¿A qué se dedica principalmente un oficinista de un hospital?

Responsabilidades laborales:?

1. Responsable de la impresión, composición tipográfica y archivo de diversos documentos informáticos en el hospital.

2. Coordinar las reservas de salas de conferencias y organizar razonablemente el uso de las mismas.

3. Responsable de la gestión del sitio web del hospital. ?

4. Ayudar al personal de limpieza a completar el mantenimiento diario del área de la oficina y del entorno de la sala de conferencias para garantizar que el área de la oficina esté limpia y ordenada.

5. Completar otras tareas asignadas por los líderes del departamento.

Requisitos profesionales

1. En primer lugar, debes tener buenas habilidades de escritura, ya sea que escribas cosas "sólidas" o "huecas". Además, debes ser bueno para comprender las intenciones del líder (a veces, es posible que él no pueda expresar bien lo que quiere decir, pero debes poder ponerte en su lugar).

2. La eficiencia del trabajo debe ser alta y la memoria debe ser súper fuerte, porque hay muchas cosas triviales y emergencias que resolver. A veces hay algunas cosas pequeñas y de largo plazo que deben solucionarse. hecho. Si lo olvida accidentalmente, las consecuencias serán desastrosas.

3. Si eres secretario del líder, también debes cuidar bien el día a día del líder, pensar en él y cuidarlo, es muy importante hacerlo bien.

4. El trabajo de los dependientes es relativamente complicado. Algunos dependientes de las pequeñas empresas suelen barrer el suelo, limpiar las mesas y echar agua cuando viene alguien. Debe ser capaz de pensar y pensar, y saber qué hacer y qué no hacer.

5. En términos generales, los conocimientos informáticos de los empleados solo necesitan poder utilizar software de oficina "de oficina".

Información ampliada

Contenido del trabajo

Artículo 1 La comunicación importa

1. Recepción de visitantes: diferentes visitantes tienen diferentes asuntos, grandes o pequeños. Los empleados deben recibir un trato diferente. Para la persona que debe ser reunida, la intención de la otra parte debe transmitirse directamente y la persona debe ser conducida a la sala de recepción o informada a la persona de contacto de cada departamento, independientemente de si la otra parte solicita reunirse o hace una cita. Para las personas que no son aptas para una reunión, después de pedir instrucciones al personal correspondiente, rechace a la persona por "no disponible", "actualmente en una reunión" o "muy ocupada en el trabajo" o informe sus opiniones personales al gerente antes. recibiendo una respuesta.

2. Conteste el teléfono: Al contestar el teléfono, primero debe indicar "Esta es ×× empresa" y luego escribir el nombre, unidad de trabajo, etc. de la otra parte. Si no le molesta la situación de la otra parte, puede responder claramente. Sin embargo, generalmente no se dice si el gerente general está presente.

3. Transmitir: Cuando necesites transmitir, debes escuchar correctamente la identidad de la otra parte y el contenido a transmitir, y transmitirlo de forma precisa y rápida.

4. Envío, recepción y distribución de documentos: En primer lugar, se debe distinguir entre el correo recibido y los documentos entregados, si se entregan directamente al director de la oficina o si deben ser procesados ​​y clasificados por un empleado. , o si se trata de documentos privados (El alcance de estas distinciones requiere consulta previa con el director). Si el director necesita manejar el asunto, debe enviarlo directamente al director. Si el director está ausente y hay mensajes, telegramas o entregas urgentes directamente relacionados con el interesado, se le puede notificar por teléfono.

Artículo 2 Operaciones Diarias

1. Diseño y organización del cronograma: registrar los asuntos que determine ser tratados por el director, tales como las reuniones y las fechas y horarios de asistencia a las reuniones. realizar investigaciones en cualquier momento para ayudar al director a formular un cronograma. El cronograma debe registrarse en el cronograma mensual, con el contenido programado y los cambios anotados en él cuando sea necesario.

2. Preparación y arreglos: Algunas tareas requieren preparación y arreglos especiales. Estas tareas generalmente tienen ciertos límites de tiempo, por lo que se deben realizar los preparativos adecuados con anticipación.

