¿Qué se puede planificar para la planificación de exposiciones?
He estado involucrado en exposiciones de publicidad y decoración durante más de cuatro años, y he trabajado en Yiwu, Zhejiang durante tres años. La planificación de exposiciones incluye muchas cosas, creo que el diseño y la construcción del stand. Lo más importante. Reimprimiré algunas cosas, espero que le sean útiles 1
Planificación de convenciones y exposiciones---Carta de planificación de intenciones
■Presupuesto
.El presupuesto para congresos y exposiciones no es un concepto. En términos generales, el presupuesto de la conferencia incluye los siguientes aspectos:
1 Gastos de transporte
Los gastos de transporte se pueden subdividir en:
(1) Lugar de salida Costos de transporte. hasta el lugar de celebración de la conferencia, incluidos vuelos, ferrocarriles, autopistas, barcos de pasajeros y transporte desde la estación de destino, aeropuerto, muelle hasta el lugar de alojamiento
(2), costos de transporte durante la conferencia, principalmente servicios de conferencia Local Los gastos de transporte incluyen el transporte desde el alojamiento hasta el club, el transporte desde el club hasta el lugar del comedor, el transporte desde el club hasta el lugar de negocios, el transporte para inspecciones comerciales y otros transportes programados que puedan ser utilizados por los participantes.
(3) Transporte de despedida y transporte de regreso, incluidos los costos de transporte desde vuelos, ferrocarriles, autopistas, barcos de pasajeros y alojamiento hasta aeropuertos, estaciones y puertos.
2. Tarifas de la sala/salón de conferencias
Se pueden subdividir en:
(1) Alquiler del lugar de la conferencia: en términos generales, el alquiler del lugar Algunos comunes Se incluyen instalaciones, como punteros láser, sistemas de sonido, mesas y sillas, podios, pizarras o pizarrones, bolígrafos de aceite, tizas, etc., pero algunas instalaciones no convencionales no están cubiertas, como equipos de proyección, decoraciones temporales, estantes de exhibición, etc., también puede ser necesario un presupuesto adicional al agregar líneas de discurso fuera de la tribuna.
(2) Costos de alquiler de instalaciones de conferencias: esta parte del costo cubre principalmente el alquiler de algunos equipos especiales, como proyectores, computadoras portátiles, sistemas móviles de interpretación simultánea, sistemas de visualización del lugar, sistemas multimedia y grabación de video. Los equipos, etc., generalmente requieren el pago de un determinado depósito de uso al momento del arrendamiento, y la tarifa de alquiler incluye soporte técnico y tarifas de mantenimiento del equipo. Vale la pena señalar que al alquilar, se deben establecer requisitos específicos para diversos parámetros funcionales del equipo (generalmente puede consultar a una empresa de servicios de conferencias profesional para obtener la relación precio/rendimiento más adecuada), de lo contrario puede afectar el progreso de la conferencia. . Además, los precios de alquiler de estas instalaciones para conferencias pueden variar mucho debido a las diferentes marcas, orígenes y novedades.
(3) Costos de decoración del lugar: a menos que existan requisitos especiales, en términos generales, esta parte del costo está incluida en la tarifa de alquiler del lugar. Si tiene requisitos especiales, puede negociar con un proveedor de servicios de conferencias profesional.
(4) Otros costos de apoyo: estos apoyos generalmente incluyen publicidad e impresión, etiqueta, servicios de secretaría, transporte y almacenamiento, entretenimiento y atención médica, medios de comunicación, relaciones públicas, etc. Dado que estos apoyos son de naturaleza temporal, si el organizador de la conferencia busca apoyo de estas industrias por separado, el costo puede ser mayor que el precio de mercado. Si se utiliza un proveedor de servicios de conferencias profesional como agente, el organizador de la conferencia recibirá apoyo con relativa rapidez. Precios bajos y servicios profesionales.
Para estos soportes de servicios individuales, el organizador debe especificar los requisitos tanto como sea posible y firmar un acuerdo de servicio por separado.
3. Tarifa de alojamiento
El costo del alojamiento debe ser muy fácil de entender: vale la pena señalar que algunas de las tarifas de alojamiento son precios completos, mientras que otras requieren impuestos gubernamentales adicionales. . El alojamiento puede ser uno de los mayores gastos de una conferencia. Por lo general, puede obtener mejores descuentos buscando proveedores de servicios de exhibición profesionales.
La tarifa normal de alojamiento no sólo está relacionada con el estándar de estrellas del hotel, el tipo de habitación y otros factores, sino también con los servicios disponibles en la habitación, como comunicación de larga distancia en la habitación, lavandería y cambio, bebidas mini bar, única vez Tiene que ver con si están abiertos servicios como cambio de ropa para sexo, Internet y provisión de frutas. Los organizadores de la conferencia deberían aclarar los servicios y el alcance de los hoteles que deberían cerrarse o abrirse.
4. Gastos de catering
Los gastos de catering de una reunión pueden ser muy sencillos o muy complicados, dependiendo de las necesidades de la agenda de la reunión y del objetivo de la misma.
