Cómo elegir un hotel para conferencias_Cosas a tener en cuenta al elegir un hotel para conferencias: conceptos básicos del presupuesto para conferenciasMétodo 1 de selección del hotel para conferencias. Haga una lista de opciones; se debe hacer una lista de lugares de reunión con todos los requisitos importantes para la reunión. Si la lista está diseñada de forma razonable, indicará la calidad del hotel, lo que facilitará enormemente la comparación y selección de varios lugares. 2. Elija el tipo correcto de lugar; al elegir un lugar adecuado para la reunión, debe considerar exhaustivamente los recursos locales disponibles para la reunión, los procedimientos de la reunión, el número esperado de participantes, los antecedentes de los participantes, el propósito más importante de la reunión, los objetivos y las preferencias de los participantes. participantes. Los hoteles se dividen en tipos y ubicaciones Al elegir un hotel en el centro de la ciudad, debes considerar la distancia entre el hotel y el aeropuerto (incluso si el tráfico está congestionado). Si los participantes son de China o de la región, sería prudente elegir un hotel de este tipo. Los organizadores de conferencias generalmente prefieren elegir un hotel en el centro de la ciudad con instalaciones y funciones completas en una ciudad ideal, para que los familiares acompañantes de los asistentes puedan tener muchas actividades que hacer. Ubicado en las afueras: este tipo de hotel es muy popular entre los participantes locales que pueden conducir hasta allí. Hoteles de negocios: Este tipo de hoteles generalmente encarna plenamente la connotación eficiente y rápida de los negocios modernos, tanto en términos de diseño exterior y decoración interior, como de avanzadas herramientas de comunicación y espacios de negocios adecuados para reuniones (con pisos de negocios específicos). El hotel puede acoger no sólo reuniones pequeñas sino también reuniones grandes. Cuenta con una o más salas multifuncionales, abiertas las 24 horas del día y con una sólida capacidad de servicio. Además, hay muchos restaurantes chinos y occidentales, diversas tiendas, gimnasios, piscinas y otras instalaciones. Hoteles resort: este tipo de hotel suele construirse en un centro turístico o a orillas del mar. Su diseño exterior, planificación de jardines y decoración interior reflejan plenamente las características locales e integran ocio y entretenimiento. Al mismo tiempo, con el desarrollo de la sociedad, los hoteles turísticos también pueden ofrecer las correspondientes instalaciones para conferencias, comida deliciosa y diversas actividades que representan características locales y estacionales, lo que sin duda facilita enormemente las unidades de conferencias. 3. Adecuación del tipo de reunión y el lugar; el mejor entorno para realizar actividades de formación es un lugar de educación de adultos que pueda proporcionar personal e instalaciones especializados (el centro de formación profesional de una empresa o un punto de formación en un centro turístico). Las sesiones de I+D requieren un entorno propicio para la meditación y la inspiración (lo mejor es un centro de formación u otro lugar tranquilo). Las reuniones importantes de recompensa y elogio deben ser atractivas y de alto nivel. El propósito de la reunión es recompensar el desempeño sobresaliente. Para ferias comerciales y exposiciones de nuevos productos, es necesario elegir un lugar con sala de exposiciones y el transporte a las ciudades donde se encuentra el lugar debe ser conveniente. 4. Precauciones para las inspecciones in situ; antes de considerar realizar inspecciones in situ, verifique si se han cumplido los requisitos previos: el oferente acepta y acepta todos los asuntos en la lista de nombres de la reunión, la sala de cotizaciones debe ser la mejor en la lista; lista corta; básicamente aceptado Los términos del contrato elaborado por el oferente. Visite el sitio en persona. Preste atención a los siguientes cinco puntos durante las inspecciones in situ: Conozca a las personas que pueden tomar decisiones. Esto ayudará a resolver cualquier problema de transacción futura que pueda surgir siempre que sea posible, asegúrese de visitar en la fecha sugerida por la otra parte; Es mejor no ir cuando el hotel esté lleno, ya que generará costos directos para el hotel; no vuelva a visitar el hotel por motivos personales y no traiga a su familia con usted como si fuera un huésped común y corriente; visita no anunciada al