Rogando por un sistema de gestión financiera hotelera listo para usar
Sección 1, Descripción general
Los métodos de gestión financiera son procedimientos operativos formulados por el hotel con base en el sistema contable y empresarial de gestión financiera y combinados con las necesidades comerciales. Todos los empleados del hotel deben cumplir con las disposiciones de este reglamento de gestión y no violarlas, ni desviarse deliberadamente de la intención original de ninguna forma, tergiversar las reales o distorsionar la apariencia.
El contenido de las medidas de gestión financiera, incluidos los detalles de varias medidas de gestión, se utiliza para estandarizar los estándares de operación comercial en el negocio de gestión financiera, y su uso se ajusta a los requisitos de las operaciones comerciales hoteleras. La formulación de estas medidas de gestión debe seguir y cumplir con las disposiciones y el espíritu del sistema contable en principio y dirección. Si las medidas de gestión financiera son incompatibles con las disposiciones del sistema contable, prevalecerán las disposiciones del sistema contable. Las partes pertinentes de las medidas de gestión financiera deben suspenderse y el director financiero del hotel debe revisarlas oportunamente de acuerdo con las disposiciones del sistema contable.
Sección 2. Medidas de Gestión de Fondos
Los ingresos y gastos de fondos del hotel deben gestionarse de acuerdo con lo establecido en este sistema. Quien viole las disposiciones de este sistema será sancionado de conformidad con las disposiciones pertinentes del reglamento financiero y del manual del empleado, y será considerado financieramente responsable.
1. Los fondos del hotel incluyen depósitos bancarios y efectivo. Excepto los fondos de reserva retenidos de acuerdo con las regulaciones, todos los fondos se depositarán en la cuenta de depósito básica abierta por el hotel en el banco.
2. El retiro y uso de las cuentas anteriores debe ser refrendado por el gerente general (o su representante) y el gerente financiero * * * *, y sellado con el sello financiero especial y el sello privado del hotel.
3. El cajero deberá conservar el sello del cheque de la cuenta bancaria antes mencionada. El sello financiero especial lo conserva el director financiero.
4. Después de retirar del banco el cheque de la cuenta bancaria anterior, el cajero lo registrará y lo conservará, y se completará un aviso de pago aprobado válido en el cheque. Si no se cumple este requisito, el cheque no se llenará.
5. Si necesita cobrar el cheque con anticipación antes de obtener la factura, los comprobantes originales correspondientes deben devolverse al Departamento de Finanzas dentro de los 5 días hábiles para su revisión y reembolso. Si el cheque no se utiliza según el propósito original, debe devolverse al cajero a tiempo y los procedimientos de cobro de cheques pueden reabrirse según las necesidades comerciales.
6. No se permiten cheques en blanco, debiendo indicarse en su totalidad el beneficiario, el propósito y el monto del cheque. Si un determinado elemento debe dejarse en blanco debido a circunstancias especiales, debe completarse claramente en la columna de comentarios del "Formulario de solicitud de uso de fondos" y sólo puede publicarse después de la aprobación de los líderes pertinentes de acuerdo con los procedimientos. El gerente notificará al Departamento de Finanzas el contenido real de la vacante original dentro de los tres días siguientes a la emisión del cheque. El cajero es responsable de supervisar el trabajo relacionado.
7. Todos los ingresos operativos en efectivo del hotel se manejarán de acuerdo con el sistema de gestión de pagos del negocio hotelero y los infractores serán sancionados.
Se asumirá la responsabilidad financiera.
8. El capital de trabajo depositado en el hotel según este sistema de gestión es el siguiente:
Fondo de reserva de caja: sólo se utiliza para reembolso y reposición de otros fondos de reserva especificados en este sistema. y Pagar pagos impares en efectivo. Fondo de reserva de cambio de moneda extranjera: además de estar controlado por las regulaciones del hotel, el fondo de reserva de cambio de moneda extranjera en el cajero de Qiantang también debe cumplir con las regulaciones bancarias pertinentes sobre el manejo de negocios de cambio de moneda extranjera. Solo se utiliza como fondos especiales para el extranjero. negocio de cambio de divisas del punto de cambio de divisas y no podrá ser objeto de apropiación indebida para otros fines.
