Diseño e implementación de sistema ofimático
El sistema ofimático utiliza un sistema informático para realizar una serie de operaciones de oficina. A continuación, he buscado y recopilado el diseño y la implementación de sistemas de ofimática para usted. Bienvenido a leer, ¡espero que te sea útil! Para obtener más información, continúe prestando atención a nuestro sitio web de capacitación para recién graduados.
Utilice la base de comunicación de red y la plataforma de aplicaciones de red avanzada para construir una red de información segura, confiable, abierta y eficiente, automatización de oficinas y un sistema de gestión de información electrónica para proporcionar a los departamentos de gestión condiciones de oficina diarias modernas y servicios de información completos y ricos. realizar la automatización de la gestión de archivos y el procesamiento de asuntos de oficina, mejorar la eficiencia de la oficina y el nivel de gestión, realizar la estandarización, electrónica y normalización del trabajo comercial diario de varios departamentos de la empresa y mejorar los archivos de los departamentos de archivos, como documentos, archivos de personal, expedientes científicos y tecnológicos, y expedientes financieros, ¿sin papel? oficina.
1 Análisis de requisitos
1.1 Requisitos funcionales
Este sistema está desarrollado para satisfacer las necesidades de automatización de oficinas escolares. La escuela necesita resolver los siguientes problemas: crear un entorno de oficina integrado; respaldar la transmisión de información; proporcionar funciones de supervisión y procesamiento del flujo de trabajo; proporcionar una plataforma de trabajo para el procesamiento y la divulgación de información integral; realizar la automatización de la gestión de documentos; Sistemas de información (MIS) intercambio de información.
1.2 Introducción de funciones
Introducción de funciones del sistema ofimático
1.3 Diagrama de flujo
El sistema de circulación de documentos oficiales se divide en tres módulos funcionales.
(1) Módulo de gestión de problemas: la gestión de problemas significa que cada departamento envía mensajes y el archivo no especifica una ruta. El individuo que envía el mensaje desarrolla el proceso y el mensaje se transmite como un archivo adjunto. ¿Cada usuario sólo necesita seleccionar? ¿adelante? La siguiente persona en el menú desplegable, el documento pasará automáticamente al siguiente procesador, y dependerá de cada miembro del cliente ver el archivo, realizar la acción correspondiente y continuar fluyendo. El administrador hace el procesamiento final.
(2) Módulo de gestión de colección de documentos: El módulo de gestión de colección de documentos muestra todos los registros de documentos oficiales que requieren firma. Siempre que el procesador haga clic para ver y tome las acciones apropiadas, el documento pasará al siguiente procesador según la ruta de circulación.
(3) Módulo de seguimiento de archivos: la función de gestión de seguimiento de archivos proporciona la función de rastrear y consultar el estado de todos los archivos en circulación dentro de la empresa. Estas funciones se pueden solicitar, eliminar y modificar según las necesidades reales. de la obra.
2 Diseño del sistema de automatización de oficina
2.1 Objetivos del diseño del sistema
El objetivo general del diseño del sistema es proporcionar una red informática segura, confiable, conveniente y práctica. -Plataforma Office basada en. En esta plataforma, los usuarios de la escuela pueden procesar de manera eficiente diversos documentos oficiales. Según las necesidades del usuario y los objetivos generales de diseño, resumimos los objetivos específicos de un sistema de automatización de oficina escolar de la siguiente manera: (1) Capacidades de procesamiento de documentos viables (2) Estabilidad, solidez y seguridad (3) Control de procesos personalizables; Monitorear los rastros de los documentos en ejecución; (5) Buenas funciones de integración (6) Proceso de desarrollo rápido.
2.2 Marco del sistema y división funcional
2.2.1 Marco del sistema
Inicialmente se decidió dividir el sistema en cinco partes:
( 1) Procesamiento de documentos oficiales, incluidos discursos, textos, anuncios y actas de reuniones;
(2) Banco de trabajo personal, incluido el correo electrónico personal, la programación y la modificación de contraseña;
(3) Monitoreo de documentos, incluido el monitoreo de comunicaciones, monitoreo de acceso y seguimiento de documentos
(4) Gestión del sistema, incluida la gestión de números, organización de procesos y gestión de autoridades;
(5) Integración del sistema, incluida la gestión de números, la organización de procesos y la gestión de autoridades; con integración de Word, Excel.