hotel para verificar la recepción de invitados O informar al hotel con anticipación para verificar cómo el hotel recibe a los VIP como VIP y luego considerar un hotel como un presupuesto de conferencia "alternativo": Costos de transporte: costos de transporte desde el punto de partida; hasta el lugar de la conferencia, incluidos vuelos, ferrocarriles, autopistas, barcos de pasajeros y costos de transporte desde la estación de destino, aeropuerto, muelle hasta el alojamiento. Costos de transporte durante la conferencia: principalmente costos de transporte al lugar de la conferencia, incluido el transporte desde el alojamiento hasta el club, transporte desde el club hasta el lugar del comedor, transporte desde el club hasta el lugar de intercambio de negocios, transporte para inspecciones comerciales y otros posibles. usos por parte de los participantes transporte programado. Transporte de despedida y transporte de regreso, incluidos vuelos, ferrocarril, carretera, barcos de pasajeros y alojamiento en aeropuertos, estaciones y puertos. Tarifas de la sala de conferencias/sala de reuniones: Alquiler del lugar de la conferencia: normalmente, el alquiler del lugar ya incluye algunas instalaciones comunes, como punteros láser, sistemas de sonido, mesas y sillas, podio, pizarra o pizarrón, bolígrafos a base de aceite, tizas, etc. . , pero no se incluyen algunas instalaciones no convencionales, como equipos de proyección, decoraciones temporales, stands de exposición, etc. , es posible que se requiera un presupuesto adicional cuando sea necesario instalar líneas de habla fuera del podio. Tarifa de alquiler de instalaciones para conferencias: esta parte de la tarifa se utiliza principalmente para alquilar algunos equipos especiales, como proyectores, computadoras portátiles, dispositivos móviles, etc. Sistema de traducción simultánea, sistema de visualización de recintos, sistema multimedia, equipos de vídeo, etc. , generalmente se requiere un cierto depósito de seguridad al alquilar, y la tarifa de alquiler incluye soporte técnico y tarifas de mantenimiento del equipo.

Vale la pena señalar que al alquilar equipos, se deben establecer requisitos específicos para varios parámetros de rendimiento (generalmente puede consultar a una empresa de servicios de conferencias profesional para obtener la relación precio/rendimiento más adecuada), de lo contrario la conferencia podría verse afectada. Además, los precios de alquiler de estas instalaciones para conferencias pueden variar mucho según la marca, el origen y el estado. Tarifa de diseño del lugar: si no hay requisitos especiales, esta tarifa generalmente está incluida en la tarifa de alquiler del lugar. Si tiene requisitos especiales, puede negociar con un proveedor de servicios de conferencias profesional. Otros costos de apoyo: estos apoyos generalmente incluyen publicidad e impresión, etiqueta, servicios de secretaría, entretenimiento y atención médica, transporte y almacenamiento, medios de comunicación, relaciones públicas, etc. Debido a la naturaleza temporal de estos apoyos, si los organizadores de la conferencia buscan apoyo de estas industrias individualmente, los costos pueden ser más altos que las tasas del mercado. Si un proveedor de servicios de conferencias profesional actúa como agente, obtendrá precios relativamente bajos y soporte profesional. Para estos soportes de servicios separados, el organizador deberá indicar los requisitos con el mayor detalle posible y firmar un acuerdo de servicio separado. El costo del alojamiento debería explicarse por sí solo: vale la pena señalar que algunos precios de alojamiento son el precio completo y otros están sujetos a impuestos gubernamentales adicionales. El alojamiento puede ser uno de los mayores gastos de una conferencia. Por lo general, puede obtener mejores descuentos buscando proveedores de servicios de exhibición profesionales. Las tarifas normales de alojamiento no sólo están relacionadas con factores como el nivel de estrellas del hotel y el tipo de habitación, sino también con los servicios disponibles en la habitación, como comunicaciones de larga distancia en la habitación, lavado y vestidor, bebidas del minibar, lavandería única, Internet. , suministro de fruta y otros servicios. Los organizadores de la conferencia deberían aclarar los servicios y el alcance de los hoteles que deberían cerrarse o abrirse. Gastos de restauración: El desayuno es generalmente tipo buffet y, por supuesto, también se puede