Medidas de gestión de adquisiciones de materiales
Además de las capacidades necesarias, los compradores también deben tener un plan de adquisiciones razonable, cumplir con los principios de las 5R, seleccionar proveedores adecuados e incorporarlos a la gestión para una mejora continua. Reducir los costos de adquisiciones sin afectar la producción normal de la empresa. A continuación, he preparado un modelo para usted sobre la gestión de adquisiciones de materiales. Bienvenido a leer.
Primero
Estas medidas están formuladas para fortalecer la gestión y el control internos, estandarizar el comportamiento de adquisiciones, garantizar actividades normales de producción y operación y minimizar los costos de adquisiciones.
Segundo
Este método se aplica a la adquisición de todos los materiales de la empresa, y las filiales holding de la empresa se referirán a él.
Artículo
Proceso de adquisiciones y división de responsabilidades
1. Proceso de adquisiciones:
1. El departamento de producción formula planes mensuales y trimestrales. basado en las condiciones del equipo y el plan de producción anual, incluido el consumo total mensual y trimestral de los materiales principales (vidrio, marcos de aluminio, cajas de conexiones, backplanes, etc.). ), el consumo de material por unidad de producto y el inventario de seguridad de materias primas y auxiliares se implementarán después de la aprobación del director general adjunto y el director general.
2. El Departamento de Compras elabora periódicamente planes de adquisición de materias primas y auxiliares basados en planes de producción, consumos unitarios, inventario de seguridad, inventario en tiempo real, ciclos de adquisición y condiciones de oferta y demanda, y serán revisados por el subdirector general a cargo de la producción, aprobado por el director general y aprobado por el director. El departamento de demanda solicita los suministros de oficina después de la aprobación, y el departamento de gestión general es responsable de las adquisiciones unificadas; La adquisición de otros materiales, incluidos repuestos para reparación, maquinaria y equipo, equipo de oficina, mobiliario, consumibles de bajo valor, etc., será solicitada por el departamento de demanda, y el departamento de adquisiciones será responsable de la adquisición.
3. Autoridad de aprobación de compras: el plan de adquisición de materias primas y auxiliares de la empresa será revisado por el subdirector general a cargo de la producción, aprobado por el director general y aprobado por el plan de adquisiciones o adquisiciones; las solicitudes para otros artículos serán presentadas por el departamento de demanda, implementadas después de la revisión por parte del director financiero, la aprobación del gerente general y la aprobación del presidente, las compras a gran escala de maquinaria y equipo deben informarse a la junta directiva de la empresa; para su aprobación antes de su implementación.
4. El personal de compras realiza consultas, negociaciones y análisis comparativos para obtener la aprobación. El precio de las materias primas y auxiliares, repuestos de reparación, maquinaria y equipo, equipo de oficina, mobiliario y consumibles de bajo valor debe ser revisado y aprobado por el equipo de seguimiento de precios de materiales de la empresa antes de la compra.
5. Establecer un equipo de seguimiento de adquisiciones de materiales. Responsabilidades del equipo de inspección de materiales: participar en la selección de proveedores de la empresa, responsable de aprobar los precios de los materiales subcontratados de la empresa, etc. El equipo de auditoría está dirigido por el presidente y consta de cuatro miembros: el director general, el director general adjunto y el director financiero. La evaluación de proveedores utiliza una combinación de inspección in situ y revisión de calificación, pero el personal que participa en la inspección in situ y el personal que participa en la revisión de calificación no debe duplicarse; la evaluación del proveedor adopta un método de votación relativamente secreto, en el que el presidente tiene la responsabilidad; dos votos y las personas restantes con un voto, cinco votos, la minoría obedece a la mayoría. Sólo se pueden ejecutar precios de compra aprobados por el equipo de supervisión.
6. Firme contratos de compra y venta de forma regular o inmediata, y el personal de compras se comunicará con el tiempo de entrega, la cantidad de entrega y el lugar de entrega todos los días.
