¿Qué es el sistema de gestión administrativa minera?
Sistema de Gestión Administrativa de Mina de Carbón
Capítulo 1 Uso y Gestión del Sello
Artículo 1: El sello es una carta de confianza y es símbolo del ejercicio de la mina del poder interno y externo. La gestión debe ser descentralizada y mutuamente restrictiva. Para aclarar los derechos de los usuarios y administradores, se ha formulado el siguiente sistema de gestión.
Artículo 2 El sello administrativo de la mina deberá ser gestionado por una persona designada por el Departamento de Administración y Recursos Humanos.
Artículo 3 Cualquiera que necesite utilizar un sello deberá obtener la aprobación del líder principal o del líder autorizado a cargo antes de acudir al Departamento de Administración y Recursos Humanos para sellar el sello.
Artículo 4 La Sección de Recursos Humanos y Administración revisará el contenido de los documentos estampados con el sello, y en caso de dudas, los implementará antes de utilizar el sello.
Artículo 5: Los documentos emitidos por la mina deberán ser aprobados por el líder principal o el director del Departamento de Administración y Recursos Humanos.
Artículo 6 El sello debe ser registrado. Los elementos del registro incluyen el tiempo, unidad que utiliza el sello, materias, nombre del responsable, nombre del aprobador, etc.
Artículo 7 Los sellos funcionales de otras unidades se utilizan principalmente para uso interno de cada unidad. Los sellos de unidades funcionales que hayan sido grabados deben ser conservados por el responsable de la unidad y el uso del sello. debe aplicarse estrictamente.
Artículo 8 Para un sello que ha sido abolido o entregado, el custodio debe completar el "Formulario de Solicitud de Revocación de Sello" y enviarlo al Departamento de Administración y Recursos Humanos para su aprobación antes de entregarlo a la empresa. por cancelación o cancelación uniforme.
Artículo 9 Cuando se pierda el sello de la empresa, el custodio del sello deberá completar el "Formulario de Solicitud de Cancelación del Sello" y presentarlo al Departamento de Administración y Recursos Humanos y al gerente de mina encargado para su aprobación, pendiente La aprobación de los dictámenes de manejo y sanción de pérdidas se deja en manos de la empresa para su procesamiento.
Capítulo 2 Disposiciones sobre gestión de documentos
El artículo 1 tiene como objetivo estandarizar los documentos y los procedimientos de gestión de aprobación, desempeñar mejor el papel de guiar el trabajo real, transmitir oportunamente y comprender el espíritu de las instrucciones relevantes. de superiores, Documentos especialmente formulados y normas de gestión de firmas.
Artículo 2: Una vez redactado el documento de la unidad emisora, es revisado por el jefe de departamento y firmado por el responsable principal de la unidad. El Departamento de Administración y Recursos Humanos es responsable de revisar, la numeración, impresión y revisión, y el establecimiento de una copia de registro del documento según los documentos deben informarse o distribuirse a las unidades pertinentes.
Artículo 3: Luego de que la Sección Administrativa y de Recursos Humanos reciba diversos documentos de los superiores, el personal de gestión documental los clasificará y registrará. El responsable de la Sección Administrativa y de Recursos Humanos presentará sugerencias para su manejo. los documentos con base en el contenido de los mismos y enviárselos oportunamente llegar a los principales líderes para su revisión y aprobación.
Artículo 4 Los documentos que deben circularse deben circularse de acuerdo con los procedimientos de circulación de documentos. Primero deben enviarse a los principales líderes para su revisión y aprobación, y luego circularse de acuerdo con el alcance de los principales líderes. ' instrucciones. No se deben hacer omisiones o ampliar el alcance de la circulación por iniciativa propia. Durante el proceso de circulación de documentos, los documentos que requieren resultados de retroalimentación deben ser urgentemente solicitados, retroalimentados y marcados en los documentos.
Artículo 5: El personal de gestión de documentos debe captar rápidamente la dirección de los documentos circulados. Está estrictamente prohibido que los documentos se salgan de control durante el proceso de circulación. Los documentos deben contarse inmediatamente después de su recuperación, manteniéndose en orden. papeles de circulación limpios e higiénicos, y prestando atención a la confidencialidad.