(1) Desayuno
El desayuno suele ser tipo buffet. Por supuesto, también se puede tomar en mesa. El coste se calcula en función del número de personas (pero teniendo en cuenta). en cuenta la particularidad de las cenas de conferencias y la calidad de la preparación de las materias primas, por lo que el número estimado de comensales no debe diferir en más de un 15% del número real de comensales; de lo contrario, el restaurante tiene motivos para negarse a pagar la cuenta en función del precio real. número de comensales - y en su lugar cobran según el número reservado)
(2), comida china y almuerzo
El almuerzo y el almuerzo son básicamente comidas formales y se pueden presupuestar según el número. de personas - estilo buffet, o presupuestado en base a mesa - estilo mesa redonda. Si el anfitrión desea comprar el alcohol él mismo en lugar de que el restaurante se lo proporcione, el restaurante puede cobrar una cierta cantidad por el servicio.
(3).Bebidas y cargos por servicios
Normalmente, si cenas en el restaurante de un hotel de alta estrella, el restaurante no permitirá que el organizador traiga bebidas del exterior para su consumo. puedes traer bebidas del exterior. Para el consumo, los restaurantes normalmente necesitan agregar cargos por servicio. Cuando se celebran conferencias y banquetes en hoteles de alta estrella, normalmente se cobra una tarifa de servicio de aproximadamente el 15% sobre el nivel de consumo básico.
(4). Pausa para el té en el lugar
Esta tarifa se presupuesta básicamente en función del número de personas. A la hora de presupuestar se pueden proponer combinaciones de comidas y bebidas para las pausas para el té en diferentes horarios. veces. El precio del coffee break notificado por el organizador suele incluir los costes del personal de servicio, pero si el organizador requiere servicios fuera del programa, es posible que se requiera un presupuesto adicional. En circunstancias normales, los tipos de pausas para el té se pueden dividir en dos tipos: estilo occidental y estilo chino: el estilo occidental incluye básicamente café, té negro, bocadillos occidentales, frutas, etc., mientras que el estilo chino incluye principalmente agua hervida, té verde o té perfumado, té de frutas, frutas, café, etc. Principalmente frutas y snacks.
(5). Recepción/baile social
De hecho, el presupuesto para una recepción/baile social puede ser más complicado que el de un banquete aparte, siempre y cuando la comida sea estándar. y escala para el banquete, el presupuesto es muy sencillo de calcular. Sin embargo, puede llevar mucho tiempo confirmar el presupuesto, desde el diseño del cóctel/baile hasta el lugar y el soporte del programa:
Equipo audiovisual
A menos que se celebre al aire libre, equipo audiovisual El costo suele ser insignificante. Si hay que hacerlo al aire libre con fines de relaciones públicas, el presupuesto para el equipo audiovisual es más complicado, incluyendo:
●El costo del alquiler del equipo en sí, generalmente calculado diariamente
● El transporte, la instalación y la puesta en servicio del equipo y los costos de soporte para los técnicos de control pueden ser cubiertos por el proveedor de servicios de la exhibición
●Fuentes de sonido, principalmente música de fondo y selecciones de música de entretenimiento. El organizador puede hacerlo. traer el suyo propio o confiarlo a un agente
c Actores y Programas
Por lo general, el programa se puede seleccionar y calcular en función del número de actuaciones; el importe del presupuesto suele estar directamente relacionado con el dificultad del programa y el número de participantes. Si hay una actuación fija en un lugar adecuado, el presupuesto es muy sencillo y está directamente relacionado con el número de personas que asisten a la representación, excepto en el caso de actuaciones especiales o privadas.
d.Otros - snacks, frutas y vino mixto
5. Gastos varios
Los gastos varios se refieren a los gastos incurridos por algunos arreglos temporales durante la exposición. Incluyendo impresión, transporte temporal y carga y descarga, souvenirs, modelos y servicios de etiqueta, accesorios temporales, fax y otras comunicaciones, servicios de entrega urgente, atención médica temporal, traducción y guía, vehículos comerciales temporales, intercambio, etc. El presupuesto para gastos varios es difícil de planificar y, por lo general, los gastos imprevistos se pueden agregar al presupuesto de gastos de la conferencia como una solución flexible.
Entonces, ¿cómo se compara el presupuesto de una exposición con el presupuesto de una conferencia?
El presupuesto de la exposición y el presupuesto de la conferencia tienen los mismos lugares, pero también tienen lugares diferentes -
Los mismos lugares: gastos de alojamiento, gastos de catering, gastos de inspección comercial (si hay una plan de inspección).
Diferentes lugares: alquiler del recinto ferial, montaje de la exposición, transporte y almacenamiento de la exposición, pequeña rueda de prensa o cóctel.
Alquiler del recinto ferial: Si la exposición se realiza en un recinto ferial fijo, el presupuesto de alquiler del recinto ferial se suele calcular por stand. El área del stand estándar internacional suele ser de 3mX3m y la altura de la partición está entre 2,3m y 2,5m. Las instalaciones estándar incluyen focos, sillas, mesas de información y fuentes de alimentación. Los propietarios de salas de exposiciones suelen alquilar el siguiente equipamiento: stands de exposición, equipos audiovisuales, equipos multimedia, artículos de decoración, pequeñas herramientas de manipulación, etc.
