Un método de gestión de documentos valorado en 100.000 yuanes

Resumen: Con el desarrollo de Internet, la adquisición de información es cada vez más barata y cada vez recibimos más archivos. Para la mayoría de las personas que están acostumbradas a ser libres y desorganizadas: necesitan hacerlo. ser regulado. Organizar la administración de archivos de su computadora puede ser un verdadero dolor de cabeza. De hecho, si desea conocer los hábitos de pensamiento y la capacidad de trabajo de una persona, puede vislumbrarlos en la administración de archivos de su computadora.

Las personas que son nuevas en el mundo laboral siempre recibirán este consejo: desarrolle buenos hábitos de trabajo. Y un buen método de gestión de archivos es un hábito de trabajo que vale 100.000. Si gestionas bien los archivos, no tendrás preocupaciones en el trabajo. Este artículo presenta un resumen de los métodos de administración de archivos de Digua Laws. Respondemos las siguientes tres preguntas:

1. ¿Cuál es el significado y los componentes de la administración de archivos?

2. ¿Cuáles son los métodos comunes para la gestión de archivos actualmente?

3. ¿Cuál es la dirección de desarrollo futuro de la gestión documental?

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(1) Definición de gestión de archivos

1.1 La importancia de la gestión de archivos

Una parte muy importante de la gestión del conocimiento es encontrar rápidamente los recursos que busca y los documentos. uno de ellos. Entonces el almacenamiento de documentos, el archivado y la denominación de archivos son muy importantes. Sólo la clasificación y denominación de documentos científicos pueden buscar rápidamente y completar el trabajo de manera eficiente. Una buena gestión de archivos tiene tres ventajas principales:

A. Mejorar la eficiencia de la comunicación, permitiendo al destinatario conocer el asunto del archivo/carpeta a partir del nombre del archivo/carpeta;

B. Lograr Fast Index facilita la recuperación rápida de los archivos requeridos;

C. Facilita el seguimiento rápido, la distinción de versiones y el seguimiento de versiones anteriores en cualquier momento para comprender los registros de cambios de versión.

1.2 Componentes de la gestión de archivos

Sabemos que cuando adquirimos un ordenador nuevo, el ordenador está en blanco, como mucho nos ayudará a dividir los discos (C, D, E. , F), y con el uso continuo de las computadoras, generaremos muchos archivos (archivos). Para facilitar la clasificación, hemos creado varias carpetas (carpetas) nuevas para almacenar nuestros archivos, que pertenecen a Nuestro propio árbol lógico. . Comenzando desde el directorio raíz --> letra de unidad --> carpeta raíz --> subcarpeta de primer nivel --> subcarpeta de segundo nivel... --> archivo, la administración de archivos en realidad significa que nuestra propia estructura de pensamiento es Algunas personas son acostumbrados a distinguir por tiempo, algunos están acostumbrados a distinguir por categorías y otros están acostumbrados a distinguir por objetos. Esto no es bueno ni malo, solo significa sus propios hábitos de pensamiento.

Bueno, llegados a este punto podemos concluir que la gestión de archivos debe gestionarse desde al menos dos dimensiones, a saber, archivos (contenido) y carpetas (carpetas).

(2) Métodos de administración de archivos

Para lograr las tres ventajas de la administración de archivos mencionadas anteriormente, los nombres de archivos generalmente contienen los siguientes elementos:

A. Categoría, por ejemplo: gestión del conocimiento, conocimientos financieros, biblioteca de materiales

B. Contenido principal, por ejemplo: cronograma, formulario de cotización, análisis de casos

C. Palabra clave principal, ejemplo: occidental , diseño, pintura

D. Tiempo de revisión, Ejemplo: 20171029

E. Número especial, Ejemplo: HL0001, ABC005

F. Número de versión, por ejemplo : V1, V2

Según los elementos anteriores, el orden en el que nombramos los archivos es generalmente:

Número especial_categoría_core contenido_clave palabra clave_productor_ Hora + versión

En este En ese momento, se ha establecido un nombre de archivo completo. Utilice símbolos según sus propios hábitos para lograr un reconocimiento claro. Mi hábito personal es agregar "" delante de todos los nombres de archivos para fortalecerlos y no agregar selectores de cuadros para palabras clave posteriores solo porque no quiero afectar el reconocimiento. Además, algunas personas están acostumbradas a poner la hora delante del nombre del archivo, lo que facilita la clasificación por hora. De manera similar, para enfatizar los documentos clave, algunas personas están acostumbradas a agregar "@" delante de los documentos clave.

