¿Control y ejecución de proyectos de ingeniería con el objetivo de una gestión a distancia cero?
1. La principal connotación del control y la implementación de proyectos destinados a la gestión a distancia cero.
La gestión a distancia cero es una teoría y un método de gestión avanzados. Utiliza funciones modernas de control de sistemas, medios de transmisión de información o tecnología de red, basándose en las características básicas de la gestión de proyectos de ingeniería, y utiliza métodos combinados de gestión dinámica y optimización para establecer un sistema de responsabilidad dirigido a proyectos de ingeniería. Permite que el dirigido y el directivo estén en cualquier espacio, casi sin distancia en tiempo, posición y emoción.
Basándose en el amplio espacio de distribución del sitio de construcción, la empresa se esfuerza por reducir el número de gerentes de la empresa y empleados del sitio de construcción mediante el establecimiento de una estructura organizativa plana, un sistema de red de información y un sistema de control unificado para costos del proyecto y procesos de construcción en todos los aspectos de la distancia, se logra una gestión casi cara a cara, asegurando así que los departamentos de proyectos empresariales y de ingeniería alcancen conjuntamente los objetivos organizacionales.
1. Establecer una estructura organizativa con el objetivo de una gestión a distancia cero. Partiendo de la realidad del personal reducido y la rápida expansión del proyecto, la empresa utilizó recursos limitados para ampliar la escala de la construcción, reformar la estructura organizativa, acortar la cadena de gestión, reducir los niveles de gestión y mejorar la eficiencia de la gestión.
(1) Optimizar el personal de la agencia para que una persona tenga múltiples puestos y múltiples responsabilidades. El personal oficial de la empresa es de 46 personas, de hecho, hay cinco líderes de la empresa y ocho miembros del personal, con un total de 13 personas, una reducción del 72% del personal designado. Una persona tiene múltiples puestos, y la mayoría tiene cuatro puestos. . Los líderes de compañía son a la vez comandantes y combatientes, lo que previene eficazmente que se produzcan disputas.
(2) Los trabajos a tiempo parcial se cruzan hacia arriba y hacia abajo, y el enfoque de la gestión se desplaza hacia abajo. La mayor parte del personal directivo de la agencia también ocupa puestos importantes en el departamento de proyectos de la obra y puede moverse hacia arriba y hacia abajo con flexibilidad. La información de emergencia se puede transmitir hacia arriba y hacia abajo en un minuto, fortaleciendo así la gestión eficaz de los proyectos de construcción.
(3) Los líderes del departamento de proyectos integran múltiples puestos en uno para mejorar la eficiencia de la gestión. El director del proyecto es también el secretario de la sección del partido, implementando "dobles cargos y una sola responsabilidad"; el subsecretario del departamento de proyectos es también el jefe de seguridad, director del comité de trabajo y director de la oficina, implementando "cuatro puestos en". uno". La estructura organizativa in situ, capaz y eficiente hace que la relación entre la empresa y el departamento de proyectos "servicio y obediencia, supervisión y ejecución" sea más clara y directa, y en última instancia conduce al objetivo de la "gestión a distancia cero".
2. Establecer y mejorar un sistema de red de información adaptado a la gestión de la distancia cero.
(1) Establecer un centro de redes de información. Para implementar la construcción del proyecto de red de información de la compañía del grupo, el personal relevante de los órganos y departamentos de proyectos de la compañía está equipado uniformemente con computadoras portátiles, y se ha establecido un centro de información para implementar la gestión de documentos en línea, gestión de archivos, avisos de reuniones y divulgación de información. , correo electrónico y sistemas de procesos de información, programación de personal del proyecto, finanzas y materiales, seguimiento de seguridad y calidad de la construcción y seguimiento del progreso, etc. Los empleados pueden obtener información en tiempo real en el menor tiempo posible a través de los permisos pertinentes en el servidor y recopilar rápidamente políticas, leyes y reglamentos, normas técnicas, información del mercado de ingeniería de construcción, etc. relacionados con la empresa, emitidos por los departamentos administrativos de construcción nacionales y provinciales a través del Internet. Los departamentos de proyectos que se encuentran lejos utilizan líneas telefónicas públicas para conectarse de forma remota a la red de área local de la empresa. La base de datos de la empresa resume, organiza y almacena la información enviada por cada departamento del proyecto, sentando una buena base para la informatización y digitalización de la gestión de la empresa. La base es lograr una retroalimentación de información precisa y oportuna y mejorar la eficiencia de la gestión.