Reserva de cambio de caja: La reserva de cambio en cada caja sólo se utiliza como reserva especial para el cambio de los clientes en el negocio de cobranza y es entregada por ambas partes en la entrega de cada turno según normativa. sin demora. Fondo de reserva de envío: el fondo de reserva de envío en la recepción puede mantenerse en forma de sellos y efectivo al mismo tiempo, pero solo se usa para los servicios postales brindados a los huéspedes y no se puede usar para otros fines. La cantidad total de efectivo y sellos será consistente con la cantidad fija especificada en el fondo de reserva.
Fondo de Reserva del Departamento de Compras: El Fondo de Reserva del Departamento de Compras sólo se utiliza para solucionar compras esporádicas y necesidades comerciales de emergencia del hotel. Fondo de reserva especial: en circunstancias especiales, con el consentimiento del director general y del director financiero, se podrá asignar un fondo de reserva especial temporal de no más de 1.000 RMB a departamentos individuales. Deberá ser devuelto inmediatamente después de que se procese el asunto o se notifique su devolución.
9. Toda la caja chica, incluida la caja chica de caja, debe controlarse mediante el método de reabastecimiento de informes. A excepción de las reservas de caja que realmente se pagan y los cheques aprobados mediante depósitos en cuentas bancarias, otras reservas se reponen mediante reembolso, y los reembolsos deben gestionarse en la oficina de caja durante el horario de oficina designado. El procedimiento de reposición debe completarse dentro de los 5 días hábiles. Todos los fondos de reserva están sujetos a reembolso y control de cuota de reposición, de modo que la cuota del fondo de reserva es fija y no puede aumentarse o disminuirse a voluntad. Todos los cambios al fondo de reserva deberán ser aprobados por el Gerente General y el Gerente Financiero.
10. Todos los reembolsos de gastos de hotel deben ser aprobados por el gerente del departamento, firmados y enviados al Departamento de Finanzas para su aprobación.
Recoger o devolver efectivo en caja después de la aprobación.
11. Préstamo en efectivo.
La empresa controla estrictamente los préstamos en efectivo. Cuando realmente se necesita un préstamo debido a necesidades comerciales, el prestatario debe completar un formulario de solicitud de préstamo y el gerente general debe aprobar los préstamos para el personal de la empresa. Los préstamos inferiores a 6.543.800.000 RMB serán aprobados por el director general. Los préstamos superiores a 6.543.800.000 RMB y el director general de la empresa serán aprobados por el presidente de la junta directiva.
Al solicitar un préstamo temporal, el prestatario debe indicar la fecha de amortización prevista. Salvo circunstancias especiales, los préstamos generales no excederán de 25 días hábiles. El cajero debe informar de inmediato los préstamos vencidos al gerente financiero y enviar un recordatorio temporal del préstamo al prestatario. Después de recibir la nota de demanda, el Departamento de Finanzas tiene derecho a retener los salarios del prestatario hasta que se liquide el préstamo. No se otorgará ningún segundo préstamo hasta que se liquide el préstamo.
Sección 3 Sistema de Gestión de Pago de Fondos
Este sistema es aplicable a proyectos de decoración de hoteles, compras diarias de gran monto y gastos de gran monto, compras esporádicas o pago de gastos y un reembolso. se establece el sistema.
(1) Clasificación de utilización de los fondos. El sistema de gestión de fondos divide los proyectos de fondos en cinco categorías: 1. y proyectos de construcción. Incluyendo proyectos de ingeniería y revisión de equipos. 2. Compra de activos fijos.
3. Partidas de gastos especiales. Incluyendo gastos de viaje que superen los 5.000 yuanes cada vez, gastos de entretenimiento empresarial y gastos de obsequios que superen los 2.000 yuanes cada vez.
