Seguimiento del flujo de trabajo del pedido
Procedimientos básicos para aceptar pedidos y revisar documentos de carga de importación y exportación. El negocio del comercio exterior se trata principalmente de la importación y exportación de bienes. Echemos un vistazo a los procedimientos básicos para exportar e importar mercancías, así como el trabajo a realizar al seguir órdenes.
Hay dos formas de transacciones de exportación de bienes, una es la exportación a través de empresas de comercio exterior y la otra es la exportación autooperada. El trabajo de seguimiento de carga de exportación incluye principalmente: recepción de pedidos, seguimiento de producción, seguimiento de envíos, elaboración de documentos, liquidación de divisas, etc.
1. Recibir pedidos:
Recibir pedidos significa firmar un contrato y obtener un pedido. La forma escrita de un contrato no se limita a un formato específico. Cualquier documento escrito que indique los nombres de las partes, la calidad, cantidad, precio, entrega y pago del objeto y otras condiciones de la transacción, incluidas cartas, telegramas o télex intercambiados entre el comprador y el vendedor para concluir la transacción, es suficiente para constituir un contrato escrito.
1. Método de pedido: Los clientes pueden realizar pedidos por teléfono, fax, correo electrónico o contrato escrito.
2. Métodos de recepción de pedidos: ferias, visitas, exposiciones en el extranjero, invitación a visitarnos, uso de nuestra web, etc.
3. Formulario de recepción de pedidos: En el comercio de exportación no existen restricciones específicas sobre los pedidos recibidos por los vendedores. Los más comunes son:
(1) Contrato: (Contrato) Los contratos incluyen contratos de venta y contratos de compra. El primero lo redacta el vendedor y el segundo lo redacta el comprador.
(2) Carta de confirmación; (confirmación) es más simple que el contrato. Excluye objeciones, arbitraje, fuerza mayor y otras disposiciones. También cuenta con una confirmación de venta y una confirmación de compra. Este formato de contrato es generalmente aplicable a productos industriales ligeros, artículos de primera necesidad, productos locales, etc. El monto de la transacción es pequeño y el tamaño del lote es grande. Y el contrato es relativamente formal. Importación y exportación de maquinaria y equipos. También existen acuerdos, cartas de intención, pedidos y órdenes de comisión. Cabe mencionar que para los pedidos o pedidos encomendados enviados directamente desde el exterior por los clientes, deberá responder después de recibirlos y no puede ignorarlos, de lo contrario se considerará un incumplimiento de contrato.
4. Procedimiento de recepción de pedido: El procedimiento de recepción de pedido se puede dividir en cuatro eslabones: consulta, oferta, contraoferta y aceptación.
(1) Consulta: (Consulta) también se llama consulta.
(2) Oferta: (OFERTA) también se llama oferta. Es una expresión clara de que el comprador o vendedor propone varias condiciones de transacción a la otra parte y está dispuesto a concluir una transacción y celebrar un contrato basado en estas condiciones. En los negocios reales, una de las partes suele hacer una oferta después de recibir una consulta de la otra parte.
(3) Contraoferta: también llamada contraoferta.
(4) Compromiso: Indica claramente que el comprador o vendedor está de acuerdo con los términos de transacción propuestos por la otra parte en la oferta y está dispuesto a concluir una transacción y celebrar un contrato de acuerdo con estos términos. .
2. Revisar documentos: es decir, revisar el contrato.
1. Contenido aprobado:
Confirmar el nombre del producto, especificaciones, calidad, cantidad, precio unitario, términos de precio, monto total, método de pago, requisitos de empaque, fecha de entrega y forma de entrega.
2. Método de revisión:
(1) Nombre y especificaciones del producto: ¿el código del producto es su propio producto durante la revisión? ¿Puede coincidir con la información de nuestro producto? Hay muchos códigos de nombres de productos de empresas y empresas que también representan especificaciones.
(2) Calidad: también llamada calidad. Es una combinación de apariencia del producto y calidad intrínseca. En la venta internacional de bienes, la calidad de los bienes no es solo la principal condición de transacción, sino también la condición principal para que podamos seguir el pedido y revisar los documentos.
(3) Cantidad: Debe verificar si la cantidad de la mercancía se puede preparar a tiempo y cuáles son las regulaciones sobre su unidad de medida, peso y cantidad aproximada. Cifra aproximada: ¿Qué pasa si la cantidad del contrato se agregó antes? ¿Acerca de? , lo que puede hacer que la cantidad de entrega sea adecuadamente flexible. Existen diferentes interpretaciones de esta palabra en el mundo. Algunas personas piensan que es 2,5, otras piensan que es 5. Según la práctica unificada del crédito documentario, si existe contrato en la carta de crédito, el aumento o disminución no podrá exceder de 10.