(2) Establecer un modelo de gestión de tecnologías de la información. La empresa desarrolló y aplicó sistemas de gestión de proyectos de ingeniería y sistemas de automatización de oficinas; optimizó la construcción de plataformas de red de gestión financiera centralizadas, compró sistemas de gestión de aplicaciones financieras UFIDA, configuró sistemas de soporte de bases de datos grandes y pequeñas para cada sitio, y compró software de costos de ingeniería. Sistema de gestión de diseño y construcción PKPM y sistema de seguimiento de información de proyectos. Llevamos a cabo investigaciones y mejoras profesionales sobre la base de software general y establecemos un modelo de gestión de tecnología de la información adecuado para esta empresa.
Sistema de gestión de proyectos de ingeniería. Los principales procesos comerciales en la implementación de proyectos de ingeniería se implementan en la LAN interna de la empresa a través de software, y se proporcionan interfaces relevantes con el "Software de liquidación preliminar de proyectos" y el "Software de gestión financiera". La contabilidad de costos y la gestión de proyectos de ingeniería enfatizan las "tres unificaciones" de la planificación previa, el control durante el proceso y la retroalimentación posterior al evento, y encarnan el modelo de gestión de predicción, planificación, toma de decisiones, control, análisis y evaluación. en la gestión de costes. De acuerdo con los estándares del sistema de gestión de calidad ISO9002, se utilizan computadoras para contar y controlar el estado de calidad de cada elemento y eslabón del proceso de producción para garantizar la calidad del proyecto.
Al confiar en el software de información de gestión de proyectos de ingeniería para proporcionar fuentes de datos de ingeniería para la planificación de requisitos de materiales, el equilibrio de la capacidad de construcción y otras tareas, el período del proyecto se puede acortar significativamente mediante la gestión y programación científica.
Sistema de gestión de recursos humanos. Compartir en línea los diversos recursos humanos de la empresa para evitar la inactividad y el desperdicio de algunos recursos humanos; publicar en línea el estado físico, experiencia, desempeño, etc. de los profesionales de la empresa, y analizar puestos, tareas disponibles y análisis comparativo de capacidades del personal. eficiencia del tiempo y otros aspectos, y ajustes oportunos para lograr el máximo intercambio de talentos y puestos, transformar el equipo cerrado de talentos y mano de obra en un equipo relativamente abierto y móvil, mejorar la utilización del talento y reducir los costos laborales Tasa de inactividad.
Sistema de gestión de información financiera. De acuerdo con las cuentas contables de primer nivel y las cuentas detalladas específicas de la empresa y el departamento de proyectos formuladas uniformemente por la empresa del grupo, la empresa importa información de cuentas básica unificada al establecer las finanzas y agrega y modifica cuentas detalladas de manera personalizada de acuerdo con sus propias cuentas. características Con la ayuda del sistema de informes UFIDA UFO, puede lograr recuperación automática, retroalimentación en tiempo real y transmisión fluida de informes, se completan varios formatos de informes y definiciones de fórmulas durante el proceso de implementación. Cada departamento de proyecto utiliza el mismo nombre de informe que la empresa y transmite varios informes a la red de área local de la empresa a través de Internet antes de la fecha límite mensual. El personal de resumen de los estados financieros de la empresa los almacenará de manera uniforme en el directorio designado y realizará las revisiones necesarias. El resumen del estado financiero adopta una interfaz de resumen basada en menús y utiliza comandos de procesamiento por lotes para generar informes resumidos de forma rápida y automática. Cuando ocurre un negocio, el sistema establece la cuenta para la contabilidad del proyecto al ingresar el comprobante y requiere que la información relevante se agregue al comprobante contable, asegurando así que toda la información contable para cada negocio relevante que ocurre para cada proyecto se proporcione en un de manera oportuna, reflejada con precisión en el sistema financiero y registrada en las cuentas mediante el procesamiento de fin de período, lo que facilita el seguimiento y la gestión contable oportunos.