Si la exposición se lleva a cabo en otros lugares públicos (como plazas municipales o instalaciones deportivas, etc.), entonces el presupuesto para el alquiler del lugar es difícil de predecir; generalmente es negociable, se calcula diariamente, el el precio depende del lugar La concentración del flujo de personas está relacionada con el tiempo de exposición (si es un día festivo importante, etc.).
■Invitación
No importa qué tipo de conferencia o exposición, el organizador espera que participen los objetos apropiados (clientes). Como anfitrión, la forma en que invitas es muy importante. Normalmente, las invitaciones incluyen tres procedimientos: divulgación de información, procesamiento de recibo y notificación de confirmación.
Divulgación de información: los medios se pueden dividir en varias formas, incluidos materiales impresos (incluidas cartas de invitación, documentos organizacionales, avisos de reuniones), correos electrónicos, anuncios en medios impresos, anuncios en medios electrónicos, etc. Por lo general, la divulgación de información incluye tema, hora, ubicación (provisional o candidata), agenda principal y arreglos, tarifas y estándares, etc. Algunos también incluyen libros de planificación de conferencias (exposiciones), que pueden permitir a los participantes comprender la importancia de la participación y las expectativas para la exposición. .
Acuse de recibo: para los organizadores, el acuse de recibo es uno de los indicadores del éxito de las actividades de planificación de la exposición. Después de recibir el recibo, generalmente se requieren estadísticas (antes de esto, es importante recordar que el diseño del recibo debe ser razonable y satisfactorio, y debe incluir la siguiente información: número claro de personas, puesto, sexo, información de contacto, llegada prevista, hora de destino, requisitos de recogida y devolución, etc.), confirme que el recibo es válido (generalmente marcado por si se ha pagado la tarifa de la conferencia), lo siguiente que debe hacerse es la asignación de recursos, principalmente la disposición de los stands y el alojamiento en el hotel, la confirmación del recibo significa que la notificación se puede emitir una vez que todo esto se haya completado. Los acuses de recibo pueden presentarse de muchas formas: fax, carta, correo electrónico, recibo por Internet o llamada telefónica. Se debe indicar en el recibo que si el tema de la exposición lo permite, se deben tener en cuenta los requerimientos especiales de los participantes, tales como familiares, acompañantes, requerimientos de atención médica, agentes de transporte, hábitos alimentarios, requerimientos de alojamiento, etc. el recibo es claro, entonces la disposición ordenada de la exposición será de gran ayuda.
Aviso de confirmación: si se confirma la tarifa de la conferencia o hay otras formas de confirmarlo, se puede emitir un aviso de confirmación. Al mismo tiempo, se deben enviar al mismo tiempo la ubicación exacta, la hora, la agenda, los procedimientos de registro y las precauciones de exhibición.
■Arreglos de inicio de sesión y registro
Si se trata de una pequeña reunión de negocios, el inicio de sesión es relativamente simple, solo un registro en el directorio. Pero si se trata de una conferencia o exposición grande, entonces registrarse es una tarea complicada.
Normalmente, el check-in para la reunión se combina con la gestión del alojamiento. Si desea evitar el caos en el proceso de registro para una reunión grande, es necesario realizar los procesos y preparativos necesarios: formulario de estadísticas de recepción, formulario de registro, personal de guía y asistencia, número exacto y número de habitaciones en el hotel, asignación de habitaciones. mesa, llaves, etiquetas Un sobre pequeño con el nombre y número de habitación del huésped (que contiene las llaves de la habitación, generalmente proporcionadas por el hotel), indicaciones relativamente obvias para llegar al hotel, instrucciones para conferencias (exposiciones), agenda detallada para conferencias (exposiciones) , rutas de inspección y métodos de participación, apertura de funciones del hotel, instrucciones de cierre y estándares de pago, reserva y confirmación de regreso, uso del transporte de la conferencia y estándares de pago, etc. Si es posible, intente utilizar una computadora para iniciar sesión. En circunstancias normales, no debe haber menos de 6 personas en el servicio de check-in; las horas de trabajo deben asignarse razonablemente de acuerdo con la hora de llegada de los participantes de la exposición.
Si los elementos del recibo se diseñan cuidadosamente con antelación, será de gran ayuda para el check-in y los arreglos de check-in.
■Disposiciones de catering
En términos generales, el catering no se organiza de manera uniforme para las exposiciones (excepto para invitados especiales o clientes importantes), y el catering suele organizarse de manera uniforme para las reuniones. Los arreglos de catering generalmente vienen en dos formas: buffet o mesa. Las categorías incluyen series chinas, occidentales y halal.
Organizar reuniones de catering de manera uniforme es muy importante para el control de costos. Los buffets generalmente se pueden controlar mediante la emisión de cupones de comida (muchos hoteles tienen requisitos mínimos para el número de comensales para la apertura de los buffets) y etiquetas y menús de comidas. Se puede formular con antelación, distinguir estrictamente entre representantes oficiales y acompañantes y familiares. Las solicitudes especiales se pueden negociar con el restaurante. Los arreglos para cenar mesa a mesa pueden resultar complicados, especialmente en reuniones grandes.
