¿Qué preparativos son necesarios para organizar una gran reunión de empresa?
El trabajo de preparación es el siguiente:
Comprender claramente el tema de la reunión, los participantes, el lugar de la reunión y el presupuesto financiero. Los participantes deben tener claro los departamentos que participan. los líderes participantes y los niveles de cada líder.
Reserve el lugar de la reunión, verifique las condiciones higiénicas del lugar de reunión, si puede satisfacer las necesidades de los participantes, organice los asientos de los participantes y reserve el equipo necesario, como micrófonos, proyectores, tazas de té, firmas. bolígrafos y materiales Prepare los documentos y materiales necesarios para la reunión en papel, redacte la agenda de la reunión y prepare el discurso de liderazgo y preséntelo a los líderes para su revisión.
2. Durante la reunión
1. Recepción de conferencias: una persona dedicada es responsable de la etiqueta, la recogida y la resolución de problemas en el aeropuerto y la estación. Coloque el AM de bienvenida, el cartel de bienvenida, el mostrador de registro, los carteles, etc. en el hotel y en la sala de conferencias con antelación.
2． Preparación previa a la reunión: prepare los materiales de la reunión, los suministros para la reunión, los discursos de la reunión y otros elementos relacionados con la reunión necesarios para la reunión.
3． Lugar de la conferencia: una persona designada irá a la sala de conferencias para revisar los carteles, la iluminación, el audio, el té, etc.
4． Alojamiento para la conferencia: confirme el piso y el número de la sala y pregunte si existen requisitos especiales.
5． Catering para conferencias: horario de comida, normas de comida y confirmación de invitados especiales (musulmanes).
6． Viajes a la conferencia: confirmación del itinerario de la ruta de viaje, uso del automóvil, inclusión de atracciones por parte del guía turístico, etc.
7. Entretenimiento de conferencias: Confirmación de las formas de consumo de entretenimiento, estándares de consumo y ubicaciones de entretenimiento.
8. Servicios de conferencias: tomar fotografías grupales de los delegados de la conferencia, brindar servicios de secretaría y servicios relacionados a los delegados.
3. Después de la reunión
1. Pago: proporcione detalles detallados de los gastos y explicaciones durante la reunión, y haga que una persona dedicada verifique con el cliente y realice el pago. Información: recopile información después de la reunión y cree una libreta o lista de direcciones de la reunión de acuerdo con ella. requisitos del cliente.