Gestión de adquisiciones, sistema de alquiler de equipos. Utilice el sistema de cotización de proveedores para establecer una interfaz de registro para proveedores, recopilar el capital social de los proveedores, números de cuentas bancarias, certificados de calificación y otra información y organizarlos periódicamente. Con la premisa de garantizar la calidad de los materiales y equipos, cada proveedor cotiza dentro de un período limitado. La cotización más baja para cada variedad es el precio de la oferta ganadora para esa variedad. El orden de la oferta ganadora se ordena de menor a mayor. son iguales, se utiliza el tiempo de oferta Determinado por orden. Todo el proceso de licitación está controlado por un programa de red, que elimina todos los factores humanos, ahorra costos de adquisición y alquiler y forma una base de datos dinámica de precios de adquisición de materiales y alquiler de equipos.
Sistema de presupuesto de proyectos. Utilice computadoras para calcular las cantidades del proyecto y prepare estados presupuestarios y enumere cotizaciones durante el proceso de licitación basándose en el software de costos del proyecto. Mediante el análisis del software de costos, se detalla la cantidad de personas, materiales y máquinas requeridas por la entidad del proyecto y la utilización de los fondos de acuerdo con la situación de la empresa y las necesidades del mercado de la construcción, la cuota de la empresa. compilado para sentar las bases para el trabajo de licitación y cotización de la empresa.
(3) Establecer un sistema integral de red de gestión de proyectos. Para adaptarse a las necesidades del mercado internacional, la empresa ha adaptado la plataforma de información original de primer nivel a una plataforma de información de tercer nivel, es decir, el grupo, la empresa y cada departamento de proyectos, desplazando el foco de la gestión hacia abajo. proyectos de ingeniería y lograr gradualmente los objetivos de la gestión de la información de proyectos de ingeniería. Estableció y mejoró el sistema integral de gestión de proyectos, la base de datos de proyectos, el flujo de trabajo de gestión de proyectos y el proceso de información del sistema de gestión de proyectos, estableció y mejoró varias bibliotecas de cuotas y bibliotecas WBS, y finalmente estableció y mejoró el flujo de materiales como línea principal, el flujo de capital; y trabajo Un sistema integrado de gestión de proyectos con el flujo como núcleo. Incluye principalmente control de progreso del plan, estimación y control de costos, gestión de adquisiciones y control de materiales, control de calidad, monitoreo integral de costos y progreso, gestión de adquisiciones, gestión de construcción, gestión de contratos, gestión financiera de proyectos, gestión de documentos electrónicos de proyectos, plataforma de colaboración de información de gestión de proyectos. , etc. Once subsistemas. Utilice múltiples enlaces para mejorar las capacidades de comunicación remota del departamento de proyectos entre la empresa, los propietarios, los supervisores, las obras de construcción y los proveedores de materiales. Proporcionar al departamento de proyectos servicios como correo electrónico, FTP, base de datos, Internet, intercambio de archivos, uso compartido de dispositivos externos, aplicaciones especiales, etc., para que todas las partes involucradas en el proyecto puedan intercambiar y compartir información rápida y fácilmente. El establecimiento de un sistema de red sienta una buena base para las oficinas remotas y permite a los departamentos de proyectos de diferentes regiones coordinar la implementación de proyectos de ingeniería de manera más efectiva.
3. Establecer un sistema completo de control de costes del proyecto.
(1) Establecer un sistema de licitaciones para la adquisición de materiales y arrendamiento de equipos. Para que la adquisición de materiales sea abierta, justa y transparente, el departamento de desarrollo de mercado, el departamento de garantía, el departamento de proyectos y los jefes de departamento de materiales de la empresa han recopilado exhaustivamente información sobre la calidad y el precio de los materiales, han dominado los cambios de información de los materiales principales y han proporcionado la primera Solución para la adquisición de información solar.