Artículo 6: Los documentos pertenecientes a la categoría de firma y reporte serán redactados por la unidad iniciadora de la firma y reporte, y serán impresos y revisados por el Departamento de Administración y Recursos Humanos de acuerdo con el protocolo unificado prescrito. número y formato, y se procesarán de acuerdo con el proceso de firma y presentación de informes prescrito. Después de que los superiores firman y aprueban los documentos firmados, la unidad de redacción firmante es responsable de rastrearlos e implementarlos.
Artículo 7 La unidad redactora del documento firmante debe seguir estrictamente los requisitos del superior para redactarlo y ser responsable de la autenticidad del documento firmante. No violará las normas pertinentes de la Unidad superior. que redacten o escriban repetidamente documentos firmados a voluntad serán sancionados. Responsabilizarán a las unidades y al personal pertinentes.
Artículo 8 Una vez completado el procesamiento del documento, debe clasificarse y archivarse para su revisión, archivo y reciclaje. Los documentos comerciales que deben tomarse en préstamo por cada unidad solo pueden tomarse en préstamo después de completar los procedimientos de préstamo de acuerdo. con la normativa de gestión de archivos o fotocopia.
Capítulo 3 Reglamento de Gestión de Recepción Oficial
Artículo 1 Todos los servicios de recepción oficial en la mina estarán a cargo del Departamento Administrativo y de Recursos Humanos, y las recepciones oficiales para visitantes de unidades comerciales de contraparte serán ser estudiado y dispuesto por los jefes de mina. El jefe de la unidad correspondiente es el responsable de la recepción.
Artículo 2: La mina debe hacer arreglos especiales para que los superiores reciban a los visitantes. Si es necesario, celebrar reuniones profesionales para formular planes de trabajo de recepción y arreglos de itinerario. Cuando se recibe a los invitados, los líderes de la mina deben tomar la iniciativa para hacerlo. salga a saludarlos sea proactivo y entusiasta; prepare materiales para informar con anticipación cuando sea necesario realizar un trabajo de presentación de informes.
Artículo 3 La sala de recepción oficial o sala de conferencias debe organizarse con anticipación, como colocar frutas, frutos secos, toallas de papel, agua embotellada, etc., y colocar flores, tarjetas de lugar, etc. cuando sea necesario. . Durante las actividades oficiales, si es necesario filmar y fotografiar todo el proceso, se debe contratar personal especial para realizar el trabajo correspondiente.
Artículo 4 Durante el proceso de recepción, el personal de servicio especial debe ser responsable del suministro de té en el lugar de recepción. Cuando los invitados se van, el personal de recepción debe reciclar rápidamente los suministros de recepción (herramientas) en la sala de recepción y. ciérrelos. Se debe recordar inmediatamente los aparatos de aire acondicionado, las puertas y las ventanas de la sala de recepción cuando se encuentren objetos dejados por los visitantes.
Artículo 5: Si un funcionario superior necesita organizar un descanso, la mina hará arreglos separados para garantizar que la habitación esté ordenada e higiénica, y organizará el orden y la limpieza con anticipación. cada semana cuando no haya nadie alojado, 2 veces y una vez al día para alojamientos ocupados, las sábanas, las fundas de los edredones y otros suministros del alojamiento deben limpiarse a tiempo para garantizar que estén limpios, ordenados y listos para su uso en cualquier momento.
Artículo 6 Las salas de recepción, salas de conferencias y oficinas de liderazgo minero utilizadas para fines oficiales de la mina deben mantenerse siempre limpias e higiénicas. Entre ellos, la oficina del líder de la mina, la sala de conferencias de la mina, la sala de recepción y otros trabajos de limpieza y saneamiento deben limpiarse dos veces al día, y el piso interior, los alféizares de las ventanas, los escritorios y sillas de oficina, los sofás, las mesas de café, las estanterías, los bebederos, etc. deben mantenerse libres de suciedad y polvo. Hay una multa de 20 yuanes por cada limpieza.
Artículo 7 Los artículos en la oficina de liderazgo de la mina, la sala de conferencias y la sala de recepción deben conservarse adecuadamente. Se proporcionará té en la habitación una vez al día. Si no se reemplazan a tiempo, se impondrá una multa de 20 yuanes. se impondrá cada vez.
