Los seis pasos de una agenda de reunión ¿Cuáles son los seis pasos de una agenda de reunión?
1. El trabajo de asuntos de la conferencia se refiere a varios asuntos específicos que sirven a la conferencia. Incluye los siguientes aspectos. Primero, haga un plan de reunión. El plan de la reunión es el plan de preparación de la reunión. La calidad del plan afecta directamente la calidad de la reunión. El plan de la reunión incluye: nombre, fecha, lugar, calificaciones (elección, designación, invitación especial, asistencia) y lista de participantes, boletos para la reunión, división de responsabilidades dentro de la oficina preparatoria y distribución del personal, diseño del lugar, agenda de la reunión, como El plan también debe incluir elecciones, distribución de premios, fotografía, grabación de vídeo, etc. En segundo lugar, prepare los documentos de la reunión. Propuesta, redacción, revisión, impresión y distribución de documentos y materiales a considerar en la reunión (distribuidos antes de la reunión o en la misma). En tercer lugar, convocatoria de reunión. La propuesta y distribución de convocatorias de reuniones deben ser oportunas. Se debe realizar un seguimiento de las reuniones importantes después de que se emite la notificación para comprender si la otra parte puede asistir a la reunión según lo programado. Cuarto, inspección previa a la reunión. Esto incluye informes e inspección sobre la implementación del plan y la inspección in situ. El informe y la inspección implican principalmente que la persona a cargo del trabajo de preparación informe sobre el estado integral de la preparación y los problemas existentes al anfitrión de la reunión o a los líderes principales, centrándose en los documentos y materiales de la reunión. La inspección in situ se centra en la distribución y seguridad del lugar. Quinto, servicios específicos durante la reunión. Incluyendo sistemas entre reuniones, como sistema de registro, sistema de espera, actas de reuniones, preparación e impresión de resúmenes, etc. El mando en el lugar de grandes reuniones y las medidas de emergencia en circunstancias especiales no sólo deben incluirse como elementos especiales en el plan, sino que también se debe determinar el personal de mando y sus señales de mando. Sexto, el trabajo de asuntos de la conferencia al final de la reunión, incluido el resumen del contenido de la reunión, la redacción y distribución de actas de la reunión, informes de noticias de la reunión o la celebración de conferencias de prensa, conferencias de prensa, etc., y el resumen del trabajo de asuntos de la conferencia. Además, diversas tareas posteriores, como la salida de los representantes de la reunión, la liquidación financiera, la liquidación de materiales, etc.
2. Las reuniones varían en tamaño y duración. El tamaño de la reunión puede variar desde unas pocas personas hasta decenas de miles de personas, el tiempo puede ser largo o corto, los tipos son diversos y la naturaleza también es diferente, pero el contenido y el proceso del trabajo de la reunión son básicamente similares. . El contenido y el proceso de trabajo de la reunión general se dividen en tres etapas: etapa de preparación previa a la reunión, etapa de implementación de la reunión y etapa de resumen de evaluación.
3. Preparación previa a la reunión. La preparación previa a la reunión es el plan previo a la reunión. Es la disposición sistemática de varias tareas de trabajo para lograr los objetivos de la reunión. los siguientes contenidos: planificación de conferencias, selección del lugar de la conferencia, plan de marketing y formulación de presupuesto.
4. Planificación de conferencias, comité de planificación, comité de planificación es un equipo que tiene ciertas responsabilidades para la conferencia, generalmente compuesto por miembros internos de la organización anfitriona. Establece una meta: ten una meta específica y ponla por escrito. Determinar las personas: Determinar los integrantes, designaciones internas o externas. Operaciones específicas: inspección de escena en sitio, evaluación de diseño y registros de trabajo registrados para referencia posterior. Plan de planificación: El contenido de la planificación de la conferencia incluye principalmente: ¿A quién invitar? ¿Cuántas personas asistieron realmente? Las reuniones eficaces requieren tiempo suficiente y deben tener en cuenta los días festivos, etc. Dónde se celebra la reunión. Un propósito claro para la reunión. El formato específico de la reunión, incluidas las ceremonias de apertura y clausura de la reunión, etc., y el contenido específico de la reunión.
5. Lugar de la reunión, tipo de lugar de la reunión, hotel: algunas reuniones pequeñas y medianas suelen elegir hoteles. Centro de conferencias: El centro de conferencias está especialmente diseñado para conferencias a gran escala y generalmente no cuenta con habitaciones ni áreas de entretenimiento. Universidades: la mayoría de las escuelas tienen salas de conferencias académicas exclusivas y algunas también están abiertas al público. Barcos: Los barcos, especialmente algunos cruceros, también cuentan con instalaciones para conferencias. Sanatorio: El sanatorio también está equipado con instalaciones para conferencias, donde podrá recuperarse y celebrar reuniones. Al elegir un lugar de reunión, generalmente se deben considerar los siguientes factores al elegir un lugar de reunión: distancia y condiciones de tráfico, historial de celebración de reuniones, condiciones de alojamiento, cargos de ubicación, factores de seguridad de la ubicación y si las instalaciones de servicio del lugar son completas. , si se puede lograr una cooperación mutuamente beneficiosa, etc.
6. Desarrollar planes de marketing, etc. La publicidad en el mercado es crucial para el éxito o el fracaso de una conferencia. ¿Qué se quiere obtener de la audiencia? Materiales promocionales, qué estilo deben ser los materiales promocionales. Envío por correo, qué materiales necesitan los expositores, el costo del envío por correo y la tasa de comentarios, etc. Publicidad, publicidad en qué publicaciones, ¿qué tipo de publicidad se imprime? Formulación del presupuesto, controlar el presupuesto de una reunión equivale a controlar toda la reunión. El primer paso en la elaboración del presupuesto es confirmar si la reunión es rentable o asegurar una balanza de pagos. Luego están los costos de limpieza.
Los gastos incluyen dos categorías, gastos fijos y gastos variables. Por muy preciso que sea el presupuesto, ocurrirán situaciones inesperadas y debería haber un 10% adicional del presupuesto total.
7. Implementación de la reunión Al implementar el plan de la reunión, el trabajo incluye: registrar a los participantes, recopilar información relevante, buscar oradores, contactar lugares y resolver disputas cuando sea necesario. La implementación de la reunión generalmente incluye los siguientes puntos: compilar un manual del lugar, establecer un centro de información (que brinde servicios en tiempo real) y establecer un comité directivo (responsable de la orientación en el lugar).
8.Resumen y evaluación. Resumen y evaluación de la reunión (una vez finalizada la reunión se debe evaluar de inmediato. Generalmente se divide en partes, incluyendo un resumen de cada trabajo desde la preparación hasta la realización). final de la reunión, análisis de beneficios y Calcule el costo de las visitas mutuas a los clientes de investigación de mercado para este proyecto (visitas repetidas con los clientes para profundizar las relaciones con los clientes) y realice una reunión de elogio para agradecer al personal relevante (haga un buen trabajo al agradecer al personal y unidades cooperativas relacionadas con la reunión, etc., y proporcionará datos a los medios, etc. para ampliar la influencia).