Ejemplo de plan de planificación de reuniones a gran escala de una empresa

Algunas empresas necesitan celebrar una reunión a gran escala de vez en cuando. El siguiente es un "muestra de plan de planificación de reuniones a gran escala" que compilé para todos. son bienvenidos a leerlo. Muestra del plan de planificación de reuniones a gran escala de la empresa (1)

Para mostrar los rápidos cambios y el vigoroso desarrollo de la empresa, mejorar la amistad y mejorar la cohesión, se celebra una reunión a gran escala en el décimo aniversario. del establecimiento de la empresa. Si analizamos los altibajos de la empresa durante los últimos diez años, esperamos un futuro brillante.

Planificación básica de la conferencia

1. Participantes y unidades

Líderes de la empresa, líderes de asociaciones industriales, departamentos gubernamentales relevantes, medios de comunicación, proveedores y clientes. representantes, el personal de conferencias de la empresa.

Requisitos: Realizar una lista detallada y determinar el número de personas, sin errores.

2. Hora y lugar

La hora es x, mes, x, el mismo día de creación de la empresa. La ubicación es la sala de exposiciones de conferencias de negocios y el departamento de catering del lobby del No. 1 XX Business Hall.

3. Tema y contenido de la reunión

Tema: Celebración del décimo aniversario de la fundación de la empresa, repasando la historia de desarrollo de la empresa en los últimos diez años y resumiendo la experiencia en todos aspectos del desarrollo. También presentamos ideas de desarrollo y medidas de trabajo para los próximos cinco años para hacer un buen trabajo en nuestra empresa y llevar nuestro negocio a un nuevo nivel.

Espero que cada empleado de la empresa establezca una perspectiva de carrera y desarrollo de dedicación a la empresa, se esfuerce por mejorar su propia calidad y la calidad del servicio, trabaje desinteresadamente, haga contribuciones desinteresadas y haga contribuciones en el futuro.

Contenido:

Contenido de la reunión

La distribución de información debe realizarse después de que los invitados estén sentados y la reunión esté lista para abrir. Los requisitos deben ser precisos y rápidos y no pueden pasarse por alto.

Debe existir publicidad sobre el desempeño de la empresa, que puede ampliar aún más la imagen de la empresa, permitir que los departamentos relevantes comprendan la fortaleza económica de la empresa a través de esta reunión de celebración del décimo aniversario y permitir que los departamentos gubernamentales comprendan la contribución de la empresa a la sociedad. y el país. Permitir que los proveedores y representantes de los clientes tengan una comprensión más completa de las condiciones operativas de nuestra empresa. En cuanto a los empleados, se trata más bien de fomentar su confianza. La promoción del desempeño es lo más destacado.

Promoción de productos. Nuestras conferencias cuentan con una gran asistencia e involucran a una amplia gama de personas. La promoción de productos en el sitio puede lograr mejores resultados que la promoción habitual. Imprima folletos y distribúyalos durante las sesiones de publicidad y explicación. El folleto debe tener imágenes y explicaciones sencillas para que la gente pueda tener una buena impresión cuando lo retire y lo vea.

Elogio al personal. Reconocer al personal destacado es parte esencial. Este vínculo puede mejorar en gran medida el entusiasmo de los empleados y promover la solidificación de las fortalezas centrales de la empresa. Fortalecer la competitividad de las empresas desde una perspectiva global. En términos de reconocimiento, se deben combinar recompensas materiales y recompensas espirituales para que los empleados sean más conscientes del cuidado y la consideración de la empresa.

Proceso de concertación de reuniones.

Transporte. Debido a que es una reunión anual a gran escala, deben venir sucursales y departamentos de ventas al extranjero. Luego hay que considerar la llegada de vuelos y trenes. Antes de eso, Jetstar enviará a alguien a recibirte, así que no te lo pierdas. Sea preciso al minuto. Los departamentos del gobierno local y los departamentos pertinentes deben recogerlos con antelación. Considere también el transporte entre el lugar de celebración de los huéspedes y su alojamiento. El departamento de logística debe tener rutas y horarios de organización detallados. Se deben organizar vehículos para despedir a los invitados, y aquellos que vienen de fuera de la ciudad deben reservar boletos aéreos y boletos con anticipación. El nivel del vehículo debe estar equipado según la identidad del huésped.

