¿Qué debe hacer la administración?
Los directivos de empresas se enfrentan cada día a un gran número de asuntos triviales e insignificantes. Sin embargo, estos asuntos son sólo ramas y hojas del gran árbol de la administración. En resumen, la gestión administrativa tiene tres funciones principales en una empresa: dirección, coordinación y servicio. Entre ellos, la gestión es la columna vertebral, la coordinación es el núcleo y el servicio es la base. En resumen, la esencia de la administración es el servicio. Para convertirse en un directivo empresarial moderno cualificado, el departamento administrativo debe mejorar aún más en tres aspectos: gestión, coordinación y servicio.
Desde la perspectiva de la "gestión", el departamento administrativo no puede conformarse con ser el "asesor y asistente" del líder en el nivel de los asuntos diarios. También debe tener su propio pensamiento sobre temas importantes como la filosofía empresarial, la estrategia de gestión, el espíritu emprendedor, la cultura corporativa y las políticas de empleo de la empresa, e implementarlos desde una perspectiva estratégica en el trabajo real, convirtiéndose así en un "consultor senior y brazo" indispensable. "de la dirigencia. ". Esto requiere que el líder del departamento administrativo no se conforme con ser un transaccional, sino que sea un líder reflexivo, innovador y dinámico; en otras palabras, no solo debe conformarse con ser un táctico, sino también trabajar duro para convertirse en un; estratega. Evidentemente, sólo quienes tienen ideas, entienden estrategias, se atreven a innovar y están motivados pueden hacer mejor el trabajo administrativo y alcanzar un nivel superior.
Desde la perspectiva de la "coordinación", los gerentes no pueden contentarse simplemente con transmitir las órdenes del líder y completar las tareas asignadas por el líder, ni pueden confiar en su posición única en la empresa para dictar órdenes a varios departamentos; y usar su poder para presionar. Los departamentos administrativos deben tomar la iniciativa de comunicarse con los niveles superior e inferior, izquierda, derecha e interior, y coordinarse bien sobre la base de una comunicación completa. La coordinación sin una comunicación adecuada no se convertirá en una verdadera coordinación.
En términos de "servicio", el departamento administrativo debe estar dispuesto a desempeñar el papel de héroe detrás de escena. Porque los servicios administrativos son excelentes, después de todo, sirven al propósito final de la empresa. No se debe pretender que el trabajo del departamento administrativo, especialmente el de servicios logísticos, se convierta en el "centro" de atención corporativa. No sólo es imposible, sino que no debería serlo. Porque si lamentablemente el foco de una empresa recae en el departamento administrativo, solo puede significar que el trabajo administrativo es realmente malo, afectando todos los aspectos del trabajo de la empresa y la realización de los objetivos finales de la empresa, por lo que atrae la atención de todos.
El estado ideal de la gestión administrativa debería ser "humedecer las cosas en silencio y en silencio". El más tabú de los departamentos administrativos es mostrar su presencia en todas partes y competir con otros departamentos por tomas de cámara y honores. El departamento administrativo debe ser como una máquina altamente automatizada, donde las materias primas (tareas) entran y los productos terminados (resultados) salen; muchos giros y vueltas son absorbidos por el sistema administrativo. Está prohibido configurarlo para su propia evaluación. publicítelo en todas partes y haga perder el tiempo, la energía y los sentimientos de otras personas. Debemos oponernos al uso del control sobre los recursos de la empresa para buscar beneficios personales o conveniencia para uno mismo, y especialmente oponernos a convertir los departamentos administrativos en funcionarios que son "difíciles de ingresar, feos de ver y difíciles de manejar". La gestión es la implementación del sistema; pero la implementación del sistema también es un arte, por lo que no hay necesidad de menospreciarse. Especialmente en lugares donde se concentran talentos de alta calidad, se debería prestar más atención al respeto por las personas. El trabajo administrativo debe ser humano.
Los departamentos administrativos de cada empresa tienen diferentes puestos y diferentes contenidos de trabajo.
Por ejemplo, el departamento administrativo de China de un grupo empresarial con financiación extranjera tiene más de 20 filiales y su trabajo incluye principalmente lo siguiente:
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2. Comunicación de información entre la sede de China y la sede del grupo.