2.2.2 División de funciones del sistema
(1) Módulo de procesamiento de documentos. El módulo de procesamiento de documentos oficiales es responsable de procesar todo tipo de documentos oficiales. En este módulo se completan todos los tipos de documentos oficiales, desde la redacción hasta la revisión. En este módulo, se deben configurar diferentes apariencias para varios tipos de documentos oficiales. La interfaz de cada documento oficial tiene la función de llamar y exportar WORD.
(2)Banco de trabajo personal. El banco de trabajo personal se utiliza para gestionar mi trabajo de forma unificada.
Su buzón personal contiene varios documentos oficiales que le pertenecen y a los que otros usuarios no pueden acceder. El buzón tiene una función de recordatorio que resalta los documentos sin terminar o no leídos. Los borradores de documentos en el buzón se pueden eliminar porque fueron creados por mí mismo. Los documentos escritos que se han leído también se pueden eliminar, pero los documentos pendientes no se pueden eliminar; el calendario se utiliza para organizar mi agenda y actividades y sirve como recordatorio de contraseña; modificación Se utiliza para modificar la contraseña personal del usuario; la consulta de documentos se utiliza para buscar y ver documentos para los que tiene permiso.
(3)Monitoreo de archivos. El monitoreo de documentos oficiales proporciona un seguimiento completo de los documentos oficiales desde el borrador hasta el documento finalizado, registrando qué hicieron las personas con el documento y en qué momento.
(4) Gestión del sistema. Los administradores del sistema son responsables de la gestión del tamaño de los documentos, la gestión de los derechos de los usuarios y la gestión de la dirección de procesos del sistema de automatización de oficinas.
(5)Integración de la información. El módulo de integración de información se encarga de enviar los documentos oficiales de avisos y anuncios al portal escolar. En la red del colegio se ha implementado la conexión al portal.
2.3 Diseño detallado del sistema
2.3.1 Masculino * * * Diseño de plantilla
El flujo de trabajo flexible enfatiza la reconfigurabilidad, reutilización y escalabilidad. El módulo de procesamiento de documentos en el marco del sistema incluye muchos submódulos de procesamiento de documentos, pero muchos procesos de estos submódulos de procesamiento de documentos son similares. Si estas piezas funcionalmente similares se convierten en módulos reutilizables, se puede lograr un desarrollo rápido y se puede aumentar la flexibilidad del sistema. Además, si queremos modificar el código de cada submódulo de procesamiento de documentos, solo necesitamos modificar el código de la plantilla y se pueden utilizar otros submódulos generados por la plantilla. En este artículo, ¿llamamos a este módulo? ¿Plantilla masculina * * *? .
Diseño de Partes del Proceso
Al diseñar el mecanismo de circulación, el sistema clasifica todos los documentos a procesar, y luego determina las reglas de circulación correspondientes para cada tipo de documento y objeto a procesar. y escriba las reglas en la base de datos durante la fase de modelado del sistema.
Supongamos que hay tres departamentos A, B y C, y hay documentos oficiales de los tres departamentos A, B y C. Para estos tres departamentos y tres tipos de documentos oficiales, podemos diseñar una regla de circulación simple. En el caso de los documentos oficiales del departamento A, solo el departamento C puede redactarlos. Los departamentos B y C pueden enviarlos y recibirlos, pero el departamento A solo puede responder. Para el documento B, tanto el departamento B como el C pueden redactarlo, pero solo el departamento C puede enviarlo y recibirlo, y otros departamentos solo pueden responder para el documento C, todos los departamentos pueden redactarlo, enviarlo y recibirlo. Las reglas pueden utilizar los estados correspondientes.
2.3.3 Diseño de gestión de derechos
Un sistema OA tiene muchos participantes y, en general, hay muchos tipos de documentos oficiales; cada tipo de documento oficial tiene diferentes derechos para diferentes participantes. Para resolver este problema, se puede introducir la tecnología RBAC (control de acceso basado en roles). Primero, los usuarios se agrupan según departamentos y responsabilidades, y luego se definen algunos roles (como redacción, revisión, respuesta, emisión, publicación, etc.) según sea necesario, y luego se asignan los roles correspondientes a los grupos correspondientes. Durante la implementación, la configuración de roles debe separarse de la lógica empresarial y se debe diseñar un módulo independiente configurable, independiente de la lógica empresarial. En la lógica empresarial, solo se juzga el rol y no participan usuarios específicos. Después de dicho diseño, los cambios de personal y los cambios de permisos no afectarán la lógica de la aplicación de todo el sistema. 3 Implementación del sistema de ofimática
3.1 Implementación de plantilla pública * * *
(1) Todos los documentos: mostrar todos los documentos;
(2) Borradores de documentos: Muestra documentos que no se han enviado para revisión pero que se han guardado después de la redacción.
