Principales características de los documentos oficiales
Características de los documentos oficiales:
1. Normalización de forma y formato.
2. El estilo del documento oficial es conciso, las opiniones son rigurosas y claras y la redacción es sencilla y solemne.
3. Dependencia del trabajo por agencia. El trabajo de agencia es la base para la formación de documentos oficiales, y los documentos oficiales son herramientas especiales para el trabajo de agencia.
4. Legalidad del contenido y procedimiento: El contenido específico y el procedimiento de elaboración del documento oficial deben ajustarse a lo dispuesto en la ley y las normas pertinentes, de lo contrario será nulo.
El papel de los documentos oficiales:
Los documentos oficiales son materiales escritos formados y utilizados por agencias y organizaciones estatutarias en actividades oficiales en un formato específico y mediante ciertos procedimientos. Ya sea que se dedique a trabajos profesionales o asuntos administrativos, transmitir decretos y políticas y manejar asuntos oficiales a través de documentos oficiales puede garantizar la coordinación de diversas relaciones y decidir sobre asuntos para que el trabajo se pueda llevar a cabo de manera correcta y eficiente.
Formato de documento oficial:
Los documentos oficiales generalmente constan de número de documento, nivel de confidencialidad y período de confidencialidad, grado de urgencia, logotipo de la agencia emisora, número de emisión, emisor, título, principal. agencia remitente, organismo y anexos Consta de descripción, firma de la autoridad emisora, fecha de redacción, sello, notas, anexos, autoridad copiadora, autoridad emisora, fecha de emisión, número de página, etc.
(1) Número de copia. El número de serie de las copias impresas del documento oficial. Los documentos oficiales confidenciales deben marcarse con un número de copia.
(2) Nivel de confidencialidad y plazo de confidencialidad. El nivel de confidencialidad de los documentos oficiales y el período de confidencialidad. Los documentos oficiales que impliquen secretos deben marcarse con "alto secreto", "confidencial", "secreto" y un período de confidencialidad según el grado de confidencialidad.
(3) Grado de urgencia. Plazos de entrega y tramitación de documentos oficiales. Según el grado de urgencia, los documentos oficiales de emergencia deben marcarse como "Extra Urgente" y "Urgente" respectivamente, y los telegramas deben marcarse como "Urgente Especial", "Urgente", "Urgente" y "Urgente Normal" respectivamente.
(4) Logotipo de la autoridad emisora. Consta del nombre completo o abreviatura estandarizada del organismo emisor más la palabra “documento”. También podrá utilizarse el nombre completo o abreviatura estandarizada del organismo emisor. Al emitir un documento de forma conjunta, el logotipo de la agencia emisora del documento se puede combinar con el nombre de la agencia emisora conjunta del documento, o se puede utilizar solo el nombre de la agencia patrocinadora.
(5) Emitir un número de texto. Consta del código, el año y el número de secuencia de emisión de la autoridad emisora. Al redactar un documento conjunto, se utilizará el número de emisión de la organización patrocinadora.
(6) Emisor. El texto superior debe estar marcado con el nombre del emisor.
(7) Título. Consta del nombre del organismo emisor, la materia y el tipo de idioma.
(8) El principal órgano dispensador. La agencia principal que acepte documentos oficiales deberá utilizar el nombre completo de la agencia, la abreviatura estandarizada o el nombre colectivo de agencias del mismo tipo.
(9) Texto. El cuerpo principal del documento oficial se utiliza para expresar el contenido del documento oficial.
(10) Descripción de los archivos adjuntos. El número de secuencia y el nombre del documento adjunto.
(11) Firma de la autoridad emisora. El nombre completo o abreviatura estandarizada de la autoridad emisora.
(12) Fecha de redacción. La fecha en que es aprobado por la reunión de la agencia o firmado por el responsable de la agencia emisora. Cuando se expida conjuntamente un documento, se deberá firmar la fecha firmada por el responsable de la última autoridad emisora.
(13) Sello. Si el documento oficial está firmado por la autoridad emisora, se colocará el sello de la autoridad emisora y será coherente con el de la autoridad firmante. Los documentos oficiales generales y los telegramas que lleven el logotipo de una determinada autoridad emisora no podrán llevar sello.
(14) Notas. Asuntos que necesitan explicación como el alcance de la emisión y comunicación de documentos oficiales.
(15) Anexo. Explicaciones, complementos o materiales de referencia al texto principal del documento oficial.
(16) Con copia a la autoridad. Además de la agencia emisora principal, otras agencias que necesiten otorgar o conocer el contenido del documento oficial deberán utilizar el nombre completo de la agencia, la abreviatura estandarizada o el nombre colectivo de agencias del mismo tipo.
(17) Autoridad emisora y fecha de emisión. Autoridad de envío del documento oficial y fecha de envío.
(18) Número de página. Número de página del documento.