3. Adquisición y gestión de material y equipos de oficina
4. Gestión de vehículos
5.Gestión telefónica
6. Supervisar la gestión de producción de seguridad de las filiales.
7. Realizar evaluaciones de los departamentos administrativos de las filiales.
8. Gestión de la cultura corporativa (mensual de la empresa)
9. Monitorear los gastos administrativos de las filiales (dormitorio\cantina\papelería\servicios públicos y otros estados administrativos)
10. Coordinar el manejo de seguros comerciales como seguros de propiedad, seguros de accidentes y otras subsidiarias.
11. Gestión de activos fijos
12. Gestión documental formal (redacción y distribución de documentos empresariales y administrativos)
13. Supervisión del uso de sellos y certificados subsidiarios (. informe trimestral)
14. Reserva de billetes de avión\gestión de hoteles
15. Tramitación de empresas registradas de nueva creación (cancelación)
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17. Gestión de la seguridad
18. Planificación de grandes reuniones y eventos de empresa
19 Supervisión e inspección de filiales.
20. Responsable de capacitar y orientar a los gerentes administrativos de las filiales (supervisores).
21. Resolver problemas administrativos de diversos departamentos funcionales o filiales en tiempo y forma.
22. Recopilación y preparación de informes de trabajo subsidiarios
23. Relaciones públicas y mantenimiento de relaciones de unidades relacionadas con el exterior
24. facturas\tarifa de administración\administración de dormitorios
Hablemos primero de lo que hace un asistente administrativo.
Los asistentes administrativos ayudan principalmente a los gerentes administrativos en su trabajo. El trabajo del asistente administrativo es principalmente velar por el funcionamiento de la empresa, y el contenido del trabajo es diverso pero básico.
1. Asistir al gerente del departamento administrativo para completar los asuntos administrativos de la empresa y los asuntos diarios dentro del departamento.
2. Colaborar en la revisión y revisión de las normas y reglamentos de gestión de la empresa, y organizar y gestionar el trabajo administrativo diario.
3. Supervisar la implementación de diversas normas y reglamentos.
4. Participar en la gestión del desempeño y asistencia de la empresa.
5. Implementación de medidas de recompensa y castigo
6. Asistir al gerente del departamento administrativo en la gestión de limpieza y seguridad, y brindar servicios administrativos oportunos y efectivos a otros departamentos.
7. Preparación de la reunión: prepararse antes de la reunión, levantar actas y organizar el contenido después de la reunión.
8. Responsable del envío y recepción de correo urgente y faxes de la empresa.
9. Participar en la gestión de los asuntos administrativos y de adquisiciones de la empresa.
10. Responsable de la recogida y distribución de material de oficina para los diversos departamentos de la empresa.
11. Hacer un buen trabajo en la recopilación de materiales, gestión de archivos, redacción de documentos, formulación de documentos, envío y recepción de documentos, etc.
12. Contactar externamente con los departamentos de recepción relevantes, recibir visitantes, contestar llamadas telefónicas, responder consultas y entregar información internamente.
13. Colaborar en la recepción de entrevistas, reuniones, formación, organización y organización de actividades del grupo de empresa, pésame durante las vacaciones, etc.