(3) Documentos en borrador eliminados: documentos eliminados de la vista de documento en borrador.
(4) Oficial publicado; Documentos: documentos escritos y publicados exitosamente por la oficina de la escuela;
(5) Documentos oficiales recuperados: los documentos oficiales entregados a la base de datos del buzón del usuario debido a errores de redacción o de envío se pueden recuperar, y todos los documentos oficiales recuperados. se colocan en esta vista;
(6) Archivos prearchivados: como se mencionó anteriormente, la parte de archivo debe estar conectada a otro sistema de la escuela, por lo que el archivo en este sistema solo está prearchivado. , y solo el estado del documento oficial se establece en Archivo;
(7) Documentos enviados para revisión: todos los documentos que se han redactado y enviado para revisión pero que aún no se han escrito.
3.2 Formulario
Adoptamos tres formularios: formulario borrador, formulario de revisión y formulario escrito.
(1) Texto de entrada: borrador de un documento formal. Este formulario se utiliza cuando el usuario está redactando. ¿Qué tiene? ¿Revisado por este departamento? , ?Auditoría dirigida por la escuela? ,?¿Corrección de pruebas? En espera de operación,
(2) Texto de procesamiento: formulario de documento oficial de aprobación, utilizado para documentos durante todo el período de revisión. ¿Tienes el número? ¿Enviarlo al jefe del departamento para su revisión? ,?Enviar a los líderes escolares para su revisión? ,?¿ahorrar? ,?¿responder? Operación etc
(3) En forma escrita, cuando el documento completa el proceso anterior, el documento visto por el destinatario del documento se abre en forma de Doc, ¿qué contiene? ¿cerca? Entonces qué. ¿Imprimir? ¿Las operaciones, además de estas dos operaciones, también están diseñadas para que la secretaria envíe un mensaje equivocado? ¿Retirarlo? ¿Operación y diseño por fugas? ¿Reedición? Diseño operativo y de documentación.
3.3 Implementación de plantillas de correo electrónico
3.3.1 Agentes
Para poder ejecutar algunas tareas de forma automática o en segundo plano, hemos definido algunos agentes para el correo electrónico. base de datos, incluido Uno es el agente más utilizado, mailprocess. ¿Cuál es la condición de activación para este agente? ¿Antes de que llegue el correo? La función principal es clasificar los documentos recibidos según el estado de las diferentes vistas.
3.3.2 Integración de aplicaciones y correos electrónicos
En el desarrollo de aplicaciones de flujo de trabajo se integrarán los correos electrónicos y las aplicaciones. Cuando sea necesario, puede enviar correos electrónicos al departamento superior a través de la aplicación desarrollada y enviar la solicitud y los archivos de conexión a los líderes relevantes en forma de correos electrónicos.
3.4 Implementación de la base de datos
El sistema adopta un modelo de seguridad de tres capas de usuario-rol-módulo. La primera capa es el usuario, la segunda capa es el rol y la tercera. La capa es el módulo del sistema. Los usuarios están relacionados con roles, los roles están relacionados con los permisos del módulo, pero los usuarios y los permisos del módulo no están directamente relacionados. Este modelo separa los permisos del módulo del sistema de los de los usuarios, utilizando roles como capa intermedia. Cuando los usuarios acceden a un módulo, obtienen acceso al módulo a través de los derechos de acceso de su función. Este modelo de gestión jerárquico puede lograr una gestión eficaz de los derechos.
3.5 Implementación de la gestión de permisos
Domino se puede implementar mediante ACL. Domino es una herramienta de desarrollo de software colaborativo que utiliza tecnología RBAC. Su Domino Admin puede configurar usuarios y grupos. Su Domino Designer no solo puede desarrollar programas normales, sino también definir roles para un archivo de base de datos y asignar roles a los grupos de usuarios y usuarios correspondientes a través de la ACL del archivo de base de datos. Durante la implementación, se pueden definir algunos roles en la ACL de una determinada base de datos de documentos oficiales.
3.6 Implementación de la base de datos de monitoreo
Al implementar la base de datos de monitoreo se crean principalmente tres formularios, varias vistas y un agente. Tres formularios, cada formulario corresponde a un tipo de información de seguimiento. La parte superior de la tabla muestra la información básica del documento oficial y la parte inferior muestra la información de seguimiento del documento oficial. En la tabla adjunta a la mitad inferior, ¿cuál es la primera etiqueta? ¿Unidad receptora? , todos los recibos y secuencias de transferencia para su recolección y reemisión se utilizan para escribir los rastros de la oficina en los documentos;
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