Miles de yuanes, honorarios de patrocinio de bienestar público, honorarios de litigios y honorarios de evaluación.
4. Elementos comerciales diarios: gastos necesarios para las actividades comerciales diarias, como salarios, energía, trabajo de oficina y costos. 5. Gastos financieros. Incluyendo intereses de préstamos bancarios, cobro y pago, pago a proveedores, etc. Los gastos no cubiertos por este sistema de gestión, si existe contrato, deberán pagarse de acuerdo con los procedimientos estipulados en el contrato, si no existe contrato, los departamentos responsables correspondientes deberán presentar los informes especiales correspondientes y presentarlos al gerente general para; aprobación y el pago se realizará después de la aprobación. (2) Gestión de fondos 1. Pago de los honorarios del contrato del proyecto de construcción
(1) El departamento de manejo completa un informe de evaluación del proyecto basado en los términos del contrato y el progreso del proyecto.
Después de ser revisado y confirmado por el departamento de contratos y la empresa supervisora, se presentará al gerente general para su aprobación junto con el formulario de solicitud de pago, luego de que el gerente general apruebe la opinión de pago, el departamento de finanzas; firmará para pago externo.
(2) Los gastos que superen los 6,543,8 millones de yuanes deben informarse al presidente del grupo para su aprobación. 2. Compra de activos fijos y suministros comerciales diarios y gastos diarios
(1) Para los activos fijos y suministros pedidos para apertura, dentro del presupuesto, firmar contratos con los mejores proveedores.
De acuerdo con las condiciones de pago del contrato, si se trata de un pago por adelantado, el departamento de manejo completará el formulario de solicitud de uso de fondos y, luego de la aprobación del gerente general, el departamento de finanzas realizará el pago. al realizar el pago, el departamento de finanzas realizará el pago en función de los registros de aceptación y las facturas. El pago se realiza con el recibo (la compra de activos fijos debe informarse al Departamento de Administración del Grupo Galaxy). Si el gasto supera los 6,543,8 millones de yuanes, debe informarse al presidente del grupo para su aprobación.
(2) Según la situación comercial, el departamento usuario debe presentar un informe sobre los activos fijos recién adquiridos y enviarlo junto con la "Orden de pago"
Formulario de solicitud". al Departamento de Finanzas suministros comerciales diarios Para los gastos, solo necesita enviar una orden de compra para los gastos diarios, completar el formulario de solicitud de uso de fondos de acuerdo con las cuotas o requisitos relevantes y enviarlo al departamento de finanzas para su revisión; gerente general para su aprobación. Solo después de que se apruebe, se podrán realizar compras o pagos.
(3) El plan de revisión del equipo debe presentarse primero al gerente general para su aprobación y completarse según el estado de mantenimiento y los requisitos de pago del contrato.
El formulario de solicitud de uso del fondo se adjuntará con copia del informe de aprobación y el pago se realizará previa aprobación del gerente general.
3. Fondos de proyectos de gastos especiales
El departamento de manejo debe presentar un informe al gerente general para su aprobación. Después de pasar la revisión, complete el formulario de solicitud de pago y envíelo al Departamento de Finanzas junto con el informe aprobado. El pago se realizará después de completar los procedimientos de aprobación del pago. Si los gastos de viaje superan los 5.000 yuanes cada vez, y los gastos de entretenimiento empresarial y obsequios superan los 2.000 yuanes cada vez, deben informarse al presidente para su aprobación de acuerdo con las regulaciones pertinentes del grupo. 4. Gastos operativos diarios
Según el sistema de adquisiciones (ver "Sistema de Adquisiciones" para más detalles). 5. Gastos financieros
(1) Para gastos financieros, complete el formulario de solicitud de pago de acuerdo con el contrato o reglamento correspondiente y preséntelo al gerente general para su aprobación.
El pago está sujeto a aprobación.
(2) Verificar el pago del proveedor de acuerdo con el formulario de aceptación todos los meses y presentarlo al gerente general para su aprobación.
Organizar el pago.