(4) Revisión del precio unitario y el importe total:
1. Algunos clientes marcarán el precio unitario al realizar un pedido. Debemos comprobar si es correcto con nuestra cotización. ¿Está mal sumar el total? Cuando un nuevo cliente realiza un pedido, debe consultar el presupuesto que le entregamos.
Normalmente utilizamos dólares estadounidenses como moneda de liquidación, pero existen otras monedas.
Se debe prestar atención al uso de divisas fuertes en circulación internacional. (libras esterlinas, HKD, euros)
(5) Revisión de los términos de precios: términos de precios unitarios de bienes de exportación, también conocidos como términos de precios, los comúnmente utilizados son:
Precio FOB (refiriéndose a Condiciones de precios en el puerto de embarque)
¿A dónde se paga el flete al campo? ..) Tarifa de envío al destino designado.
Precio de flete de seguro de costo CIF (refiriéndose al puerto de destino)
A continuación se presentan la conversión y las fórmulas de varios precios FOB CFR CIF de uso común:
(1) Elevación Convertir el precio FOB a otros precios: Precio CFR = Precio FOB Flete Precio FOB Flete CIF = - Tasa de seguro x.
(2) Convertir el precio CFR a otros precios: ¿Precio FOB = precio CFR? Precio del flete Precio CFR Precio CIF = - 1? Tasa de seguro x prima de seguro
(3) Convertir precio CIF a otros precios: Precio FOB = Precio CIF X (1? Prima de seguro (1? Prima de seguro x tasa de seguro)
( 6) Revisión del método de pago:
1. ¿Es aceptable el método de pago? LC, pagar depósito, etc.
2. ¿Es aceptable la moneda de pago?
(7) Revisión de requisitos de embalaje:
1. Los productos de la fábrica cuentan con embalaje propio. ¿Es aceptable mostrárselo a los clientes?
2. ¿Podemos hacer el embalaje (impresión en color, tamaño) proporcionado por el cliente?
3. ¿Está completa la información del embalaje proporcionada por el cliente? (Embalaje interior, embalaje exterior, etiquetas, instrucciones) Embalaje interior: Puhe, Lily, Caihe, embalaje blister: cartones, cajas de madera, barriles, bolsas tejidas. Lo más importante es la impresión de marcas.
(8) Revisión de la fecha de entrega
El comerciante debe verificar si la fecha de entrega es razonable y si la empresa puede preparar los productos para la entrega a tiempo. Generalmente, la fecha de entrega debe especificar una fecha límite, en lugar de una fecha específica. Hay plazos largos y cortos. Podrían ser dos semanas, tres semanas, un mes, dos meses, un trimestre o más.
(9) Revisión de los métodos de envío: El transporte incluye principalmente transporte marítimo, transporte terrestre, transporte aéreo, correo, etc. Nota: Si el costo de envío lo paga el cliente, el cliente decide el método de envío. Si pagamos, intentaremos enviarlo por mar. Si se agrega la cotización más el precio del flete marítimo y el cliente requiere flete aéreo (para ponerse al día con las ventas), podemos pedirle al cliente que asuma el costo adicional.
Acerca de las muestras: La preparación de muestras es un paso importante para conseguir un pedido.
1. Enviar catálogo, ejemplo:
2. Preparar muestras.
(1) Estilos existentes de fábrica
(2) Nuevos estilos
(3) Muestras proporcionadas por los clientes.
Puntos clave: Ya sea un producto antiguo, un producto nuevo o una muestra enviada por un cliente, las muestras deben enviarse al cliente para su confirmación. Es posible que sea necesario modificar varias veces los productos especialmente nuevos. El seguidor debe conservar la muestra de confirmación final para evitar que el cliente encuentre la muestra de confirmación al realizar el pedido. En el comercio internacional, una gran proporción de las transacciones se basan en muestras.
Como comerciantes, debemos hacer lo siguiente:
(1) Completar la información del producto y promocionarlo activamente.
(2) Se debe calcular el costo y el precio de los nuevos productos.
(3) Deben conservarse muestras de nuevos productos.
(4) Las muestras del cliente deben mantenerse intactas.
3. Factura proforma:
Para solicitar una licencia de importación o aprobar divisas de las autoridades locales, una factura proforma requiere que el exportador emita una copia del nombre, nombre y detalles de los bienes vendidos antes de que se complete la transacción. Factura de referencia para especificaciones y precios. Este tipo de factura no puede reemplazar la factura oficial después de la transacción y no tiene fuerza vinculante final para ambas partes. ¿Para distinguirla de la factura oficial se debe indicar claramente? ¿Factura de proforma? Palabra. Las facturas proforma suelen mostrar información sobre el pedido. (Destinatario, número de contrato, número de factura proforma, fecha de emisión). Información del producto (nombre, cantidad, precio, fecha de entrega). Términos del contrato (términos de precio, métodos de pago). Además, proporcionar nuestra información bancaria para abrir cartas de crédito o remesas para los clientes.
