Cómo escribir un artículo de análisis de procesos documentales
Según el proceso comercial, los documentales de comercio exterior se pueden dividir en tres categorías: documentales directos, documentales de rango medio y documentales de rango completo. El seguimiento directo significa "seguir" hasta que las mercancías de exportación se entreguen en el almacén de exportación designado; el seguimiento de rango medio significa "seguir" hasta que las mercancías se despachen; todo el proceso de seguimiento consiste en "seguir" las mercancías; hasta que se complete el contrato. Según la naturaleza del negocio, el seguimiento se puede dividir en seguimiento de comercio exterior y seguimiento de pedidos (seguimiento de producción). Tesli Co., Ltd. es una empresa de comercio exterior orientada a la circulación que exporta bolsas y bolsos. En 2007, la empresa firmó un total de 26 contratos por un valor total de 2365438+600.000 dólares estadounidenses. Entre ellos, el contrato de exportación de bolsas de joyería fue de 1.163.000 dólares EE.UU., un aumento interanual del 23,8%, y el contrato de exportación de bolsas de cosméticos fue de 1.129.000 dólares EE.UU., un aumento interanual del 26,7%. Sus países exportadores son principalmente Alemania, además de España, Estados Unidos, Hong Kong y otros lugares. Sus productos de exportación son principalmente maletas y bolsos de gama media y alta, y sus principales clientes son compradores de supermercados. Sus productos de exportación se dividen principalmente en bolsas de moda, bolsas de cosméticos y algunas bolsas de regalo según su uso, y según su material, se dividen principalmente en bolsas de PVC, bolsas no tejidas y bolsas de cuero.
2. La importancia de la documentación en el comercio de exportación
La supervivencia y el desarrollo de las empresas de comercio exterior se basan en los pedidos. Como seguidor del pedido, el trabajo del comercializador abarca todos los aspectos del sistema operativo de toda la empresa y es el máximo responsable de todo el lote de mercancías. En el comercio internacional, una vez firmado un contrato de exportación, las mercancías deben entregarse en estricta conformidad con la calidad y demás términos exigidos por el contrato, a fin de ganar clientes y ganar un lugar en el mercado exterior.
1. Es propicio para promover la gestión ordenada de las empresas de comercio exterior.
Desde la perspectiva de la teoría de sistemas, la división del trabajo en las empresas de comercio exterior no es un proceso aislado, sino un proceso dinámico direccional. En el documental de producción, la selección de las empresas de producción y la adquisición de materias primas, el flujo del proceso y la tecnología, el progreso de la producción y el control de calidad, la entrada y la salida, el saldo de "barco, carga, certificado, pago"; El envío, el seguro, la inspección, la declaración de aduanas y la operación y seguimiento de la liquidación de divisas implican la jerarquía y la conexión orgánica del sistema. La documentación de comercio exterior es una parte importante para que las empresas de comercio exterior mantengan la integridad de la cadena de producción y de suministro de productos y servicios. Encarna la voluntad del sistema operativo de la empresa de comercio exterior, promueve la gestión ordenada de las empresas de comercio exterior y garantiza la seguridad. Integridad del mecanismo operativo de la empresa y del mecanismo de prevención de riesgos. Ejecutar eficientemente.
2. Propicio para el control de riesgos en el proceso de negocios de comercio exterior.
La ejecución de contratos de comercio exterior involucra a dos o más países o regiones e involucra múltiples vínculos; los requisitos de calidad del producto, los estándares técnicos y los sistemas legales son complejos, las fluctuaciones del mercado, los cambios del mercado y los riesgos cambiarios; . Aunque formalmente, la tarea del documental de comercio exterior es implementar los términos del contrato o carta de crédito, y monitorear todo el proceso de arreglos de producción, organización del suministro, gestión de calidad, declaración e inspección aduanera, liquidación de envíos, etc. Por naturaleza, la tarea del documentalista de comercio exterior es Todas las tareas se centran en el control efectivo de los riesgos reales o potenciales en los procesos comerciales. Ya sea un seguimiento futuro, un seguimiento de rango medio o un seguimiento de todo el pedido, el manejo inadecuado de los problemas en cualquier enlace puede generar riesgos o pérdidas. Los seguidores no pueden simplemente implementar pasivamente los términos del contrato, sino que deben enfrentar la realidad objetiva, resolver de manera proactiva, activa y rápida posibles problemas y evitar diversos riesgos en el proceso comercial.
3. Facilita el intercambio y procesamiento de información.
Desde la perspectiva de la teoría de la información, el trabajo con documentos de comercio exterior consiste en hacer pleno uso de diversas condiciones favorables y fuentes de información, recopilar oportunamente información de los departamentos de producción, logística, aduanas, inspección de productos básicos, banca y otros departamentos, y manejar y resolver diversos conflictos o factores desfavorables, el proceso de coordinación y concertación científica de diversos vínculos comerciales. En otras palabras, en la ejecución de cada contrato, el intercambio y procesamiento efectivo de información entre cosas y personas y cosas son las funciones y tareas básicas de la documentación de comercio exterior.
