Criterios para seleccionar las ubicaciones de los eventos de reuniones
¿Lo sabías? Elegir un lugar de reunión también es una habilidad.
Según estadísticas incompletas, hay alrededor de 500 lugares de exposición y centros de conferencias en China, así como innumerables salas de conferencias de hoteles y salas de conferencias de edificios de oficinas que se pueden utilizar para reuniones pequeñas y medianas. Para salas de conferencias grandes y extragrandes en distintas regiones, también se debe considerar la ciudad o incluso el país donde se celebra la reunión.
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Entonces, ¿cómo elegir un lugar de reunión para aumentar mejor la tasa de participación y lograr resultados ideales para las reuniones? Se deben considerar cuidadosamente los siguientes 7 factores.
01. El tipo de conferencia es la consideración principal al elegir un lugar.
Las conferencias internacionales y nacionales deben considerar de manera integral factores políticos, económicos, culturales y de otro tipo, y generalmente elegir el lugar. en la capital o en una ciudad desarrollada en primera línea. Por ejemplo, en China, Beijing, Shanghai, Guangzhou, Shenzhen, Chengdu, etc. son ciudades más adecuadas para celebrar este tipo de reuniones.
Las reuniones profesionales generalmente se realizan en zonas urbanas y rurales con características profesionales para facilitar las inspecciones in situ. Sería difícil de entender si el seminario sobre tecnología de plantación de algodón se celebrara en Shenzhen. Se pueden organizar pequeñas reuniones periódicas en la sala de conferencias de la empresa.
02. Conveniencia de transporte del lugar de la reunión
Intente que la dirección de la reunión sea conveniente para los líderes y participantes. Generalmente se recomienda elegir un lugar que esté cerca de los lugares de trabajo. lugar de líderes y participantes. Además, también se deben considerar factores como la disponibilidad de estacionamiento.
03. El tamaño del lugar debe ser acorde con la escala de la reunión.
Se debe tener en cuenta el número de personas y la duración. . Si la reunión es más larga, el lugar puede ser un poco más grande de lo que realmente se utiliza.
04. Si el lugar de la conferencia cuenta con equipo de soporte que satisfaga las necesidades.
Si las mesas, sillas, ventilación, iluminación, aire acondicionado y equipos de audio y video satisfacen las necesidades de la conferencia. También es una consideración muy importante. Si el lugar de la conferencia no cuenta con el equipo necesario para la reunión y necesita cambiar el lugar o organizar asuntos de alquiler con anticipación, el equipo que se puede utilizar incluye, entre otros, pantallas LED, tableros de presentación, equipos de proyección, equipos de audio, equipos de grabación, proyectores, ordenadores, micrófonos, etc.
05. El lugar debe estar lo más libre posible de interferencias externas
Es necesario conocer previamente el aislamiento acústico de la sala de conferencias y si existe alguna construcción a su alrededor. . Además, se pueden instalar guardianes fuera de la sala de conferencias o se pueden colocar carteles con recordatorios relevantes como "La reunión está en curso, no se permiten visitantes" para evitar interrupciones innecesarias de la reunión y afectar el ambiente de la misma.
06. Trate de tener instalaciones de seguridad en el lugar de la conferencia.
Aunque la probabilidad de diversos riesgos de emergencia, como la prevención de incendios y el tratamiento médico, es baja, también deben considerarse.
07. ¿La tarifa de alquiler del lugar está dentro del presupuesto?
Al elegir un lugar, debe pensar en el presupuesto con anticipación para evitar perder tiempo y energía durante la inspección y selección del lugar.
Lo anterior es el resumen de la experiencia del autor sobre cómo elegir un lugar adecuado para la conferencia. Espero que sea útil para los profesionales de conferencias y exposiciones.