Las cuestiones que deben considerarse en la organización de comidas mesa a mesa incluyen: horario de comida, número de personas por mesa, vales de comida, disposición de los compañeros de mesa, personas con hábitos dietéticos especiales, tipos de bebidas y pago, etc. Cabe recordar que durante la inspección previa de la reunión se debe prestar atención a las condiciones higiénicas del restaurante y del menaje, y no provocar problemas de salud a los comensales. Si los comensales no pueden reunirse a tiempo para cenar, se puede abrir una mesa con suficiente gente para garantizar los derechos e intereses de los comensales.
■Fiestas sociales/para beber
Las fiestas sociales/para beber generalmente requieren una planificación cuidadosa. El objetivo de la recepción es fortalecer las relaciones corporativas y las relaciones con los clientes, por eso el ambiente es muy importante.
Las fiestas sociales y para beber suelen celebrarse en un lugar relativamente cerrado y distintivo. Los enlaces involucrados son: banda (o parlantes, fuente de sonido), programa y actores, lista de programación, bebidas, frutas, snacks, comida para barbacoa, utilería, equipo para barbacoa, maestro de ceremonias, transporte, pronóstico del tiempo, segundo plano, técnico electricista, personal de seguridad. , parejas de baile temporales, fuegos artificiales, chefs, personal de servicio, etc.
Puntos clave: lugar, programa, maestro de ceremonias, seguridad y procedimientos de servicio.
Debido a las diferentes escalas y propósitos de los cócteles, no existe un modelo de cóctel estándar completo. Sólo podemos aprender de algunos ejemplos de cócteles que se han celebrado.
■Conferencia de prensa
Los formatos de rueda de prensa incluyen ruedas de prensa, ruedas de prensa, cócteles, etc. En general, los cócteles son más libres, informales, informales y tienen un ambiente relativamente relajado. Pueden celebrarse solos o unidos a otras formas. Por ejemplo, algunos cócteles o fiestas de té se celebran después de la recepción. Las conferencias de prensa son generalmente temáticas y el tema principal es "responder a las preguntas de los periodistas". Además, las conferencias de prensa pueden ser dirigidas por la persona a cargo de relaciones públicas, mientras que a las conferencias de prensa generalmente asisten funcionarios de nivel superior. Entre estas formas, la más común es la rueda de prensa.
Elementos de la conferencia de prensa:
●Propósito
●Público objetivo para la divulgación de información
●Propósito de ser invitado
●Escala de la conferencia de prensa
Los aspectos involucrados en las conferencias de prensa son similares. En términos generales, incluyen las siguientes partes:
1. >
2. Planificación del programa y organización de la agenda
3. Preparación del material
4. Invitación, comunicación y confirmación de los participantes
5. implementación y diseño del escenario
6. Exhibición del producto, demostración y divulgación de información
7. Control de la atmósfera en el sitio
1. en la conferencia de prensa para determinar sus especificaciones, dirección y estilo básico.
En general, las conferencias de prensa se pueden dividir en las siguientes categorías, y los estilos siguen básicamente las siguientes rutinas:
1. Política - seriedad
2. Categoría de producto de alta tecnología: formal pero animada
3. Categoría agrícola: respetuosa con el medio ambiente
4 Categoría cultural: sentido de cultura e historia
5. Productos industriales en general: sentido de la tecnología y la calidad
6. Entretenimiento: animados, vanguardistas
7. Productos de moda: clásicos y medianos. Tiene el sabor de los tiempos.
8. Categorías de artesanía: clásica, antigua
9. Otras categorías: estilos correspondientes
2. Establecer un comité preparatorio y organizar el personal relevante, determinar la organización y el apoyo del personal.
Una conferencia de prensa involucra todos los aspectos, y todas las tareas están vinculadas, conectadas y entrelazadas entre sí. Deben coordinarse y organizarse de manera múltiple y llevarse a cabo al mismo tiempo. extremadamente difícil completarlo por uno mismo.
Principios para establecer una organización: primero, el "principio profesional", los profesionales hacen cosas profesionales y conocen bien a las personas. Por ejemplo, el departamento de marketing y ventas es el departamento homólogo para la comunicación con los distribuidores. Entre ellos, la comunicación entre expertos y funcionarios generalmente requiere que el responsable de relaciones públicas y los ejecutivos corporativos se presenten, y no existe un grupo separado.
La comunicación con la prensa y la preparación de materiales son competencia profesional del personal del departamento de relaciones públicas, por lo que no existe un grupo separado para la comunicación con la prensa. El segundo es el "principio de equilibrio". La carga de trabajo de cada grupo es relativamente equilibrada. Es el "principio de división del trabajo". La división del trabajo debe ser clara y las responsabilidades deben ser claras para evitar el fenómeno de la referencia mutua. Además, la división del trabajo subordinado y horizontal. la colaboración debe ser clara; el cuarto es el "principio plano". Generalmente, en actividades a gran escala, hay múltiples niveles de estructura "piramidal", pero en actividades de tamaño mediano, no es adecuado tener muchos niveles para garantizar. flexibilidad, no demasiada gente y ser ágil y eficiente; el quinto es el "principio del sistema". Aunque es una organización temporal, una vez que se une a la organización, el personal debe estar sujeto a reglas y regulaciones.
