de su vista antes de partir.
14. Repetición telefónica:
El personal de recepción estima su hora de llegada en función del número de vuelo (número de tren) que envió a los visitantes, y realiza una llamada oportuna para informarse sobre el Trabajo de recepción y conocer la opinión de los clientes sobre los productos de la empresa, la imagen corporativa, etc. Elaborar informes en tiempo y forma y presentarlos a la empresa para su mejora. Cómo prepararse para recibir a un cliente importante 2
Cuáles son los principios de etiqueta en la recepción
1. Trabajar de manera ordenada
La recepción en la recepción Es el primer paso y paso hacia los invitados. En el último enlace de servicio, el trabajo debe ser ordenado y eficiente. La primera persona se encarga del servicio, la segunda persona pregunta y la tercera persona saluda al huésped y dice: "Lo siento, por favor espere." Si hay muchas personas en el momento del registro, reserve una habitación. Debe mantener la calma, ser metódico, explicar bien, mejorar la eficiencia y aumentar el número de personas cuando sea necesario para evitar que los invitados esperen demasiado.
2. Sé amable y accesible
La actitud al recibir invitados debe ser Ser amable, hablar en voz baja, mirar a los invitados y hablar con claridad.
3. Cálido y rápido
El trabajo de recepción del personal de recepción de muchos hoteles es muy ocupado y cambiante, y los huéspedes que acuden a la recepción son de todo tipo y tienen diferentes necesidades. Por ello, el recepcionista de recepción debe mantener siempre entusiasmo, hospitalidad, elegancia y cortesía, lo que ayudará a influir y determinar la duración de la estancia y estancia de los huéspedes en el hotel. Si el personal de recepción es frío o grosero con los huéspedes, puede alienarlos y alentarlos a sentirse insatisfechos o abandonar el hotel temprano.
4. Buena postura
El personal de recepción suele estar de pie para servir y no puede sentarse hasta pasada la una de la mañana. Si vienen invitados deben estar de pie, tener buena postura. , no fumes y no te sientes. Pierde la compostura y tambalea.
5. Concentración
Debes concentrarte en tu trabajo sin cometer ningún error. El nombre del huésped debe ser claro. Es un comportamiento descortés confundir o pronunciar mal el nombre del huésped. No puede contestar el teléfono mientras atiende al huésped. En el trabajo, no se puede hablar con un invitado conocido durante demasiado tiempo. No hagas varias cosas a la vez para evitar cometer errores por falta de concentración.
6. Aprenda a observar
La gente va y viene en el hotel. Las celebridades, los activistas del entretenimiento y los políticos son huéspedes frecuentes del hotel. servicio total El personal del mostrador debe aprender a observar y registrar la información personal de los huéspedes para referencia futura
7. Tratar a los huéspedes por igual
Tratar a los huéspedes por igual y tratar a los invitados importantes o clientes habituales de una manera sutil y sutil Cuidarlo lo hace sentir especial, tener un sentido de superioridad y un sentido de ser valorado y respetado. De hecho, cada huésped espera recibir una recepción privada o individual.
8. Cumplir todos los compromisos
Para cumplir todos los compromisos con los huéspedes, si algo no se puede hacer, decir la verdad directa y sinceramente, diciendo que no hay nada que puedas hacer, y Es mejor presentarlo. Los invitados van a otro lugar que pueda satisfacer sus necesidades. Cómo prepararse para recibir a un cliente importante 3
Recepción empresarial al aire libre
1. Preparación de la recepción
Para invitados extranjeros y de fuera de la ciudad que vienen de visita Para negociar negocios y asistir a reuniones, primero debe comprender el número de tren y el vuelo de llegada de la otra parte y hacer arreglos para que lo reciba personal con la misma identidad y posición que el invitado. Si por alguna razón el anfitrión del estatus correspondiente no puede ir, el anfitrión que vaya a recibir al huésped deberá darle una explicación cortés.
2. Recepción oportuna
Cuando el anfitrión va a la estación o al aeropuerto para recibir a los invitados, debe llegar con anticipación y esperar a los invitados. No debe llegar tarde y quedarse. los invitados esperando.
Cuando los invitados ven que alguien viene a saludarlos, deben sentirse muy felices por dentro. Si el saludo llega tarde, definitivamente dejará una sombra en el corazón de los invitados. No importa cómo lo expliques después, no podrás eliminar esta impresión. incumplimiento del deber y abuso de confianza.
