¿Qué significa EDI?
Aunque el EDI se ha utilizado ampliamente desde la década de 1960, ahora se utiliza para propósitos más nuevos, lo que permite la automatización de la cadena de suministro, la transformación digital e incluso el flujo de trabajo y los procesos comerciales. Una parte clave de la automatización. Este artículo le brindará una explicación completa del EDI y lo ayudará a dominar rápidamente los conocimientos básicos del EDI en poco tiempo, incluyendo:
¿Qué es el EDI?
EDI (Electronic Data Interchange) es una conexión estándar y segura entre computadoras entre socios comerciales para la transferencia automatizada de documentos comerciales. A continuación, analizaremos cada aspecto del EDI uno por uno para brindarle una comprensión integral del EDI.
Computadora a computadora
EDI reemplaza los métodos de comunicación B2B manuales como el correo electrónico, el fax y el correo postal.
Los archivos se transfieren directamente desde la aplicación informática del remitente a la aplicación del destinatario.
Procesos manuales tradicionales
Proceso de intercambio electrónico de datos automatizado
Documentos comerciales
EDI puede transmitir automáticamente una gran cantidad de documentos comerciales (estándar mensajes EDI o mensajes EDI no estándar).
Los documentos comerciales comunes incluyen: pedidos, facturas, información de envío, estado de logística, información de envío, información de aduanas, información de inventario y confirmaciones de pago.
Formato EDI estándar
La computadora procesa mensajes de servicio EDI que la computadora puede reconocer de acuerdo con el estándar internacional EDI.
El estándar EDI define cada segmento de datos en el mensaje EDI y su formato correspondiente, como tipo de archivo, campo de datos y formato de campo.
Los estándares EDI eliminan las diferencias entre empresas y permiten que las computadoras de todos los socios comerciales utilicen un "lenguaje de comunicación" unificado.
Diferentes industrias, regiones y casos de uso tienen diferentes estándares EDI, y cada estándar tiene diferentes versiones, por lo que ambas partes en la comunicación EDI deben utilizar el mismo estándar y versión EDI.
Los estándares EDI comunes incluyen: ANSI X12, UN/EDIFACT, ODETTE, VDA, HIPAA, RosettaNet, IATA Cargo, TRADACOMS, etc.
Socios comerciales
La información EDI generalmente se transfiere entre dos organizaciones diferentes, que se denominan socios comerciales o socios comerciales. Por ejemplo, la empresa A compra bienes de la empresa B. Durante el proceso de cooperación empresarial, la empresa A envía una orden de compra a la empresa B. De lo contrario, la empresa B envía un aviso de envío y una factura a la empresa A...
Conexión segura y estandarizada
La tecnología EDI utiliza una serie de protocolos de seguridad para garantizar la seguridad de la transmisión de mensajes EDI.
Los socios comerciales deben utilizar el mismo protocolo negociado y confirmado por ambas partes para la transmisión EDI.
Establecer una conexión EDI requiere software EDI, como RSSBus Connect, que puede conectarse rápidamente con sus socios comerciales a bajo costo.
Los protocolos van desde tecnologías establecidas desde hace mucho tiempo, como el protocolo de transferencia de archivos, hasta sistemas basados en la web a través de AS2, sistemas basados en interfaz de programación de aplicaciones, como AS4, y otras opciones, como el intercambio electrónico de datos móviles.
Admite una variedad de protocolos, desde protocolos establecidos desde hace mucho tiempo, como FTP, hasta protocolos basados en red, como AS2, y sistemas basados en API (interfaz de programación de aplicaciones), como AS4.
Automatización
Los flujos de trabajo preconfigurados en el sistema EDI pueden enviar mensajes EDI automáticamente.
La función de traducción del sistema EDI convierte los mensajes EDI a un formato que puedan ser reconocidos por las aplicaciones internas de la empresa, logrando así un procesamiento automatizado.
Los procesos automatizados se pueden extender a la integración de datos y otros flujos de trabajo dentro de la organización. Por ejemplo, cuando una empresa recibe un mensaje de pedido EDI, el sistema logístico generará inmediatamente una persona de negocios para entregar la mercancía al almacén.
Intercambio electrónico de datos versus papel/correo electrónico tradicional
Para explicar el EDI y sus implicaciones de manera más efectiva, comparemos el uso del papel/correo electrónico tradicional versus el uso de EDI con socios comerciales.
Proceso tradicional de procesamiento de papel/correo electrónico:
El comprador debe realizar un pedido al proveedor después de recibir la notificación del sistema, o debe verificar el inventario y descubrir que el inventario es insuficiente. Realizar un pedido.
Los compradores ingresan datos en la interfaz del sistema de compras para generar un pedido, que luego se imprime en papel y se envía o se envía por correo electrónico al proveedor.
El proveedor recibe un pedido por correo en papel o un pedido electrónico y luego ingresa manualmente la información del pedido en el sistema de pedidos de ventas.
El proveedor imprime la factura y la empaqueta con la mercancía al comprador, o la envía al comprador por separado por correo o correo electrónico, y luego confirma el cierre del pedido.
El comprador ingresa manualmente la información de la factura en el sistema de cuentas por pagar.