Artículo 8 Está estrictamente prohibido que personas ajenas entren casualmente a la oficina de liderazgo de la mina y a la sala de recepción. Cuando el líder de mina no se encuentre en la mina, personal del Departamento de Administración y Recursos Humanos deberá estar en el sitio para supervisar al empleado antes de ingresar a la oficina del líder de mina.
Artículo 9 Fortalecer la gestión de las llaves de las habitaciones y la propiedad pública en los lugares de recepción oficiales. Las llaves de las oficinas de liderazgo minero, salas de conferencias, salones y salas de recepción están estrictamente prohibidas. al azar o prepararlos sin permiso. Si el abandono del trabajo de un individuo causa ciertos efectos o se pierden artículos, el individuo asumirá las responsabilidades correspondientes.
Artículo 10: El personal relevante involucrado en las actividades oficiales de la mina debe tener buena ética profesional y cualidades personales. Está estrictamente prohibido leer los documentos del líder y verificar las pertenencias del líder. Deben respetar el sistema de confidencialidad. y no debe filtrar conversaciones ni actas de reuniones.
Artículo 11: Colaborar en la publicidad, organización y gestión administrativa de las actividades mineras a gran escala y de las manifestaciones artísticas. La información relevante durante las actividades oficiales deberá ser acumulada y archivada en cualquier momento.
Capítulo 4 Gestión de viajes de negocios de los empleados
Artículo 1 Para estandarizar aún más la gestión de viajes de negocios de los empleados de la mina, fortalecer la conciencia de la gestión de costos, controlar razonablemente los gastos de viaje y tener en cuenta la Situación real de la mina, esta política está especialmente formulada en estas regulaciones.
Artículo 2: La mina adopta para su gestión una combinación de aprobación de procesos y control presupuestario. Todos los gastos deben ser frugales y frugales para evitar el desperdicio.
Artículo 3 Procedimientos de aprobación y permisos
(1) Cuando los empleados de la mina realicen viajes de negocios, deben completar el "Formulario de aprobación de viaje de negocios" y aprobarlo de acuerdo con el siguientes permisos:
1. Cuando el subdirector general de la mina y los jefes de varios departamentos realicen viajes de negocios, deberán informarlo al director de la mina para su aprobación.
2. Si el subdirector de mina se va de viaje de negocios, deberá presentarlo al director de mina para su aprobación.
3. Los viajes de negocios de otro personal de la mina deben ser reportados al jefe del departamento y a los líderes a cargo para su aprobación. Los viajes de negocios del resto del personal de la mina de carbón deben ser aprobados por el director de la mina.
4. El límite de tiempo para los viajes de negocios de los empleados deberá ser aprobado por el líder de despacho. Si el personal del departamento está en un viaje de negocios juntos, el formulario será completado por el departamento comercial o el personal patrocinador. Si no puede completar los procedimientos de aprobación del viaje de negocios debido a emergencias comerciales, puede solicitar instrucciones comunicándose antes del viaje de negocios y seguir los procedimientos de aprobación después del viaje de negocios.
(2) El "Formulario de Aprobación de Viaje de Negocios" firmado y aprobado debe enviarse al Departamento de Administración y Recursos Humanos como base para la liquidación de gastos de viaje de negocios y la asistencia de los empleados.
Sin un "Formulario de aprobación de viaje de negocios", el Departamento de Administración y Recursos Humanos no les reservará boletos de avión o de tren, ni les pagará ni reembolsará los boletos de avión o de tren.
(3) Si los procedimientos de aprobación del viaje de negocios no se pueden realizar temporalmente debido a circunstancias especiales, se debe obtener la aprobación verbal del jefe de departamento o líder a cargo, y los procedimientos de aprobación deben complementarse posteriormente.
(4) Los empleados deben enviar un informe de viaje de negocios o completar un "Formulario de informe de viaje de negocios" después de regresar de un viaje de negocios. El “Informe de Viaje de Negocios” se copia al Departamento de Administración y Recursos Humanos.
Artículo 4 Normas de gastos de viajes de negocios
(1) Los gastos de viajes de negocios incluyen lo siguiente:
1. Gastos de transporte (carretera, ferrocarril, barco, avión, etc., incluyendo tarifas de autobús, tarifas de taxi, etc. debido a que no hay ningún vehículo de la empresa para recoger y dejar después de llegar al destino)
2.