Tenga en cuenta los siguientes puntos:
1. Los términos del precio unitario deben ser claros (FOB, CFR, CIF).
2. La fecha de entrega debe ser clara.
3. Las condiciones de pago deben ser claras (carta de crédito, transferencia bancaria)
Cuatro. Procedimientos básicos para documentar mercancías de exportación:
El registro de mercancías de exportación es el trabajo de seguimiento de la documentación y cumplimiento del contrato. La atención se centra en bienes, certificados, barcos y pagos, incluida la preparación de existencias, el recordatorio de certificados, el reemplazo de certificados, el fletamento de barcos y la reserva de almacenes (declaración de aduanas, declaración de inspección, envío), preparación de documentos y liquidación de divisas. Resumimos estos procedimientos de la siguiente manera:
(1). Medias: De acuerdo a los requisitos del pedido y carta de crédito, las medias se elaboran en tiempo, con calidad y cantidad garantizada.
(2) Documentos recordatorios: la mayoría de los métodos de pago son cartas de crédito, lo que garantiza el cobro seguro de divisas porque se trata de crédito bancario. El banco garantiza el pago siempre que los bienes enviados cumplan con los términos de la carta de crédito. La documentación debe dar seguimiento a los contratos que utilizan cartas de crédito como métodos de pago, como recordatorios, revisiones y modificaciones. Recordatorio: debe recordarles cuando los productos estén casi terminados. Examen de certificados: el examen de certificados es una responsabilidad conjunta de los bancos y las empresas, pero difiere en alcance y contenido. Desde una perspectiva política, ¿tienen los bancos relaciones comerciales con los países emisores de tarjetas? ¿La credibilidad del banco emisor? Las corporaciones examinan a testigos y beneficiarios, ¿verdad? ¿Los bienes y el monto de la carta de crédito son los mismos que los del contrato? ¿Fecha de envío? ¿Términos especiales? Renovación del certificado: Es común que se descubran problemas después de la inspección. En el empaque, monto total, fecha de vencimiento, incluyendo errores ortográficos. Al pedirle a la otra parte que modifique una carta de crédito, pueden surgir varios problemas. Necesitamos señalarlos uno por uno y modificarlos todos a la vez.
(3) Reserva y envío: una vez que la mercancía esté lista y la carta de crédito esté bien, ingresaremos a las etapas de envío, fletamento, reserva y envío. Si la transacción se realiza según precios CFR y CIF, somos responsables de los procedimientos de fletamento, reserva y envío. En primer lugar: envío y carga de contenedores: El seguidor del pedido deberá contactar con la empresa de envío y carga de contenedores tres o cuatro días antes del envío. El trabajo a realizar en este proceso incluye selección de contenedores, producción de listas de empaque, seguimiento de carga de contenedores, etc.
A. Selección de contenedores: elija diferentes contenedores según los diferentes productos. Los más utilizados son: 20? 29? 30 metros cúbicos/17,5 toneladas 40? 58? 61 metros cúbicos/22,5 toneladas 40? H 68? 71 metros cúbicos/27,5 toneladas
B. Haga una lista de embalaje: La lista de embalaje se centra en el embalaje de la mercancía. Debe incluir nombre, especificación, cantidad, número de cajas, peso bruto y neto, tamaño del embalaje, volumen total, número de caja, marca, etc.
C. Seguimiento de la carga del contenedor: notifique al personal pertinente un día antes del envío y determine la exactitud de las cantidades del envío. Ayudar al departamento de producción a organizar personal para instalar gabinetes. Una vez que el contenedor llega a fábrica, el comercializador debe supervisar la carga y guiar la colocación de la mercancía. Si hay varias mercancías en un contenedor, se deben dejar una o dos cajas de cada especificación de producto al final del contenedor para la inspección aduanera.
(4) Preparación de documentos y liquidación de divisas: Es el último paso en la documentación de mercancías de exportación.
A. Preparación de documentos: una vez enviadas las mercancías, el documental prepara varios documentos de manera oportuna en función de la carta de crédito, el contrato u otros documentos. Los documentos deben enviarse al banco dentro del período de validez de la carta de crédito. Los documentos de exportación incluyen principalmente: giro postal, factura, factura de aduana, conocimiento de embarque, lista de empaque, certificado de origen, certificado de inspección de productos, póliza de seguro, etc.
B. Liquidación de divisas: si los documentos se producen de acuerdo con las disposiciones de la carta de crédito y se envían al banco a tiempo, podemos recibir el pago a tiempo. Requisitos del documento: correcto, completo, oportuno, conciso y prolijo.
5. Procedimientos básicos para documentar la importación de mercancías:
Es dar seguimiento a la ejecución del contrato de importación. Los trámites son: fletamento de nave y reserva de espacio, solicitud de carta de crédito, expedición de mercancías, seguro de manipulación, inspección y declaración aduanera de mercancías, recepción y aceptación de mercancías, etc.
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