La distribución de la sala de conferencias. El diseño de la sala de conferencias debe organizarse con antelación y revisarse en el lugar. Algunos equipos como sistemas de sonido, mesas y sillas, podios y podios deben ser inspeccionados antes de la reunión. Las placas de identificación deben estar bien emparejadas y colocadas en la posición correcta sin cometer ningún error. Debe haber caminos despejados para guiar y sentar a los invitados. Deben existir medidas de escape en caso de incendio.

Problemas de alojamiento. Cuando se trata de alojamiento para huéspedes extranjeros, se debe considerar la clasificación de estrellas del hotel, el tipo de habitación y si las habitaciones cuentan con comunicaciones de larga distancia, lavandería, bebidas, Internet y otros servicios.

Restauración. El catering puede adoptar la forma de un buffet. La cantidad de comida debe determinarse según el número de personas y la combinación de comida china y occidental debe ser equilibrada.

En cuanto a las bebidas, conviene distinguir claramente los grados, hay altas y bajas, y recuerda no desperdiciar. El buffet es conveniente para que coma la mayoría de las personas y no causará tabúes para las minorías étnicas debido al número de personas.

Actividades escénicas. Comuníquese con el equipo de desempeño con anticipación para discutir el programa de desempeño. Entre ellos, debe haber promoción de marca y efectos humanistas sobre la empresa. El equipo de desempeño debe tener ciertas cualidades y habilidades. La grabación se realizará en el sitio. Deberían realizarse 2 o 3 ensayos antes de la actuación oficial. Programa de actuación: Se cantarán canciones. Puedes pagar para que actúen cantantes famosos. El espectáculo de danza debe ser grandioso y sobrio, y deben incluirse todo tipo de efectos. También necesitas prepararte más para los bocetos del idioma. Los programas de idiomas siempre han sido populares entre la gente y dichos programas pueden despertar el interés de la gente. Me impresionaron aún más las actividades de desempeño de la empresa.

Controlar el ambiente del lugar de reunión. Dado que somos una empresa de productos de alta tecnología, debemos ser formales pero animados, reflejando juventud, informatización y tecnología. Si se encuentra con una escena fría, recuerde no entrar en pánico, sino utilizar la forma de repartir obsequios para movilizar el entusiasmo de la gente en el lugar.

4. Desarrollar la agenda de la reunión

Los asistentes se registran y distribuyen los materiales de la reunión

El anfitrión presenta la reunión a los invitados, el tema de la reunión y les da la bienvenida. la reunión y el discurso del líder de la empresa.

Discurso de liderazgo: 1. Discurso del presidente de la empresa. 2. Discurso del representante del director del departamento.

Habló el representante de atención al cliente del proveedor.

Los encomendados hablaron.

Discursos de los líderes gubernamentales.

El líder de la empresa anunció el final de la reunión.

5. Presupuesto de gastos

Se desglosan partidas de gastos como lugares, comidas, vehículos, souvenirs, horas extras del personal de servicio y publicidad.

Las finanzas generales específicas serán resumidas por el departamento administrativo.

6. Estructura organizativa

Establecer un grupo de trabajo de reuniones para aclarar el personal y la división del trabajo. Hay un departamento de logística, un departamento de planificación, un equipo de redacción, un departamento de relaciones públicas y un departamento de publicidad.

El departamento de logística es responsable de todo el trabajo físico, como el diseño del lugar, la impresión de la marca, el equipamiento del vehículo y las reservas de hotel. El departamento de logística es la máxima prioridad. Debe cooperar bien con varios departamentos y trabajar en respuesta a los ajustes realizados por varios departamentos en cualquier momento.

El departamento de planificación es responsable del proceso de pensamiento y creatividad de toda la reunión. Cómo hacer que las reuniones resalten la cultura corporativa y sean novedosas. El departamento de planificación debe tomar las decisiones más rápidas y reportar información a los líderes de manera oportuna para que otros departamentos tengan tiempo de prepararse.

El grupo de trabajo de redacción debe grabar la reunión y resumir la historia de la empresa en los últimos diez años. La tarea es enorme y los discursos, comunicados de prensa y folletos deben ser completos.