3. Gastos públicos y varios (teléfono, fax, fotocopias, servicio postal, remesas y otros gastos varios)
Estándar de alojamiento para la categoría lugar de viaje de negocios Estándar de subsidio de comidas
Clase Áreas A como Beijing y Shanghai: 300 yuanes/día/habitación 60 yuanes/día
Áreas de categoría B otros municipios y principales capitales de provincia 260 yuanes/día/habitación 50 yuanes/día
Área Categoría C Taiyuan 220 yuanes/día/habitación 40 yuanes/día
150 yuanes/día/habitación 40 yuanes/día en otras ciudades en áreas Clase D
(2) Hotel Los gastos de alojamiento y comida de los empleados de la mina que viajen por negocios se reembolsarán de acuerdo con las siguientes normas:
1. Los gastos de viaje de negocios del personal de la mina se reembolsarán de acuerdo con los hechos.
2. Los jefes de cada departamento y otros empleados reembolsarán los gastos mediante vales de acuerdo con las siguientes normas. Cualquier exceso que supere las normas será pagado por los empleados individuales (excepto aquellos con tareas de entretenimiento).
Nota: Los gerentes de tiempo completo de cada departamento pueden alojarse en habitaciones individuales.
(3) Los empleados de la mina que viajen por negocios deberán utilizar el transporte de acuerdo con las siguientes normas:
1 El gerente de la mina y el subdirector de la mina viajan en asientos tipo cama blandos o EMU de primera clase. Si la distancia es larga, está sujeta a aprobación. Después de eso, puede tomar el vuelo en clase económica.
2. >3. Para los empleados de bajo nivel que viajen con empleados de alto nivel, su alimentación y alojamiento serán los mismos que los de los empleados de alto nivel 1;
(4) Si los gastos de viaje. se exceden o el transporte excede las especificaciones debido a clientes de la empresa que lo acompañan u otras circunstancias especiales, se debe obtener el consentimiento del líder a cargo con anticipación y se debe registrar en el "Formulario de aprobación de viaje de negocios" los motivos.
Artículo 5 Gestión de aprobación de viajes de negocios:
(1) Los viajes de negocios del vicepresidente y los jefes de departamento deben informarse al director de la mina para su aprobación;
(2) Informes de viajes de negocios de otro personal Aprobados por el subdirector de mina. El director de la mina firma y aprueba.
(3) Si el viaje de negocios es inferior a tres días, se informará al director de la mina para su aprobación después de ser revisado por el jefe del departamento.
(4) Si el viaje de negocios es inferior a tres días, se informará al director de la mina para su aprobación después de ser revisado por el jefe del departamento; el viaje de negocios es de más de tres días, se informará al director de la mina para su aprobación.
Artículo 6 Gestión de aprobación del préstamo del fondo de reserva:
(1) Los empleados que tomen prestado fondos de reserva para viajes de negocios deben completar el "Formulario de solicitud de préstamo", que será revisado por el personal de gestión financiera de acuerdo con las regulaciones y estará sujeto a la siguiente aprobación de la autoridad:
Cada pago será revisado por la persona a cargo del departamento y reportado al director de la mina para su firma.
(2) Los empleados que necesiten viajar con frecuencia debido a requisitos laborales pueden solicitar un préstamo de un fondo de reserva fijo. Cuando un prestatario tome prestado un fondo de anticipos, deberá presentar una solicitud por escrito, que será revisada por el jefe del departamento y luego aprobada de conformidad con la autoridad especificada en el párrafo 1 de este artículo. La mina implementa un control estricto sobre las cuotas y solicitudes de préstamos de reserva fija de los empleados.
Después de que los empleados tomen prestado el fondo de anticipos, temporalmente no pueden cancelar el fondo de anticipos dentro del monto aprobado al reembolsar los gastos de viajes de negocios. Sin embargo, si necesitan pedir prestado el fondo de anticipos nuevamente, deben liquidar el fondo. fondo de anticipos previamente prestado. Pedir prestado el procedimiento nuevamente. Los empleados que toman prestados fondos de anticipos deben pagar el saldo del fondo de anticipos en su totalidad al final del año (antes del 20 de diciembre). Si necesita seguir pidiendo prestado el fondo de anticipos el año siguiente, vuelva a realizar los procedimientos de préstamo.