7. Recepción de almacén e inspección in situ por parte del personal de control de calidad.
2. División de responsabilidades:
1. El departamento de ventas es responsable de la formulación y revisión de los planes de ventas mensuales, trimestrales y anuales de la empresa;
2.El departamento de producción es responsable de la empresa La formulación y revisión de los planes de producción mensuales, trimestrales y anuales;
3. El departamento de compras es responsable de la adquisición de todos los materiales y materiales de la empresa. Al mismo tiempo, según el plan de producción, la fecha de entrega, la cantidad real del inventario y el stock de seguridad, solicite la adquisición de manera regular o oportuna;
4. parámetros de los bienes adquiridos y la inspección de calidad de los bienes entrantes;
5. El Departamento de Finanzas es responsable de revisar el proceso de adquisiciones, los contratos y documentos de compra y venta, y la disposición de los fondos relevantes;
6. El almacén es responsable de la aceptación de la cantidad, la emisión y la retroalimentación de la cantidad del inventario en tiempo real;
7. El gerente general o el subdirector general es responsable de firmar y aprobar la solicitud de compra y la compra. y contratos de venta, incluyendo la selección y contacto de proveedores para la compra de materiales principales, repuestos de reparación, equipos de oficina, consumibles de bajo valor y otros materiales;
8. compra de inmuebles, activos intangibles Contactar y firmar contratos de compras materiales no recurrentes como por ejemplo transferencias.
Artículo 4 El inventario de suministros generales, materiales y repuestos no podrá exceder el consumo máximo durante tres meses.
Artículo 5 Procedimiento de control de evaluación de proveedores
1. El significado de materiales principales
Los materiales principales se refieren al cuerpo principal del producto, que no afecta el rendimiento del producto A continuación, los productos se pueden separar por materiales, incluido principalmente el vidrio.
Vidrio, marco de aluminio, caja de conexiones, EVA, etc. , los materiales auxiliares son materiales distintos de los materiales principales;
2. Evaluación del proveedor
2.1 El departamento de compras combinará la calidad del material, el precio y el tiempo de entrega en función de los requisitos de control indiferenciados. para materiales similares. Compare, seleccione proveedores calificados y complete el "Formulario de registro de evaluación de selección de proveedores". Sobre la base de que no haya diferencias o que sean controlables, se deben seleccionar varios proveedores calificados en la medida de lo posible para el suministro de materiales similares. Después de ser revisados y aprobados por el departamento de adquisiciones, el equipo de auditoría y otras agencias relevantes, se ingresarán en la "Lista de proveedores calificados".
2.2.Generalmente se pueden considerar los siguientes factores al evaluar a los proveedores:
a. La calidad del suministro, el precio y las condiciones de pago, el servicio postventa, el desempeño histórico, etc.
b. Capacidad de garantía de calidad, es decir, sistema de control de calidad;
c. ;
d.Cumplir con los requisitos de las leyes y reglamentos. Si los productos adquiridos implican una certificación obligatoria, deben existir los certificados de certificación, certificados de calidad, etc.
2.3 Para los proveedores primerizos, además de proporcionar suficientes materiales de certificación de antecedentes, también se requieren pruebas de muestra.
Prueba por lotes, solo calificada antes de la entrega;
A. El nuevo proveedor proporciona una pequeña cantidad de materiales de acuerdo con los requisitos relevantes.
B. para la prueba, complete las columnas relevantes del "Formulario de registro de evaluación del proveedor" y envíe los resultados al departamento de compras;
C Si pequeños lotes de productos no pasan la verificación o las pruebas, se cancelará su calificación de suministro. . Quienes superen la venta de prueba de pequeños lotes y, en su caso, la venta de prueba, serán incluidos en la lista de proveedores calificados con la aprobación del director general.
