¿Qué ideas se necesitan para redactar documentos oficiales?
¿Qué es un documento oficial?
El llamado documento oficial es la abreviatura de documento oficial. Es un material escrito elaborado en un formato prescrito por las agencias estatales para manejar los asuntos oficiales durante el proceso de gestión administrativa. Los tipos de documentos oficiales incluyen principalmente: órdenes, mociones, decisiones, anuncios, avisos, notificaciones, informes, solicitudes de instrucciones, aprobaciones, dictámenes, cartas y actas de reuniones.
En varios tipos de empresas, los documentos oficiales a los que se hace referencia son generalmente documentos comerciales, que se dividen principalmente en informes de presentación, solicitudes de instrucciones, actas de reuniones, puntos clave de los planes de trabajo, presentaciones de empresas y productos, cartas. , discursos e informes de viabilidad Los pasos y métodos para redactar documentos oficiales como resúmenes de trabajo, informes de investigación de mercado, explicaciones, etc. Sin embargo, los pasos y métodos para redactar documentos oficiales son generalmente similares a la forma de escribir artículos generales. Debido a las diferencias en la naturaleza, función y requisitos de redacción de los documentos oficiales, los pasos y métodos para redactar documentos oficiales también son diferentes. También hay algunas cuestiones que requieren especial atención al redactar.
Los documentos oficiales suelen redactarse siguiendo los siguientes pasos:
1. Aclarar el propósito del documento.
Cualquier documento oficial se redacta en función de las necesidades reales. de la obra. Por lo tanto, antes de escribir, primero se debe aclarar el propósito del documento, es decir, el tema y propósito del documento, incluyendo los siguientes contenidos:
1. Por ejemplo, para mejorar el trabajo relacionado, ¿cuál es la situación actual? Qué problemas existen, cómo resolverlos y qué necesita ayuda para otras solicitudes, solicite a la autoridad superior que responda o resuelva el problema, etc.
2. Según el contenido del documento, ¿qué idioma se utilizará? Por ejemplo, al informar sobre las condiciones de trabajo, si se debe redactar un informe especial o un informe sobre cuestiones reflejadas en las comunicaciones de los subordinados, si se debe escribir una instrucción o una carta de respuesta, o una notificación prescrita, etc.
3. Aclarar el alcance de los objetos de envío y lectura de documentos. Por ejemplo, si informar el trabajo a los superiores, o promover e introducir la experiencia en las unidades relevantes, si leerlo a los líderes y al personal del departamento relevante, o transmitirlo a todo el personal;
4. Aclarar los requisitos específicos para la publicación de documentos. Por ejemplo, si requiere que la otra parte comprenda o responda, si debe ser implementado por la agencia receptora, o si debe implementarse con referencia, estudiarse como referencia y solicitar opiniones, etc.
En resumen, el método de publicación de un documento debe estar claramente definido, qué temas trata principalmente y qué propósito específico quiere lograr. Sólo cuando tenga una comprensión clara de estos temas podrá comenzar. redacción.
2. Recopile información relevante y realice investigaciones.
Una vez que el propósito y el tema del artículo estén claros, puede recopilar materiales y realizar ciertas investigaciones sobre este tema. Por supuesto, esto también depende de la situación específica, y este paso de trabajo no es necesario para todos los documentos oficiales redactados. Por ejemplo, al escribir un breve aviso o anuncio, en términos generales, no es necesario recopilar materiales ni realizar una investigación. Después de aclarar el propósito del artículo, puede comenzar a escribir con un poco de reflexión. Sin embargo, para cuestiones más complejas, se requieren análisis e inducción específicos, como formular documentos extensos, formular planes de trabajo, realizar resúmenes de trabajo, redactar reglas, reglamentos y redactar instrucciones de trabajo, etc., que a menudo requieren la recopilación de materiales y materiales relevantes; Elaboración de instrucciones de trabajo. Investigación adicional y trabajos de investigación.
¿Cómo recopilar materiales y realizar investigaciones para redactar documentos oficiales?
