Cualquier cosa que haga en el lugar de trabajo - Interpretación de "Secretaria"
La secretaria no es una rosa agresiva, pero tiene la elegancia de un lirio, la elegancia de un lirio, la agudeza de un ratón, la ternura y hermosura de un aciano, y la flor de espino con los ojos cerrados. labios, Western News Las flores de primavera maduran con entusiasmo. Prestemos atención a esta hermosa y discreta flor relacionada con el trabajo: la secretaria.
Afiliación: Secretaria
Descripción de la secta: La secretaria es de origen extranjero, derivado del latín secretarius, que significa "un empleado de gran confianza involucrado en un trabajo confidencial". Professional Secrets International define a una secretaria como "un asistente de gerente que domina el trabajo de oficina, puede tomar la iniciativa, ser responsable, proactivo, capaz y resolutivo, y puede tomar decisiones correctas dentro del alcance de la autorización sin ser instado por sus superiores". /p>
Habilidades:
Comprender completamente el trabajo y las actividades diarias del jefe, filtrar y responder correos electrónicos y cartas, aclarar la prioridad de varios tipos de información y organizar todo el trabajo de rutina;
Ser capaz de seguir estrictamente los procedimientos y sistemas de la empresa, preservar todos los documentos e información;
Organizar el horario diario del jefe y los preparativos de viajes de negocios;
Organizar y planificar reuniones, determinar y organizar horarios de reuniones y ser responsable de la preparación de los materiales de la reunión; organizar y archivar;
capaz de manejar emergencias de forma independiente y manejar de manera proactiva algunos asuntos urgentes cuando el jefe está ausente;
Comunicarse con gerentes de otros departamentos y coordinar interna y externamente según sea necesario;
Establecer un sistema de seguimiento sistemático para rastrear el trabajo relacionado y garantizar que el trabajo se complete según lo planeado.
Requisitos de ingreso:
La presentación de secretarias no requiere talento ni hermosura. Aunque las carreras de secretariado, administración o idiomas tienen una buena base de formación, un diploma universitario puede abrir la puerta. Con un diploma de escuela secundaria técnica y una rica experiencia, seguirás siendo reconocido por jefes exigentes y no tendrás que preocuparte demasiado por no poder estar a la altura de tus talentos.
Aunque ahora se reconoce en la industria que las secretarias no son una belleza, todavía se pueden ver muchos anuncios de contratación con palabras en negrita: "mujer", "menor de 30 años", "altura superior a 165 cm, buena apariencia y temperamento". Generalmente, las empresas maduras y con experiencia nunca juzgarán a las personas por su apariencia. Por ejemplo, las empresas extranjeras prestan más atención a lo "discreto" y lo "profesional" y no tienen regulaciones especiales sobre la apariencia. Sin embargo, prefieren talentos con una licenciatura y un inglés fluido, y enfatizan la autogestión, la comunicación, la coordinación y la previsión. y juicio.
Introducción:
La vestimenta del secretario se ajusta a la cultura de la empresa y representa la imagen de la misma. Debe mostrar un comportamiento elegante y maduro sin ser demasiado llamativo; Clave y elegante sin ser demasiado informal. El secreto para vestirse apropiadamente es "adaptarse a la cultura de la empresa". Por lo general, solo hay que prestar atención a los hábitos estéticos de la mayoría de las personas de la empresa y encontrar las tendencias adecuadas en la empresa.
Actitud positiva y amigable. "La actitud determina la altura de la vida". La secretaria es un trabajo que presta gran atención a los detalles, por lo que debes mantener una actitud positiva, ajustar siempre tu mentalidad durante el trabajo trivial y crear el ambiente de trabajo más cómodo para tu jefe. El secretario es el centro de la empresa y su trabajo requiere coordinación entre varios departamentos. Por ello, el secretario debe ser amable y establecer una buena red de contactos dentro y fuera de la empresa.
Asistentes profesionales, versátiles y eficaces comprenden la visión general del negocio de la empresa, las condiciones departamentales, los procesos operativos, etc. , también debe dominar habilidades prácticas como organizar reuniones, organizar viajes, manejar correos electrónicos, comunicaciones telefónicas y arreglos comerciales. La secretaria es la asistente de trabajo del jefe y recibe instrucciones de trabajo claras del jefe; la secretaria es la guía de información, recopila y transmite información para garantizar el flujo de información entre departamentos; la secretaria es la directora del proyecto, lo que mejora la eficiencia del trabajo y reduce lo innecesario; trabajar e invertir energía y tiempo en proyectos que beneficien el desarrollo profesional personal. Las secretarias son expertas administrativas. Además de estar familiarizada con diversos software y hardware de oficina avanzados, también ha establecido redes personales en grupos de trabajo, departamentos y empresas.
Después de siempre rendir homenaje al jefe, el asistente debe saber que la secretaria trabaja para la empresa, no el jefe, por lo que los intereses de la empresa deben tener prioridad.
Pero el trabajo del secretario gira en torno al jefe, por lo que debe conocer los métodos de trabajo, el estilo de trabajo, las prioridades y la urgencia del trabajo del jefe; comprender la red interpersonal del jefe; mantener una buena comunicación con el jefe; al jefe. Lo más importante es: ¡no sobrepases tu autoridad! Recuerde, no tome decisiones en nombre de su jefe, sino maneje diversos asuntos de acuerdo con sus hábitos de trabajo y su tiempo con el consentimiento de su jefe.
Gestionar cosas importantes pero no urgentes es como la gestión de riesgos en la gestión de proyectos. Las secretarias deben acumular en la vida diaria, tener previsión del trabajo, adaptarse al ritmo de trabajo del jefe, prestar atención al reciente entusiasmo laboral del jefe, aclarar las prioridades de las cosas, prestar atención a la clasificación y clasificación al manejar los asuntos, distinguir prioridades y organizar y tratarlos como corresponda. Una buena secretaria establecerá una plantilla para cosas que se repiten tres veces en el trabajo, como reservas de hotel, entrega urgente, notificaciones de reuniones, procesamiento de correos electrónicos, etc. , para satisfacer las necesidades del proceso, facilitar operaciones futuras, reducir la duplicación de trabajo y cuantificar y estandarizar aún más los asuntos administrativos. Una vez implementados estos preparativos de rutina, se puede reservar más tiempo para hacer frente a las emergencias. El estándar para medir a una secretaria madura no debe estar siempre ocupada y ocupándose siempre de asuntos urgentes. El estado ideal de autogestión de una secretaria madura es "hacer cosas importantes pero no urgentes".
El patrón es más importante que el contenido. Para una secretaria, no es el contenido lo que necesita atención especial, sino la forma en que se dice. Di no lo menos posible. No puedes evitar decir que no. Intente utilizar un tono positivo para expresar significados negativos. Por ejemplo, puedes expresar "No entiendo esta pregunta" como "Esta pregunta es bastante difícil de entender". Al describir un problema, no utilice palabras subjetivas como "pienso", "pienso" o "tal vez".
Comunícate y trátalo como el próximo jefe. La secretaria es el centro de la empresa, desde el jefe hasta los empleados de varios departamentos, e incluso necesita tratar con varios clientes. La secretaria trata a los demás según la imagen de la empresa, se centra en la situación general del trabajo, no es ni humilde ni autoritaria y es educada. Si un colega de otro departamento te pide ayuda, muestra cortesía y simpatía para ayudar con algo que sea fácil de hacer. Una buena secretaria debe tener la mentalidad de "él puede ser el próximo jefe" y establecer una buena comunicación con los compañeros de varios departamentos.