3. Gestión diaria de proveedores
3.1. El departamento de compras debe realizar un seguimiento del desempeño del suministro del proveedor y comunicarse con el departamento de control de calidad de manera oportuna. Si los productos del proveedor tienen problemas de calidad graves, el departamento de compras debe emitir de inmediato un "Aviso de rectificación de fecha límite" al proveedor para que lo corrija dentro de un límite de tiempo. ¿Observó? Sin embargo, si la calidad no mejora significativamente, el proveedor será descalificado.
3.2. El Departamento de Compras realizará un seguimiento y reevaluación de los proveedores calificados al menos dos veces al año y completará el "Formulario de Calificación de Proveedores". Al evaluar, el puntaje de calidad representa el 50%, el puntaje de entrega representa el 10% y el precio y el servicio posventa representan el 40%. El estándar de evaluación es: si la tasa promedio de calificación de calidad alcanza más del 98% dentro de un año, se otorgarán todos los puntos y se deducirán 5 puntos por cada punto porcentual inferior, pero el puntaje de calidad no será inferior a 35 puntos; Se otorgarán todos los puntos por entrega a tiempo y 5 puntos por entrega regular y oportuna. Dentro de los 35 puntos, si el precio es el más bajo de la industria según la misma calidad, otorgue 35 puntos o más. La puntuación total no será inferior a 80 puntos; si la puntuación es inferior a 80 puntos o la puntuación de calidad es inferior a 35 puntos, se cancelará su calificación como proveedor calificado cuando sea necesario conservarlo debido a circunstancias especiales; se debe reportar al gerente general para su aprobación, pero se debe fortalecer su inspección o verificación.
3.3. El personal de adquisiciones debe mantener una comunicación oportuna con los proveedores. Cuando los cambios en el suministro del proveedor afecten la consistencia de los productos certificados, el departamento de adquisiciones debe tomar las medidas pertinentes para garantizar que el cambio cumpla con los requisitos de las normas de certificación.
Artículo 6 Selección de Proveedores El departamento de compras de todos los proveedores de adquisición de bienes deberá establecer archivos de antecedentes similares a los de proveedores similares.
Preparar al menos dos o más proveedores para la adquisición de bienes, garantizar canales de suministro fluidos y seleccionar el mejor proveedor de la lista de proveedores calificados;
Confirmación del precio del séptimo artículo
1. Para los materiales aprobados, el personal de compras debe prestar atención al análisis y recopilación de información para reducir los costos de compra tanto como sea posible. El personal de otros departamentos debe proporcionar la información relevante al comprador como referencia tanto como sea posible.
2 El último precio de compra de bienes o proveedores debe enviarse al grupo de supervisión de adquisiciones de materiales para su revisión, y solo puede hacerlo. implementarse después de su aprobación. Cuando se notifica el aumento de precio de adquisición de material aprobado, se debe adjuntar el motivo del aumento de precio y el departamento de compras debe informarlo al grupo de monitoreo de adquisición de material para su revisión, y solo puede implementarse después de la aprobación;
Artículo 8 Consulta, comparación de precios y licitación
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1. Según las necesidades de adquisición de materiales, el personal de compras debe seleccionar al menos tres proveedores calificados para realizar consultas. El contenido de la consulta incluye variedad, especificaciones, cantidad, calidad, precio, período de validez de la cotización, fecha de entrega, método de liquidación y forma del contrato (contrato a largo plazo o contrato inmediato), etc.
2 Después de recibir comentarios de los proveedores, el departamento de compras realiza análisis comparativos sobre variedades, especificaciones, cantidad, calidad, precio, tiempo de entrega, servicio postventa, etc., y selecciona proveedores calificados para licitar y. Licitación abierta;
3. El proceso de revisión de precios del grupo de supervisión de adquisiciones de materiales es serio y el método de revisión es un sistema de evaluación y puntuación de ofertas. El lugar de evaluación debe ser el lugar registrado de la empresa y la evaluación se basa en la oferta o cotización presentada por el proveedor.
