Familiarícese con qué departamento se encuentra el área del lugar y la capacidad del salón de banquetes.

1. Conceptos básicos de los banquetes:

¿Qué es un banquete? En resumen, un banquete se refiere a una reunión centrada en el catering, que se caracteriza por un evento especial que reúne a muchas personas con el mismo menú o buffet para actividades de fiesta.

Dos. Formatos de reuniones que se pueden celebrar en nuestro salón de banquetes:

Actualmente, las reuniones celebradas en el salón de banquetes no se limitan a cenas. Los siguientes 10 eventos se realizan en el salón de banquetes, lo que muestra la diversidad de formas de banquetes.

1. Banquete de compromiso, banquete de bodas;

2. Banquete de luna llena, banquete de cumpleaños;

3. banquete (limitado al 65438 de febrero - Año Nuevo Chino en febrero);

4 reuniones de clase, fiestas de agradecimiento, cenas de graduación, banquetes de celebración

5. >

6 . Seminarios, cursos de capacitación, reuniones de miembros o personal, sesiones informativas, lanzamientos de nuevos productos y exhibiciones de productos;

7. Cócteles (como recepciones de apertura, recepciones de aniversario, banquetes de bodas, etc. );

8. Desfile de moda, sesión de autógrafos de cantantes;

9. Banquete oficial;

10. ceremonias de firma, etc.).

3. Formulario de gestión de banquetes:

Debido a las diferentes formas de banquetes, algunos banquetes requieren una decoración y un diseño lujosos, como banquetes de bodas, banquetes de celebración, prensa. congresos, exposiciones diversas, etc. Algunas sólo requieren mobiliario general y equipo audiovisual, como sesiones informativas, clases de formación, etc. Por tanto, la decoración básica de los salones de banquetes en general suele ser relativamente sencilla. En caso de necesidades especiales, como bodas, fiestas de cumpleaños, etc., es necesario agregar un escenario, alfombra roja, flores, globos, iluminación, efectos especiales, música orquestal, fondo, etc. Crea un ambiente magnífico para el banquete según las necesidades de los clientes.

4. Responsabilidades básicas del personal de marketing de banquetes:

Responsable de la comunicación interna y la coordinación con los departamentos relevantes, representando externamente al hotel en el contacto con conferencias, banquetes y negocios relacionados, y manteniendo buenas relaciones. con antiguos clientes. Ampliar y desarrollar nuevos clientes mientras se mantienen relaciones a través de actividades comerciales y la comprensión de la información del mercado, ayudar a los superiores a formular estrategias para lograr el plan anual del hotel y los objetivos de ingresos presupuestarios.

Responsabilidades y tareas del verbo (abreviatura de verbo);

1. Mantenerse en contacto con los grupos de clientes del hotel y satisfacer sus necesidades razonables;

2. Mantener buenas relaciones con los clientes existentes mientras desarrolla nuevos clientes;

3. Promocionar los productos, instalaciones, lugares y servicios de banquetes existentes del hotel;

4. sea ​​completo y preciso;

5. Obedecer la asignación del supervisor del departamento, visitar a los clientes fuera del hotel, realizar negocios fuera de la reunión o inspeccionar el lugar;

6. y Ayudar al restaurante a hacer reservaciones durante el horario laboral y antes de que abran otros restaurantes;

7 Responsable de guiar a los visitantes cercanos a visitar y presentar las instalaciones del salón de banquetes del hotel, y transferir el negocio a los superiores cuando sea necesario;

8. Participar en reuniones periódicas de comunicación empresarial celebradas por el departamento, presentar informes comerciales diarios y cualquier reunión designada;

9. informar a los superiores de manera oportuna y formular las estrategias correspondientes;

10. Registrar las opiniones de los clientes y los comentarios de los pares, e informar las mejoras a los superiores;

11. dar la bienvenida a los invitados, prestar atención a la apariencia personal y mantener la dignidad

12 Presentar informes de trabajo clave cada semana, incluidos los negocios confirmados y los negocios que deben ser rastreados, y presentar informes de desempeño cada mes

13. Desplazarse y salir del trabajo según el horario previsto en el horario de turno. Si el negocio está ocupado y la mano de obra es insuficiente, debemos adaptarnos con flexibilidad para brindar asistencia;

14 Responsable de completar el formulario de reserva del banquete y hacer un seguimiento con los invitados;

15. Para el salón de banquetes y el salón de banquetes del restaurante, el restaurante, las instalaciones de servicio y el equipo se entienden bien para brindar una presentación integral a los clientes.

1. Negociación de banquetes y congresos:

A la hora de organizar un banquete, lo primero que deben hacer los clientes es consultar su hotel favorito para obtener información relevante.