(3) El pago mensual del proveedor debe verificarse claramente según el formulario de aceptación e informarse al gerente general para su aprobación.
Organizar el pago.
Sección 4 Sistema de gestión de pagos de capital de trabajo
El hotel adopta un método de gestión que divide el efectivo entrante en efectivo y cuentas. Los métodos de control pertinentes se implementan de acuerdo con los siguientes procedimientos. Todos los operadores deben respetar absolutamente las disposiciones de estas medidas de gestión. Los infractores estarán sujetos a medidas disciplinarias e incluso a responsabilidad legal y financiera.
1. Los cajeros de recepción, los cajeros de restaurantes y los cajeros de otras ubicaciones comerciales deben preparar facturas de turnos claras al final de su trabajo y completar un informe de ingresos comerciales para cada turno. Entregue las facturas y los estados de cuenta relacionados a la oficina designada lo antes posible después del trabajo para una verificación preliminar y luego transfiéralos al equipo de auditoría del turno de noche para el trabajo contable posterior. La parte del dinero en efectivo debe guardarse en la caja fuerte incorporada antes del trabajo y en presencia de testigos.
2. Después de completar la verificación de la cuenta, el cajero de cada turno sacará la parte del efectivo que tiene como reserva de cambio, la contará claramente y la entregará al siguiente cajero. Si pertenece a la última clase (excepto el lobby), se guardará en el lugar de almacenamiento designado. Después de deducir el importe de la reserva de cambio, pertenece al ingreso en efectivo de turno y se deposita en la caja de monedas de acuerdo con las normas anteriores.
3. Los ingresos en efectivo de cada clase deben ser consistentes con las estadísticas de ventas en efectivo en el informe operativo de la clase. Si hay una discrepancia, debe identificarse inmediatamente y completarse. Ya sea que se trate de un exceso o una diferencia corta, debe registrarse en la columna de efectivo excedente en el informe de caja y no debe ocultarse. Si el pago incluye cambio, se deberá registrar claramente en la bolsa de pago y marcar en el libro de turnos para facilitar el siguiente turno de compañeros a recogerlo.
4. Los recibos de efectivo deben ser presenciados por el cajero de turno en el lobby. Después de contar claramente (suponiendo que las condiciones lo permitan, lo mismo a continuación), complete con sinceridad los recibos en efectivo en la bolsa con sello de pago, cosa la boca de la bolsa y firme, y luego colóquelos inmediatamente en la caja fuerte para monedas. El cajero y el testigo deberán firmar el registro al mismo tiempo. Todas las bolsas deben sellarse con bálsamo o pegamento; no se permiten pegamento transparente ni grapadoras. Cualquier persona que incumpla esta disposición será totalmente responsable de todas las consecuencias y se considerará que ha violado intencionalmente las normas de gestión y estará sujeto a medidas disciplinarias.
5. Todos los artículos enviados deben ser revisados, firmados y colocados en la caja inmediatamente y sin demora por ningún motivo. Tanto el pagador como el testigo tienen la responsabilidad de supervisar a la otra parte para completar los asuntos prescritos y firmar de acuerdo con las regulaciones. Ambas partes tendrán la misma responsabilidad y sanciones iguales por las consecuencias del incumplimiento de las regulaciones.
6. Quienes no siguen las normas y sellan las bolsas y las meten en la caja por sí mismos sin la presencia de testigos, además de ser plenamente responsables de las consecuencias, también deben ser sancionados. como infracción, se castigará a los infractores por primera vez con advertencias verbales, a los reincidentes intencionales con advertencias escritas e incluso con advertencias finales.
7. Si el pagador o el testigo no verifica personalmente o no verifica con claridad, será sancionado en la misma forma que lo dispuesto en el inciso 6.
8. Cada columna del registro de pagos de caja deberá completarse con la información requerida de acuerdo con el contenido y formato prescritos, y firmarse en los campos designados. No se permitirán omisiones ni errores. Si hay errores administrativos que deben corregirse, deben tacharse y escribirse en ellos los datos correctos, y luego firmarse tanto por el pagador como por el testigo. Quien viole esta disposición estará sujeto a las mismas sanciones que en el punto 6.