Artículo 9 Implementación de la Adquisición
1. ¿Ha recibido aprobación el personal de adquisiciones? ¿Solicitud de compra? Después de eso, debemos contactar más a los proveedores y llevar a cabo negociaciones formales sobre calidad, precio, servicios de seguimiento, etc. Para compras de grandes cantidades o por lotes, debe ir a la fábrica de producción del proveedor para una inspección real para comprender completamente la reputación, la capacidad de suministro y la calidad puntual del proveedor, y dejar claras sus intenciones de pedido a la otra parte.
2. Luego de llegar a un acuerdo con el proveedor sobre todos los términos requeridos para la operación de adquisición, el comprador deberá preparar cuatro contratos de compraventa correspondientes, los cuales entrarán en vigor luego de la firma y sello autorizado. El proveedor conserva dos copias y el comprador conserva dos copias, una para el departamento de compras y otra para el departamento de finanzas. El contrato debe especificar al menos los siguientes términos:
2.1 Información del proveedor: incluyendo nombre, dirección, persona de contacto e información de contacto;
2.2. nombre, modelo, especificaciones, etc. , si existen requisitos especiales que superen los estándares, indíquelos;
2.3 Cantidad/peso de la compra del pedido: cantidad/peso de embalaje unitario;
2.4. : Precio unitario, precio total, importe total del contrato, depósito o anticipo.
2.5. Fecha de entrega: Cuando se entregue en lotes, se deberá indicar claramente el tiempo de entrega y la cantidad de cada lote.
2.6. Método de pago
2.7. Materiales de certificación de calidad requeridos (formulario de inspección, formulario de garantía de calidad, certificado de fábrica, informe de prueba, etc.).
2.8 Términos de garantía de calidad: devolución u otros métodos de procesamiento en caso de problemas de calidad.
2.9. Métodos de transporte y requisitos de la factura de venta.
3. Para los productos enviados en lotes, el comprador emitirá un aviso de entrega basado en la demanda real, que será revisado por el gerente del departamento de compras. Una vez sellado el sello oficial, el comprador notificará al proveedor. del envío.
El personal de compras debe rastrear y controlar la entrega de materiales y materiales, y rastrear el progreso de la entrega del proveedor de manera oportuna.
4. Antes de la entrega, ¿exigir que los proveedores estén en su? ¿Orden de entrega? ¿Marcarlo arriba? ¿Número de orden de compra? Entonces qué. ¿Método de embalaje? , utilizado para aceptar la confirmación. 5. Cuando el departamento de compras recibe un caso de compra urgente del departamento de producción, debe consultar y negociar los precios de inmediato y designar una persona dedicada para manejarlo rápidamente de acuerdo con los procedimientos de compra.
6. ¿Control de escenario y comunicación?
6.1.El proceso de adquisiciones se divide en cuatro etapas: solicitud de compra, consulta, pedido y entrega. El departamento de adquisiciones debe coordinar y controlar el progreso de cada etapa de la operación de adquisición.
6.2. Si el comprador no completa el trabajo de acuerdo con el cronograma establecido, la situación anormal debe informarse al supervisor, explicando la causa de la anormalidad y la fecha de finalización programada, para que se puedan tomar contramedidas. ser formulado.
7. Modo de operación de adquisiciones Además del modo de operación de adquisiciones general, el departamento de compras también puede elegir uno de los siguientes métodos de adquisición más ventajosos en función del uso de materiales y las características de adquisición:
7.1. Adquisición planificada centralizada: si se pueden entregar materiales del mismo tipo de acuerdo con el plan de adquisición centralizado, se pueden aprobar los elementos del material y se notificará al departamento de producción y a otros departamentos para que soliciten la adquisición. De acuerdo con el plan, el departamento de adquisiciones realizará adquisiciones centralizadas de forma regular.