14. Asistir al gerente administrativo para la coordinación entre varios departamentos de la empresa.
Flujo de trabajo del departamento administrativo de la empresa
Proceso específico: 1. Cada departamento presentará requisitos de aplicación práctica (con contenido detallado y motivos suficientes) en función de su situación laboral real y plan presupuestario, luego de ser firmados y aprobados por el director del departamento y el subdirector general a cargo, se enviará una copia al. Departamento de Administración. 2. El Departamento de Administración verificará la aplicación en función de los activos de equipos existentes de cada departamento, y requerirá que cada departamento parta de las necesidades objetivas reales y siga los principios de aplicación de equipos para hacer sugerencias y opiniones (asignación o adquisición). 3. Si se adopta el procedimiento de "asignación", el departamento administrativo presentará el plan de asignación al vicepresidente a cargo del departamento administrativo para su firma y confirmación antes de su implementación. 4. Si se adopta el procedimiento de "compra", el departamento administrativo; se hará referencia al "Reglamento provisional sobre el proceso de aprobación financiera de Jiangsu XX Software Co., Ltd." (Su Gucai Zi [02] 003 No.). 5. El Departamento de Administración unifica las tarifas de solicitud, de contratación de organización y de amortización. La artesanía sigue el principio de "barata y buena calidad". Sobre la base de satisfacer las necesidades de varios departamentos, prestamos atención al rendimiento de costos de los equipos, mantenemos los precios bajos y practicamos la economía. Una vez completada la compra del equipo, el departamento de administración y el departamento de marketing organizarán la inspección de aceptación. Una vez registrados los activos fijos, cada departamento debe registrarlos y recogerlos, y se deben asignar las responsabilidades a cada persona. 6. Cuando un usuario renuncia o es transferido de un departamento, todos los activos deben devolverse al almacén del departamento administrativo y registrarse con el administrador de equipos del departamento.
8. Boleto de almuerzo 1. Después de que los empleados lleguen al trabajo, el personal interno del departamento irá al departamento administrativo para recoger los boletos de comida según la fecha de llegada del empleado. 2. Del 30 al 31 de cada mes, el personal administrativo de cada departamento recibirá vales de comida para el próximo mes en función del número real de empleados regulares del departamento. 3. Los días 1 y 2 de cada mes, el backend de cada departamento calculará el estado del reembolso del boleto de comida del departamento el mes pasado y proporcionará una lista detallada al departamento administrativo. Si cae en fin de semana, se pospondrá dos días. El Departamento de Administración no acepta cobros ni devoluciones individuales esporádicas.
4. Si existen desequilibrios o cuentas incorrectas, el back office de cada departamento será responsable. El formulario de solicitud de vale de comida para huéspedes debe ser completado y firmado por el gerente del departamento para su confirmación. 5. Los empleados informales (pasantes, etc.) pueden recibir sus vales de comida completos por su cuenta, mientras que los estudiantes graduados reciben sus vales de comida de acuerdo con los estándares de los empleados regulares.
Nueve. El proceso de solicitud para realizar pedidos, reservar y concertar citas es conveniente para todos los empleados de la empresa y refleja los servicios del departamento administrativo. El proceso de solicitud de pedido, reserva y reserva se resume a continuación: 1. Cada departamento presenta una solicitud de pedido, reserva y reserva en función de las necesidades reales de cada departamento, y completa el formulario de solicitud correspondiente (con contenido detallado), que es firmado y confirmado por el director del departamento. 2. Antes de realizar el pedido, reservar y reservar una habitación, cada departamento deberá solicitar la tarifa y presentarla al departamento administrativo de agencia. Una vez finalizado el departamento administrativo, entregue el efectivo o el cheque al departamento administrativo para su liquidación. 3. Cada departamento asumirá los riesgos de tasas de reembolso, tasas de salida y otros riesgos causados por sus propios errores durante el proceso de pedido, reserva y reserva. 4. Si la tarifa supera los 500 yuanes, la solicitud requiere la firma del subdirector del departamento. 5. Los pedidos, reservas y reservas de comidas requieren una cierta cantidad de anticipación (las reservas generalmente se notifican al departamento administrativo con 2 o 3 días de anticipación, y los pedidos y reservas de comidas generalmente se notifican con 1 o 2 días de anticipación). 6. Las solicitudes de varios departamentos no deben aumentar las necesidades reales.
Regalo 1. El Departamento de Administración se encarga de seleccionar y ordenar los obsequios según diferentes niveles. Los principios de selección son elegantes, generosos, prácticos y capaces de reflejar la imagen de la empresa. 2. Cada departamento debe solicitar al gerente del departamento recibir obsequios de la empresa según la lista de obsequios (consulte la Tabla 2), completar el formulario de recolección de obsequios y firmar para confirmar el origen del gasto. 3. Los jefes de departamento de todos los niveles (firmados por el presidente o vicepresidente encargado de administración si es necesario) acuden al departamento de administración para recibir obsequios. 4. Los gastos de donaciones se amortizan trimestralmente. Si el costo excede el presupuesto, el Departamento de Finanzas debe notificar al Departamento de Administración para suspender la emisión de obsequios al departamento, y el monto excedente se deducirá del próximo presupuesto.
