¿Cuál es la importancia de establecer un sistema de oficina colaborativo?
Resumen: El sistema de oficina colaborativa es de gran importancia para una empresa. Es beneficioso para el sano desarrollo de la empresa y la mejora de la cohesión general, es beneficioso para la transformación de los conceptos de gestión y modelos de trabajo. diversos departamentos de la empresa, y es beneficioso para el ahorro de gastos administrativos, ahorro de mano de obra y recursos financieros. Después del análisis, se descubrió que todavía existen muchas deficiencias en el sistema de oficina colaborativo, como la baja utilización de funciones del sistema de software de oficina. En futuros requisitos funcionales, será necesario personalizar la capacidad de carga del sistema, etc. ¿Cuál es la importancia específica de establecer un sistema de oficina colaborativa, así como el análisis de la situación actual y los requisitos funcionales del sistema de oficina colaborativa? ¡Consulte el artículo para echarle un vistazo! 1. ¿Cuál es la importancia de establecer un sistema de oficina colaborativo?
El llamado sistema de oficina colaborativo se refiere a resolver los tres principales problemas insulares de las empresas, a saber, islas de información, islas de aplicaciones e islas de recursos. La encarnación específica de la colaboración es que cualquier punto de la empresa puede estar relacionado con cualquier otro punto de la empresa (el punto aquí es una referencia general). Si un sistema de oficina no puede hacer esto, no se le puede llamar sistema de oficina colaborativo.
El sistema de oficina colaborativa ha jugado un papel positivo a la hora de promover cambios en los métodos de oficina y mejorar la eficiencia. Específicamente, el sistema de oficina colaborativa tiene la siguiente importancia para el trabajo actual de la empresa:
1. Favorece el desarrollo saludable de la empresa y la mejora de la cohesión general. Todo el grupo. Durante el proceso, cada departamento puede sentir realmente la existencia real de un grupo, lo que puede aumentar el sentido de propiedad y promover la mejora de la marca.
2. Es útil que todos los departamentos de la empresa cambien sus conceptos de gestión y modelos de trabajo, mejoren la eficiencia del trabajo y superen las malas prácticas provocadas por los modelos de gestión y los modelos de oficina tradicionales. Las obligaciones de cada departamento son claras y facilita la supervisión de los líderes de la empresa con orientación.
3. Es propicio para ahorrar gastos administrativos, ahorrar mano de obra y recursos financieros. Al mismo tiempo, se establecen dentro de la situación general una plataforma de trabajo de gestión colaborativa eficiente y una plataforma de presentación e integración de información centralizada para formar una buena atmósfera de intercambio de información y asistencia mutua armoniosa entre todos los departamentos, establecer y mejorar la cultura organizacional y lograr una verdadera orientado a las personas.
2. Análisis del estado actual y requisitos funcionales del sistema de oficina colaborativo.
1. Análisis del estado actual:
(1) La utilización de las funciones del sistema de software de Office es baja. y hay un desperdicio de recursos Situación Al observar el historial de uso de OA en el mercado, el sistema OA utilizado actualmente todavía se basa en el sistema OA tradicional. Hay una gran cantidad de funciones en el sistema OA que no lo son. Se utiliza y se reduce la confusión del proceso de gestión. Lo que los sistemas de software de oficina brindan a los miembros de la empresa no es una experiencia de oficina eficiente y conveniente. Por el contrario, los sistemas de software de oficina en el mercado con funciones complejas e interfaces poco amigables impiden que los miembros de la empresa que originalmente están familiarizados con las especificaciones de los procesos comerciales comiencen rápidamente. con un nuevo método de operaciones, lo que da como resultado que la eficiencia del trabajo no cumpla con las expectativas del usuario y que la excelente experiencia de oficina se convierta en una charla vacía. En cuanto a la coordinación del equipo, se refleja muy poco en el sistema OA existente. Es imposible utilizar el sistema para completar los procesos comerciales y el equipo debe administrarse manualmente o de otras formas, lo que es un desperdicio de recursos.
(2) Problemas de seguridad de la red En las oficinas basadas en red, si se puede garantizar la seguridad de los sistemas de software siempre ha sido una parte importante de la investigación. Por ejemplo, el establecimiento del proyecto, la aprobación del proyecto, la aceptación del proyecto, la transferencia de dinero, etc., tienen problemas de seguridad en la red. La forma de proteger algunos datos y registros importantes de empresas e instituciones para que no sean atacados o manipulados implica problemas de seguridad de la red. Hay defectos en el contenido anterior. Este sistema propone un sistema de oficina colaborativo que se puede personalizar según las necesidades de los usuarios en diversas industrias para satisfacer su uso de oficina, haciendo que los proyectos de gestión sean más efectivos y convenientes.
2. Requisitos funcionales
(1) La capacidad de carga del sistema se puede personalizar según el tamaño de la empresa o equipo.
(2) Se pueden crear y gestionar tareas, y se pueden asignar tareas a grupos de tareas adecuados.
(3) Para cada tarea, puede dividir subtareas, cargar archivos adjuntos y establecer fechas de inicio y finalización.
(4) El sistema software ofimático Panda puede utilizarse en cualquier terminal.
(5) Almacenamiento en la nube para una variedad de archivos y puede asociarse con una tarea o un proyecto.
(6) Los gerentes pueden designar personal para organizar reuniones, y los avisos de reuniones llegarán a tiempo en los recordatorios de notificación de los participantes.