7.2. Adquisición de cotizaciones a largo plazo: para materiales a granel y materiales con alta frecuencia de uso y grandes cantidades, los fabricantes deben seleccionarse con anticipación y negociarse los precios de suministro a largo plazo. Después de la aprobación, se notificará a todos los departamentos para que presenten planes de solicitud de compra según sea necesario.
8. Devoluciones
Cuando sea necesario devolver materiales no calificados, ¿el almacén emitirá una carta roja? ¿Recepción de material? ¿O negarse a almacenarlo y notificar por escrito al personal de compras la situación correspondiente? ¿Informe de inspección de materiales? , adquisiciones debe comunicarse con los proveedores de manera oportuna para el procesamiento de seguimiento.
Artículo 10 Recepción y Pago de Mercancías
1. Cuando el proveedor envíe la mercancía, el departamento de compras deberá notificar al almacén, contar o pesar la mercancía física y verificar los documentos pertinentes. acompañando a la mercancía. Luego de verificar que el objeto físico es consistente con el contenido de la solicitud de compra o contrato de compra, el almacén firma el formulario de almacenamiento y el gerente del almacén lo firma y confirma. Si existe alguna discrepancia, se notificará al departamento de compras y se gestionará conjuntamente. ?
2. El Departamento de Gestión de Calidad enviará personas para inspeccionar materiales con requisitos de parámetros de calidad.
Después de la aceptación, el almacén emitirá un recibo y el personal de control de calidad y el personal de gestión del almacén deberán firmar para confirmarlo. ?
Artículo 11 Pago y Liquidación
1. El precio de compra deberá ser pagado uniformemente por el Departamento de Finanzas de acuerdo con el tiempo y forma estipulados en el contrato de compra.
2. La solicitud de pago la presenta el comprador. El contenido enviado incluye: albarán, recibo, factura emitida por la otra parte, informe de inspección, etc. Las solicitudes de pago deben realizarse estrictamente de conformidad con los requisitos contractuales pertinentes y se les debe dar prioridad. La solicitud de pago debe indicar la fecha de entrega, fecha de factura, anticipo, monto pagado, saldo, etc. Según la autoridad de aprobación, los procedimientos de pago sólo pueden procesarse después de la firma del responsable correspondiente.
3. El personal de adquisiciones puede realizar pagos directos a través de préstamos o anticipos únicamente en las siguientes circunstancias:
3.1, adquisiciones de emergencia y falta de manejo de los procedimientos de pago financiero a tiempo;
3.2. Cuando se compra en otros lugares y el proveedor requiere el pago inmediato;
3.3 Adquisición de material de urgencia temporal durante la puesta en marcha en sitio;
3.4. yuan.
Artículo 12 ¿Control de progreso y retroalimentación anormal?
1. El departamento de compras debe prestar atención a los requisitos de tiempo de llegada del contrato o acuerdo y realizar un seguimiento del progreso de la llegada. ?
2. Cuando el personal de compras descubre que la fecha de entrega del proveedor se retrasa, debe comunicarse proactivamente con el proveedor para solicitar la mercancía y notificar al departamento de producción para coordinar las causas y contramedidas de la excepción. ?
Artículo 13 ¿Evaluación de la calidad?
Prestar atención a la calidad de los materiales y materiales consumidos por la empresa, y realizar evaluaciones de calidad de materiales y proveedores en función de sus efectos de uso para facilitar la optimización de proveedores.
Artículo 14: Todos los departamentos relevantes involucrados en el proceso de adquisición deben tener una clara división del trabajo y las responsabilidades, cooperar entre sí y desempeñar un papel de supervisión mutua para garantizar que los intereses de la empresa no se vean perjudicados.
Artículo 15 El personal de adquisiciones debe ejercer una estricta autodisciplina, mejorar su conciencia jurídica y resistir conscientemente las tendencias nocivas. A nadie se le permite aceptar sobornos o comisiones de forma privada y aceptar humildemente la supervisión pública.
Artículo 26 Las presentes Medidas se implementarán a partir de la fecha de su promulgación.
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