Alcance de los servicios prestados por los servicios de conferencias

1. Antes del inicio de la reunión, será responsable del registro de los participantes, incluido el registro y la recogida de certificados de representación, documentos de la reunión y recuerdos.

2. en cada reunión, ingrese Verifique las identificaciones de los participantes después de que comience la red de 31 conferencias, solicite a los reporteros de fotografía, escritura y video que salgan de la sala de conferencias y cierre la puerta de la sala de conferencias;

3. Dar la bienvenida a los invitados y guiar a los representantes para que esperen en los asientos designados;

4. Registrar las actas de la reunión y los discursos de los representantes que

5. solicite hablar y envíe de inmediato la lista al presidente de la reunión en orden de persona registrada o secretario de la reunión. Preste atención a registrar el nombre del representante, el país o institución que representa y el orden de intervención. Algunos representantes pidieron que se programara el tiempo de palabra antes, otros pidieron que llegaran más tarde, otros pidieron estar en el medio y algunos no hicieron ninguna petición.

6. Distribuir discursos representativos, declaraciones, borradores de propuestas, borradores de enmiendas, etc. en el lugar. Las transcripciones de los discursos generalmente se distribuyen durante el discurso del representante. Si no han llegado, se pueden distribuir cuando el anfitrión resume su discurso o antes del inicio de la siguiente reunión. Para garantizar la exactitud del registro, si un representante está hablando temporalmente y tiene un manuscrito, puede prestárselo temporalmente después de su discurso y devolverlo inmediatamente después de copiarlo.

7. proporcionar los documentos necesarios para la reunión y la información relacionada en cualquier momento, como referencia durante la discusión.

8. Antes de cada reunión, verifique si las luces, la temperatura ambiente, la higiene, las etiquetas con los nombres, las mesas y sillas, el papel y los bolígrafos, vasos para beber, mazo (para el anfitrión), equipo de proyección, etc. Se han cumplido todos los requisitos;

9. Los teléfonos en las salas de conferencias suelen parpadear sin sonar. El secretario deberá hablar en voz baja al contestar. Otro personal debe contestar la llamada en una extensión fuera de la sala de conferencias para evitar perturbar el lugar.

10. La persona a cargo de los servicios de conferencias debe verificar si se cuenta con todo tipo de personal como interpretación simultánea, traductores, guardias, electricistas, etc., si se cuenta con diversas instalaciones como electricidad, aire acondicionado, audio, ventilación, interpretación simultánea, etc. están instalados; todos están listos para su uso.