Revise el punto central, ya sea la calidad del contenido o la frecuencia de revisión, estos son mucho más importantes que la perfección y la complejidad de la estructura del archivo. Por lo tanto, clasifique las palabras clave según su personal. hábitos.

(3) Métodos de administración de carpetas

3.1 El origen de las carpetas

¿Quién inventó la "carpeta" y quién está acostumbrado a "organizar archivos"? Mirando a las personas que me rodean, parece que los escritorios y estantes de todos están llenos de una gran cantidad de documentos y papeles, e incluso los cuadernos están cada vez menos organizados y escritos de manera ordenada. La verdad es que la gran mayoría de las personas en su sano juicio odian organizar archivos a menos que sea absolutamente necesario.

Einstein y su escritorio favorito

Entonces la pregunta es, cuando se estableció el sistema informático no hace mucho, ¿quién fue el que hizo que la gente amara la "organización de carpetas"? El concepto de odio. ¿Se ha llevado a las computadoras e indirectamente ha causado que la organización de los archivos de nuestra computadora sea tan desordenada como la de nuestros escritorios? Si echamos un vistazo a la historia, encontramos a Xerox Alto, el creador de los ordenadores personales, que también incluía un software de gestión de archivos: Neptune.

De hecho, desde la perspectiva del desarrollo histórico, la aparición de las carpetas es inevitable. Los libros aparecieron cuando cada vez no se podía almacenar más conocimiento en el cerebro humano debido a la limitación de la capacidad del cerebro humano, debido al aumento de archivos, debe haber un contenedor-"libro" para cargar archivos, que es una carpeta (. carpeta). Con el posterior desarrollo de las computadoras, nuestro gran Sr. Jobs introdujo las carpetas en el sistema informático personal Macintosh y apareció en el negocio el concepto de producto "carpetas".

El concepto de carpeta es un producto natural basado en la "estructura jerárquica del sistema de archivos". En la década de 1980, también hizo grandes contribuciones a la comprensión de la ubicación de los archivos en el disco y a la popularización de los archivos electrónicos. gestión para usuarios de ordenadores personales

3.2 Definición de estructurado

Para poder buscar archivos de forma rápida y ordenada, es necesario organizar los archivos de forma "estructurada" en el árbol lógico del archivo. computadora externa. Pero ¿qué es estructurar? La respuesta oficial es: Estructura = (deconstrucción + reconstrucción) × condiciones de contorno, que es la forma de resolver todos los problemas. Su principio fundamental es el principio MECE, que es mutuamente independiente y completamente exhaustivo. Sólo así podremos lograr una clasificación sin superposiciones ni omisiones. La estructuración es, en primer lugar, una forma de pensar y, en segundo lugar, un método de gestión. El enfoque estructurado no es ni bueno ni malo, simplemente significa nuestra forma lógica de pensar existente.

Analicemos “si la pizza es un pan plano” como ejemplo. Cuando la abuela de Xiao Ming comió pizza por primera vez, le preguntó a Xiao Ming: "¿No es solo un pan plano con queso y cubitos de carne?". No hay absolutamente ningún problema con este conocimiento, porque no está incluido en el árbol de conocimientos existente de la abuela. . Pizza" esta categoría. Luego, Xiao Ming le explicó el motivo de la pizza a la abuela y comió varias pizzas más veces. La abuela aceptó lentamente el término "pizza" y, en su propio árbol de conocimientos, se creó junto con "pizza". Se forma un nuevo árbol de conocimiento. Más tarde, la abuela regresó a su ciudad natal y nunca volvió a comer pizza durante muchos años. Poco a poco, la abuela volvió a clasificar la "pizza" en la categoría de "pan plano", y la "pizza" se convirtió en una pizza con queso y cubitos de carne. Como puede verse en este ejemplo, no existe una forma buena o mala de estructurar, solo significa nuestra forma lógica de pensar existente.

3.3 Método estructurado para la gestión de carpetas

El método estructurado gestiona carpetas, como su nombre indica: todos los archivos de un dispositivo están vinculados a un árbol lógico. Este método es, con diferencia, el más común y suele ser perfecto, especialmente en la gestión de archivos del sistema informático.