En la adquisición de materiales, para las principales materias primas y materiales a granel que cumplen con las condiciones de licitación, de acuerdo con el sistema de gestión de adquisiciones, el mismo producto debe compararse con la calidad, la misma calidad debe compararse con el precio, el mismo precio debe compararse con servicio, el mismo servicio debe compararse con el pago y debe utilizarse la misma proporción de pago. El principio de credibilidad de "cinco proporciones" organiza las licitaciones y adquisiciones, eliminando fenómenos indeseables como operaciones secretas y sobornos. El arrendamiento de equipos adopta un enfoque similar, reduciendo efectivamente los costos de alquiler.
(2) Establecer un sistema de “dos evaluaciones y una revisión” del proyecto. El grupo líder de evaluación de proyectos de la compañía calculará la tarifa de gestión anual per cápita de 70.000 yuanes para el departamento de proyectos en función de la oferta base del proyecto y la situación del personal del departamento de proyectos, y realizará una evaluación inicial del proyecto cara a cara con el proyecto. gerente. Sobre la base de una clara rentabilidad de los beneficios de la empresa, el director del proyecto y los miembros de su equipo pagan un depósito de riesgo basado en una determinada proporción de la inversión del proyecto. Al mismo tiempo, el director del proyecto y el director de la empresa firmaron una "Carta de Responsabilidad de Objetivos de la Dirección del Proyecto" con los "cuatro controles" de calidad, seguridad, plazo de construcción y eficiencia como contenido principal, aclarando las responsabilidades y competencias de la empresa. , el departamento de proyectos y el director del proyecto. En la evaluación inicial, se midieron indicadores como los ingresos por liquidación de precios del proyecto, los costos, los impuestos y las ganancias del proyecto para guiar la gestión y contabilidad de costos del departamento del proyecto, establecer un sistema de control de costos centrado en el gerente del proyecto para cada departamento del proyecto, y formular objetivos de planificación, sentando las bases para fortalecer el control de costos en el proceso de construcción.
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Debido a los muchos factores variables en la construcción, para ser más preciso Después de calcular los indicadores económicos pragmáticos y que el proyecto haya comenzado a operar por un período de tiempo, el grupo líder de evaluación del proyecto llevará a cabo una reevaluación intermedia basada en la gestión y operación del proyecto, los cambios en el contenido de la construcción, aumento o disminución del personal, impacto en el mercado y otros factores para mejorar aún más la "Carta de Responsabilidad del Objetivo de Gestión del Proyecto" confirma aún más las variables causadas por factores inciertos.
El efecto final del proyecto será determinado por la auditoría del proyecto. Cuando se disuelve el proyecto, el director del proyecto debe presentar un informe de desintegración del proyecto a la empresa, y la empresa realizará una revisión integral y una auditoría de liquidación de sus beneficios económicos para lograr la confirmación final de los beneficios del proyecto.
(3) Establecer un sistema de gestión unificado para la financiación y los fondos de proyectos. La empresa organiza de manera uniforme el uso de los fondos a través de personal contable designado centralmente, y los fondos que se necesitan con urgencia pueden transferirse entre varios departamentos de proyectos. La empresa estipula estrictamente que las asignaciones externas de menos de 50.000 yuanes para un proyecto deben ser refrendadas por el director del proyecto y el personal de calidad, seguridad, materiales y otro personal comercial, y luego verificadas por el personal de contabilidad antes de que puedan asignarse los estados financieros pertinentes. se depositan en el departamento financiero y se informan a la empresa para su presentación; las asignaciones de menos de 100.000 yuanes, además de los procedimientos anteriores, deben informarse al director general antes de ser procesadas; los fondos superiores a 100.000 yuanes deben ser aprobados personalmente por el general; administrador antes de que se pueda realizar la asignación.
Cuando los propietarios asignan fondos a varios proyectos de construcción, el personal de contabilidad debe informar a la empresa de manera oportuna e informar los fondos de la cuenta de cada proyecto al departamento de finanzas y al gerente general de la empresa una vez por semana para facilitar la asignación y el uso razonables de los fondos.