Sección 6 Medidas de gestión de facturas
Para permitir que el hotel utilice las facturas de forma eficaz, se ha formulado este sistema de gestión y todos los empleados del hotel deben cumplirlo estrictamente. Los infractores serán severamente castigados de acuerdo con el manual del empleado del hotel y responsables de acuerdo con las disposiciones pertinentes de las "Medidas de gestión de facturas de la República Popular China".
Artículo 1: Emisión de facturas
1. El hotel utiliza las facturas de control fiscal unificadas de las autoridades fiscales, y el administrador de facturas designado utiliza las facturas para comprar libros y documentos requeridos.
Comprar facturas de las autoridades fiscales con sellos financieros especiales, y ser responsable de la custodia y control de su uso, y presentarlas a las autoridades fiscales para su emisión.
Uso.
2. Todas las facturas deben ser registradas y controladas por el contador designado. Después de que cada publicación sea sellada con un sello financiero especial
el cajero en el sitio se encargará directamente de los procedimientos de solicitud y cancelación con el contador designado.
3. Los cajeros deberán cumplir con lo establecido en este sistema de gestión y aceptar la supervisión y orientación. Los cajeros de cada puesto deberán cumplir estrictamente con el uso y liquidación de facturas. Si se descubre alguna infracción, se debe notificar inmediatamente al administrador de facturas designado para que coopere con la investigación y se debe informar al Gerente del Departamento de Finanzas para su procesamiento.
4. Las facturas deben utilizarse en orden y dentro del plazo. No se permiten saltos de página (especificación de elaboración de placas). Después de imprimir la factura, debe verificar si el número de impresión es el mismo que el número de salida.
5. Las facturas no deben ser alteradas ni rotas. Si no es válida, se debe indicar el motivo, se debe guardar la copia completa y devolverla al administrador de facturas para su verificación.
Si hay alguna pérdida o daño, se debe informar inmediatamente para una mayor investigación y la parte interesada debe compensar la pérdida.
6. Las facturas no podrán prestarse ni transferirse, ni podrán emitirse a nombre de otras unidades o personas físicas, y únicamente podrán utilizarse para cobrar pagos por operaciones comerciales.
7. No se permite bajo ninguna circunstancia secuestrar o sacar facturas en blanco del hotel de cualquier forma.
8. Los administradores de facturas deberán comprobar periódicamente la gestión y utilización de las facturas, supervisarlas y orientarlas para mejorarlas y prevenir posibles omisiones.
9. Después de cada turno, el cajero debe imprimir un informe de uso de facturas y adjuntarlo al informe de ingresos operativos.
Artículo 2 Recepción de facturas
1. Al comprar bienes y otros artículos de pago, las facturas deben obtenerse del beneficiario, y estas facturas deben ser prescritas por las autoridades fiscales.
El sello nacional unificado de supervisión de facturas será sellado por el beneficiario con un sello financiero especial o un sello de factura especial, y firmado por el librador.
Aceptable.
2. La factura debe cumplir con la normativa fiscal pertinente y no debe modificarse su contenido.
3. Las facturas que no cumplan la normativa no serán aceptadas ni utilizadas como comprobantes de reembolso.
4. El monto de la factura recibida debe ser consistente con el monto de la transacción. En circunstancias normales, la factura deberá emitirse directamente al hotel. Por ejemplo
Si existen circunstancias especiales, deben indicarse en el informe y el reembolso solo podrá realizarse después de la aprobación del director financiero.
5. El contenido de la factura de bienes o servicios debe ser coherente con los conceptos de la transacción. No debe confabularse con la unidad de facturación para fabricar fraude y emitir facturas por el mismo importe.
El importe de la factura a compensar.
6. El personal financiero cancelará todos los elementos de reembolso en función de las facturas presentadas y revisará su autenticidad, legalidad e integridad.