(3) Cuando un empleado pide prestado un fondo de reserva, el jefe de departamento será responsable de la autenticidad del lugar del viaje de negocios, la ruta de ida y vuelta y los días de viaje de ida y vuelta del empleado.
(4) El monto de los fondos de reserva del préstamo será aprobado por el administrador financiero y las normas de emisión son las siguientes:
1. Los gastos de transporte de ida y vuelta de los empleados serán se emitirá en base a la verificación real;
2, tarifas de alojamiento, subsidios de alimentación, gastos de transporte urbano, etc., se emitirán de acuerdo con los estándares para viajes de negocios y estudios;
3 Tarifas de la conferencia, si la unidad que organiza la conferencia ha aclarado los estándares del servicio de conferencias, se pagarán de acuerdo con las normas actuales. Si no hay una norma clara para las tarifas de la conferencia, se emitirán a un nivel de 260 yuanes por día.
Artículo 7 Reembolso de gastos de viaje de negocios:
(1) A los empleados que viajen por negocios se les reembolsarán los gastos de viaje con boletos de avión, boletos de tren, boletos de autobús y otros recibos, y con Los recibos de tarifas de alojamiento dentro del límite prescrito se reembolsarán en función del número real de días de estancia. El subsidio de alimentación se calcula en función del número natural de días de viaje de negocios.
(2) Los viajeros de negocios deben realizar los trámites de préstamo con el "Formulario de solicitud de préstamo". Después de regresar del viaje de negocios, deben acudir al Departamento de Finanzas para gestionar los procedimientos de reembolso dentro de una semana. Para reembolsar los gastos de viaje, es necesario completar el "Formulario de reembolso de gastos de viaje".
(3) Los gastos de entretenimiento incurridos durante el viaje de negocios se manejarán de acuerdo con las regulaciones pertinentes de la mina.
(4) Los gastos incurridos serán auditados por el Departamento de Administración y Recursos Humanos.
Artículo 8 Otros asuntos
(1) En principio, cuando los empleados realizan viajes de negocios fuera de la provincia, no se les permite conducir solos si hay un conductor que los acompañe. durante el viaje de negocios, podrán disponer de alojamiento y comida.
(2) Cuando participe en capacitaciones o conferencias en esta región, a menos que existan requisitos especiales para asuntos de conferencias, en principio, no se hospedará en hoteles ni casas de huéspedes. Cuando los empleados se desplacen a su lugar de origen, en principio no se reembolsarán los gastos de alojamiento.
(3) Los empleados de la mina deben cumplir conscientemente con este sistema cuando viajan por negocios. Para aquellos que intencionalmente incumplan los gastos de viaje y no manejan los procedimientos de reembolso vencidos, se cancelarán sus calificaciones para tomar prestados los gastos de viaje. , además de ser descontados de sus salarios.
(4) Los viajeros de negocios deben buscar la verdad a partir de los hechos, y cualquier fraude encontrado será tratado con seriedad de acuerdo con las normas y reglamentos pertinentes de la mina.
Capítulo 5 Sistema de gestión de archivos
Con el fin de estandarizar la gestión de archivos de la mina y garantizar la integridad y confidencialidad de los archivos, agilizar los procedimientos de trabajo, aclarar las responsabilidades laborales y evitar la pérdida de datos. , Este sistema está especialmente formulado.
Artículo 1. Los documentos y materiales archivados deberán archivarse anualmente toda clase de documentos y materiales con valor de conservación formados durante las actividades internas de la unidad, y la recepción de cartas de los superiores deberá realizarse conforme a lo dispuesto. de este sistema.
Artículo 2: Se debe prestar atención a la gestión de documentos y documentos y al archivo de documentos en la unidad, y se debe asignar personal a tiempo completo o parcial para que sea responsable de este trabajo.
Artículo 3: Todos los documentos y materiales (documentos oficiales, telegramas, faxes, gráficos, materiales electrónicos, cartas, periódicos, grabaciones de audio y video, etc.) que reflejen las actividades laborales de la unidad y tengan referencia. el valor está dentro del alcance del archivo. Documentos y materiales sobre el establecimiento de la unidad, solicitud de cambio, aprobación, registro, terminación, liquidación después de la disolución, etc. El sistema institucional de la unidad, actas de reuniones y documentos internos (incluidos diversos procesos de trabajo y decisiones siguiendo instrucciones de los principales líderes).