cenar en mesa. El coste se puede calcular en función del número de personas (pero teniendo en cuenta la particularidad de las comidas del congreso y la preparación de las materias primas, se estima el número de personas). los comensales no pueden diferir en un 15% del número real de comensales; de lo contrario, el restaurante tiene motivos para negarse a cobrar la tarifa. La liquidación se basa en el número real de personas, pero se cobra en función del número de personas previsto. La comida y el almuerzo chinos son básicamente comidas formales y el número de personas se puede presupuestar: buffet, por mesa. Si el organizador desea comprar las bebidas él mismo en lugar de proporcionárselas al restaurante, el restaurante puede cobrar una tarifa de servicio. Bebidas y cargos por servicio Normalmente, si cenas en un restaurante de un hotel de gran estrella, el restaurante negará al organizador que te quite las bebidas. Si se pueden llevar las bebidas, los restaurantes generalmente cobran una tarifa de servicio. Cuando se celebran conferencias y banquetes en hoteles de alta estrella, normalmente se añade una tarifa de servicio de aproximadamente el 15% al ​​nivel de consumo básico. El coste del coffee break en el recinto se presupuesta básicamente en función del número de personas. A la hora de realizar un presupuesto, puedes proponer combinaciones de comidas en diferentes intervalos de tiempo. El precio del coffee break notificado por el organizador suele incluir el coste del personal de servicio. Si el organizador requiere servicios no programados, podrá requerir presupuesto adicional. En términos generales, los tipos de pausas para el té se pueden dividir en dos tipos: café occidental, té negro, snacks y frutas occidentales, mientras que las pausas para el té chinas incluyen principalmente agua hervida, té verde o perfumado, té de frutas, café, frutas y snacks. De hecho, presupuestar una recepción o baile social puede ser más complicado que un banquete por separado. Siempre que se establezcan las etiquetas de las comidas y las balanzas, el presupuesto es muy flexible para el equipo audiovisual: a menos que el evento se celebre al aire libre, el coste del equipo audiovisual suele ser insignificante. Si tiene que realizarse al aire libre con fines de relaciones públicas, entonces el presupuesto para el equipo audiovisual es más complicado, incluyendo: El costo del alquiler del equipo en sí generalmente se calcula diariamente. El transporte, instalación, depuración de equipos y control de los costos de soporte del personal técnico pueden confiarse a proveedores de servicios de exhibición. Fuente de sonido: principalmente música de fondo y música de entretenimiento. El organizador puede traer sus propios actores y programas o confiarlos. Los procedimientos de cálculo generalmente se pueden seleccionar en función del número de veces. El importe del presupuesto suele estar directamente relacionado con la dificultad del programa y el número de participantes. Si tiene un espectáculo regular en el lugar correcto, el presupuesto es simple y está directamente relacionado con el número de personas que asisten al espectáculo, excepto en espectáculos especiales o vuelos chárter. Otros: snacks, frutas, bebidas mixtas. Gastos varios: Los gastos varios se refieren a los gastos incurridos debido a algunos arreglos temporales durante la exposición, incluida la impresión, transporte temporal y carga y descarga, souvenirs, modelos y servicios de etiqueta, accesorios temporales, fax y otras comunicaciones, servicios exprés, atención médica temporal. , orientación de traducción, uso comercial temporal de automóviles, remesas, etc. Es difícil planificar un presupuesto para gastos varios y, a menudo, se pueden agregar gastos imprevistos al presupuesto para cubrir los gastos como una maniobra. Entonces, ¿cuál es la diferencia entre el presupuesto de una exposición y el presupuesto de una conferencia? Los presupuestos para exposiciones y congresos tienen similitudes y diferencias. Mismo lugar: alojamiento, gastos de alimentación, gastos de inspección comercial (si existe plan de inspección). Fuera del sitio: alquiler del lugar de exposición, diseño de la exposición, transporte y almacenamiento de la exposición, pequeña conferencia de prensa o recepción. Alquiler del lugar de exposición: si la exposición se lleva a cabo en un lugar de exposición fijo, el presupuesto de alquiler del lugar de exposición generalmente se calcula por stand.