XI. Materiales promocionales 1. Los materiales promocionales de la empresa incluyen bolsos (estilos largos y cortos), páginas promocionales en color, perfil de la empresa, manuales de productos, etc. 2. Si se reciben menos de 5 copias de materiales promocionales, el destinatario deberá registrarse en la cuenta de recaudación de materiales publicitarios del Departamento Administrativo. 3. Si se van a utilizar más de 5 copias de materiales publicitarios, se deberá completar el "Formulario de Solicitud de Recogida de Materiales Publicitarios". Después de ser firmado por el director del departamento, la situación de uso se registrará en el libro de recogida de materiales publicitarios. . 4. El costo de los materiales promocionales se amortizará inicialmente trimestralmente. Si el costo excede el presupuesto, el Departamento de Finanzas notificará al Departamento de Administración para suspender la distribución de materiales promocionales al departamento, y el monto excedente se deducirá del próximo presupuesto. 5. Si el departamento administrativo descubre que el formulario no se ha completado o que el número de destinatarios excede el número de personas que lo han completado, el departamento de administración no solo les indicará que lo completen nuevamente, sino que también se quejará ante su responsables de departamento e imponer las sanciones pertinentes.
Doce. Gestión de reuniones1. El departamento administrativo de la empresa gestiona el sistema de conferencias de manera unificada. Todas las reuniones deben notificarse al departamento administrativo de manera oportuna para facilitar la organización y el registro. De ser necesario, el Departamento de Administración emitirá un aviso de reunión para su confirmación. 2. El organizador de la reunión debe presentar la hora, el lugar, los preparativos necesarios, etc. (Ver Tabla 3) para facilitar la cooperación de los departamentos administrativos. Antes de la reunión, el departamento administrativo enviará personas para que realicen el diseño del lugar y la depuración del equipo. 3. A excepción de los materiales de las reuniones alojados en otros departamentos, los materiales de las reuniones serán compilados, documentados y archivados por el Departamento de Administración. 4. Después de la reunión, el departamento administrativo enviará personas para limpiar el lugar y revisar el equipo. 5. Las tarifas por uso de la sala de conferencias se amortizan trimestralmente según el índice de uso del departamento.
Trece. Gestión de vehículos1. Los vehículos existentes de la empresa se utilizan principalmente para actividades importantes de la empresa y actividades comerciales importantes. Si personal de la empresa desea utilizar el vehículo, deberá cumplir con las siguientes normas de gestión: 2. Los vehículos de la empresa son gestionados por el Departamento de Administración y se registran y gestionan según números de vehículo. 3. La utilización de vehículos de empresa está sujeta a un sistema de "despacho de vehículos". Los empleados deben completar cuidadosamente el "Formulario de envío de automóviles" y enviarlo al gerente de departamento de primer nivel de su departamento para que lo firme. Si se espera una demanda de automóviles, se debe enviar una solicitud de "Formulario de despacho de automóviles" al Departamento de Administración con 2 o 3 días de anticipación. 4. Una vez que el departamento administrativo compila las "órdenes de despacho de vehículos", el gerente del departamento administrativo es responsable del despacho unificado de vehículos. 5. Luego de utilizar el vehículo, el usuario y conductor deberán completar el "Formulario de Registro de Uso Actual del Vehículo" y presentarlo al Departamento de Administración para su archivo. 6. El departamento de administración informa el consumo de combustible y los registros de conducción al subdirector general una vez al mes para evitar el desperdicio. Si el consumo de combustible excede el estándar (refiriéndose a una anormalidad), se debe enviar para ajuste y reparación. 7. Las tarifas de uso interno de los vehículos de la empresa son las siguientes: ① Vehículos locales: la tarifa por kilometraje para automóviles normales es de 1,5 yuanes/km; la tarifa por kilometraje para furgonetas es de 2 yuanes/km.
