Software de colaboración para compartir carpetas
Cada equipo tiene la necesidad de trabajar en colaboración y la demanda de herramientas de colaboración también es muy fuerte. Para satisfacer esta demanda, han surgido muchas herramientas de colaboración en el país y en el extranjero, que cubren la colaboración de documentos, la colaboración de proyectos, la mensajería instantánea, etc. dentro de la empresa. Ahora les presentaré algunas de las herramientas de colaboración en equipo más prácticas tanto en el país como en el extranjero, que son muy beneficiosas para mejorar la eficiencia de la colaboración en equipo.
1. Herramientas de colaboración de archivos
Muchas empresas necesitan colaboración de documentos. A través de la colaboración de documentos, se puede mejorar eficazmente la eficiencia de la discusión del plan del equipo, la redacción colaborativa y la revisión.
Documento de grafito
El documento de grafito es un documento de colaboración en línea con ricas connotaciones de diseño. Su simplicidad y ligereza son la primera impresión que da a las personas.
El documento de grafito admite que varias personas editen un documento de forma colaborativa. Cuando varias personas editan el mismo documento al mismo tiempo, puedes ver el proceso de edición de otros en tiempo real a través de avatares flotantes. La función de anotación detallada es otra característica especial de los documentos de grafito. Puede comentar los detalles del documento y todos pueden participar juntos en la discusión. Es muy adecuado para que los equipos de productos y operaciones discutan planes y escriban informes semanales.
Todos los documentos se almacenan en la nube en tiempo real. Puede ver, editar y compartir documentos en cualquier momento y en cualquier lugar, y también puede ver el historial de edición de documentos. Además, Graphite Documents también admite la exportación de documentos a archivos en formato Word, JPG y PDF. Graphite Document cuenta actualmente con dos terminales: Web y WeChat.
Google Docs
Google Docs es un conjunto de software de oficina en línea, que incluye documentos, formularios y presentaciones en línea.
Docs permite que varias personas editen y actualicen el mismo documento en línea al mismo tiempo. Al editar de forma colaborativa, también podrás ver el contenido editado por otros miembros en tiempo real. El sistema guarda automáticamente cada edición para que pueda ver quién realizó qué cambios y cuándo. La función de edición de Google
Documentos también es muy cómoda. Simplemente haga clic en los botones de la barra de herramientas para poner el texto en negrita, subrayado, sangría, cambiar fuentes y colores de fondo de celda rápidamente. Además, puede importar y exportar archivos fácilmente desde Google.
Documentos.
Como software de oficina en línea de larga data, Google Docs tiene funciones completas y una amplia base de usuarios, con más de 300 millones de usuarios.
Mockery
Quip es una herramienta de procesamiento de documentos externos que admite la colaboración en equipo y permite que varias personas editen un documento al mismo tiempo.
En comparación con otros buses de documentos, Quip tiene dos características únicas. Primero, tiene capacidades de mensajería instantánea. Si hay problemas que deben comunicarse durante la edición entre varias personas, puede comunicarse directamente con otros colaboradores en línea. En segundo lugar, admite la edición sin conexión y el contenido se sincronizará automáticamente después de conectarse a Internet.
Quip admite la importación de documentos desde plataformas como Dropbox, Google Docs y Evernote, y también permite exportar documentos a archivos en formatos Word, Excel y PDF. Quip actualmente cuenta con aplicaciones web, aplicaciones para iOS y Android. Las funciones básicas de Quip son gratuitas y las funciones avanzadas requieren pago.
2. Herramienta de colaboración de proyectos
Trello
Trello es una herramienta de oficina colaborativa liviana que los miembros del equipo pueden usar para crear y asignar tareas y realizar un seguimiento de su progreso.
Trello se compone de tres elementos básicos: tableros, listas de tareas y tarjetas de tareas. Se muestra una lista de todas las tareas en la cartelera, que muestra tarjetas de tareas que representan cada tarea específica. Puede crear diferentes listas de tareas según sea necesario y puede mover tarjetas de tareas a diferentes listas de tareas según la finalización de cada tarea.