Hablemos de cómo se lleva a cabo la administración de carpetas personales del autor:

La computadora del autor en sí solo tiene una unidad con letra C (unidad de estado sólido SSD) y luego el disco duro. was Los archivos se dividieron en diferentes discos y se crearon nuevamente: disco D (software), disco E (oficina) y disco F (entretenimiento).

Para garantizar la velocidad de funcionamiento de la computadora, la unidad C solo almacena archivos relacionados con el sistema y la unidad D solo almacena archivos para cargar software en la computadora.

Lo siguiente se centra en los hábitos de uso del disco E (oficina) en el disco de oficina, el autor ha estructurado la clasificación según la naturaleza del trabajo:

-->01 Equipo del proyecto de la cadena de suministro <. /p>

---->11 Balance de producción y ventas

---->12 Planificación de categorías

---->13 Proceso de pedido del parque educativo

--> 02 Centro de Gestión de la Cadena de Suministro

---->21 Departamento de Control de Operaciones

---->22 Departamento de Almacenamiento

---->23 Grupo de Datos

---->24 Departamento de Planificación

------>241 Análisis de Datos

-- ------>2411 Tasa de cumplimiento de pedidos

-------->2412 Tasa de entrega a tiempo

-------->2413 Indicadores de inventario

- ---------->24131 Informe de análisis

---------->24132 Datos fuente

------>242 Producción de modelos

------>243 Gestión de la planificación

------>244 Formación interna

-->03 Centro de Auditoría de Control Interno

-->04 Rollitos de Camote

De manera similar, utilizando el principio MECE para gestionar los discos de entretenimiento se clasificarán según la vida, estudio , intereses, etc., pero excluir el directorio raíz de la ruta no cuenta, está bien. Es mejor no exceder el nivel 4 de administración de archivos, de lo contrario será un poco negligente y causará problemas innecesarios.

(4) La dirección futura de la gestión de documentos

El método de gestión estructurada mencionado anteriormente se basa en una lógica y una organización claras, pero la mayoría de las personas no pueden hacerlo. Para absoluto MECE, más Se adoptan métodos de gestión de archivos semiestructurados. Sin embargo, este tipo de método de administración de archivos es el punto final, ¿es absolutamente perfecto? No precisamente.

[Ejemplo que te disgustará]

R. Siempre has configurado carpetas de trabajo según los proyectos. Después de haber lanzado 50 proyectos, de repente necesitas sacar los archivos de. todos los proyectos. El calendario del proyecto está listo

B. Siempre has ordenado tus fotos por año. Después de acumularlas durante 3 años, de repente quieres encontrar todas las fotos relacionadas con tu familia.

C. Siempre has organizado tu computadora de estudio según las materias y de repente necesitas conocer las tareas importantes de todos los cursos para referencia de los compañeros.

Al enfrentar este problema, ahora la gestión de clasificación. los entusiastas lo han discutido Posibles direcciones futuras:

Abandonar el sistema de carpetas y usar el sistema de etiquetas para administrar la información

[Ejemplo 1]

Un compañero de clase al que le gusta travel organiza his Se crearon tres carpetas durante la recopilación de datos para almacenar contenido relacionado con "planificación de alojamiento", "notas de viaje" y "presentación de atracciones", respectivamente. Cuando quiere encontrar toda la información relacionada con "Maldivas", ya no tiene que abrir estas tres carpetas para buscar información una por una, solo necesita usar la etiqueta "Maldivas" para filtrar todos los archivos:

Creemos que una buena herramienta de gestión de datos debería:

A. Administrar todos los archivos en etiquetas

B. Puede ayudar a inspirar inspiración y encontrar rápidamente la información que desea

C. Multiplataforma y adaptable a varios sistemas y dispositivos

En cuanto a cómo resolver estos problemas, esperamos que los científicos o entusiastas de la gestión de clasificaciones nos den respuestas en el futuro.

Finalmente, una buena gestión de archivos no sólo es aplicable a los archivos, sino que se puede ver en todas partes de nuestras vidas.

Espero que nadie tenga que preocuparse más por la gestión de archivos.

Ir a tu ciudad y soplar el viento que soplaste, cuenta como abrazar