3. Etiqueta de recepción
Después de recibir a los invitados, primero debe saludar su arduo viaje, bienvenido a nuestra hermosa ciudad, bienvenido a nuestra empresa, etc. Luego, preséntese a la otra parte y entréguesela si tiene una tarjeta de presentación.
Preste atención a la etiqueta al entregar tarjetas de presentación: cuando intercambie tarjetas de presentación con ancianos y venerables, entréguelas con ambas manos, inclínese ligeramente hacia adelante y diga, por favor, cuídelas. Cuando desee obtener la tarjeta de presentación de la otra parte, puede usar un tono de solicitud y decir: Si le resulta conveniente, ¿puede dejarme una tarjeta de presentación?
Como persona que recibe una tarjeta de presentación, debe leerla atentamente después de tomarla con ambas manos. Nunca la guarde en su bolsillo sin mirarla y no la arroje sobre la mesa.
4. Organización del transporte
Al recibir a los invitados, se debe preparar el transporte para los invitados con anticipación. No espere hasta que lleguen los invitados para preparar el transporte. con prisa, ya que esto provocará retrasos al hacer esperar a los invitados.
5. Horario
El anfitrión debe preparar el alojamiento para el huésped con anticipación, ayudarlo a realizar todos los procedimientos y guiarlo a la habitación, y al mismo tiempo presentar los servicios e instalaciones de la residencia al huésped. Entregar el plan de actividades y el cronograma a los huéspedes, y entregarles mapas preparados o mapas turísticos, lugares de interés y otros materiales de introducción.
Después de enviar al huésped a la residencia, el anfitrión no debe irse inmediatamente. Debe quedarse con el huésped por un tiempo y tener una conversación cálida. El contenido de la conversación debe satisfacer al huésped. material de antecedentes de la participación del huésped en las actividades, costumbres locales, paisajes naturales distintivos, productos especiales, precios, etc. Teniendo en cuenta que los invitados están cansados por el viaje, el anfitrión no debe quedarse por mucho tiempo y dejar que los invitados descansen temprano. Al separarse, informe al huésped la hora, lugar, método, etc. del próximo contacto.
Recepción Interior de Negocios
Al recibir en el interior, se debe prestar atención principalmente a los siguientes puntos:
1. Cuando la persona a cargo que está mirando el huésped Si no está disponible, debes informarle claramente ¿A dónde se ha ido el responsable de la otra parte y cuándo regresará a la unidad? Deje su número de teléfono y dirección y aclare si el huésped volverá a la unidad o si nuestra persona a cargo irá a la otra unidad.
2. Cuando llega el huésped, nuestra persona a cargo no puede recibirlo de inmediato por diversos motivos. Debe explicarle el motivo y el tiempo de espera. Si el huésped está dispuesto a esperar, deberá facilitarlo. Al huésped con bebidas y revistas. Si es posible, las bebidas se deben cambiar de vez en cuando.
3. El personal de recepción debe tener métodos y posturas de orientación correctas a la hora de guiar a los huéspedes hasta su destino.
Método de guiado en el pasillo: El personal de recepción debe seguir el ritmo dos o tres pasos antes que el huésped y dejar que el huésped camine por el interior.
Método de guía en las escaleras: Al guiar a los invitados por las escaleras, los invitados deben caminar al frente y el personal de recepción debe caminar detrás. Al bajar las escaleras, el personal de recepción debe caminar al frente y los invitados detrás. El personal de recepción debe prestar atención a la seguridad de los huéspedes al subir y bajar escaleras.
Método de guía en el ascensor: al guiar a los huéspedes para que tomen el ascensor, la recepcionista primero ingresa al ascensor, espera a que el huésped entre y luego cierra la puerta del ascensor. Al llegar, la recepcionista presiona el botón de apertura. para dejar que el huésped salga primero del ascensor.
Método de orientación en la sala de estar: cuando un huésped ingresa a la sala de estar, el recepcionista usa instrucciones manuales para pedirle que se siente. Solo cuando ve al huésped sentado puede asentir y irse. Si un invitado se sienta en el asiento equivocado, se le debe pedir que se siente en el asiento superior (normalmente el más cercano a la puerta es el asiento inferior).
4. Sirva el té con sinceridad. Los chinos están acostumbrados a entretener a los invitados con té. Cuando se entretiene a invitados distinguidos, los juegos de té deben ser particularmente particulares. Hay muchas reglas para servir el té, y también hay muchas cosas. a prestar atención al pasar el té. s("content_relate");