(Aún no he terminado de publicar)
3. Análisis del proceso documental de comercio exterior
El documental de comercio exterior comienza con la obtención de pedidos de clientes extranjeros, es decir. es el seguimiento empresarial. El comerciante deberá enviar periódicamente el último catálogo de equipaje de la empresa a los clientes correspondientes. El seguidor de pedidos debe manejar adecuadamente el envío por parte del cliente de las muestras y estilos necesarios para la cotización. Realizar trabajos de seguimiento en tiempo y forma.
Tomando como ejemplo la exportación de equipaje de Tesli Trading Company, incluye los siguientes aspectos:
1. Producción de prueba de muestra y aceptación de pedidos.
La producción de prueba de muestra generalmente incluye dos contenidos: primero, basado. en Las muestras de equipaje o fotografías de estilo enviadas por los clientes se utilizan para la producción de prueba de muestras. La primera generalmente se denomina producción de muestra real y la segunda se denomina producción de muestra de confirmación. opiniones de modificación del cliente y estudios de viabilidad de producción, también muestra de llamada. Cuando el comercializador recibe muestras de equipaje que el cliente pretende imitar en fábrica o fotografías de bolsas nuevas que deben desarrollarse, primero debe revisar cuidadosamente las muestras o fotografías enviadas por el cliente y realizar un análisis exhaustivo, incluido el análisis del condiciones y requisitos técnicos requeridos, enumerar los estilos de producto, especificaciones, embalaje, materiales requeridos, procesos y otras condiciones, y mantener registros. Al notificar a la fábrica para que haga muestras, la cantidad de producción de cada muestra es generalmente de 2 a 3 más que la cantidad requerida por el cliente, se reservan de 1 a 2 muestras y 1 se reserva para el comercializador. Durante la producción de la muestra, si el cliente propone algunas modificaciones, el gerente comercial o gerente general debe determinar inmediatamente si se pueden realizar modificaciones en función de la situación de producción y las condiciones técnicas de la muestra. De confirmarse, deberán notificarlo inmediatamente a las autoridades pertinentes. Una vez completada la producción de la muestra, el comerciante debe realizar una verificación cuidadosa, principalmente para verificar la muestra de equipaje producida con la muestra o imagen y tarjeta de color del cliente, para identificar si su apariencia y combinación de materiales cumplen con los requisitos del cliente para marcar su tamaño y especificaciones; , Si la calidad de los materiales, la mano de obra, etc. cumple con los requisitos. Una vez que la muestra esté lista, la muestra se enviará por mensajería de acuerdo con la dirección del cliente. Y escriba un correo electrónico para notificar al cliente que se ha enviado la muestra y también realice un seguimiento de la realización del pedido grande.
Recibir un pedido significa firmar un contrato. Después de realizar un pedido, según la cantidad del pedido, se debe estimar todo el progreso de la producción y se debe confirmar el estilo y las muestras. La producción sólo puede comenzar después de recibir la confirmación del cliente. La revisión del pedido es la revisión del contrato, que incluye principalmente el origen del pedido y el estilo, modelo, material, cantidad, calidad, precio unitario, precio total, fecha de entrega, método de entrega, método de pago, etc. las bolsas encargadas. Después de la aprobación, se emitirá una factura proforma al cliente según el pedido y la información relacionada con la fábrica.
2. Seguimiento de la adquisición, inspección y almacenamiento de materiales
Después de recibir el pedido del cliente, el comerciante puede notificar a la fábrica para comprar materiales y accesorios para el equipaje, principalmente telas, cremalleras y botones. . Una vez que los materiales lleguen a la fábrica, el comerciante notificará a la inspección de calidad y los inspeccionará personalmente. Primero, revisar la variedad, especificaciones y cantidad de materiales. En segundo lugar, la inspección de calidad de los materiales. Lo principal es comprobar si el material cumple con los requisitos del pedido del cliente y si el color es exacto. Después de la inspección del material, notifique al almacén y notifique al departamento de producción para organizar la producción lo antes posible. Al realizar los planes de producción, debemos indicar de forma clara y precisa el estilo de embalaje, croquis, modelo, cantidad, requisitos de embalaje y fecha de entrega en el pedido del cliente. La fecha de entrega de la fábrica generalmente es unos días antes de la fecha de entrega real para dejar un cierto margen a la fábrica para evitar arreglos o cronogramas de producción inesperados, que resulten en retrasos en la entrega.