En una rueda de prensa suelen participar varios departamentos. Generalmente, la alta dirección de la empresa u organización y el vicepresidente responsable ocupan determinados cargos en el comité organizador. Altos ejecutivos de la empresa, incluso los máximos dirigentes, pronunciarán algunos discursos y declaraciones. A lo largo del evento, el trabajo del personal del departamento relevante puede entrar en conflicto con su trabajo diario y es importante ganarse la comprensión y el apoyo de cada departamento.
Preparar una rueda de prensa implica mucha energía y tiempo. Si las condiciones lo permiten, debes contratar una empresa profesional para que te represente.
3. Determinar la gestión de tiempos, procesos y objetivos, y proporcionar retroalimentación y ajustes.
El control del tiempo se expresa generalmente en forma de cronograma (cuenta atrás). Preste atención a ser razonable al organizar el tiempo y dejar espacio para ello. En términos generales, el tiempo y el progreso en el frente deben organizarse de manera más compacta para garantizar que haya tiempo para adaptarse y mejorar más adelante.
Toda la actividad es un proyecto sistemático, y la gestión de procesos se refiere a la gestión de procesos de la conexión mutua, coordinación y cooperación entre diversos contenidos de trabajo en la actividad, y la combinación orgánica de los mismos. Por ejemplo, en un evento, sólo cuando se determina el contenido y el significado del tema se puede determinar la agenda y las especificaciones; sólo cuando se determina la escala y las especificaciones se puede determinar el número de personas; se implementará el lugar, y solo después de que se implemente el lugar se podrá organizar el diseño en el sitio, etc. La gestión de procesos permite al coordinador general tener una comprensión clara de todas las partes de toda la actividad, facilitando la identificación de los puntos clave, el enfoque y las dificultades del trabajo, que generalmente están representados mediante un diagrama de bloques del programa.
4. Planificación del evento y determinación de la temática del evento.
La planificación de actividades incluye principalmente los siguientes contenidos:
1. Planificación y organización de la agenda de la reunión. Todo el proceso de la mayoría de las conferencias de prensa consta de discursos, lectura de manuscritos y demostraciones de rutina. De hecho, aunque la rueda de prensa es una reunión formal, se puede animar más, especialmente la apertura de la reunión.
Al organizar la agenda de la reunión, preste atención a que sea compacta y coherente. Desde un punto de vista práctico, generalmente es apropiado limitarla a una o dos horas. Especialmente el tiempo para hablar, el número de palabras en el manuscrito del discurso debe controlarse con una extensión que pueda explicar el problema con claridad. No debe ser demasiado largo ni demasiado corto, en la práctica, entre 15 y 20 minutos. es más apropiado.
2. El tema de la conferencia de prensa de planificación temática se puede elegir de muchas maneras. La más común es que las palabras "XXX conferencia de prensa" aparezcan directamente en el tema, y algunas tienen un tema grande. El siguiente es el tema principal y alguna combinación de ambos.
Además, de acuerdo con las regulaciones de los departamentos nacionales de prensa y publicaciones pertinentes, cualquier conferencia de prensa con la palabra "noticias" en el tema debe ser aprobada por el departamento nacional de prensa y publicaciones. En general, en la práctica, muchas empresas omiten la palabra "noticias" y utilizan otros términos.
Determinar los participantes es una tarea muy importante, y también es un factor que cambia con frecuencia, y sus cambios afectarán las especificaciones y la escala de toda la conferencia de prensa, y por lo tanto afectarán varios factores de la conferencia de prensa. . Por ejemplo, la asistencia o ausencia de personas importantes puede afectar las especificaciones, o por conveniencia, el lugar de la reunión o parte de la reunión puede cambiarse a un aeropuerto o sala VIP, o puede ajustarse el horario. Por lo tanto, este es un "punto clave" en el control general del trabajo de coordinación y en el que se debe centrar la atención.
En la selección de los participantes se debe seguir el principio de atender las necesidades de la publicación de contenidos, y se deben seleccionar personas relevantes para participar. En general, los funcionarios eligen a personas con más peso para hablar, mientras que los expertos son personas que han logrado logros o son famosas en el campo.
Los periodistas son el centro de la conferencia de prensa. En términos generales, primero crean una lista de personas a invitar, envían cartas de invitación con una semana de anticipación y luego hacen llamadas telefónicas para confirmar. Para eventos noticiosos repentinos, se pueden utilizar llamadas telefónicas y faxes.
Después de la implementación, complete el trabajo estadístico de clasificación.
5. Formular planificación de eventos y planes operativos específicos.
El plan de planificación de eventos es un texto estratégico y táctico que orienta todo el evento y se utiliza para la planificación de actividades. En términos generales, sólo se proporcionan los miembros principales de la conferencia.
El plan de operación específico se utiliza dentro de la empresa o como ayuda a la agencia de relaciones públicas de la empresa para guiar el funcionamiento específico de toda la actividad. Generalmente es bastante detallado, específico para cada paso de cada persona, e incluso. Específico para el contenido y la hora de la insignia. Específico para el minuto. Cada miembro del personal de la junta general tiene una copia.