Para controlar de manera más efectiva todos los aspectos de la operación de costos del proyecto, cada contrato formado por el proyecto será revisado y verificado, con un enfoque en revisar el estado de pago del contrato, para que la empresa no Solo monitorea los gastos y gastos en cada etapa del proyecto. La situación de gestión se comprende bien, los problemas que surgen durante la operación del proyecto se pueden corregir de manera oportuna y la supervisión de costos del proceso se ha fortalecido para lograr el propósito de. prevención anticipada, control durante el proceso y aseguramiento de la rentabilidad del proyecto.
(4) Establecer un sistema separado de contabilidad de proyectos y análisis de costos regulares. La empresa ha establecido un completo sistema de contabilidad independiente para proyectos de ingeniería y realiza periódicamente inspecciones y evaluaciones de los principales indicadores económicos del proyecto. La atención se centra en si los gastos son razonables, de modo que el nivel de gestión del director del proyecto y el proyecto bueno o malo. Se destacan los indicadores económicos y, a través de Las comparaciones entre departamentos de proyectos crean presión competitiva, lo que mejora en gran medida la conciencia de los costos y el sentido de responsabilidad de los gerentes de proyectos, haciendo que la atmósfera de "comparar, aprender, ponerse al día, ayudar y superar" entre los departamentos de proyectos sea cada vez más Desde la empresa hasta el departamento de proyectos, todos consideran la gestión de costos del proyecto como una máxima prioridad y la consideran la fuente fundamental de beneficios económicos. La empresa implementa estrictamente la política de "tres refinamientos y tres reducciones" de "tropas bien equipadas, equipos sofisticados y gestión refinada" y "reducir los niveles de gestión, reducir los empleados del proyecto y reducir los gastos de gestión" para garantizar en la mayor medida que el El departamento de proyectos cumple con los requisitos de la "Carta de responsabilidad del objetivo de gestión del proyecto", presta mucha atención a la calidad, seguridad, período de construcción y eficiencia del proyecto, y logra "adquirir productos de calidad, construir una imagen, crear beneficios y desarrollar talentos" para garantizar la realización de indicadores económicos.
Para comprender la situación de los costos del proyecto, cada departamento de proyectos realizará un análisis de costos del proyecto regular para el mes al final de cada mes. Compare los requisitos de costos de responsabilidad del proyecto, concéntrese en analizar la ocurrencia real de costos de materiales, costos de maquinaria, costos de mano de obra y honorarios de administración, etc., descubra las razones del ahorro de costos o el gasto excesivo, qué problemas existen, resuma la experiencia y las lecciones. y proponer medidas de mejora y mejoras para el próximo mes Centrarse en reducir costos y captar enlaces clave para que el departamento de proyectos pueda tomar firmemente la iniciativa para controlar los costos.
(5) Establecer un sistema de responsabilidad económica para los proyectos de ingeniería. Sobre la base de una contabilidad separada para los proyectos de ingeniería, se implementa un mecanismo para vincular las ganancias entregadas por el departamento de proyectos a los salarios y bonificaciones personales, y aumentar la intensidad del apoyo al personal de gestión de proyectos, especialmente a los directores de proyectos. La empresa estipula claramente en las "Reglas de implementación de la gestión salarial": para aquellos que completen completamente los indicadores de la carta de responsabilidad objetivo de la gestión del proyecto, el depósito de riesgo y los intereses bancarios para el mismo período se devolverán en su totalidad si se exceden los indicadores de la carta de responsabilidad objetivo; , se pagará una parte adicional del exceso de ganancias. El 40% del total se otorgará al departamento del proyecto, del cual el 60% se otorgará al director del proyecto. Cuanto más pague, más recompensas recibirá. no hay límite superior para los departamentos de proyectos que no completan los indicadores de la carta de responsabilidad objetivo de la gestión del proyecto y causan pérdidas, no solo no se devolverá el depósito de riesgo, sino que también se exigirán las responsabilidades económicas y administrativas del director del proyecto. responsables y se impondrán sanciones como descenso de categoría, reducción de salario, despido y multas. Al mismo tiempo, el desempeño del proyecto está vinculado a recompensas y nombramientos, lo que crea una atmósfera en la que es honorable construir proyectos de alta calidad y generar beneficios óptimos, y viceversa.