El departamento de relaciones públicas es responsable del trabajo de recepción y banquetes. Gran parte de la imagen y el gusto cultural de la empresa reside en la publicidad impulsada por el departamento de relaciones públicas. Mantener una buena apariencia es una tarea esencial para una empresa. El departamento de relaciones públicas debe anteponer la imagen corporativa.

El departamento de publicidad coopera con el departamento de logística y el departamento de relaciones públicas para realizar ajustes en cualquier momento para lograr publicidad para toda la conferencia. El departamento de publicidad es responsable de la distribución de souvenirs y otras actividades de la conferencia. y contactos con los medios y distribución de noticias.

7. Manejo de emergencias en caso de emergencia

Las actividades de las reuniones a gran escala deben centrarse en los puntos clave, la fecha no debe cambiarse, el tema debe seguir siendo el mismo, la mayor parte de el personal debe estar en su lugar y el cronograma debe realizarse de acuerdo con los pasos. Considérelo un éxito.

Las instalaciones de protección contra incendios del recinto deberán estar inspeccionadas y en su lugar. Los asuntos de liderazgo deben manejarse con respaldo. Si el líder que pretende hablar no está presente, se puede dar el siguiente paso a tiempo.

Ejemplo del plan de planificación de reuniones a gran escala de la empresa (2)

1. Tema de la reunión anual del plan de planificación de reuniones anuales de la empresa

xx reunión resumida anual de fin de año de la empresa y dirección de desarrollo de año nuevo

2. Hora de la reunión anual del plan de planificación de reuniones anuales de la empresa

20xx, x mes p>

Hora de la cena: xxx

3. Lugar de la reunión anual del plan de planificación de reuniones anuales de la empresa

salón de banquetes multifuncional del hotel xx

4. Participantes de la víspera de Año Nuevo

Todos los empleados de la empresa

5. El proceso y la organización del plan de planificación de la reunión anual de la empresa

El proceso y la organización de la reunión anual incluyen las dos partes siguientes:

( 1) Agenda de la reunión de fin de año

(2) Organización de la cena y ejecución del programa creativo de la reunión anual

6. Reunión anual en el plan de planificación de reuniones anuales de la empresa Preparación y precauciones relacionadas

(1) Aviso y publicidad de la reunión anual: la oficina de la empresa emitió hoy un "Aviso sobre la reunión resumida de fin de año 2018" por escrito a todos los departamentos y departamentos de proyectos. Se anunciarán las actividades de la siguiente reunión anual. y promovido para garantizar que todos los miembros sean conscientes de ello.

(2) Producción de pancartas

(3) Compra de artículos: regalos para rifas, regalos del zodiaco, premios de juegos, asientos para conferencias (para reuniones), bolígrafos, papel, asientos para el personal Tarjetas (para la cena), útiles para la decoración del lugar, artículos para juegos, cajas de lotería para la reunión, bebidas para la cena y frutos secos diversos y snacks;

(4) Contratar personal de fotografía en el sitio y hacer un buen trabajo en la filmación de conferencias y actividades.

7 Tareas de preparación de reuniones anuales del plan de planificación de reuniones anuales de la empresa.

Incluye principalmente: personal previo a la conferencia, personal de coordinación de mitad de período, anfitrión en la etapa de la reunión, anfitrión en la etapa de la cena, personal para la compra de artículos, diseño del lugar, pancartas, certificados, producción de stands con nombres, reservas de flores, y fotografía in situ. Muestra de plan de planificación de conferencias a gran escala de la empresa (3)

El marketing de conferencias en la industria cosmética se llama conferencia terminal en la línea profesional y se lanzó con gran fanfarria hace unos años. y los métodos y contenidos también son variados hoy en día, se ha convertido en una de las actividades más poderosas para promover la venta de productos y difundir el conocimiento del producto. Sin embargo, también hay muchas empresas a las que no les va bien. claro, el propósito no está claro, el plan de planificación no es innovador y la ejecución no está en su lugar, etc., causado por factores.

La clave es que las reuniones no se planifican cuidadosa y sistemáticamente, o algunas simplemente no se planifican. Muchos líderes empresariales hacen lo que piensan y hacen lo que piensan, y siempre fracasan. Resumen No conozco las razones clave por las que las reuniones terminales no se realizan bien. Por lo tanto, no podemos hacer un buen uso de las reuniones terminales para desempeñar el papel y el encanto del marketing de conferencias. Entonces, ¿cómo planificar una reunión terminal? Basándome en mi experiencia personal, hice un resumen y lo resolví. Espero discutirlo con amigos de la industria y hacer un buen trabajo conjunto en el marketing de conferencias.