6. Los comunicados de prensa y los materiales relacionados se preparan para ser entregados a los medios, generalmente en forma de bolsas publicitarias o bolsas para documentos, organizados adecuadamente, colocados en orden y luego distribuidos a la prensa antes que la prensa. Conferencia, en orden:
1. Agenda de la reunión
2. Comunicado de prensa
3. /folleto de la organización
5. Imágenes relevantes
6. Recuerdos (o cupones de recuerdo)
7. Tarjeta de presentación del responsable de las noticias corporativas (prensa). comunicado Se enviarán más entrevistas y contactos después de que se publique la noticia)
El comunicado de prensa incluye lo siguiente:
1. El número de palabras es corto, normalmente dentro de las 1.000 palabras, y se publica rápidamente. Algunos medios lo han publicado en menos de una hora después de la rueda de prensa.
2. Es extenso y rico en contenido, generalmente análisis en profundidad e informes enfocados. Se pueden elaborar cuestiones como el trasfondo del mensaje que no se puede explicar con claridad. Generalmente, una noticia es suficiente, pero un boletín puede proporcionar varias noticias desde diferentes ángulos o también puede presentarse en forma de respuestas a las preguntas de los periodistas.
3. Material de referencia.
4. Información de la imagen.
La información anterior generalmente se proporciona en forma escrita y también puede adjuntarse a un CD o disquete de computadora.
5. Discurso importante. Notas de discurso útiles para periodistas. Por ejemplo, los discursos del máximo responsable de la empresa, los discursos de los líderes encargados de tecnología y marketing, etc., y los discursos de algunos representantes de interés periodístico también pueden incluirse en los materiales de los periodistas, pero el estándar es que son beneficiosos para la labor informativa del periodista.
6. Folleto de la empresa u organización.
7. Materiales sobre personajes importantes y celebridades que participaron en el encuentro.
7. Selección de tiempo, implementación del lugar y distribución en sitio.
La selección del tiempo es un arte en la planificación de noticias. Los diferentes tiempos de publicación tendrán diferentes efectos.
Las conferencias de prensa corporativas a veces deben evitar eventos y reuniones importantes. Por ejemplo, durante el período de "Dos Sesiones", el diseño es ajustado y la mayoría de los reporteros tienen arreglos, por lo que no se puede garantizar el tiempo. En ocasiones es necesario acercarse a determinadas oportunidades, como cuando la correlación es alta, para aprovechar la tendencia.
Además, en cuanto al tiempo, elegir generalmente días que la gente pueda recordar fácilmente, como fiestas, principios y finales de enero, y evitar algunos días tabú. Si es sábado, domingo u otro festivo, considera hacerlo por la tarde.
A la hora de elegir un lugar, generalmente se tienen en cuenta los siguientes puntos:
Primero, el gusto y el estilo.
El lugar puede ser al aire libre o interior, pero el interior es lo más habitual. Porque las instalaciones en todos los aspectos son mejores.
Los hoteles tienen diferentes clasificaciones de estrellas, a juzgar por esta rueda de prensa, está bien elegir hoteles de cinco o cuatro estrellas.
Además, en centros turísticos de verano y otros lugares se pueden realizar reuniones informales, o de atributos de producto más cercanos a la naturaleza y la salud.
Los hoteles también tienen diferentes estilos y diferentes posicionamientos. A la hora de elegir un hotel, debes prestar atención al estilo del hotel y al contenido de la rueda de prensa.
En segundo lugar, es practicidad y economía.
¿Cuál es la capacidad de la sala de conferencias? ¿Cuál es el tamaño de la tribuna? ¿Equipo de proyección, fuente de alimentación? ¿Conjunto, micrófono de pecho, micrófono remoto? ¿Qué tal los servicios relacionados? ¿Se proporciona alojamiento, alcohol, comida y bebidas? ¿El precio es razonable? ¿Hay algún espacio desperdiciado? Espera, todo esto debe ser considerado.
En tercer lugar, la comodidad.
¿Está cerca de los principales medios de comunicación y de personas importantes, el transporte es conveniente y el estacionamiento es conveniente?
El diseño en el sitio incluye:
1.
El tablero de antecedentes temático contiene el tema, la fecha de la reunión y, a veces, la ciudad donde se llevará a cabo la reunión. El color y la fuente deben ser hermosos y generosos. El color puede basarse en el VI corporativo.
2. La disposición periférica del hotel, como pancartas, pancartas verticales, globos flotantes, puertas arqueadas, etc. en el exterior del hotel, es diferente en cada hotel, algunos lo permiten y otros no.
3. Colocar los asientos.
Método de colocación: Las ruedas de prensa se suelen organizar con un podio y escritorios debajo. Algunas reuniones informales y de debate se organizan con una mesa redonda. Preste atención para determinar el personal en la tribuna. Sin embargo, muchas reuniones adoptan ahora el método en el que el podio sólo tiene el asiento del moderador y el asiento del orador, y los invitados distinguidos se sientan en la primera fila de abajo.
Principio de colocación: "Los que tienen posiciones más altas deben colocarse al frente y en el medio, y los que tienen posiciones más altas deben colocarse hacia los lados y hacia atrás".
Presta atención a la reserva de asientos. Normalmente habrá algunos asientos sin mesa al fondo.
4. El equipo relevante debe depurarse repetidamente antes de la conferencia de prensa para garantizar que no funcione mal.