Se puede establecer que cada tarea sea completada por qué miembro o miembros para garantizar que cada miembro tenga una división clara del trabajo. Trello debería ser la primera de todas las herramientas de colaboración en utilizar tableros Kanban. Trello está colocado horizontalmente y sirve a una amplia gama de personas. No sólo es adecuado para que equipos pequeños y medianos trabajen juntos, sino que también puede utilizarse como herramienta de gestión de tareas personales.
Asana
Asana es una herramienta de gestión de tareas en equipo.
Como dice el lema de Asana "Colaboración en equipo sin correo electrónico", el objetivo de Asana es convertirse en una herramienta de colaboración para tareas en equipo más eficiente que pueda reemplazar el correo electrónico.
En Asana, puedes crear tareas directamente y agregar colaboradores para garantizar una división clara del trabajo. Todos pueden comentar o agregar archivos adjuntos directamente debajo de la tarea, para que otros miembros que siguen la tarea puedan verla en tiempo real, sin la necesidad de comunicarse repetidamente a través de correos electrónicos, lo que mejora la eficiencia de la comunicación de la tarea. Para garantizar que las tareas se completen a tiempo, puede establecer una fecha límite para la tarea y verificarla directamente después de completarla.
En Asana, las últimas actualizaciones de todos los proyectos y tareas que sigues aparecen automáticamente en tu bandeja de entrada. Cada mensaje se puede archivar automáticamente marcándolo después de leerlo. Todas las tareas que cree y el historial de comunicación de tareas se pueden buscar fácilmente. Actualmente, Asana tiene aplicaciones web y para iOS/Android.
Trabajo en equipo
Teambition es una herramienta de colaboración de proyectos basada en servicios en la nube. Después de crear un proyecto, puede administrarlo a través de módulos funcionales como el tablero de tareas, el muro compartido y la biblioteca de archivos.
En el tablero de tareas, puede crear tareas, trabajar con los miembros del equipo para promover el progreso de las tareas y también puede arrastrar y soltar tareas según el progreso de las tareas. En Share Wall, puede compartir e intercambiar ideas con los miembros de su equipo. Con la Biblioteca de documentos, puedes compartir archivos con todos. Si es el líder del proyecto, puede utilizar la función "Revisar" para comprender rápidamente el progreso del trabajo de cada miembro. Siempre que haya novedades en los proyectos en los que participas, recibirás automáticamente notificaciones de novedades. Estos mejoran efectivamente la eficiencia de la colaboración en proyectos en equipo.
Teambition actualmente cuenta con páginas web, clientes Mac/Windows y aplicaciones iOS/Android.
Worktile
Worktile es una herramienta ofimática colaborativa principalmente para equipos pequeños y medianos. Su núcleo es mostrar la información y los arreglos de división de tareas dentro del equipo en forma de un tablero de tareas, resolviendo así de manera efectiva el problema de la baja eficiencia de la colaboración de proyectos entre equipos.
Puedes gestionar proyectos desde diferentes dimensiones, como lista, etiquetas, tiempo y miembros. A través de la vista de calendario, puede comprobar fácilmente el progreso de las tareas. Los miembros del equipo también pueden compartir fácilmente documentos y debates en línea en el mosaico de trabajo.
Worktile también cuenta con aplicaciones web, iOS y Android, y el servicio es completamente gratuito, sin límite de tamaño del equipo ni de espacio de almacenamiento.
En tercer lugar, la herramienta de comunicación dentro del equipo
Slack
Slack debería ser la herramienta de colaboración y comunicación interna más popular este año. Slack se fundó hace poco más de un año. En abril de este año acaba de recaudar 65.438 dólares + 60 millones de dólares, con una valoración de 2.800 millones de dólares. El objetivo de Slack es reunir todas las comunicaciones dentro de una empresa en un solo lugar.