Existen aproximadamente tres formas: llamar, enviar un fax y negociar en persona. Los problemas de los invitados comunes no son más que la disponibilidad del lugar, el costo de los banquetes y conferencias, el tamaño del salón de banquetes, los equipos y equipos relacionados que el salón de banquetes puede proporcionar, el contenido del menú, el consumo mínimo, Planificación del lugar, depósitos e información del fabricante relacionada con la actividad del banquete. Ante este tipo de problemas, el personal de ventas debe explicárselos a los clientes uno por uno y esforzarse por aprovechar todas las oportunidades comerciales posibles.

En primer lugar, una vez que el vendedor sabe que el cliente está dispuesto a celebrar un banquete, es mejor que invite al cliente al salón de banquetes para ver el lugar. Después de todo, los clientes a menudo no pueden entender realmente la situación real del salón de banquetes por teléfono, sino que sólo tienen una vaga idea del lugar. No importa cuán detalladamente el vendedor presente la perfección del lugar, será difícil de entender para los clientes. Por lo tanto, intente invitar a los invitados al salón de banquetes para recibir explicaciones cara a cara, donde el personal de ventas pueda responder claramente sus preguntas sobre el equipo en el lugar. Esto no solo aumentará la persuasión y hará que los clientes se muestren reacios a ir, sino también las ventas. El personal debe considerar las visitas puerta a puerta. En términos generales, sólo alrededor del 75% del negocio de banquetes se realiza puerta a puerta y el 25% restante debe depender del personal de ventas para llevar a cabo actividades promocionales y ganar clientes activamente.

Durante el proceso de negociación, el vendedor responsable del enlace debe preparar información suficiente para referencia del cliente, como plano del sitio, lista de precios de varios menús, lista de capacidad de invitados, lista de alquiler, lista de alquiler de equipos, etc. Durante la consulta, el cliente primero debe comprender el tamaño y la forma del sitio. Incluso si el cliente ha visitado el sitio, el vendedor aún necesita preparar un plano del sitio para su interpretación. Debido al diferente número de mesas y tipos de lugares adecuados para diferentes tipos de banquetes, los salones de banquetes deben estar equipados con una variedad de planos de planta para satisfacer las necesidades de los clientes.

Dos. Reserva y confirmación de banquetes y reuniones:

Si el cliente pretende reservar un banquete, el comercial deberá preguntar la fecha, hora, nombre y naturaleza del banquete, así como el nombre y teléfono de la persona de contacto y anótelo por escrito. Además, también se debe registrar verazmente el contenido del menú, tipos de bebidas, número de personas que asistirán al banquete, presupuesto del banquete, método de organización, pago del cliente, etc. Por supuesto, durante el proceso de reserva, el personal de ventas debe proporcionar el presupuesto al cliente, porque la mayoría de los clientes pueden comparar precios con otros hoteles después de firmar el contrato. En cualquier caso, el personal de ventas debe registrar en detalle los resultados de cada negociación con los clientes. Además de archivarlos para referencia futura, el personal de ventas también debe comunicar correctamente la información a otro personal relevante. Sólo así se podrá garantizar el éxito del banquete.

A efectos de mantenimiento de registros, toda la información necesaria para reservar un banquete se incluye en el formulario de negociación del banquete. Con el formulario de negociación de banquetes, el personal de ventas puede completar inmediatamente toda la información al negociar con los invitados y seleccionar los requisitos de los invitados. Los avisos de banquetes se envían a todos los departamentos y todas las solicitudes de banquetes son claras de un vistazo. Si un cliente sólo hace una reserva de última hora para un banquete, el hotel deberá realizar un seguimiento hasta que el cliente realice el pedido. Si el cliente cancela la reserva, preguntar también el motivo de la cancelación del banquete y registrarlo como referencia para futuras mejoras.

Normalmente, excepto para clientes habituales, todos los banquetes y reuniones requieren un depósito de 30€. El pago del depósito significa que el lugar del banquete ha sido reservado. De lo contrario, si un banquete se cancela con poca antelación, inevitablemente provocará grandes pérdidas al hotel. Por tanto, es necesario que los hoteles cobren los depósitos con antelación como otra forma de protegerse. Además, si otros clientes quieren reservar el mismo lugar antes de que el cliente que reservó originalmente el banquete haya pagado, el vendedor debe llamar al cliente que reservó primero para preguntarle sobre sus deseos. Si el cliente expresa su determinación de utilizar el lugar, primero deberá pagar un depósito, de lo contrario se entregará al siguiente cliente que quiera reservar. Si ya se ha reservado el salón de banquetes que le interesa al cliente, el vendedor no debe renunciar fácilmente a ninguna oportunidad de negocio, sino que debe recomendar activamente otros salones de banquetes alternativos o intentar convencer al invitado de que cambie la fecha del banquete. Siempre que el personal de ventas mantenga siempre un corazón cálido, a menudo podrán facilitar con éxito todos los negocios de banquetes.

Aunque el vendedor ha anotado todos los requisitos del cliente al realizar la reserva, todavía existe el problema potencial de que el cliente pueda cambiar de opinión más adelante. Todo el personal de ventas debe registrar los asuntos acordados en el contrato y exigir la firma del huésped para proteger los derechos del huésped y del hotel mismo.