5. Registro y saludo: Generalmente existen carteles de orientación y de bienvenida en el lobby, entradas de ascensores y esquinas. Generalmente los hoteles cuentan con este servicio. Puede pedirle a la señora de etiqueta que lo salude con anticipación. En las reuniones generales, se pedirá a los asistentes que dejen sus tarjetas de presentación y que tengan lista una casilla que diga "Por favor, dame tu tarjeta de presentación".
8. Control in situ.
El control in situ es una parte que refleja la adaptabilidad del coordinador general. De hecho, un buen coordinador hará el trabajo con antelación: primero, evitar la aparición de variables. Por ejemplo, entrena un poco de forma regular y haz algunos ensayos de antemano. Desde un punto de vista práctico, los cambios repentinos en la escena a menudo se deben a una mala comunicación, mala consideración y negligencia en la etiqueta. Debemos centrarnos en estos aspectos; en segundo lugar, preparar planes alternativos con antelación; en tercer lugar, prestar atención a la acumulación de habilidades de manejo flexibles en el lugar.
Los funcionarios y distribuidores que vengan deben ser acompañados y comunicados con ellos, y los reporteros que vengan deben ser tratados por igual. Parte de la información no puede revelarse a los medios A mientras se mantiene confidencial a los medios B. Por lo general, no es aconsejable transmitir a otros noticias que los periodistas descubren personalmente.
En términos de control de la atmósfera, el coordinador general se encuentra en un "centro de gravedad" equilibrado, la atmósfera es relajada y animada, y el estado de ánimo de los participantes será cómodo. Otro factor importante es el anfitrión. Sería mejor que lo organizaras tú mismo, pero a menudo estás demasiado ocupado para hacer todo el trabajo. Por lo tanto, durante la conferencia de prensa, debes organizar algunas cosas con anticipación y comunicarte plenamente con el anfitrión. con anticipación para que pueda comprender todo el proceso. Tener una comprensión general y una comprensión del estilo de la reunión.
En el proceso de demostración y explicación del producto, se pueden utilizar algunos medios tecnológicos modernos, combinados con diagramas esquemáticos preparados, gráficos tridimensionales, vídeos, diapositivas, etc., para ayudar a los participantes a comprender.
Al responder a las preguntas de los periodistas, por lo general, una persona será responsable de responder. Si es necesario, si se trata de preguntas muy profesionales, otras personas ayudarán.
En China, la mayoría de los periodistas no hacen preguntas maliciosas y, a veces, incluso las preguntas bien intencionadas rara vez se mencionan, a menudo sintiendo que son demasiado aburridas. De hecho, las preguntas pueden reflejar la amplitud y profundidad de la comprensión y comprensión del contenido de la reunión por parte del periodista. Son los "puntos" del periodista los que plantean puntos controvertidos, puntos clave, dificultades y preocupaciones públicas desde el punto de vista del público, lo cual es. más propicio para la comunicación.
Antes de una conferencia de prensa, generalmente se prepara un esquema de memorando de preguntas y respuestas del periodista y se obtiene un consenso de antemano, en particular, el contestador principal y el contestador auxiliar deben obtener conocimientos profesionales.
Durante la conferencia de prensa, las preguntas de los periodistas deben responderse con seriedad. Las preguntas irrelevantes o demasiado largas pueden detenerse con tacto y cortesía. Para las preguntas que involucren secretos corporativos, algunas pueden ser directas y educadas. Entiendo si les dices que es un secreto corporativo, y algunos pueden responder con tacto. Un enfoque de "sin comentarios" no es apropiado. Para preguntas que sean complejas y requieran muchas explicaciones, puede responder brevemente los puntos clave e invitarlos a discutirlos después de la reunión.
Toda la reunión debe tener un final formal. Si está previsto que la conferencia finalice antes de la cena o el almuerzo, deberá realizarse un cóctel o banquete buffet. Al finalizar la conferencia, el anfitrión informará la hora y el lugar.
Después de la rueda de prensa y antes del banquete se suelen concertar entrevistas más en profundidad en la sala VIP.
■Reuniones tipo seminario
Las reuniones tipo seminario suelen ser muy profesionales y no involucran a muchos participantes, a menos que sea una discusión estándar de la industria, generalmente no habrá más de 100 personas.
El punto clave para este tipo de seminario es la selección del lugar y la ubicación.
Lugar: además del lugar principal general, generalmente se necesitan algunos clubes pequeños para las discusiones grupales. Además de conservar al anfitrión, la distribución del lugar principal debe reflejar el espíritu de igualdad en los demás asientos. Se deben proporcionar micrófonos para discursos en cada asiento, a menos que el número de personas sea inferior a 15.
En cuanto a la ubicación, normalmente elegimos un lugar que sea relativamente cerrado, tranquilo y propicio para la confidencialidad. Lo mejor es estar en un club con un hermoso ambiente suburbano; debe cumplir con los requisitos de la noche. Entretenimiento y ocio, entrenamiento de espíritu de equipo, cambios de escenario y transporte relativamente conveniente.
■Reuniones de formación
Las reuniones de formación también son reuniones profesionales, normalmente celebradas dentro de la empresa o por el departamento de educación. Además de ser un seminario, se trata más de intercambio de habilidades y transferencia de conocimientos, por lo que las reuniones de capacitación tienen requisitos relativamente altos para los lugares, además de los lugares cerrados generales, si es posible, debe haber varias instalaciones o lugares de capacitación de expansión. También deberían existir lugares de ocio y relajación de alta calidad. Puntos clave de una sesión de formación: lugar, instalaciones de formación y formadores.