Para elaborar un excelente plan de marketing de conferencias, primero debe enumerar los elementos principales del marketing de conferencias. También se puede decir que primero se describen los contenidos importantes. Esto es como construir una casa. columna. muro. Estas partes son indispensables, mientras estas importantes estructuras estén bien construidas, la casa no colapsará. De la misma manera, con estos elementos en la planificación, no habrá grandes desviaciones, y luego se podrán hacer más mejoras de acuerdo con el plan. situación específica. Será como un hermoso edificio, hermoso y práctico. Estos elementos incluyen los siguientes puntos:

1. Realizar un análisis de antecedentes del mercado local

Esto requiere que los organizadores de eventos tengan una comprensión completa del mercado objetivo, incluido el desarrollo económico, la capacidad del mercado. los hábitos de consumo y las preferencias de los clientes objetivo, las actividades de los productos competidores y la base teórica de la creatividad de las actividades de la conferencia, es decir, qué características psicológicas y de consumo de los clientes se utilizan, o qué ventajas pueden tener suficiente impacto en los consumidores, de lo contrario. los consumidores no participarán y la reunión fracasará.

Este es el origen de todo el plan de actividades de la conferencia, y también se puede decir que es la razón por la que se puede realizar la actividad.

2. El tema de la reunión

El tema de la reunión es la firma. Un buen tema puede determinar el entusiasmo de los consumidores por participar, y aprovechar la curiosidad de la gente, para obtener ganancias. -búsqueda y otras características psicológicas, trate de ser lo más chismoso posible, el propósito es despertar el apetito de los consumidores objetivo y atraerlos.

3. El propósito de la actividad

Solo clarificando el propósito de la actividad podemos encontrar la dirección para lograrlo. No te limites a seguir lo que otros hacen y copiarlo tú mismo. Las marcas son diferentes de una marca a otra. También existen grandes diferencias entre empresas. Debe aclarar su propósito en función de su situación real. ¿O construir una marca? ¿O quieres lograr múltiples propósitos? En resumen, debes establecer el propósito de la reunión que más te convenga para que las actividades de la reunión puedan desempeñar su mejor papel. De lo contrario, será como disparar una flecha sin encontrar el objetivo. resultado.

4. El contenido y procedimientos de la reunión

Esta es la clave de las actividades de la reunión. Incluye muchos aspectos si no hay una buena planificación, puede conducir directamente al fracaso. de la reunión, se puede dividir en tres etapas en orden cronológico, antes de la reunión, durante la reunión y después de la reunión.

Antes de la reunión, puede planificar y llevar a cabo actividades de relaciones públicas de acuerdo con la situación para generar impulso para el evento, como comunicarse con la estación de televisión con anticipación y pedirle que lo transmita en el formato de noticias, o cooperar con los medios regalando productos para promoverlas. También se puede combinar con actividades de bienestar público actualmente promovidas por la Federación de Mujeres y otras agencias gubernamentales para aumentar las oportunidades de que los medios informen de manera proactiva y el apoyo de las autoridades competentes. para ampliar la influencia corporativa. También hay soporte para artículos blandos, diseño de temas y promoción de medios gráficos, que pueden atraer a más clientes objetivo a participar. También debe reservar un lugar para la reunión y distribuir las entradas con antelación: si distribuye las entradas entre 3 y 5 días antes de la fecha del evento, el diseño de las entradas debe ser bonito y atractivo, y el contenido debe ser atractivo. El objetivo de distribución depende del lugar. Los clientes objetivo del producto, como atraer consumidores de alto nivel. Los grupos pueden estar dirigidos a mujeres con una buena base económica, principalmente dueñas de tiendas en la calle, trabajadores administrativos en empresas, correos y telecomunicaciones, bancos, industria y comercio. Hacienda, electricidad, empresas de comunicaciones, profesores, médicos, funcionarios, etc., y designar personal para comprobar el estado de distribución de las entradas y realizar una estimación del número de participantes. El lugar debe organizarse con anticipación, los materiales deben asignarse a una persona dedicada y se deben hacer los arreglos necesarios, se debe dividir el trabajo, se deben ajustar la iluminación y el sonido y se deben realizar los ensayos. Para garantizar la calidad y el orden de la reunión, los boletos deben verificarse antes del inicio de la reunión. Los participantes deben ingresar con los boletos deben estar completamente llenos y la entrada de clientes no objetivo (generalmente hombres). y niños) deben ser estrictamente controlados.