Artículo 4 El tipo, número de ejemplares y páginas de cada documento archivado deberá estar completo. Entre los documentos y materiales archivados, los originales y anexos, impresiones y versiones finales, solicitudes de instrucciones y aprobaciones, documentos reenviados y originales, y el mismo documento en múltiples idiomas de cada documento deben mantenerse juntos y no deben separarse.
Artículo 5 Los documentos y materiales del volumen deben organizarse de acuerdo con diferentes situaciones. Los documentos y materiales inseparables deben organizarse juntos en orden, es decir, la aprobación está al frente y la solicitud de instrucciones. el reverso; el documento original está al frente y los archivos adjuntos están al final; la copia impresa va primero y la versión final va al final.
Artículo 6 Los documentos y materiales del volumen deberán numerarse por números de página o de artículo en el orden en que estén ordenados. Para expedientes de casos encuadernados, el número de página debe ingresarse uniformemente en la esquina superior derecha del frente y en la esquina superior izquierda de la parte posterior de cada página de materiales con texto, para expedientes de casos no encuadernados, el número de página debe numerarse en la parte superior; esquina derecha de cada documento, cuadro y material audiovisual del archivo. También deben estar numerados en el cuadro o en el reverso del material audiovisual.
Artículo 7 De acuerdo con el nivel de confidencialidad y el período de retención de varios tipos de materiales de archivo, el directorio de archivos debe completarse uno por uno en el formato prescrito. Los títulos de los materiales del documento no deben cambiarse ni. simplificado a voluntad; no se deben redactar títulos. Incluso si hay un título pero no hay contenido sustancial, se debe reescribir: los documentos y materiales del año, mes y día deben verificarse claramente y completarse. los elementos pertinentes; el directorio de los documentos del volumen deberá colocarse en el título del volumen. Los materiales de audio y video deben utilizar texto para marcar el objeto, el tiempo, el lugar y el contenido central de la filmación o grabación.
Artículo 8 El plazo de conservación de los documentos y archivos se divide en tres tipos: permanente, de larga duración y de corta duración. El largo plazo es de entre dieciséis y cincuenta años y el corto plazo es de menos de quince años y más de tres años.
Artículo 9 Se conservarán permanentemente todos los archivos que reflejen las principales actividades funcionales y la historia de la unidad y tengan valor a largo plazo para la unidad. Todos los documentos y materiales que reflejan las actividades generales de la unidad y tienen valor para el trabajo de la unidad en un período de tiempo más largo se clasifican como almacenamiento a largo plazo. Todos los documentos y materiales que tienen valor de referencia para la mina en un período de tiempo relativamente corto se clasifican como almacenamiento a corto plazo.
Artículo 10 Los archivos se dividen en dos categorías: archivos generales y archivos confidenciales. El nivel de confidencialidad de los archivos se divide en nivel dos de alto secreto y confidencial. El nivel de confidencialidad de los archivos lo propone el remitente del archivo y el líder principal aprueba el nivel de confidencialidad. Los archivos confidenciales solo se pueden leer en la sala de archivos y no se permite sacarlos fuera de la oficina; la copia de archivos confidenciales debe ser aprobada por el director de la oficina y los líderes por encima del nivel de vicepresidente. Los archivos confidenciales solo pueden ser utilizados por el declarante. El uso por parte de otro personal debe ser aprobado por el director de la oficina y los líderes superiores por encima del vicepresidente.
Artículo 11 Para los archivos que han alcanzado el período de confidencialidad, se debe pedir a los líderes de departamento y directores de oficina correspondientes que identifiquen y desclasifican los archivos, y los archivos desclasificados deben gestionarse como archivos generales y proporcionarse para su uso en de manera oportuna.
Artículo 12: Debido a necesidades de trabajo, cada unidad debe obtener la aprobación del líder de la unidad antes de tomar prestados sus archivos comerciales, y luego acudir al administrador de archivos para completar el libro de registro de acceso a archivos antes de tomar prestado. .
Artículo 13: Cada unidad que tome prestados archivos comerciales de no unidades deberá obtener el consentimiento de la unidad a la que pertenecen los archivos o la aprobación del responsable.