Slack tiene una función de mensajería instantánea que te permite comunicarte directamente con los miembros del equipo. Además, Slack ha integrado más de 80 productos de herramientas, incluidos correo electrónico, mensajería instantánea, Asana, Github, etc., y ha integrado la información recibida por estas herramientas en Slack, de modo que todas las comunicaciones dentro de la empresa se puedan completar aquí. Además, Slack también integra un sistema para compartir archivos. Todos los archivos compartidos en la empresa, incluidos los archivos compartidos en Slack, Google Doc y Dropbox, se pueden buscar a través de la herramienta de búsqueda integrada.
Slack tiene versiones web y móvil y se puede utilizar en todas las plataformas.
Mensajería instantánea en cascada
Waterfall IM es una herramienta de comunicación en equipo. Las empresas pueden utilizar las funciones de canal y agrupación de mensajería instantánea en cascada para mover los grupos de departamentos de la empresa a mensajería instantánea en cascada intactos, y el umbral de uso es relativamente bajo.
Además de las funciones de mensajería instantánea de las herramientas de mensajería instantánea comunes, Waterfall IM se caracteriza por integrar muchas herramientas de terceros, incluidas más de 40 herramientas como Tower, Asana, Worktile, Teambition y Evernote, para ayude a los usuarios a completar todas las comunicaciones en un solo lugar, eliminando la necesidad de alternar entre varias herramientas de mensajería instantánea, mejorando la eficiencia de la comunicación del equipo.
Además, los usuarios también pueden compartir archivos, configurar canales principales, agregar enlaces y marcar asuntos importantes que necesitan atención en la mensajería instantánea en cascada.
Cuarto, herramienta para compartir y almacenar archivos
Dropbox
Dropbox es una herramienta de almacenamiento en la nube en línea que se centra principalmente en el almacenamiento, la sincronización y el uso compartido de archivos.
Después de colocar los archivos en la carpeta de Dropbox, los archivos se sincronizarán automáticamente con la nube. Una vez que haya iniciado sesión en Dropbox, podrá acceder y editar estos archivos en cualquier dispositivo. Si modifica un archivo en el dropbox de un dispositivo, el archivo se puede actualizar en tiempo real en los dropbox de todos los dispositivos. Además, puedes compartir archivos en carpetas de Dropbox con otros usuarios. Las empresas y los equipos pueden utilizarlo para compartir documentos y materiales.
Dropbox proporciona 2G de espacio de almacenamiento gratuito. Para conseguir más espacio, tienes dos opciones. Una es obtener más espacio de almacenamiento de forma gratuita invitando a otros a utilizarlo; la segunda es pagar un precio.
Kingsoft Disk
Kingsoft Quick Disk es una herramienta de almacenamiento e intercambio de archivos en la nube que admite la sincronización, copia de seguridad y uso compartido de archivos. Después de instalar la unidad flash, puede colocar archivos en una carpeta designada y los archivos se sincronizarán automáticamente con todos sus dispositivos con una unidad flash. Si el contenido del archivo cambia, el archivo se puede actualizar en tiempo real en las unidades flash de todos los dispositivos. Todos los archivos se almacenan en la nube en tiempo real.
Puedes compartir fácilmente archivos en tu unidad flash con otros miembros del equipo y establecer permisos de archivos. Una vez que se cambia el contenido de un archivo, otros miembros pueden verlo inmediatamente y todo el historial de modificaciones del archivo se puede ver fácilmente. Kingsoft Express es más adecuado para compartir información y trabajar colaborativamente dentro del equipo. Kingsoft Express proporciona 100G de espacio gratuito y la expansión requiere pago.
Todos los servicios proporcionados por las herramientas de colaboración compartidas anteriormente se basan en la nube, lo que hace que sea conveniente para todos colaborar con los miembros del equipo en cualquier momento y en cualquier lugar, mejorando efectivamente la eficiencia de la colaboración en equipo.