En el ejemplo anterior, enviar el documento en papel por correo agregaría aproximadamente una semana al tiempo de envío de ida y vuelta. Al mismo tiempo, el uso de correo electrónico o documentos en papel no puede evitar errores manuales y ampliar el ciclo de procesamiento de pedidos.
Proceso de procesamiento EDI:
Cuando el inventario alcanza la línea de advertencia de inventario predeterminada, el sistema de adquisiciones del comprador genera automáticamente un pedido y el sistema EDI procesa el pedido para generar un pedido. mensaje en formato EDI y luego enviado al sistema EDI del proveedor.
El sistema EDI del proveedor recibe el pedido y lo reenvía al sistema de pedidos de venta del proveedor.
El sistema del proveedor notifica automáticamente al departamento de transporte para enviar la mercancía.
Una vez que la mercancía está empaquetada y lista para su envío, el sistema de envío genera una notificación de envío al departamento de recepción del comprador.
El sistema ERP del proveedor genera una factura, que es procesada por el sistema EDI para generar un mensaje de factura en formato EDI, que luego se envía al sistema EDI del proveedor.
Ventajas del EDI
El EDI puede ayudar a las empresas a optimizar la velocidad, la precisión, la eficiencia y el coste de la cadena de suministro y maximizar las ventajas del EDI a nivel empresarial estratégico. Aquí, presentaremos la importancia práctica del EDI en aplicaciones comerciales.
Acelerar el procesamiento
El EDI acelera los ciclos económicos61.
EDI puede completar transacciones en minutos en lugar de pasar días o semanas yendo y viniendo por correo o comunicaciones por correo electrónico.
La automatización libera a los empleados de trabajos repetitivos y de bajo valor añadido, les facilita la obtención de tareas de mayor valor y aumenta los ingresos y el valor personal.
Procese documentos comerciales de forma rápida y precisa para reducir la aparición de pedidos duplicados, falta de existencias y cancelaciones de pedidos.
Las aplicaciones de automatización de la cadena de suministro cruzada pueden garantizar que los intercambios de datos se envíen regularmente y se realicen un seguimiento en tiempo real*, acortando los ciclos de procesamiento y entrega de pedidos, y reduciendo efectivamente los retrasos en el inventario.
Reducir costos
EDI reduce el costo de papel, impresión, copia, almacenamiento, archivo, envío postal y recuperación de documentos, lo que ayuda a las empresas a ahorrar más del 35 % en costos de transacción.
Para los compradores que procesan grandes cantidades de información de transacciones, el uso de EDI puede permitirles recibir descuentos en los pagos y ahorrar millones de dólares cada año.
En algunos casos, los costos de procesamiento EDI por pedido son solo 1/20 del procesamiento manual.
EDI elimina los errores causados por faxes ilegibles, pedidos perdidos o llamadas telefónicas incorrectas.
Más preciso
EDI puede reducir entre 30 y 40 transacciones erróneas.
EDI elimina los errores humanos causados por escritura ilegible, correos electrónicos perdidos y errores tipográficos.
Mejorar la cooperación empresarial.
Acorta el ciclo desde el pedido hasta el cobro y mejora significativamente el flujo de caja de los vendedores.
De hecho, el EDI reduce el tiempo del ciclo desde el pedido hasta el cobro en más de un 20 %, mejorando así los procesos comerciales y las relaciones con los socios.
Reduzca las disputas causadas por un procesamiento incorrecto y ahorre tiempo valioso al personal comercial.
Beneficios estratégicos
EDI proporciona visibilidad en tiempo real del estado de las transacciones, permite una toma de decisiones más rápida, responde mejor a las necesidades de los clientes y del mercado y ayuda a las empresas a tomar contramedidas oportunas.
Características mejoradas del producto y tiempos de entrega reducidos.
EDI proporciona un lenguaje empresarial global común, simplificando el proceso de entrada a nuevas áreas.
Beneficios ambientales
EDI reemplaza los documentos en papel, reduce las emisiones de dióxido de carbono y promueve la sostenibilidad de los recursos.
EDI mejora la eficiencia operativa y reduce los errores y el desperdicio de recursos.
Estructura del mensaje EDI
Para que comprenda mejor qué es EDI, echemos un vistazo a las partes clave del contenido EDI. Los mensajes EDI constan de tres partes principales: sobre, segmento de datos y elemento de datos, y su formato se ajusta a estándares EDI específicos. Los mensajes EDI (como los mensajes de orden de compra EDI 850) siguen reglas de formato estrictas que definen con precisión la ubicación y el significado comercial de cada dato en el documento para que los sistemas EDI en ambos lados de la transmisión de datos puedan encontrar inmediatamente todos los datos comerciales clave. Por ejemplo, el nombre de la empresa del comprador, número de orden de compra, bienes adquiridos y precio. Luego, los datos ingresarán al sistema de pedidos del proveedor en un formato interno previamente acordado, eliminando la necesidad de intervención manual.
Sobres (Sobres)
La transmisión de documentos EDI utiliza tres sistemas de sobres para contener conjuntos de transacciones:
Sobres de correo
Sobres de grupo
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Sobres de intercambio
Segmentos (segmentos de línea)
Un segmento en un conjunto de transacciones EDI consta de un grupo de elementos de datos similares.
Elemento de datos (elemento)
El elemento de datos son los datos del conjunto de transacciones EDI, como bienes comprados, cantidad, etc.