Artículo 14: En el préstamo de expedientes se deberán seguir estrictamente los procedimientos registrales, debiendo inspeccionarse, contarse y cancelar en el libro de registro los expedientes devueltos.
Artículo 17 Quienes toman prestados archivos no pueden filtrar, alterar, dividir, prestar, copiar o sacar archivos. Si existen circunstancias especiales en las que es necesario prestar o sacar archivos, aprobación. debe obtenerse del líder principal de la unidad. Solo disponible para préstamo.
Artículo 18 Todas las computadoras públicas utilizadas por los empleados deben mantener la confidencialidad de sus propias computadoras; los discos duros móviles y las unidades flash USB deben conservarse adecuadamente para evitar que se pierdan o se tomen prestados para su uso por personas no relacionadas.
Artículo 17 El departamento responsable del archivo de archivos realizará periódicamente evaluaciones de los archivos que se conservan y los materiales de archivo que hayan caducado serán destruidos de acuerdo con las normas. El trabajo de evaluación de archivos está presidido por el responsable de la unidad, y las unidades pertinentes participan para formar un equipo de evaluación de archivos para revisar los archivos que se autentican uno por uno y presentar opiniones sobre su preservación y destrucción. Los materiales de archivo sólo podrán ser destruidos después de haber sido revisados y aprobados por el equipo de evaluación y aprobados por el departamento superior. La destrucción de materiales de archivo debe ser supervisada por dos o más personas en un lugar designado, y la persona que supervisa la destrucción debe firmar el libro de destrucción.
Artículo 18 Quien viole el sistema de gestión de archivos y retrase o no presente los documentos de respaldo archivados sin motivo alguno deberá, al descubrirlos, presentarlos dentro de un plazo si los documentos aún se retrasan a pesar de haber sido instado, el. Se ordenará la presentación de los documentos y se impondrá una multa de 100 a 500 yuanes a cada una de las personas responsables y líderes de unidad pertinentes.
Artículo 19. Quien divulgue los secretos de los archivos de la unidad, los altere, desmantele, preste, copie o saque los archivos sin la aprobación del jefe de la unidad, será multado, según las circunstancias específicas, con 500 yuanes cada uno por el líder de la unidad y las partes involucradas, y ser notificado y criticado si se produce alguna consecuencia negativa, se perseguirá la responsabilidad legal dependiendo de la gravedad de la situación;
Artículo 20 Si un administrador de archivos pierde o proporciona secretos de archivos filtrados sin autorización, estará sujeto a sanciones disciplinarias y multas correspondientes según la gravedad del caso, hasta que se investigue la responsabilidad legal conforme a la ley. .
Capítulo 6 Sistema de confidencialidad de archivos
Artículo 1 Los archivos son la valiosa riqueza del país. Todos los tipos de archivos empresariales son de naturaleza confidencial, por lo que el departamento de gestión de archivos es de tiempo completo. El personal de los archivos debe respetar el sistema de confidencialidad de los archivos, realizar procedimientos de confidencialidad, cumplir estrictamente los diez principios de confidencialidad y garantizar la seguridad de la información de los archivos.
Artículo 2: Los archivos y la información son conservados por personal dedicado del Departamento Administrativo y de Recursos Humanos. Los archivos prestados deben ser proporcionados por el personal de gestión de archivos y nadie puede utilizarlos directamente.
Artículo 3 El préstamo de archivos debe seguir estrictamente el sistema de préstamo de archivos, utilizarlos dentro de un límite de tiempo y devolverlos a tiempo. Al devolver los archivos, el personal de administración de archivos debe verificarlos y verificarlos cuidadosamente e informar cualquier problema. de manera oportuna.
Artículo 4: El acceso a los expedientes por parte de unidades externas deberá ser aprobado por los directivos de la empresa y las autoridades competentes con la carta de presentación. Se deberán proporcionar copias de los expedientes o planos y documentos técnicos suministrados externamente en estricto cumplimiento de las disposiciones pertinentes. procedimientos de aprobación. Ninguna unidad o individuo está autorizado a hacerlo. Para quienes presten el derecho a otros sin autorización y proporcionen materiales de archivo como dibujos y documentos técnicos, se deben investigar las responsabilidades. Para quienes dañen gravemente los intereses de la empresa. , el personal pertinente deberá rendir cuentas de conformidad con la ley.
