Seis pasos para una agenda de reunión
Los seis pasos de la agenda de la reunión: registro de la reunión, apertura de la reunión, informe y discurso, discusión y sesión interactiva, votación y resolución, resumen y cierre de la reunión.
1. Inicio de sesión en la reunión: antes de que comience la reunión, los participantes inician sesión para confirmar la lista de participantes. Este paso ayuda al organizador de la reunión a comprender el estado de participación y garantizar el buen progreso de la reunión.
2. Apertura de la reunión: El anfitrión o responsable relevante de la reunión pronunciará un discurso de apertura y presentará brevemente el tema, propósito, agenda y asuntos que requieren atención de la reunión. Después de las palabras de apertura, entró oficialmente en la agenda de la reunión.
3. Informes y discursos: expertos, invitados o jefes de departamentos relevantes invitados por la conferencia presentarán informes o discursos para llevar a cabo debates e intercambios en profundidad sobre el tema de la conferencia. Esta sesión puede incluir múltiples informes o discursos, cada uno de los cuales cubrirá diferentes temas.
4. Sesión de discusión e interacción: Después de los informes y discursos, los participantes discutieron el tema de la conferencia y temas relacionados. Las discusiones se pueden dividir en discusiones de grupo, mesas redondas y otras formas para movilizar completamente el entusiasmo y la iniciativa de los participantes.
5. Votación y resolución: Con base en la discusión, los participantes votan sobre asuntos importantes involucrados en la reunión. Los resultados de la votación servirán como resoluciones de la reunión y tendrán importancia orientadora para el trabajo futuro.
6. Resumen y cierre de la reunión: El organizador de la reunión resumió la realización de esta reunión y agradeció a los participantes por su activa participación. Posteriormente, el anfitrión anunció el cierre de la reunión y los participantes firmaron y confirmaron el acta de la reunión.
? Cosas a tener en cuenta al formular la agenda de una reunión
1. Aclare el propósito de la reunión: la agenda de la reunión debe resaltar el tema y el propósito de la reunión, garantizar que los participantes comprendan el tema. enfoque de la reunión y mejorar la eficiencia de la misma.
2. Asignación razonable de tiempo: La agenda de la reunión debe planificar razonablemente el tiempo para cada enlace para evitar ser demasiado ajustada o demasiado flexible para garantizar el buen desarrollo de la reunión.
3. Priorización: Priorizar los contenidos de la agenda de la reunión para garantizar que los temas importantes y urgentes se discutan y traten primero.
4. Participantes: Asegúrese de que los participantes invitados sean representativos, profesionales y autorizados para brindar opiniones y sugerencias valiosas para la reunión.
5. Preparación de los materiales de la reunión: Para garantizar el buen desarrollo de la reunión, los materiales, equipos y lugares necesarios para la reunión deben prepararse con anticipación para garantizar que se satisfagan todas las necesidades durante la reunión. .
6. Actas y resumen de la reunión: después de la reunión, las actas de la reunión deben compilarse a tiempo, resumiendo los resultados y las deficiencias de la reunión y proporcionando referencias para reuniones similares en el futuro.
7. Seguimiento después de la reunión: Después de la reunión, se debe realizar un seguimiento y supervisión oportunos de los asuntos discutidos y resueltos en la reunión para garantizar que los resultados de la reunión se implementen.