El primero es recopilar materiales escritos relacionados con la lectura; el segundo es recopilar materiales prácticos. Por ejemplo, para redactar el plan de trabajo anual del departamento, primero debe revisar el plan de trabajo y el resumen de trabajo del año pasado, así como consultar planes de trabajo similares de empresas avanzadas, etc. También debe estudiar la situación que enfrenta el departamento. este año y las tareas y exigencias centrales de los superiores este año esperan.
En resumen, recopilar materiales e investigar e investigar es un proceso de preparación, con el fin de dominar una gran cantidad de materiales para comprender todos los aspectos del problema, y luego dar un salto en la comprensión a través del análisis. y pensando.
3. Elaborar un esquema y organizar la estructura.
A partir de los materiales recopilados, redactar un esquema de escritura. El esquema es el contenido principal del documento a escribir. Describe su marco principal para que antes de comenzar oficialmente a escribir, todo el artículo pueda estar completamente organizado y bien pensado, de modo que la redacción avance sin problemas y se evite la repetición. todo lo posible.
Los detalles del esquema se pueden determinar según las circunstancias específicas del documento, los hábitos personales y la competencia escrita. Para un documento que no es largo, puede organizar de forma aproximada la estructura del documento. Qué preguntas deben escribirse primero y qué preguntas deben escribirse en secuencia. Se puede dividir en varios niveles de significado, etc.
Los documentos más largos e importantes a menudo requieren un esquema más detallado, que incluya cómo se divide el documento en varias partes, cada parte se divide en varias preguntas, los títulos y puntos clave de cada pregunta grande y pequeña, y qué materiales específicos utilizar. etc. El esquema no necesita mucho texto y no es necesario dar más detalles. Por supuesto, excepto los esquemas que deben discutirse colectivamente o enviarse a los líderes para su revisión.
Escribir un esquema es un proceso de concepción muy importante. Los puntos básicos del documento se pueden reunir junto con el personal relevante para la discusión, investigación y revisión colectiva, de modo que el esquema se pueda mejorar cada vez más. Los documentos escritos por dos o más personas que trabajan por separado deben estudiar el esquema de redacción juntos para evitar duplicaciones, desconexión o conflictos.
4. Pon el lápiz sobre el papel y redacta el texto principal.
Después de organizar la estructura, debes seguir el orden indicado en los requisitos, comenzar con claridad y ceñirte al tema. y escribe el texto principal. Presta atención a dos puntos a la hora de escribir:
1. Tener un punto de vista claro y utilizar materiales adecuados. Es decir, los puntos de vista deben usarse para controlar los materiales y los materiales deben servir a los puntos de vista. Los materiales utilizados deben poder ilustrar el problema y los materiales y puntos de vista deben ser consistentes.
Al escribir, debes prestar atención a aclarar tu punto de vista y el lenguaje no debe ser vago, ambiguo, poco claro o engañoso. Si el punto de vista no es claro, no lo será. Algunos documentos solo hablan de opiniones sin materiales reales, lo que hará que la gente se sienta abstracta y vacía, sin fundamento y difícil de convencer. Simplemente enumerar los materiales sin un punto de vista claro hará que las personas se confundan sobre el problema a explicar y el propósito del documento, especialmente el informe de situación y la introducción del informe de trabajo.
2. Las frases deben ser concisas y la explicación clara. Al redactar un documento, se debe intentar ahorrar palabras, acortar la extensión, ser conciso y fluido, y prestar atención a las cuestiones claras que se explican.
5. Revisa repetidamente y revisa cuidadosamente.
Después de escribir el primer borrador, revísalo cuidadosamente. Escribir artículos requiere esfuerzo. Desde la antigüedad, los buenos artículos se revisan repetidamente, y lo mismo ocurre con los documentos escritos, especialmente los documentos importantes, que a menudo requieren varios borradores antes de ser aprobados. ¡Siempre que sea serio y paciente, redactar documentos oficiales no es difícil!