Los procedimientos de la reunión deben establecerse durante la reunión. El procedimiento de la reunión general es el siguiente. Primero, el anfitrión sube al escenario y anuncia el inicio de la reunión, el propietario del negocio y los representantes del fabricante de cada marca. discursos de bienvenida. Luego, el conferenciante habla sobre conocimientos de belleza y selecciona clientes afortunados para que experimenten los productos, demuestren técnicas y técnicas de cuidado de belleza en el lugar o simplemente pronuncien un discurso de apertura. Habrá cantos y bailes, actuaciones y juegos interactivos, y se repartirán regalos y souvenirs. La publicidad y promoción de los miembros se pueden realizar en el sitio, y los pedidos y ventas de productos se pueden realizar junto con las políticas promocionales. Finalmente, se sorteará cada premio (para garantizar que los participantes no se queden a medio camino).

Después de la reunión, las disposiciones generales son las siguientes: al día siguiente de la reunión, se puede solicitar una tarjeta de socio en la tienda con las entradas que se han inspeccionado en la fiesta y hacer regalos. permitirá a los clientes conocer la ubicación del punto de venta del producto, y también podrá realizar un seguimiento telefónico del pedido para conocer el estado de uso del Cliente, realizar servicio postventa y ventas conjuntas, y aumentar la fidelidad del cliente y el volumen de compras.

5. Materiales necesarios para el evento

Determinados según el contenido de la reunión. En términos generales, los materiales necesarios para las reuniones de terminales de cosmética incluyen principalmente los siguientes: productos para que los clientes experimenten. y premios, productos, premios para sorteos (la mayoría tienen sorteos), display y artículos promocionales como.

6. Lugar de la reunión

El lugar puede depender de la reunión específica, como un hotel, un cine, un auditorio escolar, etc. El número de personas que se pueden acomodar es De acuerdo con los requisitos de la reunión, los requisitos generales deben ser Mejores instalaciones de iluminación y sonido, así como pizarras, micrófonos inalámbricos y otros elementos.

7. Composición del personal

De acuerdo con los requisitos de contenido de la reunión, se puede organizar el personal antes de la reunión, incluidos modelos y animadores, anfitriones, conferenciantes, personal de servicio del lugar y verificadores de boletos. , Registradora, azafata, directora de conferencias, camarógrafo.

8. Haga un buen trabajo en el análisis de costos de inversión y elaboración de presupuestos.

Al analizar el monto de inversión en las actividades de la conferencia, puede hacer una estimación de los costos requeridos y combinarlos con los objetivos esperados para calcular si la inversión y el rendimiento son razonables. Generalmente incluyen el costo de producción de boletos y materiales promocionales de exhibición, el costo de los premios y los costos de personal de la experiencia, como los salarios de los conferenciantes, animadores y otro personal, costos de comida y alojamiento, costos de lugares y artículos de alquiler, medios; y gastos de relaciones públicas, etc. Si se trata de una reunión conjunta de fabricantes, se deben indicar claramente las proporciones que comparten los fabricantes de cosméticos y las tiendas de terminales.

9. Planes de contingencia para las actividades de la conferencia

Para hacer frente a emergencias y problemas que surjan durante las actividades de la conferencia, es indispensable elaborar un plan de preparación para emergencias ante algunos factores inciertos. , sólo tomando contramedidas cuidadosas podremos garantizar el buen desarrollo de la reunión y lograr buenos resultados.

Finalmente, después de las actividades de la conferencia, se debe realizar un análisis y resumen oportunos para conocer las razones del éxito o el fracaso, y se deben realizar mejoras y mejoras continuas de esta manera, se puede realizar el plan de planificación. mejor y mejor, y el marketing de la conferencia puede ser cada vez mejor cuanto más exitoso sea.