Artículo 3: Disposición de Suministros

El secretario deberá preparar con antelación todos los documentos, suministros y repuestos necesarios para el trabajo del director.

1. En la oficina: Los artículos y repuestos de uso frecuente deben colocarse en cantidades adecuadas en lugares apropiados, para ello se debe diseñar y registrar a continuación una lista detallada de suministros y repuestos. la variedad y cantidad requerida por mes o semana así como la cantidad a reponer y la fecha de reposición.

2. Cuando el director sale: Se debe preparar con anticipación una cierta cantidad de bolígrafos, lápices, etc. que el director debe usar al salir todos los días. Se deben tener las mismas consideraciones para los artículos. que hay que poner en la bolsa. Estos elementos que deben prepararse deben prepararse en una lista detallada después de consultar al director y publicarse con anticipación para evitar omisiones.

3. Preparación de documentos e información: En primer lugar, debes averiguar qué documentos son importantes, si no los entiendes.

Pregunte en detalle para que pueda preparar todos los documentos y materiales que se pueden utilizar, y luego dibuje una lista detallada de los documentos para facilitar su uso.

Artículo 4 Negocio de Clasificación de Documentos

1 Con el fin de garantizar que los archivos que han sido procesados ​​​​por el director o que están en uso no se pierdan ni se dispersen y puedan usarse en En cualquier momento, es necesario ordenar los archivos. El trabajo de organización primero debe clasificar los documentos según las opiniones del director y colocarlos en equipos fijos y contenedores internos. También deben organizarse con frecuencia durante el uso para que los documentos se puedan encontrar fácilmente.

2. La clave de la organización del trabajo es la determinación y almacenamiento de los artículos clasificados, la selección y organización de los documentos y suministros, y la mejora de los procedimientos de préstamo.

3. Los archivos comerciales se dividen en archivos que se están procesando, archivos actuales que se están ejecutando y archivos que se han procesado. Además, hay archivos confidenciales. Según la aplicación, se puede dividir en tres tipos: uso diario, uso común y uso poco frecuente.

4. Después de ordenar, encuaderne los documentos y asigne a cada colección de documentos un nombre de cuenta determinado. Después de escuchar las opiniones de los co-inquilinos, se debe hacer una lista detallada de las clasificaciones de documentos y publicarla en el lugar de almacenamiento o en el escritorio del custodio para facilitar su consulta.

Artículo 5: Organización y limpieza del trabajo

1. Limpiar el escritorio: ajustar la fecha en el calendario de escritorio todos los días, limpiar la mesa, preparar los suministros comunes y preparar lo necesario. cantidades, Los libros y documentos sacados el día anterior deben devolverse a sus lugares originales y los elementos dañados y contaminados deben limpiarse y reemplazarse.

2. Los elementos de interior deben colocarse en lugares fijos.

Artículo 6 Negocios de agencia

1. Al participar en celebraciones, funerales y otras ceremonias, preste atención a la vestimenta y los accesorios y al comportamiento para expresarse de manera adecuada. sobre el lenguaje utilizado en saludos e interacciones sociales.

2. Transmitir las opiniones u órdenes del director: expresar las opiniones del director de forma completa y precisa, prestando atención a la concisión y rapidez. A veces, dependiendo de la situación, la respuesta de la otra parte se informará al director.

Artículo 7 Prácticas contables

Este asunto se refiere a la gestión de varias cuentas utilizadas directamente por el administrador, incluida la compra y distribución de diversos artículos, el despliegue de productos secundarios y el registro de cuentas. y gestión de operaciones, cobros y gastos de efectivo.

1. Realizar declaraciones detalladas sobre el estado de la producción secundaria y de los ingresos y gastos. Se deberá realizar una declaración mensual al menos una vez al mes. En circunstancias especiales, los informes deberán prepararse en cualquier momento previa solicitud del gerente y del subgerente.