3. Seguimiento del proceso de producción
Registrar el proceso de producción es principalmente para rastrear la calidad de cada proceso de procesamiento de equipaje, rastrear el progreso de la producción y la finalización del pedido. Por lo tanto, los comerciantes a menudo deben profundizar en el taller de producción para verificar si la calidad de los productos semiacabados y terminados se produce de acuerdo con los requisitos del pedido, y si hay fenómenos indeseables como desconexión y estancamiento durante el proceso de producción. . Al mismo tiempo, de acuerdo con el último plan de producción, debe verificar el estado de finalización del pedido y seguir de cerca si el progreso de la producción puede cumplir con la fecha de entrega del pedido. Si encuentra problemas, resuélvalos a tiempo, especialmente si no se puede cumplir con la fecha de entrega del pedido, consulte con el supervisor de producción de inmediato para garantizar la entrega oportuna. Además, durante el proceso de producción, si el comerciante descubre que algo anda mal o necesita ser complementado, debe notificarlo inmediatamente por escrito al departamento correspondiente. El seguimiento del proceso de producción de equipaje incluye principalmente el seguimiento del corte del material del equipaje, el seguimiento del proceso de impresión, el seguimiento del proceso de costura, la clasificación y el seguimiento del embalaje.
4. Orden urgente y revisión de carta de crédito
En el comercio de importación y exportación, las empresas generalmente se esfuerzan por pagar mediante carta de crédito. Al pagar mediante carta de crédito, es un requisito previo que el comprador abra la carta de crédito dentro del plazo acordado; de lo contrario, el vendedor no podrá organizar la producción ni el suministro de la mercancía. Generalmente, la carta de crédito del comprador debe llegar al vendedor a más tardar 15 días (a veces 30 días) antes de la fecha de envío. Sin embargo, en los negocios reales, los clientes extranjeros a menudo retrasan la emisión de certificados cuando encuentran cambios en el mercado o fondos insuficientes. Por lo tanto, el seguidor debe verificar con frecuencia el estado de la emisión e instar a los clientes a emitir certificados de manera oportuna.
Luego de recibir la carta de crédito, el seguidor documental debe realizar inmediatamente la siguiente revisión: revisar el tipo de carta de crédito, solicitante y beneficiario, monto y moneda de la carta de crédito, lugar de vencimiento de la carta de crédito, fecha de envío y validez. plazo, contenido de la letra de cambio, los requisitos para el envío y envío parcial y si el nombre, calidad, especificaciones, cantidad, embalaje, precio unitario, monto y seguro de la mercancía son consistentes con el contrato.
5. Seguimiento del envío, recordatorio de liquidación de cambios
Debe contactarnos sobre el envío tres o cuatro días antes del envío. Primero, informe a la empresa de transporte el tiempo de entrega específico y envíe por fax la lista de empaque de los productos de exportación. La lista de embalaje debe indicar claramente el nombre del producto, las especificaciones, la cantidad, el peso neto, el peso bruto, el tamaño del embalaje, el volumen, el número de caja y la marca de envío. Es importante calcular con precisión el peso bruto y el peso neto, lo que está relacionado con una declaración de aduanas y una exportación sin problemas. En términos generales, el tamaño del embalaje se refiere al tamaño de la caja exterior para exportación, y la precisión del tamaño implica el cálculo del volumen de todo el lote de mercancías. La mayoría de las marcas de envío de productos exportados las proporcionan los clientes, incluidas las marcas frontales y laterales. Las marcas en el embalaje deben coincidir con las del pedido. El día antes del envío, el comercializador debe ir al almacén del producto terminado para contar la cantidad para evitar exceso, falta o fuga. Además, también debe comprobar si el embalaje interno y externo está embalado de acuerdo con los requisitos de la lista de embalaje. Para rastrear si el camión contenedor llega a la fábrica el día del envío, es mejor obtener el número de contacto del conductor del contenedor y llamar a la fábrica directamente para informarle cuándo cargar las mercancías. Una vez enviadas las mercancías, el comerciante debe preparar varios documentos de manera oportuna y correcta de acuerdo con el contenido de la carta de crédito, contrato y otros documentos, y presentarlos al banco para su liquidación dentro del período de validez estipulado en la carta de crédito. Hay muchos documentos de exportación y el recordatorio más importante es el conocimiento de embarque. Cuando las mercancías se envían para exportación, se debe instar a la empresa de transporte de carga a que emita un conocimiento de embarque. El conocimiento de embarque aprobado solo puede utilizarse como recibo de mercancías del cliente. Una vez recibido el conocimiento de embarque correcto, debe enviarse al banco para su revisión y enviarse por correo junto con otros documentos.