■Reuniones corporativas
Las reuniones corporativas suelen ser reuniones puras y a menudo requieren la divulgación de información escrita, como declaraciones o resoluciones. Por lo tanto, las reuniones del club suelen celebrarse junto con conferencias de prensa. Para celebrar una reunión de este tipo, son fundamentales las instalaciones para votar, la clasificación de miembros in situ y el control del lugar. Al hacer un presupuesto, se deben considerar los costos de los medios de comunicación, incluidas las invitaciones a los periodistas, el transporte, el alojamiento y los arreglos de alimentación, etc.
■Bienestar Público/Foro Técnico
La mayoría de estas reuniones son reuniones públicas, y una serie de ramas serán las características de este tipo de reuniones, de ahí la elección del lugar de reunión. Los requisitos básicos son que se puede dividir o el lugar principal se puede conectar a un lugar pequeño, y los requisitos para las instalaciones de conferencias son relativamente altos: interpretación simultánea, recepción de medios, multimedia, video en vivo y lugares de discusión. requerido. Además, si el lugar donde se celebra la conferencia no puede cumplir con los requisitos de varias divisiones, el transporte de la conferencia se convertirá en una consideración clave.
■Reunión de intercambio de pedidos
Este tipo de reunión es en realidad una exposición por naturaleza, por lo que los requisitos para el lugar son relativamente especiales. El lugar ideal debería ser una sala de exposiciones o un centro de convenciones, y un club de negocios o un lugar similar sería perfecto. Si se trata de una reunión de intercambio de pedidos pequeña, se puede realizar en un gran hotel de negocios. Los puntos clave en la organización o representación de dichas reuniones son: selección del lugar, control del lugar y diseño de la exposición.
■Servicios de secretaría
Los llamados servicios de secretaría se refieren a la prestación de diversos servicios de secretaría, diversos, adquisiciones temporales, conductores temporales, guías y otros servicios a los organizadores de la exposición. Estos servicios generalmente se brindan ad hoc o de manera oportuna, y generalmente se calculan por categoría al presupuestar, en lugar de desglosarse; pueden calcularse como costos imprevistos o por otras categorías. Si opera a través de una agencia, es necesario informarle a la agencia que esté lista para el servicio en cualquier momento. El cálculo final de la tarifa del servicio entre la agencia y el organizador será firmado y aprobado mutuamente por las personas de contacto designadas de ambas partes, y será aprobado por el personal financiero o relacionado de ambas partes.
■Pausa para el té
Las pausas para el té pueden no ser necesarias para reuniones generales a gran escala. Para reuniones pequeñas y medianas, especialmente reuniones de alto nivel de empresas u organizaciones, se recomiendan pausas para el té. entre reuniones son muy importantes. La definición de pausa para el té es una pequeña fiesta de té sencilla organizada para descansar y ajustar la atmósfera entre reuniones. Por supuesto, las bebidas proporcionadas pueden no limitarse a té chino y los refrigerios no se limitan a refrigerios chinos.
Por lo general, los preparativos para las pausas para el té incluyen requisitos de refrigerios, requisitos de bebidas, requisitos de decoración, requisitos de servicio y hora de apertura de la pausa para el té, etc. Generalmente, se pueden cambiar diferentes combinaciones de bebidas y refrigerios en diferentes momentos. En términos generales, las pausas para el té se dividen en estilo chino y estilo occidental. Las bebidas chinas incluyen agua mineral, agua hervida, té verde, té perfumado, té negro, té con leche, té de frutas, bebidas enlatadas, bebidas alcohólicas traza y los refrigerios generalmente incluyen diversos pasteles, galletas, alimentos en bolsas, frutas de temporada, platos de frutas elegantes, etc. Las bebidas para la pausa del té al estilo occidental generalmente incluyen todo tipo de café, agua mineral, bebidas bajas en alcohol, bebidas enlatadas, té negro, té de frutas, leche, jugo, etc. Los postres incluyen pasteles, postres variados, pasteles, frutas y platos de frutas elegantes. , etc. También hay repostería china.
■Traducción
Algunas personas pueden pensar que la traducción es solo un micrófono y una herramienta, por lo que la organización de la traducción de la conferencia es tan simple como otros accesorios, y solo necesita ser " comprado". De hecho, es cierto que la traducción es una herramienta, pero el traductor es una herramienta especial, una persona con una forma de pensar que se encarga de transmitir ideas (a veces también es el lubricante o amortiguador de los bloqueos en las conversaciones). Por lo tanto, los traductores, especialmente los contratados temporalmente, merecen que se les tome en serio.
Muchos de los llamados traductores no son generalistas (en otras palabras, además de los conocimientos que el traductor ya domina, es posible que ni siquiera tenga nociones de otros campos), y las conferencias a menudo involucran mucho de términos profesionales, y suelen ser palabras o combinaciones de palabras muy desconocidas, por lo que es necesario comunicarse con antelación. Además, se debe informar al traductor de la velocidad normal de conversación del hablante. Si es posible, se le pueden proporcionar datos de imágenes pasadas para que se familiarice con la información.