2. También se deben tener en cuenta los siguientes puntos al manejar el estado de los activos:

(1) La manutención y los ingresos se pueden registrar en la cuenta de efectivo de acuerdo con el comprobante original. El monto en la cuenta del cajero debe ser consistente con el saldo adelantado. El recibo debe tener el sello de quien lo maneja y del secretario para aclarar responsabilidad. Resuma estos recibos y muéstrelos a su gerente.

(2) Los gastos diarios en efectivo deben limitarse a una cierta cantidad. Si hay proyectos especiales, se deben solicitar fondos de gastos especiales o se debe emitir un cheque.

(3) Se requiere un recibo u otro comprobante para emitir un cheque, y el propósito debe estar escrito en el cheque y sellado por el gerente.

(4) El patrimonio se divide en terrenos, edificios, valores, repuestos, depósitos de muebles y artículos varios, etc. Se deben establecer libros de contabilidad y libros de valores para diversos activos para registrar en detalle el contenido, el precio unitario, la cantidad, el monto actual y los montos entrantes y salientes de diversos activos.

(5) Se deben establecer depósitos bancarios y cuentas de ahorro postales, y quienes acepten fondos deben abrir cuentas separadas por nombre e indicar claramente el monto de la cuenta.

3. Al comprar y distribuir diversos artículos, se debe prestar atención a si existe una solicitud de uso y si los procedimientos están completos, y los artículos deben registrarse en la cuenta de manera oportuna para evitarlo. Olvidar y retrasar la contabilidad.

Artículo 8 Asistencia en la Investigación

Las investigaciones de empresas generalmente se dividen en dos categorías: investigación de nombramiento e investigación general. El secretario de la oficina debe ayudar a la empresa a realizar diversas investigaciones.

1. Al realizar el trabajo de investigación, el secretario debe seleccionar expertos y consultores apropiados para confiarlos o incluirlos como miembros del comité de investigación, mantenerse en contacto con ellos y pedirles que completen los temas de investigación cuando sea necesario.

2. En la investigación de algunos asuntos periciales, el secretario también puede escuchar personalmente las opiniones de los peritos y de las partes, o después de investigar diversos aspectos, resumir las opiniones y los resultados de la investigación e informar al gerente.

Trámites del artículo 9

El trabajo administrativo incluye tres aspectos: redacción de cartas, redacción de documentos y edición e impresión de documentos.

1. Completar cartas: los tipos de cartas que los gerentes utilizan con frecuencia se pueden recopilar de antemano como "ejemplos de rango de comunicación estándar". Cuando sea necesario, seleccione un tipo y utilícelo con ligeras adiciones y eliminaciones. es más conveniente.

2. Edición e impresión de documentos: Incluye principalmente el trabajo de edición del borrador en forma de notas, impresión con máquina de escribir, impresión directa y recopilación de contenidos relevantes en libros y revistas.

Artículo 10 Contacto comercial

El trabajo de contacto es transmitir algo al gerente o subdirector e informar a la otra parte de las intenciones del gerente o subdirector, escuchar la respuesta de la otra parte, e informar el asunto a la otra parte. La respuesta se enviará al gerente.

Artículo 11 Asuntos de Entretenimiento

El entretenimiento se refiere a la hospitalidad ceremonial cuando el gerente sale, regresa o tiene invitados de visita, y generalmente asigna empleados o personal de mantenimiento para completarla. La hospitalidad incluye guías, almacenamiento y transporte de artículos, proporcionar refrigerios, recibir a los invitados y despedirlos, etc.

1. Atender al gerente

(1) El gerente debe preparar un vehículo cuando salga.

(2) Al regresar a la empresa, recoja los abrigos, gorros, etc. que se quitó, colóquelos en un lugar determinado y limpie la ropa con un cepillo en cualquier momento.

(3) Al regresar a la oficina desde el exterior, entregar toallas mojadas, agua helada, café o refresco en verano, y toallas calientes o café en invierno.

(4) Ajuste el aire acondicionado según las condiciones del aire.

2. Atender a los invitados: La secretaria también debe atender a los invitados, como recibir el servicio del gerente al entrar y salir de la empresa. Si los visitantes necesitan esperar, deberán entregar periódicos o fotografías, etc.

Secretario de la Enciclopedia Baidu