4. Cuestiones a las que se debe prestar atención durante la producción de documentales.
1. Comunicación oportuna durante el proceso de producción documental.
La comunicación, ya sea para el seguimiento o para el trato con otros, es un medio sumamente importante. Lo que aquí se comunica son todos los detalles antes de confirmar el pedido. Los detalles deben dividirse en dos partes. Un tipo es el personal comercial, es decir, el personal comercial puede confirmar detalles en función de su comprensión de los productos y pedidos. El segundo es el cliente, es decir, los detalles que deben ser confirmados por el cliente. Comprender bien estos dos aspectos también es un factor importante que refleja la capacidad del personal de la empresa para seguir órdenes. Durante el proceso de seguimiento del pedido, el personal comercial debe desarrollar el hábito de la retroalimentación y la comunicación inmediatas. Informe los problemas y el progreso de producción encontrados durante el proceso de producción a sus superiores directos o clientes de manera oportuna para informarles lo que están haciendo. La información enviada por los clientes puede recibir sus comentarios a tiempo, para que los clientes puedan estar tranquilos.
2. Se deben mantener los compromisos con los clientes.
La honestidad es la base del desarrollo empresarial y la forma de comportarse. Además de los empresarios que deben cumplir sus promesas, los altos directivos de la empresa también deben cumplir sus promesas. Para cumplir sus promesas, la mejor manera es hacer menos promesas. Antes de hacer una promesa a un cliente, primero confirme si una condición que cumpla la promesa es factible. Una vez que asumes un compromiso, debes cumplirlo. Si no puede hacer esto, debe disculparse sinceramente con el cliente y no eludir ni eludir la responsabilidad. Y encontrar maneras de hacer las paces. Cuando existan dudas, busque primero el consejo de su superior directo y luego confírmelo con el cliente para garantizar el cumplimiento de cada promesa. y comunicar los motivos de los resultados a los superiores. Comprenda el progreso de la producción de pedidos y realice un seguimiento periódico de la calidad de los productos del pedido.
3. Tratar a las fábricas y a los trabajadores con educación.
La fábrica es el lugar de producción directa de los productos, y los trabajadores son los productores directos de los productos. Las buenas relaciones con las fábricas y los trabajadores juegan un papel decisivo en la producción de todo el lote de bienes. En la comunicación diaria, deben prestar atención a sus palabras y tono, y tratarse unos a otros con cortesía. Si encuentra algún problema, infórmelo lo antes posible a la persona a cargo de la fábrica. El responsable se comunicará con los trabajadores. Si la fábrica no coopera y no puede resolver el problema, podemos informarlo a nuestros superiores. Nunca participe en un conflicto frontal.
4. Etiqueta empresarial a la que debes prestar atención en el trabajo
Respetar a los clientes durante la comunicación y el seguimiento. Brinde a los clientes el mejor servicio desde cada pequeño detalle y reduzca los riesgos de transacciones entre la empresa y los clientes. Mantener la imagen de la empresa en la comunicación con cada cliente. Recoger comentarios y sugerencias de los clientes para el departamento de marketing como referencia para la planificación futura de la empresa. Esto traerá beneficios generales a la empresa y será más propicio para el desarrollo de los clientes. Durante el proceso de seguimiento de la mercancía, los comercializadores trabajan fuera del hogar y deben mantener la imagen de la empresa, ser amables con los trabajadores y valorar la armonía. Sea meticuloso en su trabajo, aclare el trabajo del día cuando vaya a trabajar todos los días, revise el trabajo de hoy antes de salir del trabajo y asegúrese de completar el trabajo más importante y estresante.
Cada consulta de un cliente que recibe la empresa es el resultado de una gran cantidad de inversión en publicidad. No realizar un seguimiento cuidadoso de los clientes es un desperdicio de recursos de la empresa.
Resumen del verbo (abreviatura de verbo)
En el comercio internacional, una vez firmado un contrato de exportación, la entrega debe realizarse estrictamente de acuerdo con la calidad y demás términos requeridos por el contrato, para ganar clientes. La importante tarea de supervisar la calidad de la mercancía reside en el seguimiento del pedido. El comerciante es el administrador más directo de todo el lote de mercancías. Debe realizar un seguimiento de todo el proceso de todo el lote de mercancías, desde el pedido del cliente, la adquisición de materiales, el seguimiento de la producción, la organización del envío, la recogida de divisas, etc. fecha de entrega de la mercancía. Durante este período, es necesario una buena comunicación con los clientes y las fábricas para que la producción de los pedidos se pueda realizar de forma planificada y paso a paso. En una pequeña empresa, un comerciante desempeña varias funciones, como logística, planificador de producción, controlador de materiales y posiblemente comprador. Se puede decir que en una fábrica, relativamente hablando, a excepción de los comercializadores, casi todo el trabajo es de ejecución, y el trabajo dedicado a los comercializadores es de planificación y gestión.