Si el huésped no tiene tiempo de ir al hotel para firmar el contrato en persona, el vendedor puede enviar el documento al cliente por fax o correo electrónico, pedirle que firme la carta de confirmación y luego enviarla por fax o correo electrónico. Regreso al hotel para tener precaución. Al firmar la carta de confirmación, el hotel suele exigir un depósito de 30€. A veces, el personal de ventas se olvida de firmar la carta de confirmación con el cliente y sufre muchas pérdidas sin ningún motivo. Por tanto, para asegurar el normal desarrollo del banquete, no se puede ignorar la firma de un contrato con los invitados.

Tres. Puntos clave del trabajo de seguimiento para banquetes y recepciones de conferencias:

1. El personal de seguimiento de banquetes y conferencias debe enumerar claramente cada solicitud detallada del cliente en el memorando o aviso del banquete, para que el jefe. Puede comprobar o realizar otras consultas en cualquier momento cuando sea necesario. Los miembros del personal participan en el trabajo de seguimiento y no puede haber errores ni omisiones.

2. La responsabilidad del personal de seguimiento de banquetes y conferencias es garantizar que cada detalle del banquete y conferencia pueda cumplir con los requisitos del cliente. Por lo tanto, es necesario mantenerse en contacto con los departamentos pertinentes antes de que comience el banquete. De hecho, cada departamento ha definido claramente los requisitos para el banquete.

3. El personal de seguimiento de banquetes y reuniones debe verificar cuidadosamente la implementación de varios arreglos antes del banquete. Si hay alguna omisión o error, debe notificar de inmediato a la persona a cargo del banquete para su procesamiento y. resolución.

4. Cada cliente tiene diferentes requisitos para el banquete, pero en general, los siguientes puntos son los que el personal de seguimiento del banquete debe dar seguimiento antes de cada banquete.

a. Una hora antes del banquete, comprobar si se han colocado los carteles, pancartas y pancartas y si hay errores en el texto.

b. el banquete y la reunión, verifique todo Si todo tipo de equipos y reconocimientos funcionan correctamente, como equipos de iluminación, teléfonos con aire acondicionado, música de fondo, micrófonos, mostradores de recepción y números de asientos, están colocados correctamente;

c Una hora antes de los banquetes y reuniones, verifique el correcto funcionamiento de diversos equipos, como equipos de iluminación, aire acondicionado, teléfono, música ambiental, micrófono, mostrador de recepción y si los números de los asientos están colocados correctamente.

d. Revisar alfombras, puertas, paredes, etc. una hora antes de banquetes y reuniones si los baños y la decoración están limpios;

e. de los departamentos pertinentes una hora antes del banquete y la reunión para explicar el contenido y las precauciones del banquete, incluido el número de personas, el formato del banquete y los métodos de servicio, alimentos y bebidas, invitados importantes que asistirán al banquete, solicitudes especiales presentadas por los invitados, asignar tareas específicas y designar inspectores para cada enlace de trabajo;

Si se necesita una compañía de actuación y azafatas, se debe inspeccionar la actuación con antelación si existe algún contenido en el programa que dañe la imagen de la misma. del hotel, y concertar su presencia con antelación;

g. Comprobar si las tazas sobre la mesa corresponden a bebidas, como copas de vino blanco, copas de vino tinto, copas de refresco y copas de cerveza;

h Compruebe si hay un megafonía de servicio en el salón exclusivo durante banquetes y reuniones, si el aire acondicionado para banquetes se ha encendido con antelación y si la temperatura es adecuada;

1. Organiza guardias de seguridad para ayudar a los invitados a estacionar media hora antes del banquete;

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j. Si se trata de un banquete o reunión importante, haz arreglos para que los artistas lleguen al lugar para filmar. avance;

k. Solicite a la persona a cargo del banquete y la reunión del cliente que llegue al sitio de inspección con anticipación. Si no está satisfecho, puede

negociar y hacer correcciones;

l. Dile a la persona encargada del banquete y de la reunión que siempre te quedarás en el banquete y pregúntale. acudir a usted en cualquier momento si es necesario;

4. Servicios de seguimiento de banquetes y conferencias:

Después del banquete y la conferencia, el personal de ventas responsable visitará o llamará personalmente al cliente. expresar su agradecimiento y realizar un seguimiento de la satisfacción del cliente con el banquete y Áreas donde el hotel necesita mejorar para mostrar al cliente un servicio postventa. Si los clientes tienen muchas reacciones negativas, el malentendido debe explicarse claramente a tiempo, pero si la situación es cierta, se puede saber la dirección de mejora. Si la reacción del invitado es positiva, se puede utilizar como punto de venta para promover futuras ventas de banquetes. Todos los resultados del seguimiento deben registrarse y archivarse como referencia para futuras evaluaciones y resultados de mejora, y también pueden usarse como una consulta de servicio para que el cliente preste especial atención la próxima vez, brindando así una mayor calidad de servicio.