Artículo 5. Los dibujos, documentos técnicos y materiales que hayan sido descontinuados o finalizados, así como otros materiales de archivo que hayan sido identificados y destinados a su destrucción, deberán ser reportados a la oficina central para su aprobación antes de que puedan ser utilizados. ser destruido de manera centralizada. Cualquier otra unidad o individuo será destruido sin derecho a disponer o destruir.
Artículo 6: Si el personal de gestión de archivos descubre alguna fuga de archivos, debe informarlo con prontitud y organizar la investigación y el manejo de inmediato.
Artículo 7 Al personal de gestión de archivos no se le permite extraer, copiar o llevar documentos confidenciales, visitar a familiares o amigos, y no se le permite llevarse materiales de archivo a casa de forma privada.
Capítulo 7 Reglamento de Gestión de Reuniones
Artículo 1 Con el fin de estandarizar la gestión de reuniones en esta mina, mejorar la calidad de las reuniones y reducir los costos de las reuniones, este reglamento está especialmente formulado.
Artículo 2: Luego de recibir la convocatoria de la reunión por parte del departamento superior, el Departamento de Administración y Recursos Humanos de Mina será responsable de llevar registros oportunos, llenar cuidadosamente las actas de la reunión y luego presentarlas a los líderes asistentes. la reunión para su revisión.
Artículo 3 No es necesario proponer ni aprobar la reunión mensual de despacho a gran escala de la mina ni la reunión diaria de producción por la tarde.
Artículo 4 La reunión administrativa temporal de la mina es propuesta directamente por los líderes principales o por el responsable de la unidad patrocinadora. Generalmente, el Departamento de Administración y Recursos Humanos es responsable de notificar a los participantes para que participen.
Artículo 5: Las reuniones de unidad serán organizadas por cada unidad por su cuenta, pero el horario de la reunión, los participantes, etc. no deberán entrar en conflicto con las reuniones de la mina.
Artículo 6 El principio de organización de las reuniones es: las reuniones pequeñas siguen a la junta general, las partes siguen al todo, las reuniones temporales siguen a las reuniones regulares, la prioridad de varias reuniones es el gobierno, la empresa, la reunión regular de la mina, No están sujetas a esta restricción las reuniones administrativas temporales, las reuniones de unidad y las reuniones de emergencia convocadas para atender emergencias.
Artículo 7 El organizador de la conferencia deberá hacer los preparativos para la conferencia con anticipación, como confirmar el lugar, organizar el lugar y preparar los asientos, el equipo de la conferencia, los juegos de té y el agua y otras instalaciones y suministros necesarios para la conferencia.
Artículo 8 La organización del congreso seguirá el principio de "quien lo propone, lo organiza".
Artículo 9 El anfitrión de la reunión debe llegar al lugar de celebración a más tardar 5 minutos antes de la reunión, verificar la implementación de los asuntos de la reunión y hacer los preparativos antes de la reunión. Por lo general, el anfitrión debe pasar lista después de que comience la reunión, o configurar el teléfono móvil para que vibre o apagarlo. Luego haga las explicaciones necesarias sobre los temas de la reunión, la agenda, los problemas a resolver y las metas a alcanzar, y los temas a los que se debe prestar atención al avanzar en la agenda.
Artículo 10: Utilice un libro especial de actas de reuniones para conservar los registros originales de la reunión y los registros de asistencia a la reunión. Si es necesario, el departamento patrocinador de la reunión designará a una persona para compilar las actas de la reunión; grabarse en el estilo de grabación tanto como sea posible para garantizar la originalidad de los registros.
Artículo 11 Si todos los participantes en la reunión no llegan dentro de los 5 minutos de la hora prevista para la reunión, se les contará como retrasados. Cualquier persona que participe en una reunión y abandone el lugar 5 minutos antes del final de la reunión sin el consentimiento del anfitrión se contará como salida anticipada. Cualquier persona que deba asistir a una reunión pero no asista a la reunión sin solicitar permiso o no asista a la reunión sin solicitar permiso se contará como ausente.
Artículo 12 Cualquier persona que llegue tarde, salga temprano o esté ausente sin motivos justificables será multada con 50 yuanes cada vez. Si por motivos de notificación una persona que deba asistir a la reunión llega tarde o ausente, las penalizaciones anteriores correrán a cargo de quien comunicó la reunión.