Tarifa de espera: si el tiempo de espera es inferior a media hora, es gratuito; si el tiempo de espera supera la media hora, se cobrará 0,5 yuanes por minuto. ② Autobús de larga distancia: la tarifa por kilometraje para automóviles normales es de 1,0 yuan/km y la tarifa por kilometraje para furgonetas es de 2 yuanes/km. Los costos directos (como gasolina, peajes de puentes, tarifas de estacionamiento, etc.) corren a cargo del departamento de vehículos. (3) Las tarifas de uso de vehículos de cada departamento se liquidan una vez por trimestre y el gerente del departamento las firma y confirma antes de enviarlas al Departamento de Finanzas.
Catorce. Proceso de mantenimiento del equipo 1. El personal de mantenimiento primero envía la información de mantenimiento a los gerentes de equipos de cada departamento. 2. Después de la inspección preliminar, los gerentes de equipos del departamento completan el formulario de mantenimiento del equipo (proporcionan el número del equipo y el fenómeno de falla) y lo envían al administrativo; departamento después de la aprobación del gerente del departamento; 3. El gerente de equipos del departamento administrativo contacta al fabricante de acuerdo con el número y organiza el mantenimiento oportuno; 4. Entrega el equipo temporalmente no utilizado al personal de mantenimiento mediante préstamo y transferencia temporal; es reparado, el departamento administrativo debe registrarlo y devolverlo al reparador para su uso 6. Involucrar Los costos de mantenimiento corren a cargo de cada departamento;
15. Especificaciones para el uso de pantallas electrónicas
(1) Principio Las pantallas electrónicas son el medio de transmisión de información interna y externa de la empresa. Para hacer un mejor uso de las pantallas electrónicas, asegúrese de que los usuarios estén calificados, que la información se confirme de manera efectiva y que los tiempos de publicación sean razonables. , formuló especialmente esta especificación de uso. 1. Usuario 1. La Sección Administrativa tiene derecho a operar y gestionar pantallas electrónicas. 2. La Sección Administrativa deberá designar una persona dedicada a ser responsable del uso, mantenimiento y reparación de pantallas electrónicas. 3. Las responsabilidades de la persona a cargo de la pantalla electrónica incluyen: ejecución oportuna de la divulgación de información de la empresa, formulación del cronograma de divulgación de información, formulación del plan de actualización de información, resumen y organización de la divulgación de información de la pantalla electrónica, mantenimiento diario de la pantalla electrónica, solución de problemas de la pantalla electrónica , coordinar el mantenimiento de pantallas electrónicas, etc. 4. El responsable de la pantalla electrónica es responsable ante el responsable administrativo.
(2) Publicar contenido 1. El contenido publicado en la pantalla electrónica se divide en información diaria e información especial. 2. La información diaria incluye: publicidad de la empresa, noticias de la empresa y noticias de la industria. 3. La información especial incluye: avisos diversos, anuncios diversos, felicitaciones diversas y otra información. 4. La recogida y ordenación de la información diaria corresponde al Departamento Administrativo. 5. La recopilación y clasificación de información sobre temas especiales la realiza la Sección Administrativa en cooperación con los departamentos de noticias pertinentes.
(3) El horario de liberación es 1 y el horario de uso de la pantalla electrónica es de 8:30 am a 6:30 pm todos los días hábiles (salvo circunstancias especiales). 2. Puntualidad en la publicación de la información diaria: la introducción de la promoción de la empresa tarda 2 horas al día y se publica en 4 a 6 números; las noticias de la empresa tardan 2 horas al día y se publican en 4 a 6 números; las actualizaciones de noticias de la industria tardan 1 hora al día; se publica en 2-4 números. 3. El plazo para la publicación de información especial será aprobado por los departamentos de información pertinentes junto con el departamento administrativo: el tiempo de publicación del anuncio es generalmente de 2 días hábiles, 2 horas al día, dividido en 4 períodos de tiempo; generalmente es 1 día hábil, 2 horas al día, dividido en 2 a 4 períodos de tiempo, el tiempo para enviar mensajes de felicitación es generalmente 65438, 0 horas antes del inicio del evento y 2 horas después del inicio del evento.