(6) Establecer un sistema de aprobación del gerente general para gastos administrativos. De acuerdo con el principio de "gastar menos para hacer más y hacer las cosas sin gastar dinero", se estipula que todos los gastos de entretenimiento del departamento de proyectos deben ser aprobados por el director general. Los grandes consumos necesarios deben solicitar instrucciones en. avance antes de determinar el estándar de entretenimiento; el director del proyecto no pedirá prestado dinero a la Parte A ni al supervisor. No se le permite pagar su propio consumo, no se le permite fumar con fondos públicos, no se le permite conducir solo. , no se le permite llevarse el automóvil a casa por asuntos personales y no se le permite consumir fuera de la ubicación del proyecto. Los líderes de la empresa y el personal comercial de la agencia no pueden ir al departamento del proyecto, todos comen y viven en el sitio de construcción; El departamento de proyectos no puede entretener a los líderes de la empresa o al personal de la agencia con fondos públicos, y no se le permite gastar dinero en lugares de entretenimiento de alto nivel. De lo contrario, los gastos correrán a cargo de uno mismo y se le impondrá una multa de 2.000 yuanes. reportado a toda la empresa; los gastos de viaje del personal del departamento de proyectos, gastos de comunicación, gastos de oficina, etc. serán subsidiados por una cantidad fija.
El equipo directivo de la empresa da ejemplo y se rige por diversos sistemas de gestión. El gerente general no tiene automóvil personal, trabaja independientemente de los días festivos, a menudo come y duerme en el sitio de construcción e insiste en trabajar en el sitio. Bajo su liderazgo, los miembros del equipo directivo de la empresa, de acuerdo con los principios de trabajo duro y ahorro, fueron a las bases y a las obras de construcción, comieron, vivieron y trabajaron con los empleados, sin reembolsar subsidios de viaje, alojarse en hoteles o ir a Para el consumo en locales de ocio no hay tarjeta, ni necesidad de llevarla, ni fenómeno.
4. Establecer un sistema de control "ocho unificado" para el proceso de construcción del proyecto.
A saber: despliegue unificado y nombramiento de personal del proyecto, asignación unificada de vehículos e instalaciones de oficina, licitación unificada y selección de equipos de subcontratación laboral, firma unificada de contratos de proyecto, preparación y revisión unificadas de liquidaciones presupuestarias del proyecto, implementación unificada de seguimiento de información y licitación de proyectos. , estándares unificados para la gestión in situ y servicios de logística Gestión unificada.
2. El efecto operativo del control y la implementación de proyectos de ingeniería con el objetivo de la gestión a distancia cero
En los últimos dos años desde el “control y la implementación de proyectos de ingeniería con el objetivo” de la empresa. de gestión de distancia cero” ha estado en marcha, ha emprendido un total de más de 600 millones de yuanes en tareas de ingeniería y ha completado una producción de construcción por valor de 560 millones de yuanes, superando el 51% de las tareas asignadas por la empresa del grupo. A finales de 2003 se había completado el área de construcción de 336.000 metros cuadrados de viviendas, logrando el objetivo esperado de desarrollar el mercado de la construcción de viviendas. En 2003, el valor de la producción per cápita y los beneficios estaban en el nivel líder en la misma industria. La empresa ha ganado un "Proyecto Nacional de Satisfacción del Usuario", dos premios de ingeniería de calidad a nivel provincial, cuatro premios de ingeniería de calidad a nivel municipal, tres "Sitios de construcción civilizados excelentes" a nivel provincial y ocho "Sitios de demostración civilizados y de seguridad" a nivel municipal; Además de muchos honores, como la unidad civilizada del gobierno provincial de Shandong, la unidad avanzada de la construcción de las "Tres Civilizaciones" de la empresa del grupo y el "Equipo de los Cuatro Buenos Liderazgos". Wang Jianlun, director general de la empresa, recibió el título de "Gerente de Proyecto Destacado Nacional 2003 en la Industria de la Construcción" y "Gerente de Proyecto Destacado 2003 de Empresas de Construcción Ferroviaria". Los resultados han generado directamente más de 10 millones de yuanes en beneficios económicos y han sido establecidos como un método de gestión típico por la empresa del grupo y promovido en toda la empresa.
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